新入社員にビジネスマナーを教えるときの3つのポイントと注意点

01新入社員に求められるビジネスマナー一覧

新入社員に求められるビジネスマナーは、表情や身だしなみといった第一印象に関わるものから、挨拶や言葉遣い、電話応対やビジネスメールといった業務で欠かせないスキルまで幅広く存在します。ここでは社会人として信頼されるために、特に重要な9つのマナーを整理し、それぞれのポイントを解説します。

1.表情

▶︎参考：初対面で好かれる・信頼されるコミュニケーション能力

表情は第一印象を決定づける大きな要素であり、特に新入社員は意識して取り組む必要があります。笑顔や目元、眉の動きは相手に安心感を与え、信頼を得やすくします。また、話を聞くときの表情は特に重要で、無表情や険しい顔つきは相手を萎縮させる原因になります。TPOに合わせた柔らかい表情を心がけることが、円滑な人間関係を築き、結果として組織全体の印象を高めることにつながります。

2.身だしなみ

▶︎参考：身だしなみのマナー

身だしなみは「無言の紹介状」と言われ、言葉を交わす前から相手に印象を与えます。清潔感のある髪型や服装は、丁寧に仕事へ取り組む姿勢を表すものであり、信頼を得るための基本です。特に新入社員は学生気分が残っているケースもあるため、社会人として恥ずかしくない基準を早い段階で習得させる必要があります。オンライン環境でも背景や服装は相手に映るため、場面にふさわしい身だしなみを整える習慣を身につけることが重要です。

3.挨拶

▶︎参考：これだけは押さえたい社会人マナー

挨拶は社会人にとって欠かせない基本であり、相手に敬意と誠意を伝える手段です。明るく元気な声で相手の目を見て行う挨拶は、組織の雰囲気を良くし、信頼関係を築く土台となります。さらに感謝の気持ちを込めて挨拶することで、形式的なやり取りを超えた好印象を残すことができます。新入社員には社内外を問わず自然に挨拶できる習慣を身につけさせることが、早期に信頼を得る第一歩になります。

4.言葉遣い

▶︎参考：第一印象で差をつける

正しい言葉遣いはビジネスマナーの基礎であり、新入社員が最も注意すべき点の1つです。尊敬語は相手を高め、謙譲語は自分を下げて相手を立て、丁寧語は会話全体を整えます。これらを正しく使い分けることで、社内外での信頼を得ることが可能になります。日常的に誤用を避ける習慣を持つことで、重要な場面でも自然に適切な敬語を使えるようになります。まずは同僚との会話から丁寧な言葉を徹底することが有効です。

5.態度

▶︎参考：ビジネスで相手から信頼される非言語表現テクニック

態度は言葉以上に相手に印象を与える要素です。無意識に椅子を回したり、顔や体を触る「なだめ行動」は落ち着きがない印象を与えます。書類の渡し方や座り方など、細かな仕草も信頼度を左右するため、新入社員には意識的に改善を促す必要があります。普段から姿勢を正し、落ち着いた動作を心がけることで、相手に安心感を与え、ビジネスシーンでの信頼獲得につながります。

6.名刺交換

名刺交換は社外の人と会う際に必ず行われるビジネスマナーです。相手の名刺を受け取る際の所作や、受け取った後の扱い方には社会的に共通のルールがあります。これを怠ると相手に不快感を与える可能性が高く、会社全体の印象にも影響します。新入社員は繰り返し練習し、無意識で正しい所作ができるようになることが求められます。第一印象を良くするために欠かせない基本マナーの1つです。

7.コミュニケーション

▶︎参考：これだけは押さえたい社会人マナー

良好なコミュニケーションは、相手を主役に据える姿勢から生まれます。感謝や気遣いを示す「かきくけこ」や、褒め言葉や共感を表す「さしすせそ」といった会話術は、円滑な人間関係を築く効果的な方法です。さらに、相槌や表情といった非言語の反応も信頼構築に欠かせません。新入社員は、ただ話すだけでなく聞く力や共感力を養うことで、周囲から安心感と信頼を得られるようになります。

8.電話応対

▶︎参考：クレームを起こさない接遇とコミュニケーション

電話応対は、声や言葉遣いだけで印象を決める重要な場面です。誠意を持った対応、嘘をつかない姿勢、相手を待たせないスピード感が基本です。さらに声のトーンをやや高めにし、明瞭に話すことで相手に安心感を与えられます。新入社員は最初に任されやすい業務として電話対応を経験しますが、この対応が会社全体の評価につながるため、早期に基本を習得することが欠かせません。

