公開日:2020/07/12
更新日:2022/07/14

ビジネスマナー研修の目的・内容とは?|必要な理由も解説!

ビジネスマナー研修の目的・内容とは?|必要な理由も解説! | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

ビジネスマナー研修は多くの人が受けるであろう基本の研修です。しかし基本の内容に限って、重要性や本質を理解できているとは限りません。新人はもちろん中堅の人も含め、今一度マナーに向き合ってみましょう。

 

01ビジネスマナーとは

マナーは社会で生きる上で、必ず身につけておくべきスキルのひとつといえます。マナーは公私ともに必須なものですが、特にビジネスシーンにおけるマナーは、その所作ひとつで自身はもちろん会社への評判につながるでしょう。

特に10代から70代・80代まで活躍するような現代のビジネスシーンでは、世代を超えて共通するひとつのコミュニケーションのひとつといっても過言ではありません。

幅広い世代から信頼を得て、全員が遺憾なくスキルを発揮して、充実した仕事をするために最低限必要な社会人の常識ともいえます。

 

02ビジネスマナー研修の目的

ビジネスマナー研修には以下の3つの目的があります。

  • 1:関係先との信頼の構築
  • 2:会社のイメージ向上
  • 3:取引先・顧客の満足度アップ

1.関係先との信頼の構築

ビジネスマナーを身に着ける大きな目的の一つに、「信頼の構築」があります。どんなに仕事ができて成果をあげられるようなビジネスパーソンでも、非常識な行動や言動などのような不適切な対応をしていると、関係先との良好な関係は構築できません。そのため、細かなことかもしれませんが話し方や言葉遣い、応対などに気を遣い、正しいビジネスマナーを身につけて関係先と良好な関係を構築できるようにしましょう。

2.会社のイメージ向上

会社の顔といえば社長や管理職の社員が挙げられますが、外部の方々からしてみれば新入社員でも管理職でも社長でも関係なく、どんな階層の社員でも会社の顔だと認識してしまいます。もし1人の社員のマナーが悪く相手方に悪い印象を与えてしまうと、会社全体の印象が悪くなってしまいます。そのため、階層に関係なく、新入社員でも管理職でもビジネスマナー研修を受けてしっかりとしたビジネスマナーを身に着けることが大切です。

3.取引先・顧客の満足度アップ

ビジネスマナーは信頼構築と、会社のイメージアップにつながると説明しましたが、取引先や顧客の満足度アップにも繋がります。ビジネスマナーは相手を気遣うためのマナーであり、相手を思いやるビジネスマナーがしっかりしていると取引先や顧客の満足度が向上します。さらに、取引先や顧客の満足度の向上は会社の業績のアップにもつながるのです。会社の業績アップのためにも、ビジネスマナーを社員にしっかりと定着させるようにしましょう。

 

03ビジネスマナー研修が必要な理由

ビジネスマナー研修の重要性
 

ビジネスマナー研修は、誰しもが受ける必要がある研修といっても良いでしょう。そもそもマナーとは、信頼を得るための土台や基礎といえます。土台がしっかりしていないと、どんなに素晴らしい技術を重ねたとしても、信頼はグラついてしまうでしょう。基礎がしっかりしていないと、せっかく積み重ねた技術を評価してもらえない可能性があるのです。そのためマナーを身につけているからといって、業績が上がる可能性は期待できませんが、マナーが身についていないことで業績が下がる可能性は十分に高いです。

 

04ビジネスマナーの種類

ビジネスマナーは、社内での挨拶はもちろん、社外での挨拶や商談、電話対応、社内での来客対応など多岐にわたります。それぞれ理想とされるマナー・作法はありますが、ただそれらを覚えるだけではなく、なぜその型になったのかを理解すると良いでしょう。さまざまなビジネスマナーの中から、いくつかを例に挙げて紹介していきます。

ここでは以下の4つのビジネスマナーについて紹介します。

  • 1:第一印象を左右する身だしなみ
  • 2:人となりを印象づける挨拶
  • 3:無意識に出てしまう表情・姿勢
  • 4:報連相(報告・連絡・相談)

