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プレゼンテーションを有意義なものにするコツを徹底解説

公開日:2021/06/30
更新日:2021/09/08
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プレゼンテーションを有意義なものにするコツを徹底解説 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

プレゼンテーションとは、テーマや企画、商品などを効果的にアピールするための技法を言います。本記事では、プレゼンテーションの目的や構成、話し方のコツなどについて紹介します。これからプレゼンテーションを予定されている方は、ぜひ参考にしてください。

 

プレゼンテーションを行う目的とは

プレゼンテーションとは、相手に対してテーマや企画、商品などをアピールすることをさします。ビジネスシーンにおいて、プレゼンテーションの役割が重要視されていますが、プレゼンテーションを行う目的はどのような点にあるのでしょうか。

相手に行動を起こしてもらう

プレゼンテーションという概念が考え出されたのは、およそ2300年前だと言われています。古代ギリシャの哲学者であったアリストテレスが、「弁論術」という著書の中で、説得することの大切さと難しさを記しています。 プレゼンテーションの言葉をビジネス用語として最初に使ったのは、アメリカの広告業界でした。広告という、形のない商品を売り出すのに、聞き手を説得したうえで「買う」という行動を起こしてもらうための技法が、現在のプレゼンテーションとして定着したのです。 現在では、売りたい商品・採用してもらいたい企画やテーマなど、自分が伝えたいと思うことを聞き手に伝え、説明したうえで聞き手が納得し、買う(もしくは採用する)という行動を起こしてもらうのが、プレゼンテーションの目的です。

発表との違いは「聞き手に理解してもらう」こと

プレゼンテーションと似た意味の言葉に、「発表」があります。この2つは明確に違いますので、プレゼンテーションを効果的に行うため違いを覚えておく必要があります。 発表は、聞き手に対して自分の意見やアイデアなどを伝え、聞き手に理解してもらうことが目的です。これに対してプレゼンテーションは、理解してもらったうえで行動も起こしてもらう目的を持っています。 プレゼンテーション(presentation)の語源はプレゼント(present)、すなわち相手に贈り物をすることから来ています。提案や考えを、聞き手にプレゼントする意味が込められているのです。一方的に考えを押し付ける行為ではないことを心得ておきましょう。

 

プレゼンテーションにおける資料構成で重視すべきこと

プレゼンテーションで欠かせないのが、資料の作成です。資料を作ることで、伝えたい内容を相手に分かりやすくする目的があります。相手の興味を引き出すため、資料構成を考えるうえでどのような点に重視すると良いのでしょうか。

聞き手・目的・ゴールを明確にする

プレゼンテーションで重要なのは、聞き手に正確な情報を伝えることです。情報の内容をはっきりさせるために、聞き手がどのような人なのか、目的やゴールをどのように設定するかなどを明確にする必要があります。 ここで行いたいのが聞き手の分析、つまり「ペルソナ」の設定です。ペルソナとは、マーケティングで用いられることが多いもので、ターゲットとする顧客の詳細な特徴を設定します。そして、ペルソナに対してどのように話すと伝わりやすくなるかを決めていきます。 年代・性別・職業・考え方などを中心にペルソナを組み立てていくと良いでしょう。

色・フォント・図などの見やすさに気を付ける

資料は、視覚で聞き手に伝えるものであるため、見やすいデザインでないと効果が半減してしまいます。色は、多くても3色までにとどめるようにしましょう。あまり多くなると、どこが重要なのかが分からなくなるためです。文字に使う色は、黒やグレーなどにすると目の負担が軽減できます。強調したい箇所と、最も強調したい箇所は、太字にしたり、色を変えたりしながら目立つような工夫をしてみましょう。 フォントはメイリオを使うのがおすすめで、大きさは18ポイントから24ポイント程度が理想です。聞き手に伝えたいことを、言葉よりも図で表した方が分かりやすい場合は、図の挿入も効果的になるよう配置を検討しましょう。

1枚のスライドにこめるメッセージはひとつ

1枚のスライドに、ッセージがいくつも含まれていると、最も伝えたいのがどれなのか分かりづらくなります。シンプルなメッセージほど、聞き手の心に響く可能性が高まるのです。 このことから、1枚のスライドでひとつのメッセージにするよう配慮し、聞き手に伝わりやすいスライド作りを心がけましょう。

伝えたい内容や時間によって構成を変える

聞き手のペルソナによって、伝えたい内容は変わってきます。また、プレゼンテーションに費やせる時間も、場面によって異なるでしょう。 テーマごとで構成を固定するのではなく、複数の場面で柔軟に対応できるよう、資料の構成案も複数考えておくと、慌てることなく準備を進められます。

