10/17(Sun)

今日の生放送

社内ポータルとは?役割と導入する際のポイントを解説

公開日:2021/08/26
更新日:2021/09/09
  • Twitter
  • Facebook
  • はてなブックマーク
  • LINE
社内ポータルとは?役割と導入する際のポイントを解説 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

社内ポータルは、企業で利用するさまざまなシステムや情報への入口を集約する役割を持ちます。社内ポータルを利用できるのは社内の従業員のみなので、社内間の交流などにも役立ちます。これから社内ポータルを導入したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

 

社内ポータルとは

社内ポータルとは、社内におけるさまざまな情報を検索するためのWebサイトをさします。社内での情報共有をサポートするための入り口となることから、「門」や「入口」を意味する「ポータル」という言葉が使われています。

ポータルサイトとの違いとは

一般的なGoogle や Yahoo! などのポータルサイトは誰でもアクセス可能ですが、社内ポータルは誰でも利用できるサイトではありません。使えるのは社内の従業員のみである点が、ポータルサイトとの大きな違いです。

社内SNSとは

社内SNSとは、SNSを社内向けのサービスとして活用するサービスです。主な目的としては、社内間でのコミュニケーションを促すことで、気軽なやり取りを行う点があります。社内で運用するTwitterやLINE、Facebookといったイメージです。

グループウェアとは

グループウェアとは、業務のスケジュールやタスクなどの情報を共有するサービスです。情報を共有するだけでなく、業務の効率化を目的として活用されるケースが増えています。スケジュール管理やWeb 会議、ファイル共有などの機能が搭載されています。

社内掲示板とは

社内掲示板とは、社内で利用できるインターネット上の掲示板です。ジャンルごとにスレッドが分かれており、従業員ならば誰でも書き込めます。社内ポータルサイトを導入し始めた最初の数か月は、日本人特有の「空気を読む」ことが行われ、最初から活発に投稿するのはハードルが高い傾向があります。そのため、最初にできる限り多くのサンプルとなる投稿を作成したうえで、テンプレートも作成することをおすすめします。 テンプレートを作成しておくことで、何を投稿すると良いのかが明確になります。型が決まっている状態で書き始められるため、書く時間も短縮でき、気軽に投稿できるようになります。

 

社内ポータルが求められる背景とは

近年、社内ポータルを必要とする企業の割合が増えました。その要因は大きく2つあり、それぞれの背景を知ることで、より社内ポータルの価値が分かるようになるでしょう。以下で詳しく解説しますので、理解を深めていきましょう。

社内システムの入り口を一本化・集約するため

1つ目はシステムの多様化により、社内システムの入り口を一本化・集約したいというニーズが高まったためです。システムが増えたことにより、それぞれのシステムで更新された情報を確認しなければならなくなりました。手間や負担、わずらわしさを解消したい・社内システムの入り口を一つにまとめておきたいなどと考える企業が、社内ポータルを使うようになったのです。 社内ポータルを利用すれば、社内ツールの入り口を1つの画面にまとめたり、受信したメールやワークフローの進捗状況をポータル上に直接表示して確認したりすることができます。複数のツールをひとつずつ確認しなくとも、社内ポータルさえ見ておけば最新情報が得られるようになり、情報共有のスピードアップや効率化も実現できます。

多岐にわたる情報の整理をするため

2つ目の背景は、情報量の過多です。社内ツールにさまざまな情報が蓄積されていき、情報を把握したり管理したりすることが難しくなっています。自分にとって必要な情報がどこにあるのかも分からなくなり、業務に必要なファイルやデータを探すために多くの時間がかかってしまう事例も増えました。 社内ポータルは、このような状況でも効果を発揮します。社内で増え続ける情報を分かりやすく、そして探しやすい環境を提供できるので、従業員満足度向上にもつながります。

 

社内ポータルの役割とは

社内ポータルは、会社での業務において明確な機能と役割を持ちます。機能や役割を知ることで、サイト内で注力すべきポイントがわかったり、社員や会社の雰囲気に合わせてより使いやすくしたりできるでしょう。ここでは5つの機能と役割について解説します。

情報の一元管理を行う

1つ目の役割は、情報の一元管理を行うことです。スケジューラーや勤怠ツールをはじめ、社員にとって業務に不可欠なツール群がネットワーク上のあちこちに散らばっていては、業務効率の観点から好ましいとはいえません。これらを社内ポータル経由でアクセスさせることで、情報の統合や一元化を図ることができます。

コミュニケーションツール機能

2つ目は、コミュニケーションツール機能です。社内ポータルは掲示板やチャットツールを搭載しているものも多く、社内での気軽なコミュニケーションの場としても最適です。 特に近年は、テレワークの導入が加速し、社内コミュニケーション不足が懸念されています。同僚や上司との交流の機会が減ると、帰属意識および業務へのモチベーションの低下につながりかねません。社内ポータルは、コミュニケーションの機会を増やし、社員の関係構築にも役立ちます。