9.ビジネスメール

▶︎参考：デキる社員になるための 会議／打ち合わせ・メール／チャット

ビジネスメールは今も主要な業務手段であり、新入社員に必須のスキルです。結論を先に伝え、要点を簡潔にまとめ、依頼事項は箇条書きで明示することが大切です。また、宛先や宛名の順序を意識して記載することで、相手が自分の役割を理解しやすくなります。読み手に行動を促す構成を心がけることで、メールが成果につながります。長文を避け、相手にとって読みやすい形式を徹底することが求められます。

02ビジネスマナーを教えるときの3つのポイント

新入社員にビジネスマナーを教えるときの具体的なポイントについて解説していきます。最近の若者たちと接することに苦手意識を持っている教育担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

ポイント1：本質を理解させる

　新入社員にビジネスマナーを教えるときに、最も大切なことはマナーの本質を理解させることです。「相手を思いやる気持ちを言動に表すこと」というマナーの本質を最初に教えましょう。
　なぜなら、社会に出たことがない若者たちは、マナーを単なるルールとしか捉えていないからです。マナーの本質が理解できていなければ、身につけることは難しいでしょう。

ポイント2：型を身につけさせる

　マナーの本質を新入社員に理解してもらったら、次に型を身につけさせます。型というのは、ビジネスマナーのさまざまな作法のルールです。例えば、名刺交換のやり方や目上の人に対する敬語の使い方というような作法です。
　ここで注意すべきは、マナーの本質を理解してもらってから、ビジネスマナーのさまざまな型を身につけさせることです。多くの教育担当者は、「型」だけを教えようとします。しかし、本質を理解させないと単なる型になってしまい、心がこもっていなかったり雑な作法になったりしてしまいます。
　まずは、ビジネスマナーの本質を理解させてから、次のステップとして型を身につけさせるという順番を強く意識しましょう。

ポイント3：実践を繰り返して体得させる

　新入社員にビジネスマナーを教えるときの３つ目のポイントが、実践を繰り返して体得させることです。いくら新入社員研修などでビジネスマナーの本質と型を頭の中に入れたとしても、時間が経てば忘れてしまいます。
　確実に新入社員にビジネスマナーを体得させるには、実際のビジネスの場で実践しながら習得していくのが一番です。なぜなら、頭で覚えるよりも、体験を通じて覚えていくことが最も早いからです。
　そのため、新入社員研修が終わった後は、新入社員を実践の場に出させるように配属先のマネージャーに指示を出すようにしましょう。

03新入社員にビジネスマナーを教えるときの注意点

新入社員にビジネスマナーを教えるときには、「学生扱いしない」、「意見を押しつけない」、「指示だけで終わらない」という3つの注意点があります。どういうことかそれぞれ詳しく解説します。

学生扱いしない

　新入社員にビジネスマナーを教えるときは、決して学生扱いをしてはいけません。相手を見下すような気持ちで接していると、新入社員はそのような態度に敏感に反応するからです。いくら言葉や態度で取り繕っても、相手に伝わってしまいます。
　特に、40代後半〜50代の年配の教育担当者にもなると、新入社員との年の差が大きいため上から目線で接してしまいがちです。
　いくらビジネスマナーが出来ていなかったとしても、新入社員をひとりの社会人として接しなければいけません。それこそ、教育担当者側のマナーと言えるでしょう。
　新入社員にビジネスマナーが身についていないのは、単に学ぶ機会がなかっただけです。このことを頭に入れて、新入社員にビジネスマナーを教えるようにしてください。

意見を押し付けない

　また、ビジネスマナーを教えるときには、教育担当者は新入社員に意見を押し付けてはいけません。きちんと新入社員の意見や考え方、価値観を尊重するようにしましょう。
　これも、新入社員と年が離れている年配の教育担当者の方は、要注意です。最近の若者たちや新入社員とは、生まれ育った世代が違います。育ってきた世代が異なれば、考え方や価値観が違うのは当たり前のことです。
　新入社員の教育を担当する人事部や管理職の方は、このことをしっかりと覚えておきましょう。直属の上司だからといって、決して自分の意見を押し通すようなことはしてはいけません。

