新入社員研修に必須！研修日報を書くポイントや記入例を解説

01社内研修と社外研修それぞれのメリットとは？

社内研修と社外研修はいずれも社員研修の一種で、企業が従業員のスキルや知識を教育するために実施する研修です。社内研修は、社内の教育担当者が実施する研修のことをいいます。一方、社外研修は専門家や社員研修のプロなど外部の講師が担当する研修です。社内研修と社外研修には、それぞれどのようなメリットが存在するのでしょうか。

社内ではコミュニケーションを円滑にする

社内研修では、社内の担当者が講師を務めるため、従業員とのコミュニケーションを多く取ることができ、研修後の業務におけるコミュニケーションを円滑にする効果を期待できます。また、自社で浸透している仕事の進め方や考え方など、自社の社風に合った研修内容を設定することができることも、社内研修のメリットのひとつです

社外ではプロや専門家からリアルな知識を学ぶ

社外研修では、研修対象の分野の専門家や第一線の人物から教育を受けるため、専門的でリアルな知識を学ぶことができます。また、講師を担当する人物は、社外研修を多く経験しており指導に慣れているプロであるため、受講側の習熟度の向上を期待できるというメリットも存在します。

02研修の日報を書く必要性とは？

研修日報とは、社員研修の受講者が研修の内容や学んだことを記録する報告書であり、研修終了後、上司や教育担当に提出を課す企業は多いものです。研修日報の提出を義務づける背景には、研修日報を作成することによって期待できるメリットが存在します。大きくは次の5つが挙げられます。

それぞれ具体的に次で解説していきます。

研修の理解度を確認するため

社員研修は、業務におけるスキルを教育するために実施するものです。そのため、上司や教育担当は、従業員が研修を通してどの程度内容を理解できたかを把握する必要があります。研修日報において、受講者が学んだことや得た成果を記載することで、研修の理解度を確認することは、研修日報のメリットのひとつです。

わかりやすく報告するため

社員研修の受講後は、口頭やメールなど何らかの形で上司に研修内容を報告するものですが、研修日報を使用した場合、より一層わかりやすく報告できるようになります。研修日報では、研修の情報や学んだことを形式に当てはめて記載するため、口頭やメールと比較して読みやすく、内容も把握しやすくなると期待されます。

研修内容が適切であったかを振り返るため

研修日報を作成することによって、研修内容が業務に必要なものであったか、ボリュームや進行速度は適切であったかどうかなど、研修の評価を客観的に行うことが可能になります。研修日報での振り返りの結果、研修内容の改善点や受講の必要性を把握することができるため、次回以降の研修に反省点として反映させることができるのです

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「頭をシンプルにする振り返りの習慣」

新たな課題や学びを見つけるため

研修日報の作成を通して、受講者自身が研修の振り返りを行うことができ、研修で学んだことや得た成果、今後の課題を客観的に見つめ直せます。社員研修は実施すること自体が目的ではなく、研修を通して業務に活かすスキルを身につけ、生産性を向上させることが本来の狙いです。このため、研修日報の作成において受講者が内省を行えるということは、社員研修の効果を最大限に高めるという点で大変有効です。

上司と新入社員のコミュニケーションツールとするため

研修日報提出後、上司から研修の成果や日報内容についてフィードバックを行うことで、研修日報は従業員と上司のコミュニケーションツールとなります。特に、新入社員のうちは上司とどのようにコミュニケーションを取ればよいのかわからず、上司も自分の業務で手一杯のため新入社員の状況を把握しにくいことがあるものです。そのため、研修日報を通してコミュニケーションを図ることは、研修日報の目的のひとつです。

03研修日報を書くとき気を配るポイントは？

前述のとおり、研修日報には研修内容の振り返りにとどまらない、多くのメリットが存在します。研修日報の作成を効果的に行うためには、やみくもに研修内容を書き連ねるだけではなく、いくつかのポイントに気を配ることが必要です。ここでは、研修日報を書くときに、ぜひ気をつけたいポイントについて紹介します。

簡潔に分かるようにまとまっているか

研修日報は、研修を受けていない人でも内容が把握できるように、なるべく簡潔な文章で作成するようにしましょう。具体的には、5W1Hを意識して書く、箇条書きでひとつの文章は50文字程度にとどめる、などが挙げられます。これらのことを意識することで、研修日報は簡潔でわかりやすい文章になります。

正しい内容が書かれているか

これは研修日報に限られた話ではありませんが、文章を書く際には誤字脱字がないか、記載した数字に誤りはないかなど、内容が正しいかどうかを意識することが大切です。研修日報においても、文章を作成したあとには内容に誤りがないかを再度読んで確認するようにしましょう。

