公開日：2021/08/26

更新日：2023/08/27

社内ポータルとは？役割と導入する際のポイントを解説

社内ポータルは、企業で利用するさまざまなシステムや情報への入口を集約する役割を持ちます。社内ポータルを利用できるのは社内の従業員のみなので、社内間の交流などにも役立ちます。これから社内ポータルを導入したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

01社内ポータルとは

社内ポータルとは、社内におけるさまざまな情報を検索するためのWebサイトをさします。社内での情報共有をサポートするための入り口となることから、「門」や「入口」を意味する「ポータル」という言葉が使われています。

社内ポータルの機能

社内ポータルには様々な機能があります。例えば、企業内で情報の一元管理を行い、ドキュメント共有とアクセス制御、お知らせ配信、カレンダー共有、社員ディレクトリ、FAQやナレッジベース提供、他ツールとの連携などの機能を通じて、社員同士のコミュニケーションと業務効率向上を支援します。

他のサービス・ツールとの違い

社内ポータルと混同されるサービスやツールはいくつかあります。ここでは、それらの内容について解説します。

ポータルサイト

一般的なGoogle や Yahoo! などのポータルサイトは誰でもアクセス可能ですが、社内ポータルは誰でも利用できるサイトではありません。使えるのは社内の従業員のみである点が、ポータルサイトとの大きな違いです。

社内SNS

社内SNSとは、SNSを社内向けのサービスとして活用するサービスです。主な目的としては、社内間でのコミュニケーションを促すことで、気軽なやり取りを行う点があります。社内で運用するTwitterやLINE、Facebookといったイメージです。

グループウェア

グループウェアとは、業務のスケジュールやタスクなどの情報を共有するサービスです。情報を共有するだけでなく、業務の効率化を目的として活用されるケースが増えています。スケジュール管理やWeb 会議、ファイル共有などの機能が搭載されています。

社内掲示板

社内掲示板とは、社内で利用できるインターネット上の掲示板です。ジャンルごとにスレッドが分かれており、従業員ならば誰でも書き込めます。社内ポータルサイトを導入し始めた最初の数か月は、日本人特有の「空気を読む」ことが行われ、最初から活発に投稿するのはハードルが高い傾向があります。そのため、最初にできる限り多くのサンプルとなる投稿を作成したうえで、テンプレートも作成することをおすすめします。テンプレートを作成しておくことで、何を投稿すると良いのかが明確になります。型が決まっている状態で書き始められるため、書く時間も短縮でき、気軽に投稿できるようになります。

02社内ポータルが求められる背景とは

近年、社内ポータルを必要とする企業の割合が増えました。その要因は大きく2つあり、それぞれの背景を知ることで、より社内ポータルの価値が分かるようになるでしょう。以下で詳しく解説しますので、理解を深めていきましょう。

社内システムの入り口を一本化・集約するため

1つ目はシステムの多様化により、社内システムの入り口を一本化・集約したいというニーズが高まったためです。システムが増えたことにより、それぞれのシステムで更新された情報を確認しなければならなくなりました。手間や負担、わずらわしさを解消したい・社内システムの入り口を一つにまとめておきたいなどと考える企業が、社内ポータルを使うようになったのです。社内ポータルを利用すれば、社内ツールの入り口を1つの画面にまとめたり、受信したメールやワークフローの進捗状況をポータル上に直接表示して確認したりすることができます。複数のツールをひとつずつ確認しなくとも、社内ポータルさえ見ておけば最新情報が得られるようになり、情報共有のスピードアップや効率化も実現できます。

多岐にわたる情報の整理をするため

2つ目の背景は、情報量の過多です。社内ツールにさまざまな情報が蓄積されていき、情報を把握したり管理したりすることが難しくなっています。自分にとって必要な情報がどこにあるのかも分からなくなり、業務に必要なファイルやデータを探すために多くの時間がかかってしまう事例も増えました。社内ポータルは、このような状況でも効果を発揮します。社内で増え続ける情報を分かりやすく、そして探しやすい環境を提供できるので、従業員満足度向上にもつながります。

