採用通知書とは？内定通知書との違い・同封書類・返信用テンプレートもご紹介

01採用通知書とはどのような書類のこと？

採用通知書は企業や求職者にとってどのような書類に当たるのか、解説します。採用通知書の有無による影響、書き方などによる印象は、各企業によって異なります。まずは採用通知書について理解しましょう。

企業が正式採用することを求職者に通知するための書類

「採用通知書」とは、人材を正式に採用するということを、求職者に通知するための書類です。この採用通知書が企業から送られてこなかった場合、求職者は自身の合否がわからなくて別の企業に採用が決まってしまうこともあるため、企業としても求職者としても、採用通知書はあった方が良いです。

「内定」と「採用」の意味

ここで、「内定」と「採用」の意味についても理解しておきましょう。原則として、内定は本採用と同じ意味を指します。一般的には、内定によって将来の一定時期から雇用を約束する行為が内容や本採用にあたります。 内定や本採用という通知を求職者が受け取った時点で、条件付きの労働契約が成立していることになります。

採用通知は書面の場合もメールの場合もある

採用通知書以外にも、求職者に採用を通知する方法はあり、その手段の1つがメールです。企業は、あなたを採用しますという旨をメールの文面で求職者に送ります。 他にも、求職者に採用を通知する方法はあり、それは口頭で（電話）伝える方法です。ただし、電話をかけても相手が不在でつながらない場合があったり、口頭では実際に話した内容の記録が残らないため、やはり後々のトラブルを考えれば、採用通知書を送ることが最も無難でしょう。 採用が決まったら、採用通知書は1週間以内をめどに送付して、できれば採用通知書の送付前に電話連絡することが望ましいことも、覚えておきましょう。

02採用通知書と内定通知書の違い

疑問を持たれやすいのが、採用通知書と内定通知書の違いについてです。実は採用通知書はこれといった定義がありません。一方で、内定通知書は、企業が求職者に採用内定の意思表示をする書面にあたります。

内定通知書は企業が内定を出した証拠になる

内定通知書は、採用通知書と同じ、発行の義務はありません。しかし、一般的には入社日、入社日までに必要な書類（身元証明書や内定承諾書など）、内定取り消し事由などが記載されていることが多いため、企業が求職者に労働契約を承諾する意志を示した、という意味があります。 これに対し、採用通知書は内定通知書のような企業の意思表示はないとされています。この点はしっかりと押さえておきましょう。

内定通知書を採用通知書としている会社もある

少しややこしいのですが、内定通知書も採用通知書も曖昧な書類で、企業にとっては内定通知書を採用通知書として取り扱っている場合もあります。他にも、企業が人材の採用を決めた時に発行する書類を、採用通知書と呼んでいる場合もあります。 このように、企業により内定通知書と採用通知書の定義や考え方が異なるので、求職者に誤解を抱かせないようにすることが重要です。求職者からこれらの書類に関する質問を受けた場合に、担当者は相手が誤解しないように、わかりやすい言葉で説明できるようにします。

03採用通知書と労働条件通知書・雇用契約書の違いとは？

労働条件通知書の内容

労働条件通知書とは、企業側が採用予定者と雇用契約を結ぶときに、採用予定者に示す書類のことです。 企業は労働条件を通知する義務があるため、労働条件通知書を作成して求職者に示します。労働条件通知書は、労働基準法第15条（労働条件の明示）により、労働の契約をする際に会社が労働者に対して明示すべき絶対的明示事項（後述）として、定められている書類でもあります。 なお、労働条件通知書は書類でしたが、労働者の同意を得られれば、近年はPDFデータやメールで送付することも珍しくなくなってきました。 労働条件通知書に記載すべき内容は採用通知書とは異なっていて、その内容は以下です。

雇用契約書

「雇用契約書」とは、民法第623条に基づいて雇用主と労働者の間で交わされる書面のことです。雇用契約書は、雇用契約に企業と労働者の双方が合意したことの証明でもあります。 雇用契約書の書面での交付は法律で義務付けられているものではないため、企業が雇用契約書を発行しなくても、企業とは労働者との間で雇用契約は成立します。 しかしながら、後に想定される労働条件に関するトラブルを避けるため、ほとんどの企業が労働条件などを明確に記載した雇用契約書を、労働者と締結します。 雇用契約書に記載すべき内容は採用通知書とは異なっていて、その内容は以下です。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

