ビジネスで段取り力が重要な理由は？段取り力を鍛えるコツ

01段取り力とは

段取り力とは、「物事を進めるとき、必要なタスクを洗い出し、発生するリスクを予測し、リスクに対する対策を準備し、より効率的な手順を整える力」です。「段取り」の語源は、歌舞伎の楽屋用語といわれています。歌舞伎界で「段」とは話の区切りや一幕を指して、芝居の筋や構成の運びを「段取り」といったそうです。 それが転じて、現在では段取りは「物事を進める上で順序・手順・準備」と定義されています。「段取り八分」といわれるように、段取りによって物事が成功するかどうかが決まるといっても過言ではありません。

02段取り力が重要視される理由

段取り力は仕事を効率良くマネジメントし、生産性を上げてくれます。そのような段取り力が仕事を進める上で重要視される理由について、具体的に見ていきましょう。 主に、重要視される理由は以下の3つです。

1.効率良く業務を遂行できる

事前に準備、対策を講じることで、効率良く業務を遂行できます。1日の限られた時間で複数の仕事を完遂するには、効率的に業務を遂行することが重要です。また、働き方改革が進む中で、多くの企業で作業の効率化が課題となっています。 仮に、働き方改革によって残業に厳しく就業時間が短くなった場合、現状のままでは業務量は変わらず、翌日へと繰り越してしまいます。しかし、段取り力を発揮して業務を上手くこなすことで、就業時間内で完了できるようになるはずです。

2.生産性向上が期待できる

テレワーク化が進み、社員の業務状況が不透明な中、一人ひとりの業務の可視化や生産性の向上は重要です。段取りの基本となる、必要なタスクに掛かる時間の把握によって、社員それぞれの業務進捗の把握が可能です。 また、段取りを行う中で作業の優先順位を付けることで、ムダな作業も洗い出せます。無駄な作業を洗い出して削減を行い、重要度の高い業務に割く時間を増やすことで、仕事の質や生産性の向上も期待できます。

3.タイムマネジメント力が求められている

近年では、多くの企業が働き方改革などによって、残業時間を減らすように動いています。育児や介護をしながら働く人も増え、企業や個人でもタイムマネジメント力が求められています。段取り力がある人は、業務の可視化や優先順位付けなど、タイムマネジメントで求められるスキルも身につけています。そのため、タイムマネジメントに直結する段取り力を企業側でも注目しているのです。

03段取り力の不足で起こる問題

業務を遂行する上で、段取り力は必須のスキルです。そんな段取り力が不足している場合に発生する問題を紹介します。

主なトラブルは上記の3つです。

1.仕事に遅れが生じる

計画を立てて業務を進めようとしても、想定外のことが起こり思うように進まなくなる場合があります。これは計画段階で想定外の事態に対する準備不足が原因です。例えば、ゲストを呼んだトークイベントを開催する際、「もし新幹線が遅れたら」「もし体調不良で登壇できなくなったら」といった、不測の事態への対応を想定する必要があります。 このような段取り不足によって、いざというときに仕事が進まず、結果として重大な遅れが生じる可能性もあります。そのため、考えられるリスクへの対処はもちろん、余裕を持ったスケジュールを立てることも重要です。

2.トラブルが多発する

段取りをせずに行き当たりばったりで業務をこなしていると、トラブルが多発します。目の前の業務に気を取られ、全体のタスクが把握できずに抜けや漏れが発生するためです。また、トラブルへの対処も準備できていないため、更なるトラブルを引き起こす恐れもあります。

3.社内外の関係者に迷惑をかける

仕事は自分一人で進めるものではなく、社内や社外のメンバーによるチームで進めていきます。そのため、自分一人の段取りが悪いことで、社内外の関係者に対して迷惑をかけてしまいます。 段取り不足の中には、周囲との認識齟齬や自分で抱え込むことで、うまくいかないこともあるでしょう。そのような場合は、普段から「報連相」はもちろん、周囲とコミュニケーションを取って信頼関係を構築するようにしておきましょう。

04段取り力がある人の特徴

次に、段取り力がある人の特徴を4つ紹介します。

段取り力がある人は常にアンテナを張って、広い視野で物事を見ているようです。

1.一歩先を予測する先読み力がある

段取り力がある人は、目標達成に必要な手順やプロセスを組み立てられます。物事を計画通りに進めるために、一歩先を予測する先読み力は重要です。計画を立てる際、内部、外部要因におけるリスクも含めて予測を立てます。このように、発生する可能性があるトラブルの事前回避や、トラブルが発生した際の対策を事前に立てられるのも、段取り力のある人の特徴です。

2.トラブル時に適切な対処ができる

仕事を進めるとき、自分の計画通りに進むことは少なく、むしろトラブルは付きものです。段取り力がある人は、どのような状況においても柔軟な対応が可能です。仕事で発生しうるトラブルを事前に想定して対策を講じるので、トラブル時でも適切な対処ができます。 また、仕事を当初の計画通りに進めることにこだわらず、目標の達成をゴールとして進めます。そのため、トラブルでスケジュールが崩れても、段取りを組み直せるのも特徴のひとつです。