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プライズ株式会社　代表取締役CEO

アクセンチュア経営コンサルティング本部等にて多数の戦略・業務改革コンサルティング業務に従事。その後、カカクコム食べログ本部等3社にて新規事業の立ち上げおよび事業経営に従事した後、株式会社iettyにて取締役COOとして業務改革、オペレーション組織立ち上げを中心とした幅広い企業経営に携わる。営業から経理まで幅広い領域における業務変革をコンサルタント・事業経営者としてリードした経験を有する業務変革のプロフェッショナル。

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03社内ポータルの役割とは

社内ポータルは、会社での業務において明確な機能と役割を持ちます。機能や役割を知ることで、サイト内で注力すべきポイントがわかったり、社員や会社の雰囲気に合わせてより使いやすくしたりできるでしょう。ここでは5つの機能と役割について解説します。

情報の一元管理を行う

1つ目の役割は、情報の一元管理を行うことです。スケジューラーや勤怠ツールをはじめ、社員にとって業務に不可欠なツール群がネットワーク上のあちこちに散らばっていては、業務効率の観点から好ましいとはいえません。これらを社内ポータル経由でアクセスさせることで、情報の統合や一元化を図ることができます。

コミュニケーションツール機能

2つ目は、コミュニケーションツール機能です。社内ポータルは掲示板やチャットツールを搭載しているものも多く、社内での気軽なコミュニケーションの場としても最適です。特に近年は、テレワークの導入が加速し、社内コミュニケーション不足が懸念されています。同僚や上司との交流の機会が減ると、帰属意識および業務へのモチベーションの低下につながりかねません。社内ポータルは、コミュニケーションの機会を増やし、社員の関係構築にも役立ちます。

スケジュールやプロジェクト管理

3つ目が、スケジュールやプロジェクトの管理です。スケジュール管理では、チームや関連部門のメンバーのスケジュールを一覧で確認できます。メンバーの予定を把握することで、打ち合わせの日程を決めたり、上司が不在となる時間を把握したりしやすくなります。プロジェクト管理では、進捗状況や参加メンバー、現在のタスクの担当者を確認できます。状況を全員で共有できるため、連絡の遅延やタスク漏れを防げます。プロジェクトメンバーだけのチャンネルを作ってチャットをしたり、定期ミーティングのスケジュールを繰り返し申請したりと、複数のツールを連携することで、より密度の濃いコミュニケーションが可能になります。

勤怠管理

4つ目が勤怠管理です。社内ポータルにログインした時点でタイムカードを打刻したものとみなして、勤怠管理に使うことができるツールもあります。テレワークにおいては直接タイムカードへの打刻ができないので、このツールがより重宝するでしょう。また社員のログ情報は自動的に集計されるので、担当者の手間や負担を大きく軽減できます。

レポート機能

5つ目はレポート機能です。チーム内、社員間で共有できるので、レポート報告、添削を各々が自分のスケジュールに合わせて時間を有効活用して行えます。社内ポータル内に過去のものも残しておけるので、振り返って確認したいときにもすぐに探し出せます。

掲示板機能

6つ目は、掲示板機能です。社員同士で投稿や書き込みができることにより、業務において社内間での迅速な相談が可能となります。さらに、業務以外の話もでき、社内で話すのと同じように気軽なコミュニケーションを取ることができるようになるのです。

04社内ポータルサイトを導入するメリット

社内ポータルを導入するメリットはどのようなものがあるのか、ここでは3つ解説します。

情報の周知が素早くできる

お知らせやアナウンス機能を活用することで、経営層からの重要な情報や方針変更などを素早く全社員に共有できます。透明性のある情報共有は、社員同士のコラボレーションや意見交換を助長し、組織全体の一体感を醸成します。