1.第一印象を左右する身だしなみ

身だしなみのビジネスマナー

人は見ためではないという言葉をよく耳にしますが、身だしなみから受ける印象は、評価の大きな割合を占めています。決して顔が整っているとか、スタイルが良いとかいうことではありません。またオシャレであるとか、高級なスーツは、却って逆効果になる場合があります。具体的には、以下のようなポイントに気をつけるべきでしょう。

  • ・寝癖がなく清潔な印象を与える髪型
  • ・短く整えられていて汚れがない手爪
  • ・シワがなくしっかりと手入れされているスーツ・シャツ
  • ・曲がっておらずTPOに合わせたネクタイ
  • ・磨かれていて汚れていない靴

いずれも高級なものであったり、日常生活を圧迫するようなものであったりする必要はありません。同じ靴やスーツを毎日身に着けたりせず、脱衣後に10分程度の手入れをすれば問題のないことです。

身だしなみひとつでコミュニケーションは円滑になりえる

相手に不快感を与えてしまうような身だしなみでは、信頼を勝ち得ることが難しくなるでしょう。また身だしなみは、与える第一印象が適切なものである必要があります。適切な印象とは、年代によって異なるでしょう。たとえば20代の人であれば爽やかで誠実そうな印象だったり、40代・50代以上の中堅・ベテランとなれば落ち着いていて信頼できそうな印象を求められることが多いです。ある意味で身だしなみは、円滑なビジネスにつなげるコミュニケーションの入り口といえます。

2.人となりを印象づける挨拶

挨拶のビジネスマナー

挨拶はまさに、コミュニケーションの第一歩ともいえる重要な事柄といえます。見た目の印象が良かったとしても、挨拶の仕方を間違えると「見た目だけ」と思われる可能性もあるでしょう。また相手の挨拶を待っていては、挨拶が交わされない可能性があります。挨拶は基本的に、自分からするようにしましょう。初対面の相手への挨拶は、見た目の次に第一印象につながるため、特に意識する必要があります。

挨拶ひとつで前後のマナーすべてが台無しになり得る

たとえ身だしなみがしっかりと整っていても、挨拶ひとつを怠るだけで「コミュニケーションのとれない人」と判断される可能性があるためです。また挨拶がマナーの基本であることは広く知られているため、どれだけ技術やスキルがあったとしても、「そうは言っても挨拶ができない人だしな…」という印象は根深く持たれるでしょう。

3.無意識に出てしまう表情・姿勢

ビジネスマナーの例

挨拶や身だしなみはマナーにおいての定番ですが、表情や姿勢も重要なマナーのひとつといえます。基本的に表情や笑顔で、姿勢は自分の求められている態度にふさわしいものを意識しましょう。笑顔はビジネスの場において、好印象を与えるだけではなく、相手も心を開きやすくなります。自然な笑顔ではないとしても、まずは形からでも笑顔を心がけましょう。引きつった笑顔であったとしても、仏頂面になっているより良いことは間違いありません。また姿勢について、以下のような点に注意してください。

気をつけるべき姿勢 相手に抱かせる印象
腕組・足組み 拒絶している・偉そう
書類を投げて渡す 尊重されていない・不誠実
頬杖をつく やる気がない・気が散っている
返事をしない 尊重されていない・話を聞いていない
ダラダラと歩く やる気がない・不健康
 

いずれも無意識に出てしまう人や、癖になってしまっている場合は改善を心がける必要があります。

4.報連相(報告・連絡・相談)

報連相のビジネスマナー

報告・連絡・相談からなる報連相は、社会人にとって基本であり、特に業務経験が浅い場合には必須といえる重要事項でしょう。報連相についてもマナーが存在しており、それぞれ意識すべきでしょう。

報告は迅速に漏れなく

報告をする際には、迅速に漏れなく報告することが重要です。特にトラブルや失敗の報告は遅れれば遅れるほど、事態が悪くなる恐れがあります。報告の内容は簡潔に結論から行い、その後に補足をしていく形式が良いでしょう。もちろん悪い報告だけではなく、良い報告も積極的かつ漏れなく行うべきです。良い報告は本人の評価につながるだけではなく、周囲の士気向上も期待できます。

連絡はこまめに明確に

連絡も報告と同様に速やかに行うべきですが、こまめに明確に行うことが理想です。報告ほど重要な内容ではないと思っていても、業務経験が浅かったり、見落としがあったりする場合があります。そもそも細やかに連絡することで、進捗をしっかりと管理することができるため、マネージャー・上司にとっても好印象となり得るでしょう。

