電話対応研修の内容とは？主な方法や効果的な研修にするためのポイントを解説

01電話対応研修の方法とは

電話対応研修の方法にはどのようなものがあるでしょうか。集合研修だけが研修の方法ではありません。研修として用いられる方法をご紹介します。

社内の電話対応マニュアル

いざ、新入社員が電話の対応をしようと思っても、何もない状態だと不安になります。 基本的な電話の用語や言い回し、電話機本体の取り扱い方法などのマニュアルを作成しておきましょう。特に、スマホに慣れている世代は固定電話の取り扱いに不安を持っています。保留の方法、転送の仕方等のマニュアルがあると、新入社員が安心して取り組めるようになります。 また、新入社員のうちは、かかってきた電話の内容にどう対応したらよいか迷うことも多いでしょう。Aというパターンがかかってきたら、Bという対応をすると判断基準があれば、判断のばらつきを避けることができます。自分の電話対応が正しいか自分で振り返ることもできあます。 分からなければ、周囲や先輩にきくことになりますが、自分で調べるという過程でもマニュアルが役立ちます。

集合研修

集合研修とは、業務から離れて行う対面式の研修です。講義形式の研修や参加型のグループワーク研修があります。多くの企業が新入社員を集めて一定期間、集合研修を実施しています。基本的な電話対応の作成の仕方をビジネスマナー講習の中で教えましょう。自社で実施するのが難しい場合は、外部講師に依頼する方法もあります。

OJT

OJTとは、実際の業務を行う中で上司や先輩が指導役となり、必要な知識が技術を身に付ける教育方法です。研修プログラムの一環として、意図的・継続的・計画的に実際されます。職場や業務に必要な知識やノウハウを実践的に習得できます。社員のレベルの合わせた内容やスピードで教えられるというメリットもあります。実際の業務の中を覚えられるので身に付けやすいでしょう。最初にうちは、新入社員が電話対応をする際に先輩社員が横について、助言やフィードバックをするとよいでしょう。

オンライン研修

近年では、オンライン研修を導入する企業も増えてきています。オンライン研修とは、WEB会議システム等を用い、PCやスマホを通じて受講できる研修のことです。通信環境さえ整えば、全国どこでも受講できる、受講者ごとに応じたプログラムを選べるというメリットがあります。電話対応に関するオンライン研修も豊富なプログラムがありますので、OJTと組み合わせて受講させるのもよいでしょう。

02効果的な電話対応研修のポイントとは

ではより効果的な電話対応の研修を実施するには、どのようなポイントとはどのようなものでしょうか。

よい電話対応とは心構えが大事

敬語や電話特有の用語を身に付けただけでは、心のこもった電話対応にはなりません。良い電話対応をするには、心構えが必要です。 なぜ、よい電話対応が必要か新入社員に考えさせるのもよいでしょう。電話ではお互いの顔が見えない分、話し方や声色が大切な要素となります。電話をかけてくる相手にとっては、電話に出た人が新入社員でも関係ありません。会社を代表しているという意識を持ち、誰に対しても失礼がないよう心がけましょう。

基本スキルを身に付けさせる

研修の中では、敬語や電話特有の言い回し、固定電話の操作方法等の基本スキルを身に付けさせましょう。具体的な内容は、後の項目でご説明します。

研修スケジュールに留意　入社すぐと一定期間後に

研修の実施時期に迷われる企業も多いでしょう。電話対応研修は入社後すぐの研修と配属されてかた一定期間経過後に実施すると効果的です。入社後すぐの研修では、基本スキルを身に付けさせ、一定期間経過後には実際に電話対応をしてどうだったかの振り返りや、フォローアップを実施しましょう。

実践が重要

研修を受けただけでは、電話対応は上手にはなりません。なるべく多くの電話をとり、慣れるように新入社員に促しましょう。新入社員が配属される部署との研修内容を共有し、実践に役立ててもらうのもいいでしょう。

