9/27(Mon)

今日の生放送

プレゼンの構成で知っておきたい基本のフォーマット4選!伝わりやすいプレゼンとは

公開日:2021/06/30
更新日:2021/09/08
  • Twitter
  • Facebook
  • はてなブックマーク
  • LINE
プレゼンの構成で知っておきたい基本のフォーマット4選!伝わりやすいプレゼンとは | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

プレゼンテーションは様々なビジネスシーンにおいて活用されており今やビジネスマンにとって必須のスキルの一つになっています。しかし、苦手意識を持っている人も多いのがプレゼンテーションです。本記事ではそういった方を対象に、プレゼンの基本となるおすすめのフォーマットや伝わりやすいプレゼンについて解説していきます。

 

プレゼンの基本構成とは

まず初めにプレゼンテーションの基本構成をご紹介します。 この構成に沿ってプレゼンを行わないと相手にとうまく伝わらなくなってしまうため、可能な限り基本構成に沿うような形でプレゼンテーションを行いましょう。

イントロ(導入)

まずはイントロダクション(導入)です。 イントロダクションでは以下のポイントについて簡潔に伝えましょう。

  • ・自己紹介
  • ・これから話すプレゼンのテーマ
  • ・プレゼンを行う目的

プレゼンテーションは最初が肝心です。このイントロダクションにおいて聞き手の興味関心を惹くことができなければ、その後のボディ部分にも興味を持ってもらいにくくなってしまいます。 社外の人を相手にプレゼンテーションを行う場合は冒頭で簡潔に自己紹介をしましょう。その際、プレゼンの内容に説得力が増すような経歴を伝えられるとより効果的です。 テーマを最初に伝えることはもちろん大事なのですがプレゼンテーションを行う目的を最初に伝えることも非常に大切です。このプレゼンが何故行われているのか、聞き手にはどんなメリットがあるのかを具体的に提示するようにしてください。

ボディ(本文)

続いて本文となるボディです。 ボディではプレゼンテーションにおいて伝えたいことや主張したいことを根拠や具体的な事例を交えてわかりやすく伝えましょう。 その際、結論と根拠を必ずセットで用いることを意識してください。どれだけ声高に主張をしたとしてもそれが何の根拠にも基づいていなければ説得力はありません。 具体的な事例や数字でのレポートなど客観的な分析を用いて主張を裏付けるようにしてください。

クロージング(まとめ)

最後はクロージングです。ここでプレゼンテーションを上手に締めることができないとここまで順調にいっていたプレゼンテーションが台無しになってしまいます。 尻すぼみにならないように、繰り返しになっても構いませんため、一番伝えたかった内容を簡潔に伝えるようにしてください。 また、質疑応答をクロージングで行うことも一般的です。 この対応にもたついてしまうとプレゼンテーション自体の評価を下げかねないので想定されうる質問は事前に回答を用意しておくようにしましょう。 時にはなかなか質問が出ないことも多いので指名するであったり、「よくある質問としては〜」などと言って自分から聞き手が後に抱く可能性のある疑問や不安を潰すようにしてください。

 

伝わりやすいプレゼンのポイント

プレゼンテーションの基本的な構成は「イントロ」、「ボディ」、「クロージング」という流れであることが分かったかと思います。 次に伝わりやすいプレゼンテーションの3つのポイントについて解説していきます。

内容が簡潔にまとまっている

プレゼンテーションで最も重要なポイントの一つとして伝えたい内容が簡潔にまとまっているかどうかという点が挙げられます。 プレゼンテーションのよくある失敗例として、要点を押さえずに1から100まで全てを事細かに解説しようとして聞き手を置いてけぼりにしてしまうケースがあります。 限られた時間の中で情報をこれでもかと詰め込んだしまうと聞き手には伝わらないため、途中で聞くことを放棄されてしまうなんていうことにもなりかねません。伝えたい内容は簡潔に短くまとめるようにしてください。

伝えたい主張がはっきりとしている

伝えたい主張をはっきりとさせることも非常に大切です。 プレゼンテーンションにおいて話すテーマは基本的に1つなのでその主張は終始一貫させてください。 話しているうちに主張がブレてしまったり、新しいテーマについて話してしまうと伝えたいことが薄まってしまいます。たった一つ、これだけは覚えて帰ってもらうという強い気持ちを持ってプレゼンテーションに挑むようにしましょう。

具体例を交えてイメージしやすい

プレゼンテーションにおいて具体例を交えて解説することも必要不可欠です。 いくら声高に製品の有用性などを紹介したとしても具体的な事例を交えずにいては聞き手がイメージしにくいですし、説得力も欠けてしまいます。 具体例を交える際は明確な数値などの情報を提示することが重要です。個人の印象や感想だけを事例として伝えても弱いので数値で説得力を持たせるようにしましょう。

 

伝わりにくいプレゼンの特徴

次に、伝わりにくいプレゼンテーションの特徴も3つ紹介します。 プレゼンテーションに苦手意識を持っている人は以下の特徴に自分のプレゼンテーションが当てはまっていないか確認してみてください。

