プレゼンテーションテーションの話題の決め方とは？その方法と緊張した際の対処法について解説する

01プレゼンテーションテーションとは

最初にプレゼンテーションテーションの重要性と目的について解説していきます。プレゼンテーションテーションとは「表現、提示、紹介」という意味を持ちます。ビジネスでは多用される用語でありさまざまな場面で実施されています。まずは、その重要性について考えていきましょう。

プレゼンテーションテーションの重要性

ビジネスにおいてプレゼンテーションテーション能力は必要不可欠な能力です。自分の考えを理解してもらい賛同を得るために行う行為は、全てプレゼンテーションテーションとなり、決して商談の場面だけに使われるものではありません。日常の業務中に行う報告や相談を承認してもらう行為も広い意味でのプレゼンテーションテーションとなります。この様にプレゼンテーションテーションは、自分の考えを相手に伝え承認してもらう行為となり、ビジネスにおいての重要性は非常に高いと考えられます。

プレゼンテーションテーションを行う目的

プレゼンテーションテーションを行う目的は、自分の考えを理解してもらうことだけではありません。最大の目的は、「相手の行動を促すこと」にあります。商談の場面におけるプレゼンテーションテーションでは、自社の商品とその良さを知ってもらい契約してもらうことだけではなく、製品を使ってもらい業務効率化を実現するなど、相手が行動し、その目的を達成することが必要になります。

02プレゼンテーションテーションの話題の決め方とは

次に、プレゼンテーションテーションを行う際の話題の決め方について解説します。プレゼンテーションテーションはどのようにして話題を決めていけばいいのでしょうか。プレゼンテーションテーションを行うための話題の決め方を確認していきましょう。

誰に伝えるかを整理する

プレゼンテーションテーションで考える項目に「誰に伝えるか」ということが必要です。顧客、上司など誰に伝えるかによりプレゼンテーションテーションの方向性や内容が変化していきます。誰に伝えるかを正確にすることは、プレゼンテーションテーションの話題を決める際にも必要な観点です。

何を伝えたいかを整理する

「誰に」が決まれば次は「何を」になります。今回のプレゼンテーションで何を伝え、どういう結果を期待しているかについて整理を行います。商談や報告では伝える内容が異なるため、その何をを整理することで、話題に変化が起きていきます。

事例を集め参考にする

「誰に」「何を」が決まれば、「どのように」を決めていく必要があります。このどのようについては、事例を集めて参考にするという方法があります。過去に作成したもの、先輩社員が作成したいのもを始め、インターネット上で検索可能なものを参考にすることです。

03プレゼンテーションテーションで緊張しないための方法とは

プレゼンテーションテーションと聞くだけで緊張してしまう人もいます。しかし、プレゼンテーションテーションは慣れという人もいるため、緊張をしない方法があるのでしょうか。次にプレゼンテーションテーションに緊張しないための方法について解説していきます。

繰り返しリハーサルを行う

緊張しない方法の基本は、繰り返しのリハーサルです。緊張のあまり頭が真っ白になって何を話すか忘れてしまった。こんな話を聞いたことがあると思います。そうならないためには繰り返しリハーサルを行い、次に何を話すかを覚えてしまうことしか方法がありません。繰り返しリハーサルを行う際には、きちんと声に出して練習を行います。声に出すことで、説明しにくい箇所や言葉につまる箇所を見つけることができます。この繰り返しにより、言葉に詰まることなく説明を行えるようになります。また、できるだけリハーサルは誰かに見てもらうことにしましょう。そうすることで、伝わりにくい説明をしている箇所などのアドバイスを受けることができ、より相手に伝わりやすくなります。

全体の構成を身体で覚える

繰り返しのリハーサルを行うことで、言葉のつまりだけではなく、構成自体を身体で覚えてしまうことも期待できます。次に何がくるのか、何のグラフが出てくるのかなどを身体でしまうことで自然と言葉が出てくるようになります。緊張してしまう場合にも、こうして身体で覚えておくことで対応できることは増えていきます。緊張してしまいやすい人は、この方法が有効ですが、1回、2回の練習では身体で覚えることはできません。繰り返し、繰り返し行うことで始めて覚えるということを忘れずに練習を行いましょう。ジェスチャーを交えて説明する場合やホワイトボードを利用する、スクリーンに映し出すなど身体を使って説明をする場合にも立つ位置や資料を指す方法なども練習し身体で覚えることも緊張を取り除く方法になります。