指示だけで終わらない

　そして、新入社員にビジネスマナーを教えるときの注意点として３つ目に挙げるのが、指示だけで終わらないことです。
　教育担当者は、新入社員に自分の頭で考えて行動させるようにしなければいけません。なぜなら、指示だけで新入社員に行動させていると、「自分で考えて行動できない」新入社員が育ってしまうからです。
　「自分で考えて行動できない」新入社員にならないためには、仕事のゴール（目標）だけを伝えて、そこにたどり着くまでの手段を新入社員自身に考えさせることです。そうすることで、自分で考えて行動できる社員が育っていきます。
　入社して数ヶ月経った新入社員に対して、「そろそろ自分で考えて行動して欲しいな」と思うときがあります。これは、指示を出す側にも大きな問題があることを理解しなければいけません。

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■資料内容抜粋
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04ビジネスマナー研修｜Schoo for Business

Schoo for Businessでは、約9,000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。ビジネスマナー研修はもちろんのこと、新入社員に必要なマインドセットやコミュニケーション、ExcelやWordなどのスキルに関しても追加費用なしで、研修を実施することができます。

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ビジネスマナー研修のカリキュラム例

Schooには9,000本以上の動画コンテンツがあります。この章では、ビジネスマナー研修で利用できる「仕事がデキると思われるビジネスマナーの基本【2023年版】」というコンテンツを詳しく紹介します。

こちらのコンテンツは、全5回・計5時間でビジネスマナーを網羅的に学ぶことができます。電話、メール、チャットなどのコミュニケーション方法から、身だしなみまで、ビジネスマナーの基本を学んでいきます。近年、オンラインでの仕事も増えてきていることから、オフライン・オンラインにおけるポイントなどもご紹介していきます。

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Schooのビジネスマナー研修に関する講座一覧

• 超基本 テレワークならではのマナー講座
• ビジネスメール問題集
• これだけは押さえたい社会人マナー
• １行で好感度を上げる言葉えらび
• デキる若手の報連相~2022年版~ 基礎編
• デキる若手の報連相~2022年版~ 応用編

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Schooのビジネスマナー研修の特徴

1.ビジネスマナーの基本を全て身につけられる

Schooでは、社会人として身につけておくべき基本的なビジネスマナーに関する授業が揃っています。身だしなみやあいさつなどの第一印象、電話応対や報連相などの社内マナー、訪問や名刺交換などの社外マナーのほか、プレゼンやクレーム時のマナーなど、新入社員研修に必要なビジネスマナーを網羅的にSchooでは学ぶことができます。

2.実践で活用できるビジネスマナーが身に付く

Schooの授業は、ケーススタディを通して学べるものも多くあります。例えば、適切な敬語についてケーススタディを通じて学んだり、名刺交換について実演を見ながら学んだりと、活用場面をイメージしたり実際の振る舞い方を見て学ぶことができるので吸収しやすい上に、実践で使える力を習得できます。

3.オンラインで効果的に学べる

Schoo for Businessは、アーカイブされた授業を試聴する形式のオンライン研修です。1.5倍速や2倍速で試聴することも可能なので、隙間時間に受講することもできます。また、何度受講しても費用は変わらないので、理解が足りない部分を再度試聴するといったように復習も、社員が自由にすることができます。

4.テレワークにおけるビジネスマナーも学べる

最近ではリモートワークの企業も増え、オンライン上でのビジネスマナーも重要視され始めています。Schooでは9,000本以上のアーカイブに加えて月に50本以上の新しい動画を公開しており、テレワークにおけるビジネスマナーなどこれからの時代に必要なスキルについても学ぶことができます。

5.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schoo for Businessには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。

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導入実績

Schoo for Businessは、大企業から中小企業まで4,000社以上に導入いただいております。利用用途も各社さまざまで、階層別研修やDX研修としての利用もあれば、自律学習としての利用もあり、キャリア開発の目的で導入いただくこともあります。

導入事例も掲載しているので、ご興味のあるものがあれば一読いただけますと幸いです。以下から資料請求いただくことで導入事例集もプレゼントしております。そちらも併せて参考にいただけますと幸いです。

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06まとめ

新入社員にビジネスマナーを身につけさせるには、単なるルールとして教えるのではなく、その根底にある「相手を思いやる心」を理解させることが出発点となります。その上で名刺交換や敬語の使い方といった型を習得し、実際の場面で繰り返し実践させることによって、行動として定着していきます。さらに教育担当者は、学生扱いをせず1人の社会人として接し、意見を押し付けず価値観を尊重しながら指導する姿勢が欠かせません。指示を出すだけで終わらず、目標を示したうえで新入社員自身に考えさせることで、自律的に行動できる人材へと成長していきます。こうした取り組みを積み重ねることで、組織全体に良い影響を与えるビジネスマナー教育が実現できるでしょう。