相談は要点をまとめて簡潔に

相談をしたい場合は、要点をまとめて簡潔に行うべきです。ヘルプを求めたり要望をするとなると、どうしても相手に気を遣い、内容がよくわからなくなってしまう可能性があります。報告と同様に、「何をしてほしいのか」、「それは何故なのか」といった結論・要点を明確にしておくと良いでしょう。そうすることで相談を受ける側も必要に応じて経緯を深堀りしたり、話し合いを行うことができます。

 

05ビジネスマナー研修の具体的な内容

実際のビジネスマナー研修では、社会人としての基礎である挨拶や第一印象を学んでいきますが、新入社員に限らず管理職などを対象にした研修もあります。 また航空業界や小売業界など、とりわけマナーが重要とされる業界においても、新入社員に限らずさまざまな機会にあわせて全社的な研修が行なわれています。

一般的にビジネスマナー研修でどのようなことを学んでいくのか、トピックごとに見ていきましょう。

ここでは、以下の10トピックに分けて研修の内容をご紹介します。

  • 1:身だしなみ
  • 2:挨拶
  • 3:お辞儀
  • 4:言葉遣い
  • 5:話し方
  • 6:姿勢
  • 7:電話応対
  • 8:ビジネスメール・文書
  • 9:名刺交換
  • 10:責任感

1.身だしなみ

挨拶などの前に、まず目につきやすいのが身だしなみです。業界や会社によって身だしなみの正解は異なりますが、常に相手目線を意識した身だしなみが必要になるのは確かです。
研修では、ビジネスにおける身だしなみの意味、髪型、服装、靴、爪、アクセサリーなどを確認します。清潔感や不快感を与えないといったポイントから、TPOに合わせた身だしなみについて総合的に学びます。

2.挨拶

明るく元気な挨拶は、見ていて気持ち良いものです。挨拶で始まり挨拶で終わるといわれるように、出社から退社までさまざまな挨拶が繰り返されます。良好な人間関係を築きたいという意思表示の表れでもありますから、ビジネスにおいて基本中の基本ともいえるマナーです。研修では、基本的な挨拶の仕方に加え、表情の作り方や姿勢からTPOに合わせた挨拶の使い分け、臨機応変な対応まで、好印象につながる挨拶について学びます。

3.お辞儀

最初に出会った時、まず挨拶とともにお辞儀で敬意を表します。頭だけが少し動くというお辞儀では、心がともなわないことが見抜かれてしまうでしょう。お辞儀したにもかかわらず、かえって不快感を与えてしまうこともあります。お辞儀は、心の表れとして重要視されることも多くあります。研修では、基本的な会釈、敬礼、最敬礼のお辞儀の仕方や状況ごとにどのように振る舞うべきかなどを共有します。

4.言葉遣い

身だしなみや正しいお辞儀ができても、話してみると言葉遣いが社会人にふさわしくないとあっては、残念なことです。ビジネスでは敬語を使い、丁寧な言葉遣いによって、相手への配慮や気づかいを示すことが大切です。また、いわゆる若者言葉やマニュアル言葉といわれる敬語の誤用について、正しく覚え直す必要もあるでしょう。研修では、社会人としての言葉遣い、尊敬語、謙譲語、丁寧語の使い分けや間違えやすい使用例、ビジネス用語など、ビジネスの場で好感をもたれる言葉遣いを学びます。

5.話し方

ビジネスでは初対面の人と会話することや、人前で話すことは避けては通れません。早口や不明瞭な発音、声が小さいもしくは大きすぎるといった話し方は聞きづらく、内容も伝わりにくくなります。実際のところ、話した内容よりも「どのような話し方をしたか」が、印象の良し悪しを決定してしまうことも多いのです。研修では、実際に声を出して、声のトーンや話すスピードの変化を体験します。論点のまとめ方や相手の集中力を途切れさせない話術、内容に合わせた表情なども学びます。会議の発言、報告、プレゼンテーションに活かされる実践的な内容です。