人前に出る恐怖心を無くす

自分自身をあがり症だと思い人前に出ると緊張してしまうと思っている人は、自分で自己暗示をかけている可能性があります。過去に何かしらの失敗をしてしまった経験があるなどの理由で、そう思い込んでいる場合も少なくありません。こうした場合には、逆に「自分はできる」「大丈夫」「成功する」等のイメージを持つことを心掛けましょう。成功している自分を想像することは、ビジネスにおいても大切なことです。多くの成功者が、自分が成功している所をイメージしてビジネスの成功を獲得しているため、その方法を自分自身でも行いましょう。

原稿は丸暗記しなくて良い

原稿の丸暗記は必要ありません。全てにおいて原稿を読むということは避けるべきですが、必要に応じて原稿を確認することは問題になりません。原稿を丸暗記しなくていいと考えることは、安心感に繋がります。原稿を覚えるということではなく確認をしながらプレゼンテーションテーションをすると考えることで、気持ちに余裕が生まれてくるはずです。

04プレゼンテーションテーションの基本的な構成とは

プレゼンテーションを行う際には、どの様な構成で準備をしたらいいんでしょうか。構成には基本的な形式があります。次にプレゼンテーションの基本的な構成について解説していきます。基本的な構成を理解しておくことは、作成時の負荷を軽減することに繋がります。

序論

プレゼンテーションテーションの導入部分です。これから話すテーマや、このプレゼンテーションをする理由などについて、簡潔にシンプルに伝えるための箇所となります。この導入部で聞き手に興味を持ってもらうことができればプレゼンテーションを聞いてもらいやすくなります。

本論

最も伝えたいこと（要点）を話すパートです。自社の製品の説明を行う場合には自社の製品が他社よりも優れていることなどを、データやグラフを用いながら、自社製品がどのような点（価格・性能・耐久性など）で優れているのかを具体的に示すことで相手に製品の優位性を理解してもらい利用することで、どのようなメリットが生まれてくるかを創造してもらう部分になります。

結論

最後に「まとめ」「締めくくり」をおこなう部分です。序論で伝えた「プレゼンテーションをした理由」や「プレゼンテーションのテーマ」を、もう1度繰り返して締める形を取ります。こうすることで、今回のプレゼンテーションの持つ意味を再度確認してもらいやすくなります。

05プレゼンテーション作成に役立つ考え方とは

最後にプレゼンテーションの作成に役立つ考え方2つを紹介します。この2つはプレゼンテーションを作成する手法と呼ばれ、多くの方が利用している方法です。この手法を利用することで分かりやすいプレゼンテーションを準備することができます。

PREP法

PREPという方法は、「P＝Point：プレゼンの結論を述べる」「R＝Reason：それを伝えたい理由を示す」「E＝Example：理由の根拠となる具体例を挙げる」「P＝Point：再度結論を伝え、締める」の4要素の頭文字から取っています。PREP法を用いた文章を作成する時は、要素に合わせた内容を順番に記述していくことでPREP法となります。この手法はプレゼンテーションテーション、ビジネス文書作成、自己PR、スピーチなどでよく使用されています。最大の特徴は、最初に結論から入ることです。最後に結論を持っていくことで、内容によっては、飽きる、読み疲れるといった理由から結論を最初にもっていきます。PREP法を使えば、いきなり結論から入るので誰でもすぐに要点を掴むことができます。

DESC法

DESC法（デスク法）とは、「Describe：描写する」「Explain：説明する」「Specify：提案する」「Choose：選択する」からくる手法です。DESC法を実行する際は、結論としてのC（選択する）を最初に持ってくるように組み立てます。こうすることでより分かりやすくなります。また要望を強制せず、「お互いの妥協点を模索する」を目的として使用する特徴があります。プレゼンテーションには価値提案型や価値創造型などさまざまなタイプがあります。なかでもDESC法が真価を発揮するのは問題解決型のプレゼンテーションです。

06まとめ

本記事は、「プレゼンテーションの話題の決め方」をテーマに話題の決め方や基本的な構成について解説しています。プレゼンテーションは苦手という方もいると思いますが、ビジネスだけではなく様々な場面で活かされるプレゼンテーション技法を最大源に活用していきましょう。