企業が労働者を雇用する際に交付する「労働条件通知書」と「雇用契約書」の違いについても説明します。 「民法」では、雇用主と労働者の合意があれば書面がなくても雇用契約は成立するのですが、「労働基準法」では、労働者に対して一定の労働条件を示した書類を交付することが求められてます。 そのため、企業は雇用時に労働条件通知書の交付が必要になるのです。なお、労働条件通知書に記載すべき項目を、雇用契約書に記載することは認められています。

04採用通知書に記載する主な内容とは？

人材の採用を決めたら企業が送付する採用通知書について、解説しました。採用通知書にどのような内容を記載して、どのような同封物を用意すればよいのかなどが理解できたと思います。 人事担当者は、効率的に業務をこなすためにも、便利な採用通知書のテンプレート利用なども考えてみましょう。この記事が採用通知書を扱う際に参考になると幸いです。

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05採用通知書には添え状なども一緒に送る

採用通知書には、いくつかの添え状なども一緒に送ります。「添え状」や「入社承諾書」など、記載内容も異なるので、はっきりと違いについても知ってください。一つ一つ解説しますので、採用通知書を作成する際に参考にしてください。

同封書類1：添え状

採用通知書に添え状を付けるのは、ビジネスマナーとされていますので、同封します。添え状とは、このような書類を送付しますという旨を記載した書類です。

同封書類2：入社承諾書や入社誓約書、内定承諾書

入社承諾書や入社誓約書は、採用内定者に入社の承諾の意思表示をしてもらう書類です。必ずしも送付しなければならない書類でもなく、法的な効力もありませんが、送付することが望ましいです。

入社承諾書や入社誓約書の一般的な記載内容が以下です。

同封書類3：雇用契約書

雇用契約書労務の提供、報酬の支払いなど、企業と労働者間で交わされる契約内容を記した書類で、双方の合意を表します。雇用契約書は2部作成しておき、双方が署名・押印したあとに、各々が1部ずつ保管するのが一般的です。

同封書類4：返信用の封筒

採用通知書には、返信用の封筒も忘れずに同封しましょう。この封筒は必ずしも同封する必要がないものですが、宛名（企業）や住所をあらかじめ記載している封筒が同封されていると、求職者への心証も良いうえ、スムーズな返信をしてもらうことにつながります。誤った宛先に送付するミスも防げます。

06求職者に内定を知らせたが取り消すことはできる？

最後に、企業が求職者に内定を知らせた後に取り消す場合についても、見ていきましょう。内定取り消しが認められる場合、そうでない場合があるので、覚えておいてください。

内定取り消しが無効になる場合

企業が採用予定者に対して内定を出したにもかかわらず、後になって内定を取り消す行為は、無効となることがあります。この点に関しては、労働契約法第16条の解雇制限の規定によって定められています。 「企業が採用予定者に内定を出した」というのは、企業が「内定通知書」を送付した段階のことであり、企業と求職者の間にはすでに雇用契約が成立しる状態になります。 内定行為が無効となる理由は、企業側が、求職者に、客観的で合理的な理由もなく内定を取り消した場合で、社会通念上相当だと認められない場合は、解雇権を濫用したものと見なされてしまいます。

内定が認められる場合

ただし、この解雇制限の規定には例外もあり、企業が求職者の解雇回避のために最大限の努力をした場合、解雇対象者の選定が合理的である場合、解雇手続きに妥当性がある場合、人員整理の必要性がある場合の4つがそれにあたります。

07まとめ

人材の採用を決めたら企業が送付する採用通知書について、解説しました。採用通知書にどのような内容を記載して、どのような同封物を用意すればよいのかなどが理解できたと思います。 人事担当者は、効率的に業務をこなすためにも、便利な採用通知書のテンプレート利用なども考えてみましょう。この記事が採用通知書を扱う際に参考になると幸いです。