振り返りでワンランクアップ

研修の中や配属後の実際の電話対応では、振り返りをしましょう。 実際の自分の電話の声は聴いたことがない人も多いのではないでしょうか。研修中は、録音できる機械を使い、自分の声のトーン・スピード・話し方を確認させると、改善に役立ちます。また、配属後は電話時に先輩社員に横についてもらい、一緒に振り返りをすると効果的です。

03電話対応研修の具体的な内容とは

では、電話対応研修では、具体的にどのような内容を扱えばよいでしょうか。研修では、自社独自のものは社内で扱い、汎用的なものは外部に委託する方法もあります。

電話対応の特性

電話は、相手の顔や表情が見えません。声が全てです。電話対応の特性を理解し、伝わりやすい声の大きさやスピードを知りましょう。

社内の電話の取り扱い方法

新入社員は固定電話の取り扱いに慣れていません。まずは、電話機自体の取り扱いに慣れておきましょう。特に、保留や転送の使い方等は慌てないようにマスターしておく必要があります。

基本的な敬語

敬称や敬語を正しく使いこなせることも大切です。顔が見えない分、不適切な敬語は印象を悪くしてしまうことにもなりかねません。基本的な敬語を身に付けましょう。

電話特有の言い回し

電話には、特有の言い回しがあります。例として、「折り返しご連絡いたします」、「いただいたお電話で恐縮ですが」、「お電話が遠いようですが」等です。新入社員にとっては、言いなれない言葉かもしれませんがスムーズに言えるように練習しましょう。 また、相手に何かをお願いしたり、異論を唱える場面で、言葉の前に添える言葉「クッション言葉」も利用できるようにしましょう。

電話の前の準備

電話に出る前、かける前には準備が必要だということを理解させましょう。まずボリュームの調整など、電話機自体の確認が大事です。また、要件等をメモできるようにメモ用紙と筆記用具の準備も必要です。

04電話対応研修のロールプレイング例

電話対応研修では、ただテキストを読むだけ、講義を聞くだけではよい電話対応ができるようにはなりません。実践が必要です。ただし、いきなりお客様と話すのは危険。まずは、色々な場面を想定してロールプレイングを行いましょう。この項目では、どのようなロールプレイングを行えばよいか、例をご紹介します。

3コール以上遅く電話をとると

電話が鳴ったら、コール3回以内に出ないといけません。人は電話をかけたとき3コール以上待たされるとイライラします。そこで、3コール以内に電話をとってもらったときと、3コール以上鳴ってから電話をとってもらったときの心情を比較してみましょう。3コール以上鳴ってからとる場合には、「大変お待たせしました」という言葉が必要な理由が分かるでしょう。

「少々」とはどのくらいの時間か

人は待つときは長く感じるものです。電話の途中で待たされる場合、一般的には30秒が限界です。1分以上待たされると、忘れたのではないかと不安になります。この感覚を実感するために、電話のかけ手と受け手に別れ、「少々お待ちください」と言ってから、30秒・1分と放置してみましょう。待たせるときは、「少々お待ちください」だけでなく、「担当に代わります」など待たせる理由を添える、1分以上待たせる場合は、中間報告を入れる必要があることが分かります。

基本的な電話のかけ方、受け方、取り次ぎ方

新入社員の場合、まずは電話に出てから担当者に取り次ぐ機会が多いでしょう。スムーズに取次ができるように、かけて・受けて・取次先に分かれてロールプレイングをしてみましょう。 例としては、次のとおりです。 ①「お電話有難うございます。○○（会社名）、担当Aでございます。」と電話を取る。 ②相手の会社名、部署名、担当者名を確認する。「△△会社のB様ですね。いつもお世話になっております。」その際メモを忘れずに 取次を頼まれたら、 ③「かしこまりました。Cですね。少々お待ち頂けますでしょうか。」 ④取り次ぎ先の担当者に内線で連絡し、 「××課のAですが、△△会社のB様より お電話です。」と伝える。 ⑤不在の場合は、伝言を受けるか、折り返しを提案する事となるが、 まずは先方に尋ねる 「申し訳ございません。Cは只今席を外しております。折り返しお電話いたしましょうか。」先方の意向を電話取次ぎメモに記入し、担当者に渡す ⑥「確認させていただきます。11-1111-1111番△△会社のB様ですね」 　　「では、Cが戻りましたら、申し伝えます。」 色々なパターンを想定して何回も練習してみましょう。