6.姿勢

歩き方や座っている時の姿勢は、案外見られているものです。姿勢のクセは、自分では気づきにくく指摘されてもよく分からないことも多いようです。研修では、立つ・歩く・座るといった基本姿勢から、普段の姿勢をチェックし修正していきます。視線の向け方や手の動きなど、細部まで正しい姿勢を体で覚えていく内容です。さらに、男女別や状況別といった即実践できる姿勢についても学びます。

7.電話応対

スマートフォンを使ったネット交流サービス(SNS)が普及し、電話を利用する機会が減っています。それゆえに特に新入社員、若手社員の中には電話応対を苦手に感じている人も多いのが現実です。しかし、電話のかけ方や受け方に関する応対マナーは、事務職だけでなくあらゆる職種の人が身につけるべきビジネスマナーの1つです。研修では、応対の基本として電話の受け方やかけ方、電話の流れ、よく使われる用語、メモの取り方、電話の切り方のポイントについて学びます。さまざまな場面でのロールプレイングを行い、自然な電話応対ができることを目指します。

8.ビジネスメール・文書

ビジネスメールや文書の作成は、ビジネス用語を使った文章に書き慣れていなかったり、文書作成のポイントが分からないなど、時間がかかります。誤字・脱字、必要事項の記載漏れ、論理的でないといった課題もあるでしょう。研修では、ビジネスメール・文書の種類と特徴、簡潔かつ論理的な文書作成のノウハウ、社内文書と社外文書の基本的な文書構成の違いを学び、実際に作成します。

9.名刺交換

社会人になる前に、名刺交換の経験がある人はそう多くはないでしょう。初めて名刺を持たされる人も多いようです。そのため、どのようなタイミングで出すのか、そもそも何のために名刺交換をするのかも分からないこともあります。若手社員や中堅社員であっても、スムーズに名刺交換ができると自信をもって言い切れる人は少ないかもしれません。研修では、名刺交換のタイミング、名刺の出し入れ、複数の人との交換の仕方など、ロールプレイングでトレーニングしていきます。

10.責任感

責任感はどの階層の社員にとっても、仕事をするうえで最低限必要であり、なおかつ最も重要なマナーの1つです。社会人は自分の仕事、行動、組織、社会に対して責任をもつことが求められます。また、部下に責任感をもたせるには、上司もまた部下への責任をもつことになります。責任感をもって仕事に取り組むことで、お客様や取引先、社内の人々の信頼を得ることができるでしょう。研修では、ビジネスの基本言語という観点から、さまざまな業界や業種、職種における普遍的な基礎として学びます。


 

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは?
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など


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06ビジネスマナー研修の注意点

ビジネスマナー研修で陥りがちな失敗例から、注意点を見ていきましょう。

目的や必要な背景が伝わっていない

ビジネスマナー研修の失敗例として、ビジネスマナー研修を実施している目的や必要な背景が伝わっていないということがあります。マナーを守る・習得するのは社会人にとって当たり前という前提から、目的や背景の説明を疎かにしてしまうと、研修で学んだことをすぐに忘れてしまうでしょう。そのため、ビジネスマナーが出来ている人と出来ていない人を見比べたり、なぜ必要かを受講者同士でディスカッションして考えてみたりするような時間を作り、腹落ちした状態でビジネスマナー研修に臨めるようにしましょう。

反復練習が足りない

目的や背景を理解していても、実際の研修が座学だけでは身体に染み込みません。特にビジネスマナー研修はお辞儀の仕方であったり、名刺の渡し方であったり、実際に自分でやってみることで習得できるものが多いので、反復練習の時間を長く確保するようにしましょう。先輩社員にも協力してもらい、名刺交換の相手になってもらうなど緊張感を高めるような施策も有効です。

 

07オンラインで行うビジネスマナー研修

schooビジネスプランでは、約6000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランでビジネスマナー研修を行うメリットや、Schooの特徴についてを解説します。

Schooのビジネスマナー研修の特徴

1.ビジネスマナーの基本を全て身につけられる

Schooでは、社会人として身につけておくべき基本的なビジネスマナーに関する授業が揃っています。身だしなみやあいさつなどの第一印象、電話応対や報連相などの社内マナー、訪問や名刺交換などの社外マナーのほか、プレゼンやクレーム時のマナーなど、新入社員研修に必要なビジネスマナーを網羅的にSchooでは学ぶことができます。