研修の目的に対する達成度が書かれているか

研修を受講する前には、上司から研修の動機づけが行われ、面談の下で研修の目的を設定するものです。したがって、研修日報には研修の目的に対して、どの程度達成できたのか、なぜ達成できたと思うのかなど、達成度を測るための内容を記載するようにしましょう。

数字を使って具体的に書かれているか

誰が読んでもわかりやすい文章を書くためには、数字を使って具体的に内容を表すことが有効です。研修日報を書くうえでも、研修に要した時間やスキルチェックテストの点数など、数字で示すことができる項目については、なるべく数字を用いるようにしましょう。

研修で学んだことの活かし方が書かれているか

研修日報を作成するうえで注意したい点のひとつに、内容が感想で終わることがないようにすることが挙げられます。「面白かった」「内容がよくわかった」だけではなく、研修を通してどのようなことを学び、どのような成果を得たのか、また今後の業務でどのように活用していくのかを日報に盛り込むようにしましょう。

研修中にメモを取っておくとスムーズ

研修日報をスムーズに作成するためにおすすめなのが、研修中にあらかじめ内容のメモを取っておくことです。箇条書きや走り書き程度で構わないので、日報の項目に沿って研修内容のメモを取ります。研修終了後は、事前に取っておいたメモを参考にすることで、よりわかりやすくスムーズに日報を作成できます。

04研修日報に書くべき項目とは？

研修日報は、企業によって形式やテンプレートがさまざまあるものですが、基本的な項目は共通しています。基本的な項目を盛り込みつつ、自社に合わせた研修日報のテンプレートを作成することがおすすめです。研修日報に記載すべき項目には、どのようなものがあるかをみていきましょう。

研修名・参加日時・研修場所

研修の名称、研修に参加した日時、研修が開催された場所の三点は、研修日報に必ず記載するようにしたいところです。これらの項目を盛り込むことで、どの研修を対象とした研修日報であるかが一目瞭然となり、客観的でわかりやすい日報になります。

研修実施会社・講師名（社外研修の場合）・参加者

研修を特定するための情報には日時や場所のほかに、研修を実施した会社や担当者名、講師名、研修の参加者のデータが挙げられます。社外研修の場合には、研修を主催した会社名や担当した外部の講師名を記載するようにし、社内研修の場合には、研修を担当した従業員の名前を記載するようにしましょう。

研修内容と目的

研修日報で最も大切な項目のひとつに、研修の内容と目的が挙げられます。研修内容を記載する際には、箇条書きで簡潔に事実のみを文章化するようにしましょう。また、目的については、あらかじめ上司との面談を通して設定した自らの目的や、講師が研修冒頭で話した研修の目的などを記載するのが望ましいです。

研修から何を学んだのか

社員研修の目的は従業員の教育であり、受講者は研修を通して何かしらのことを学ぶ必要があります。したがって、研修日報では、研修を通してどのようなことを学び、何を考えたのかを記載するようにしましょう。研修の前後で自分はどの程度成長できたのか、どのようなスキルを身につけたのかを意識することで、研修日報がスムーズに書けるようになります。

研修で学んだことをどのように役立てていくのか

社員研修で学んだことを今後の業務に活かしていくことが、社員研修の最大の目的であるといえます。研修日報を作成するうえでは、研修で学んだことだけではなく、業務のどのような場面で役立てていくのか、どのような方法でスキルを伸ばしていくのかなどを必ず記載するようにしましょう。

05研修日報の記入例を紹介

前項で解説したように研修日報に盛り込むべき項目は複数存在します。ここでは、実際の書き方を紹介するので、今後研修日報を導入する際のフォーマットとして参考にしていきましょう。

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06まとめ

研修日報は、受講者が研修内容を振り返り、研修で学んだことを今後に活かしていくために有効であり、社員研修の効果を最大限に高める重要な存在です。社員研修の実施担当者は、研修日報の提出を従業員に課し、本記事で紹介した日報作成時の注意点を共有することで、社員研修の実施効果を高めてみてはいかがでしょうか。

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• 登壇者：高木 一史 様

  サイボウズ人事本部 兼 チームワーク総研所属
  
  東京大学教育学部卒業後、2016年トヨタ自動車株式会社に新卒入社。人事部にて労務（国内給与）、全社コミュニケーション促進施策の企画・運用を経験後、2019年サイボウズ株式会社に入社。主に人事制度、研修の企画・運用を担当し、そこで得た知見をチームワーク総研で発信している。

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