ナレッジを共有できる

社内ポータルは、ナレッジ共有とトレーニングのプラットフォームとしても役立ちます。FAQやナレッジベースのセクションを設けることで、社員はよくある問題や手順に関する情報を簡単に検索でき、同じ問題を繰り返し解決する手間を削減できます。また、新人や新規プロジェクトメンバーへのトレーニングにも利用できます。トレーニング資料や手引きをポータル上で提供することで、効果的な知識伝達が可能になります。

他部署との協力がスムーズにできる

ポータルを活用することで、異なる部署間でのコミュニケーションが効率化され、プロジェクトやタスクに関する依頼や協力要請が簡単に実現します。従業員はポータルを通じて適切な情報や資料を共有し、必要な人々に的確な情報を送ることができます。これにより、プロジェクトの進行や業務の円滑な遂行が実現します。

05社内ポータルの導入が向いているケース

社内ポータルはどの企業にも導入がおすすめできるものではありません。ここでは、導入が向いている企業のケースを解説します。

組織の規模が大きいケース

組織が大規模で多様な部署・チームが存在する場合、情報共有とコミュニケーションが課題となることがあります。社内ポータルは大量の情報を一元管理し、組織全体にリアルタイムな情報提供を可能にします。部門間の連携やプロジェクト管理が容易になります。

管理部への同様の問い合わせが多いケース

社員が頻繁に同じ種類の問い合わせを行う状況では、社内ポータルが効果的です。FAQやナレッジベースを提供し、社員が自己解決できる情報を提供することで、問い合わせの負担を軽減し、効率的な業務遂行が促進されます。

ナレッジなどが属人化しているケース

特定の個人が重要な知識やスキルを保持している場合、その情報が共有されずに属人化してしまうことがあります。社内ポータルはナレッジ共有を促進し、重要な情報やノウハウを一元化してアクセス可能にします。これにより、個人の依存を減少させ、組織全体でのスキル向上が実現します。

06社内ポータルサイトを導入する際のポイントとは

社内ポータルサイトを導入するだけで、すぐに課題が解決できるわけではありません。解決につなげるには、うまく活用されるための取り組みが必要です。社内ポータルサイトを導入する際に気をつけるべきポイントとして、以下の点を参考にしてください。

運用目的の明確化と使いやすいサイトにする

まず、運用目的を明確にすることです。社内ポータルサイトは、社内情報の共有を通して社内業務を推進し、業務上の課題を解決するものです。具体的にどんな課題を解決するために運用するのか、運用目的を明確化しておきましょう。運用目的が不明確なまま導入すると、従業員の混乱を招き、かえって非効率な状況を生み出す恐れがあります。また、社内ポータルサイトはできるだけシンプルなものにすることが重要です。社員全員が使いやすいものであることが大切ですので、知識の有無や年齢にかかわらず誰もが使いやすいサイトにしましょう。

社内ポータルサイトはひとつにまとめる

次に、社内ポータルサイトをひとつにまとめることです。部署やプロジェクトごとに異なる社内ポータルサイトを利用する事例も見られますが、社内ポータルサイトを利用する大きなメリットは情報の一元管理にありますので、極力ひとつにまとめましょう。複数サイトを運用すると、コストや管理面での負担が増加します。また、必要な情報によってアクセスするサイトが異なれば利便性が損なわれ、結果としてサイトの過疎化につながります。

セキュリティ対策を十分に行う

最後に、情報漏洩などに対してのセキュリティ対策を十分に行うことです。社内ポータルサイトには、社内の重要な情報も保存されるため、セキュリティ対策は必須です。自社で社内ポータルサイトを作成する場合には、VPN環境の構築やアクセス制限等の実施を行い、ツールを利用する場合にはセキュリティ対策が十分になされているものを選ぶ取り組みなどが必要です。人事情報や顧客情報等なども関わるため、社内においても閲覧を関係者のみにとどめておくべき情報もあります。社内ポータルサイトは、社員であれば誰でもアクセスできますので、社員ごとに必要な情報のみ閲覧できるよう、柔軟に権限設定を行えるようにしておきたいものです。

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