聞き手がイメージできない

失敗に終わるプレゼンテーションで一番多いのは聞き手がイメージできないというケースです。 先ほども紹介しましたが主張がブレてしまったり簡潔にまとまっていなくては聞き手が理解できずイメージすることはできません。 何がどう優れているのかを具体的にイメージできない限り聞き手がプレゼンテーションを聞いたことで行動に移すことはありませんので、まずは何をおいても聞き手がイメージできるかどうかを考えてみるようにしましょう。 相手が目を瞑っていたとしても話を聞くことで具体的にイメージさせられるレベルまでできると最高ですね。

結論がわかりづらい

結論がわかりづらいプレゼンテーションも失敗に終わることが多いです。 「で、結局何が言いたかったの?」と聞き手が感じてしまったらアウトです。 伝えたい結論は何回繰り返しても構いませんのではっきりと主張するようにしてください。 イントロ、ボディ、クロージングで結論について最低でも1回ずつは触れるようにすれば何が言いたかったかのかわかりづらいということはなくなるでしょう。

資料に情報を詰め込みすぎている

資料に情報を詰め込みすぎていて全然まとまっておらず話す内容は資料を読み上げるだけ、そんなプレゼンテーションを聞いたことはないですか? そういったプレゼンテーションは聞いていて面白くないですし結論もわかりづらくなってしまいます。資料がメインではなく話す内容がメインですので、情報を詰め込みすぎるのではなくシンプルに作成することを心がけてください。 また、過度な装飾やアニメーションも却って内容を伝わりにくくしてしまうので使いたくなる気持ちはわかりますがグッと堪えましょう。

 

押さえておきたいプレゼンのフォーマット4選

伝わりやすいプレンゼテーションと伝わりにくいプレゼンテーションの特徴について解説してきました。 最後にプレゼンテーションを行う上で、使いやすく押さえておきたい代表的なフォーマットを4つ紹介します。これらを場合によって使い分けて伝わりやすいプレゼンテーションを目指しましょう。

最も基本的なSDS法

SDS法はプレゼンテーションの王道的なフォーマットであり商品紹介や会社説明、セミナーなど様々シーンで活用されています。 このフォーマットに沿ってプレゼンテーションを行えば失敗することは少ないでしょう。 SDS法ではS(Summary 要約)、D(Details 詳細)、S(Summary 要約)という流れになっており最も伝えたい主張を最初と最後に繰り返す構成になります。 シンプルですが効果的に聞き手に伝わるので構成に迷ったらまずはSDS法を試してみると良いでしょう。

説得力が増すPREP法

PREP法は論文などにも用いられるフォーマットであり説得力が増す構成になっています。 流れとしてはP(Point 結論)、R(Reason 理由)、E(Example 具体例)、P(Point 結論)となっています。SDS法の間に具体例が挟まったパターンですね。 主張したい内容に関して主張を裏付けるような具体的な事例を用意することができれば説得力に増すのでPREP法は論理的な提案が求められるケースなどに適している構成です。

セールスに有効なPASONA法

商品を売り込むセールスなどの際に効果的な構成がPASONA法です。 流れとしてはP(Problem 問題提起)、A(Affinity 親近感)、S(Solution 解決案)、O(Offer 提案)、N(Narrow down 絞り込み)、A(Action 行動)といった構成です。 セールスレターなどにも用いられることが多く、聞き手に親近感を覚えさせ、問題に対する解決案を提示する構成なのでセールスに最適な構成となっています。 「〇〇といったお悩みはありませんか?」と聞き手が食いつくような疑問を提示することから始めましょう。

マーケティングの基本となるAIDMA法

最後に紹介するのは消費行動を当てはめたAIDMA法です。 マーケティングの基本ともなる手法であり流れは以下の通りです。 A(Attention 注意)、I(Interest 興味関心)、D(Desire 欲求)、M(Memory 記憶)、A(Action 行動)という5つのステップで構成されています。 最初の注意喚起で興味を惹き欲求を満たす形で解決策を提示し、それを記憶させ行動に移させるという構成になっています。 プレゼンテーションによって聞き手を次の行動に移したい時などに最適です。

 

まとめ

プレゼンテーションが苦手だということはまずは基本的な構成をしっかりと押さえることから始めましょう。どんなに商品やサービスが優れたものであってもプレゼンテーションが失敗に終わっては聞き手に響くことはありません。 そうならないためにも伝わりやすいポイントを意識し、プレゼンテーションを行うシチュエーションに最適な構成を選択してプレゼンテーションを行っていきましょう。

人気のコラム記事

20万人のビジネスマンに支持された楽しく学べるeラーニングSchoo(スクー)
資料では管理機能や動画コンテンツ一覧、導入事例、ご利用料金などをご紹介しております。
デモアカウントの発行も行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

お電話でもお気軽にお問い合わせください受付時間:平日10:00〜19:00

03-6416-1614

03-6416-1614

法人向けサービストップ