公開日:2018/11/20
更新日:2022/09/29

新入社員にビジネスマナーを教えるときの3つのポイントと注意点

新入社員にビジネスマナーを教えるときの3つのポイントと注意点 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

新入社員にビジネスマナーを教えることに苦労されている方は多いのではないでしょうか。いくつかのポイントさえ押さえてしまえば、ビジネスマナーを新入社員に教えるのは難しくありません。この記事では新入社員の教育担当者に向けて、ビジネスマナーを教えるときのポイントについて解説していきます。

 

01ビジネスマナーが身につかない、最近の若者事情とは

 最近の新入社員を見ていると、丁寧語が上手に使えていなかったり言葉が乱れていたりする若者が非常に多いです。なぜ、最近の若者たちはビジネスマナーができていない人が多いのでしょうか。
 その原因のひとつに、コミュニケーション形式の変化が挙げられます。現代の若者たちは、スマートフォンのアプリやSNSを使って友人とコミュニケーションを取ることがほとんどです。そのため、直接の会話が極端に減っています。
 例えば、先輩に対する敬語の使い方などを学ぶ機会が少なくなり、目上の人に対する言葉遣いやマナーなどを学ぶことができないのです。また、SNSなどで使う独自の言葉や、いわゆる「若者言葉」に慣れてしまい、本来の正しい言葉遣いができないケースも多くなっています。

 

02ビジネスマナーを教えるときの3つのポイント

新入社員にビジネスマナーを教えるときの具体的なポイントについて解説していきます。最近の若者たちと接することに苦手意識を持っている教育担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

新入社員にビジネスマナーを教える際の3つのポイント

ポイント1:本質を理解させる

 新入社員にビジネスマナーを教えるときに、最も大切なことはマナーの本質を理解させることです。「相手を思いやる気持ちを言動に表すこと」というマナーの本質を最初に教えましょう。
 なぜなら、社会に出たことがない若者たちは、マナーを単なるルールとしか捉えていないからです。マナーの本質が理解できていなければ、身につけることは難しいでしょう。

ポイント2:型を身につけさせる

 マナーの本質を新入社員に理解してもらったら、次に型を身につけさせます。型というのは、ビジネスマナーのさまざまな作法のルールです。例えば、名刺交換のやり方や目上の人に対する敬語の使い方というような作法です。
 ここで注意すべきは、マナーの本質を理解してもらってから、ビジネスマナーのさまざまな型を身につけさせることです。多くの教育担当者は、「型」だけを教えようとします。しかし、本質を理解させないと単なる型になってしまい、心がこもっていなかったり雑な作法になったりしてしまいます。
 まずは、ビジネスマナーの本質を理解させてから、次のステップとして型を身につけさせるという順番を強く意識しましょう。

ポイント3:実践を繰り返して体得させる

 新入社員にビジネスマナーを教えるときの3つ目のポイントが、実践を繰り返して体得させることです。いくら新入社員研修などでビジネスマナーの本質と型を頭の中に入れたとしても、時間が経てば忘れてしまいます。
 確実に新入社員にビジネスマナーを体得させるには、実際のビジネスの場で実践しながら習得していくのが一番です。なぜなら、頭で覚えるよりも、体験を通じて覚えていくことが最も早いからです。
 そのため、新入社員研修が終わった後は、新入社員を実践の場に出させるように配属先のマネージャーに指示を出すようにしましょう。

 

03新入社員にビジネスマナーを教えるときの注意点

 さて、ここまで新入社員にビジネスマナーを教えるときの3つのポイントについて話をしてきました。ここからは新入社員にビジネスマナーを教えるときに注意しなければならない点について解説していきます。

学生扱いしない

 新入社員にビジネスマナーを教えるときは、決して学生扱いをしてはいけません。相手を見下すような気持ちで接していると、新入社員はそのような態度に敏感に反応するからです。いくら言葉や態度で取り繕っても、相手に伝わってしまいます。
 特に、40代後半~50代の年配の教育担当者にもなると、新入社員との年の差が大きいため上から目線で接してしまいがちです。
 いくらビジネスマナーが出来ていなかったとしても、新入社員をひとりの社会人として接しなければいけません。それこそ、教育担当者側のマナーと言えるでしょう。
 新入社員にビジネスマナーが身についていないのは、単に学ぶ機会がなかっただけです。このことを頭にいれながら、新入社員にビジネスマナーを教えるようにしてください。

意見を押し付けない

 また、ビジネスマナーを教えるときには、教育担当者は新入社員に意見を押し付けてはいけません。きちんと新入社員の意見や考え方、価値観を尊重するようにしましょう。
 これも、新入社員と年が離れている年配の教育担当者の方は、要注意です。最近の若者たちや新入社員とは、生まれ育った世代が違います。育ってきた世代が異なれば、考え方や価値観が違うのは当たり前のことです。
 新入社員の教育を担当する人事部や管理職の方は、このことをしっかりと覚えておきましょう。直属の上司だからといって、決して自分の意見を押し通すようなことはしてはいけません。