 

プレゼンテーションの構成にはどのようなものがあるのか

プレゼンテーションの場面では、順序や伝え方などにより、目的に合った構成を選ぶことが重要です。具体的に、どのような目的のときにどの構成を選ぶと効果的なのでしょうか。代表的な4つの構成について解説します。

SDS法

分かりやすく伝えることができ、幅広い人たちにメッセージを発信できます。プレゼンテーションのみならず、ニュースやスピーチなど広く使われている構成です。次の順に説明を進めていきます。 最初に、「Summary(要約)」としてプレゼンテーションで最も伝えたい内容の概要を話し、次に「Details(説明)」として具体的に概要の説明をします。最後に、全体のまとめとしてもう一度「Summary(要約)」を伝えます。最初と最後に要約を伝えるため、聞き手の印象に残りやすい構成です。

PREP法

最初に結論を延べ、その後理由や根拠などを伝える構成です。聞き手にとって、話の展開が理解しやすくなる特徴があります。この構成は、まず「Point(結論・要点)」として結論を述べることから始まります。 次に、結論にいたった「Reason(理由)」を説明します。その後、「Example(具体例)」として理由に関する具体例を述べます。最後に、もう一度「Point(結論・要点)」を延べ、プレゼンテーションを締めくくる流れです。

DESC法

問題解決型のプレゼンテーションで良く見られる構成です。聞き手の気持ちと自らの主張をどちらも尊重したいときに使われます。 最初に「Describe(描写)」をして、客観的に現状を描写します。そして、描写したことを「Express・Explain(表現・説明)」して、主観的に問題点や意見などを伝えます。こののち、最も重要となる「Suggest・Specify(提案・具体例)」を提案し、状況を変え問題点を解決するための対策を提案します。 提案が受け入れられたら、相手の反応によって選ぶ選択肢を増やせるように「Choose・Consequence(選択・結論)」で選択肢を示します。

FABE分析

商品やサービスを購入することで、聞き手がどのような恩恵を受けられるのかについて考えていく構成です。 まず、商品や提案の「Feature(特徴)」を説明し、これからどのような提案が行われるのかを聞き手にイメージしてもらいます。次に、その商品・提案の「Advantage (優位性)」を示すことで、競合商品と比較した優位性を説明します。優位性から話を進め、購入した際に得られる「Benefit (顧客便益・メリット)」を提案します。最後に、メリットが得られることを証明する「Evidence(証拠)」を示し、聞き手から信頼を得る締めとするのです。

 

プレゼンテーションにおける話し方で大切なコツとは

プレゼンテーション資料の作成を終え、発表当日を迎えたとき、話し方に不安を抱く人もいるでしょう。あがり症ではなくても、多少なりとも緊張してしまうのが普通です。次のコツを押さえておくと、スムーズに話せるようになります。

抑揚や緩急に気をつけながらゆっくりと大きな声で話す

プレゼンテーションにおいて最も大切なのは、聞き手に伝わるよう大きな声でゆっくりと話すことです。緊張すると、どうしても早口になりがちなため、事前にしっかりリハーサルを行いましょう。また、音の高低を示す抑揚や、話すスピードを示す緩急に変化をつけると、聞き手を引き込むことができます。

間を効果的に活用する

プレゼンテーションにメリハリを出すため、間を活用すると効果的です。例えば、聞き手に質問を投げかけた後に間を置くと、聞き手は指名されるかも知れないと思い、質問の答えを真剣に考え始めます。聞き手の興味をひいたり、流れにインパクトをつけたりすることができます。

書き言葉ではなく話し言葉として伝える

日本語には、書き言葉と話し言葉を使い分ける特徴があります。プレゼンテーションでは、話し言葉を使って行うと、聞き手の気持ちに近づけるようになります。 プレゼンテーションに慣れないうちは、難しい専門用語などを取り入れてしまいがちですが、聞き手が理解できないのは本末転倒です。数か所のポイントに、アクセントとして専門用語を入れる程度にしましょう。

注目を集めるためにジェスチャーを取り入れる

話す言葉に加えてジェスチャーを取り入れると、言葉だけで伝える以上に気持ちを伝えられるうえ、聞き手からの注目を集められる結果につなげられます。例えば、えておきたいポイントを4つ示す際に、指を4本立てると、聞き手が受ける印象が大きく変わるので、ぜひ応用してみてください。

 

まとめ

プレゼンテーションは、最初のうちはコツがつかみにくく、どのように進めたらいいのか迷うことも多いでしょう。今回ここで解説した内容を参考にしていただき、ぜひ実りのあるプレゼンテーションにする足がかりにしてください。

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