外国語で電話がかかってきた場合

よく使う電話のフレーズを一覧化しておくと分かりやすいでしょう。ただ、出だしの文言を暗記していると早口になりがちです。相手は英語が話せると思い、早いスピードで話すかもしれません。もし、英語が堪能でない場合は、気持ちを落ち着けてゆっくり話す練習をしましょう。

05電話対応研修の振り返りのポイント

基本の応対スキルと知識を習得したら実践あるのみです。しかし、電話対応をしている最中は、新入社員は必死です。自分の電話対応がよかったかどうか、わからないことも多いでしょう。最初のうちは先輩社員や上司が近くで聞いておき、一緒に振り返るとよいでしょう。ここでは、どのような点に注意して振り返るとよいかご紹介します

発音・発声・滑舌・速さ

電話は声が全てです。自分の電話の声が聞き取りやすいかどうか確認しましょう。電話の声を録音してチェックするといいでしょう。チェックするポイントは、声の大きさ、速さ、滑舌です。特に滑舌は発音に大きな影響があります。滑舌を改善するのはなかなか難しいですが、姿勢・舌の動き・口の開け方・表情で変わってきます。鏡で見ながら練習してみるのもいいかもしれません。

基本的な流れはできているか

電話に出てから（かけてから）、切るまでスムーズな流れになっているか、戸惑ってしまったポイントは何かを明らかにしましょう。 戸惑ってしまったポイントが分かれば、原因を探ります。例えば、取次ぎに時間がかかってしまったのなら、電話の操作に不慣れなのが原因かもしれません。誰に取り次げばいいか分からかったのであれば、会社組織の理解が不十分という可能性が考えられます。

言い回しは適切か

言い回しは適切か、チェックシートを使って確認してみるといいでしょう。チェックすべき点は次のとおりです。 ・間違った敬語を使っていないか ・学生言葉になっていないか ・クッション言葉を使っているか ・「折り返しお電話致します」等電話特有の言い回しができているか

正確に伝言できているか

取次相手が不在の場合、かけてきた相手の社名、名前、電話番号、要件を正確にメモし、伝えられたからどうか確認しましょう。正確な伝言ができていないと、もう一度同じ内容を相手に話してもらわないといけないなど、非効率です。ポイントを押さえてメモを取れない場合は、所定の電話要伝言フォームを利用するのも方法の一つです

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法　など

06Schooビジネスプランのビジネスマナー研修

Schooビジネスプランでは約8,000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約8,000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.ビジネスマナーを学びたい/学ばせたい方におすすめのビジネスマナー研修パッケージ

ビジネスマナーを学びたい/学ばせたい方には、Schooのビジネスマナー研修パッケージがおすすめです。ビジネスマナー研修パッケージでは、ビジネスマナーの基礎からテレワークでのビジネスマナーまで、カリキュラムを組み合わせて網羅的に構成されており、社会人として必須であるビジネスマナーを体系的に学ぶことができます。

さらに、社員に研修動画を受講してもらった後に、意見の共有会やディスカッションを行うことで、学んだことをより効果的に定着させることができます。

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3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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07まとめ

この記事では、電話対応研修の方法、電話対応研修の具体的な内容、電話対応研修のロールプレイング例をご紹介しました。正しい電話対応を新入社員に早期に身に着けさせることによって会社のイメージアップにもつながります。ぜひ、新入社員研修の中に取り入れてください