指示だけで終わらない

 そして、新入社員にビジネスマナーを教えるときの注意点として3つ目に挙げるのが、指示だけで終わらないことです。
 教育担当者は、新入社員に自分の頭で考えて行動させるようにしなければいけません。なぜなら、指示だけで新入社員に行動させていると、「自分で考えて行動できない」新入社員が育ってしまうからです。
 「自分で考えて行動できない」新入社員にならないためには、仕事のゴール(目標)だけを伝えて、そこにたどり着くまでの手段を新入社員自身に考えさせることです。そうすることで、自分で考えて行動できる社員が育っていきます。
 入社して数ヶ月経った新入社員に対して、「そろそろ自分で考えて行動して欲しいな」と思うときがあります。これは、指示を出す側にも大きな問題があることを理解しなければいけません。

 

04新入社員に教えるべきビジネスマナー

多くの新入社員は大学や高校など、学校を卒業したばかりであるため、社会人として当たり前であることも、新入社員にとっては当たり前ではないこともしばしばあります。そのため、しっかりとビジネスマナーの基本を教え込むことが大切です。

1.表情

第一印象を決める表情は社会人にとって非常に重要です。表情1つで印象が変わり、営業職であれば成果にも大きな影響を与えるでしょう。また、他社との窓口に立つ人であれば、自分の表情1つで自社のイメージも変わってしまうということも理解しておく必要があります。「〇〇株式会社の人は、優しくて良い雰囲気」のような印象は、窓口に立つ人によって作られることもあります。そのため、他者に対してどのような印象を持たれるのかは常に意識して、表情もTPOによって変えていくべきなのです。

2.身だしなみ

身だしなみをきっちりしなければいけないのは、どんな職種に就いていても求められ、社会人にとっては当たり前のことです。しかし、新入社員は学校を卒業したばかりで社会人としての常識はほとんど身についていないと言ってもいいでしょう。そのため、何がダメで何が正しいのかをしっかりと新入社員に教え、社会人として恥ずかしくない身だしなみをしてもらうようにしましょう。

3.挨拶

挨拶も印象を左右する重要な要素です。社内であれば声の大きさや相手の目を見ているかどうかなどが注意点としてあるでしょう。社外であればお辞儀の角度なども注意すべきです。ビジネスマナーの厳しさは企業ごとによって異なり、人によっても異なります。たまたま、ビジネスマナーを重んじる社外の方に遭遇してしまった際に「あの会社の人はビジネスマナーもろくに知らない」と思われないようにする必要があります。

4.言葉遣い

言葉遣いも立派なビジネスマナーの一つです。新入社員に対しては、学生時代の言葉遣いや流行りの言葉などを使わないよう、正しい言葉遣いをしっかり教え込むことが大切です。例えば目上の人や取引先、顧客へ訪問の際には失礼のないよう、正しい尊敬語・謙譲語を使えるように教育したり、気を抜いたときに失礼な言葉が出ないように、普段から同僚との間でもニックネームは使わず名前は名字で呼びあうことや、ため口などを使わずキレイな丁寧語を使うことなどを徹底させて、どこに出ても恥ずかしくない言葉遣いを身につけてもらいましょう。

5.態度

立ち方、お辞儀、座り方、物の渡し方など、細かい態度もビジネスマナーの1つとして捉えるべきでしょう。例えば、書類を片手で渡すのか両手で渡すのかによっても印象は変わります。態度の中でも、多くの人が注意すべき点は座り方でしょう。お尻を浅く座る癖のある人は、本人が楽な姿勢でも周りから見るとだらしない人という印象を与えかねません。他社との商談でそのような姿勢を取るような人はほとんどいないと思いますが、社内での印象には大きく関わってくる可能性もあります。また、回転式の椅子に座っている人も注意が必要です。癖で椅子を回転させてしまう人も中にはいます。上司や社外の人と話す際に椅子を回転させていると、挙動不審で安心感がない、落ち着きがないという印象を与える可能性もあります。態度は、普段から意識をしていないと無意識で出てしまう部分なので、社会人1年目から意識をして早いうちに矯正していくことが重要です。

6.名刺交換

最近ではリモートワーク環境で働く人も増えましたが、それでも社外の人と直接会う機会はあるでしょう。そのような際に必ずと言って行われるのが名刺交換です。これも第一印象を決める重要な要素になるため、身につけておく必要があります。相手の名刺を受け取る際の礼儀や、受け取った後の名刺の置き方など、無意識で出来るようになっておく必要があります。ビジネスマナーは挨拶や身だしなみなど多岐に渡りますが、名刺交換はどの会社でも社会的に共通のルールがあるものなので、出来ないと相手に悪い印象を与えてしまう可能性が高い項目といえます。