3.気配り上手である

ビジネスは自分一人の力だけでなく、周囲と協力しながら進めていくものです。段取り力が優れている人はこのことを理解して、ビジネスを円滑に回すため、周囲に気を配るなど日頃のコミュニケーションを大切にしています。 常に周囲の状況を観察して、状況の変化を敏感にとらえ、関係を構築していきます。関係性の構築のため、社内外のイベントに参加したり、困っている人には積極的に話しかけたりするでしょう。そうすることで、社内外関係なく信頼関係を築き、ビジネスを進める際に周囲の協力も得られて成功へとつながるのです。

4.常に社内・社外情報をインプットしている

段取り力があるということは、物事を効率良く進めるためにしっかりとした計画を立てられることです。計画を立てる際には、あらゆる情報収集が必要不可欠です。会議の計画を立てる際も、どのメンバーが参加するのか、どこの会議室が空いているのか、などさまざまな情報を確認して、進めることが必要です。 段取り力が高い人は普段からあらゆる方向にアンテナを張って、常に社内・社外情報をインプットしています。そうしてインプットした情報を計画に当て込み、トラブルなく業務を進めていきます。

05段取り力を鍛えるコツ

これまで段取り力の重要性や特徴について解説してきました。最後に、段取り力を鍛えるために意識するポイントを3つ紹介します。

仕事で信頼される人材になるためにも、実践してみてください。

1.タイムマネジメントのやり方を学ぶ

仕事を効率的に進めるための段取り力を身につけるにあたって、タイムマネジメントは必要不可欠です。タイムマネジメントと聞くと、「時間を管理すること」と捉えがちですが、本質的には「仕事をコントロールすること」です。仕事をコントロールするということは、仕事の全体像を把握して上手く進めることにつながります。 タイムマネジメントには、スケジュール管理や優先順位の付け方、関係者へのコミュニケーションなど、さまざまなスキルが必要です。このようにタイムマネジメントを身につけることで、段取り力も鍛えられるでしょう。

2.業務の優先順位付けを常に意識する

段取り力を鍛えるためには、たくさんの仕事をこなしていく中で、それぞれの業務に対する優先順位付けを常に意識することが重要です。それぞれ業務の中でも、仕事内容、関わる人、期限によって重要度や緊急度は異なります。 それらの業務をやみくもに進めていては、期間内に完了させるのは難しいでしょう。まずは、どの仕事が重要で、緊急性が高いのかを把握して、優先順位を付けてください。その上で、各業務の全体スケジュールを立てて、最も重要かつ緊急の仕事から優先的に取り組むようにしましょう。このように各業務を整理し全体像を把握することで、業務の漏れや期限の超過を防止することにつながります。

3.段取り力強化セミナーや研修に参加する

段取りを日頃から自分で意識することも大切ですが、段取り力強化セミナーや研修を活用することも有効です。セミナーや研修に参加することで、段取り力の基礎から実践まで集中的に学べます。また、実際の業務に近い事例を用いて、座学以外のグループワークなど業務を想定した実践も経験できます。職場で実践する前に、セミナーや研修で経験してみるのもおすすめです。

06段取り力を向上させるSchooのオンライン研修

Schoo for Businessは、国内最大級9,000本以上の講座から、自由に研修カリキュラムを組むことができるオンライン研修サービスです。導入企業数は4,000社以上、新入社員研修や管理職研修はもちろん、DX研修から自律学習促進まで幅広くご支援させていただいております。

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Schoo for Businessの特長

Schoo for Businessには主に3つの特長があります。

【１】国内最大級9,000本以上の講座数
【２】研修設定・管理が簡単
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段取り力に関するSchooの講座を紹介

Schooは汎用的なビジネススキルからDXやAIのような最先端のスキルまで、9,000本以上の講座を取り揃えております。この章では、段取り力に関する授業を紹介いたします。

仕事はダンドリが9割〜業務完遂プロジェクトの計画指南〜

本授業では、ビジネスパーソンが押さえておきたい仕事のスケジューリングの基礎とコツなどをお伝えします。 納期までにどんなアウトプットを意識すればいいのか、アウトプットを明確にイメージするための方法などを先生に解説していただきます。

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他者と気持ちよく働く 仕事の “ダンドリ”

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他者と気持ちよく働く 仕事の “ダンドリ”を無料視聴する

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プロジェクトマネジメント入門～チームで目的達成を目指す方法～

本授業では、プロジェクトマネジメントの基本的な進め方に則り、「①ゴール設定」「②計画の立て方・段取り」「③プロジェクト実行・リスクマネジメント」の全3回に渡って学んでいきます。

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07まとめ

この記事では、ビジネスにおける段取り力が必要とされる理由や特徴、段取り力を鍛えるコツについて、紹介しました。段取り力を高めることで、日々の溢れる業務も効率的にこなせるようになるはずです。今回の記事を参考に、企業に求められる段取り力を鍛えていきましょう。