スケジュールやプロジェクト管理

3つ目が、スケジュールやプロジェクトの管理です。スケジュール管理では、チームや関連部門のメンバーのスケジュールを一覧で確認できます。メンバーの予定を把握することで、打ち合わせの日程を決めたり、上司が不在となる時間を把握したりしやすくなります。 プロジェクト管理では、進捗状況や参加メンバー、現在のタスクの担当者を確認できます。状況を全員で共有できるため、連絡の遅延やタスク漏れを防げます。プロジェクトメンバーだけのチャンネルを作ってチャットをしたり、定期ミーティングのスケジュールを繰り返し申請したりと、複数のツールを連携することで、より密度の濃いコミュニケーションが可能になります。

勤怠管理

4つ目が勤怠管理です。社内ポータルにログインした時点でタイムカードを打刻したものとみなして、勤怠管理に使うことができるツールもあります。テレワークにおいては直接タイムカードへの打刻ができないので、このツールがより重宝するでしょう。また社員のログ情報は自動的に集計されるので、担当者の手間や負担を大きく軽減できます。

レポート機能

5つ目はレポート機能です。チーム内、社員間で共有できるので、レポート報告、添削を各々が自分のスケジュールに合わせて時間を有効活用して行えます。社内ポータル内に過去のものも残しておけるので、振り返って確認したいときにもすぐに探し出せます。

掲示板機能

6つ目は、掲示板機能です。社員同士で投稿や書き込みができることにより、業務において社内間での迅速な相談が可能となります。さらに、業務以外の話もでき、社内で話すのと同じように気軽なコミュニケーションを取ることができるようになるのです。

 

社内ポータルサイトを導入する際のポイントとは

社内ポータルサイトを導入するだけで、すぐに課題が解決できるわけではありません。解決につなげるには、うまく活用されるための取り組みが必要です。社内ポータルサイトを導入する際に気をつけるべきポイントとして、以下の点を参考にしてください。

運用目的の明確化と使いやすいサイトにする

まず、運用目的を明確にすることです。社内ポータルサイトは、社内情報の共有を通して社内業務を推進し、業務上の課題を解決するものです。具体的にどんな課題を解決するために運用するのか、運用目的を明確化しておきましょう。運用目的が不明確なまま導入すると、従業員の混乱を招き、かえって非効率な状況を生み出す恐れがあります。 また、社内ポータルサイトはできるだけシンプルなものにすることが重要です。社員全員が使いやすいものであることが大切ですので、知識の有無や年齢にかかわらず誰もが使いやすいサイトにしましょう。

社内ポータルサイトはひとつにまとめる

次に、社内ポータルサイトはひとつにまとめることです。部署やプロジェクトごとに異なる社内ポータルサイトを利用する事例も見られますが、社内ポータルサイトを利用する大きなメリットは情報の一元管理にありますので、極力ひとつにまとめましょう。 複数サイトを運用すると、コストや管理面での負担が増加します。また、必要な情報によってアクセスするサイトが異なれば利便性が損なわれ、結果としてサイトの過疎化につながります。

セキュリティ対策を十分に行う

最後に、情報漏洩などに対してのセキュリティ対策を十分に行うことです。社内ポータルサイトには、社内の重要な情報も保存されるため、セキュリティ対策は必須です。 自社で社内ポータルサイトを作成する場合には、VPN環境の構築やアクセス制限等の実施を行い、ツールを利用する場合にはセキュリティ対策が十分になされているものを選ぶ取り組みなどが必要です。 人事情報や顧客情報等なども関わるため、社内においても閲覧を関係者のみにとどめておくべき情報もあります。社内ポータルサイトは、社員であれば誰でもアクセスできますので、社員ごとに必要な情報のみ閲覧できるよう、柔軟に権限設定を行えるようにしておきたいものです。

 

まとめ

社内ポータルサイトとは何か、役割と導入する際のポイントなどについて解説しました。社内ポータルサイトは、社内での業務を効率化し、情報の連携や共有を円滑にする役割も果たします。ぜひこの記事を参考に、わかりやすく使いやすいポータルサイトを作成し、社内間でのやり取りに役立ててください。

人気のコラム記事

20万人のビジネスマンに支持された楽しく学べるeラーニングSchoo(スクー)
資料では管理機能や動画コンテンツ一覧、導入事例、ご利用料金などをご紹介しております。
デモアカウントの発行も行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

お電話でもお気軽にお問い合わせください受付時間:平日10:00〜19:00

03-6416-1614

03-6416-1614

法人向けサービストップ