7.コミュニケーション

コミュニケーションも、ビジネスマナーの1つです。先述した言葉遣いや態度にも通ずる部分ではありますが、それ以外の部分も多分にあります。例えば、相手の話を聞く際の相槌であったり、基本的な相手の話を聞くということであったり、これらもビジネスマナーとして捉えておくべきでしょう。

8.電話応対

新入社員が電話応対を担うことも多いでしょう。電話応対でも相手の印象を大きく変えるため、ビジネスマナーとして習得しておく必要があります。言葉遣いはもちろんのこと、声のトーン、保留にする際の断り方など、社会人1年目で習得しておく必要があります。

9.ビジネスメール

個人間ではメールでコミュニケーションを取る人は大幅に減りましたが、ビジネスの場ではまだまだメールでやり取りすることが主流となっています。そのため、ビジネスメールについても習得しておく必要があるでしょう。基本的なメールのフォーマットはもちろんのこと、言葉の言い回し、「To・Cc・Bcc」の使い方など、相手に不快な印象を与えないレベルでなく、良い印象を与える文章になるようにしましょう。


 

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■資料内容抜粋
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05オンラインで新入社員にビジネスマナー研修を行う

schooビジネスプランでは、約6000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランでビジネスマナー研修を行うメリットや、Schooの特徴についてを解説します。

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Schooのビジネスマナー研修の特徴

1.ビジネスマナーの基本を全て身につけられる

Schooでは、社会人として身につけておくべき基本的なビジネスマナーに関する授業が揃っています。身だしなみやあいさつなどの第一印象、電話応対や報連相などの社内マナー、訪問や名刺交換などの社外マナーのほか、プレゼンやクレーム時のマナーなど、新入社員研修に必要なビジネスマナーを網羅的にSchooでは学ぶことができます。

2.実践で活用できる力が身に付く

Schooの授業は、ケーススタディを通して学べるものも多くあります。例えば、適切な敬語についてケーススタディを通じて学んだり、名刺交換について実演を見ながら学んだりと、活用場面をイメージしたり実際の振る舞い方を見て学ぶことができるので吸収しやすい上に、実践で使える力を習得できます。

3.オンラインで効果的に学べる

Schooの研修動画は全てオンラインで受けることができます。1,600社以上のオンライン研修を支援させていただく中で得てきたノウハウから、効果的に学べる研修動画の作成や学び続けるための仕組みづくりを行ってきました。

4.テレワークにおけるビジネスマナーカリキュラムもご用意

最近ではリモートワークの企業も増え、オンライン上でのビジネスマナーも重要視され始めています。Schooでは5800本以上のアーカイブに加えて月に50本以上の新しい動画を公開しており、テレワークにおけるビジネスマナーなどこれからの時代に必要なスキルについても学ぶことができます。

5.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面の使い方1

まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

管理画面の使い方2

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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Schooのビジネスマナー研修パッケージ

  • 新社会人のためのビジネスマナーの基本を学ぶカリキュラムです。第一印象の磨き方(身だしなみ・挨拶・敬語)や、社内マナー(ホウレンソウ・名刺交換・電話応対など)について解説しています。
  • 内定者向けのビジネスマナー取得を目的とした研修パッケージです。第一印象の磨き方(身だしなみ・挨拶・敬語)や、社内マナー(ホウレンソウ・名刺交換・電話応対)など、社会人までに最低限身につけておきたいマナーについて解説しています。
  • 営業向けのビジネスマナーの習得を目的としたカリキュラムです。第一印象の磨き方(身だしなみ・挨拶・敬語)や社内マナー(報連相・名刺交換・電話応対)などについて解説しています。
  • テレワークの普及が進む中、必要性が増しているのがテレワークマナーについての研修です。この研修パッケージでは、テレワークならではのマナーやデジタルコミュニケーション力について学ぶことができます。
  • グローバルマナーについて学べる研修パッケージです。海外の人と関係を築く上でのビジネスマナーやコミュニケーション方法、メールの書き方などを学ぶことができます。

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06まとめ

  • 新入社員にビジネスマナーを教えるときは、最初に本質を理解させる
  • 本質を理解させた後にビジネスマナーの型を身につけさせる
  • ビジネスマナーの実践を繰り返して体得させることが大切
  • 教えるときの注意点は、学生扱いしないこと
  • 新入社員に意見を押し付けないこと
  • 指示だけで終わらず本人に考えさせること

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  • 登壇者:高木 一史 様
    サイボウズ人事本部 兼 チームワーク総研所属

    東京大学教育学部卒業後、2016年トヨタ自動車株式会社に新卒入社。人事部にて労務(国内給与)、全社コミュニケーション促進施策の企画・運用を経験後、2019年サイボウズ株式会社に入社。主に人事制度、研修の企画・運用を担当し、そこで得た知見をチームワーク総研で発信している。

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