2.実践で活用できる力が身に付く

Schooの授業は、ケーススタディを通して学べるものも多くあります。例えば、適切な敬語についてケーススタディを通じて学んだり、名刺交換について実演を見ながら学んだりと、活用場面をイメージしたり実際の振る舞い方を見て学ぶことができるので吸収しやすい上に、実践で使える力を習得できます。

3.オンラインで効果的に学べる

Schooの研修動画は全てオンラインで受けることができます。1,600社以上のオンライン研修を支援させていただく中で得てきたノウハウから、効果的に学べる研修動画の作成や学び続けるための仕組みづくりを行ってきました。

4.テレワークにおけるビジネスマナーカリキュラムもご用意

最近ではリモートワークの企業も増え、オンライン上でのビジネスマナーも重要視され始めています。Schooでは5800本以上のアーカイブに加えて月に50本以上の新しい動画を公開しており、テレワークにおけるビジネスマナーなどこれからの時代に必要なスキルについても学ぶことができます。

5.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面の使い方1

まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

管理画面の使い方2

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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Schooのビジネスマナー研修パッケージ

  • 新社会人のためのビジネスマナーの基本を学ぶカリキュラムです。第一印象の磨き方(身だしなみ・挨拶・敬語)や、社内マナー(ホウレンソウ・名刺交換・電話応対など)について解説しています。
  • 内定者向けのビジネスマナー取得を目的とした研修パッケージです。第一印象の磨き方(身だしなみ・挨拶・敬語)や、社内マナー(ホウレンソウ・名刺交換・電話応対)など、社会人までに最低限身につけておきたいマナーについて解説しています。
  • 営業向けのビジネスマナーの習得を目的としたカリキュラムです。第一印象の磨き方(身だしなみ・挨拶・敬語)や社内マナー(報連相・名刺交換・電話応対)などについて解説しています。
  • テレワークの普及が進む中、必要性が増しているのがテレワークマナーについての研修です。この研修パッケージでは、テレワークならではのマナーやデジタルコミュニケーション力について学ぶことができます。
  • グローバルマナーについて学べる研修パッケージです。海外の人と関係を築く上でのビジネスマナーやコミュニケーション方法、メールの書き方などを学ぶことができます。

ビジネスマナー研修パッケージを見る

新社会人のためのビジネスマナー研修パッケージを詳しく紹介

研修時間目安: 10時間(60分×10コマ)

全10時間で、ビジネスマナーや報連相を学ぶことができます。ビジネスメールや名刺交換などのビジネスマナーだけでなく、報連相の重要性や適切なタイミングも同時に学ぶことで、社会人としての基礎スキルを習得できる研修パッケージとなっています。

授業名 仕事がデキると思われるビジネスマナーの基本
時間 5時間(60分×5コマ)
学べること ・好印象を与える身だしなみ、あいさつ
・敬語の仕組み
・電話対応の方法
・報連相のポイント
・来客応対の方法
・円滑に進める会議術
・訪問時の対応方法、名刺交換
・プレゼンの基本
・クレーム時の対応方法
・接待のポイント
授業名 もっと伝わるコミュニケーション術
時間 3時間(60分×3コマ)
学べること ・伝わるメールの書き方
・コミュニケーションのポイント
・質問力の重要性、磨き方
・伝わるプレゼンの方法
授業名 デキる若手の報連相
時間 2時間(60分×2コマ)
学べること ・報連相の目的、重要性
・報連相のポイント
・報連相に必要なベーススキルとは
・ロジカルシンキングの基本
・MECEの重要性、実践ワーク
 

08まとめ

公私ともに気をつけるべきマナーですが、特にビジネスシーンにおいては重要な役割を持ちます。ビジネスマナーのひとつを疎かにすることで、本来期待できる評価とは異なる評価を受ける可能性があるのです。特に現代は幅広い世代がビジネスの場にいるため、身だしなみや挨拶、表情や姿勢のひとつひとつが評価の基盤になり得ます。特に1〜6秒間で与える第一印象は、その後もしばらくは尾を引くものです。ビジネスマナーの研修を受けて、信頼の土台であるマナーを身に着け、デキるビジネスパーソンを目指しましょう。

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