オンラインマナーとは｜オンラインミーティングのマナーについて解説

01オンラインマナーとは？

多くの企業が新型コロナウイルスの感染拡大防止対策として、出張の制限やリモートワークの推奨により、対面で人と会う機会をできるだけ減らそうと取り組んでいます。こうしたなか、オンライン会議システムを利用したコミュニケーションの機会が増え、対面のコミュニケーションとは異なる、オンライン独自のマナーが必要になっています。

急速に普及したオンラインミーティング

新型コロナウイルスの感染防止対策をきっかけに、急速にオンラインミーティングは普及しました。しかし感染拡大対策だけでなく、人と会うために場所を移動する時間やコスト削減できるといった、利便性を多くの人が実感したことも、急速な普及の要因であるといえます。こうしたことから、感染拡大が収束した後においても、ビジネスにおけるコミュニケーション手段として、オンラインミーティングは定着するのではないかと考えられています。

オンラインにおけるマナーは新しい常識

オンライン環境下における画面越しのコミュニケーションにおいては、対面でのコミュニケーションと違い、さまざまな気遣いが必要となります。それは昨今、新しい常識・マナーとして定着しつつあります。以下、映像や音声における注意点や、気をつけておくと良い点を紹介していきます。

02オンラインマナーの具体例　映像編

オンラインミーティングでは、パソコンやテレビの画面上に参加者が一堂に会する形になります。画面に映る自分の姿が、ほかの参加者に違和感を与えないように注意する必要があります。

原則カメラはON

リモートワークにおいて、自宅の雰囲気を画面に写したくないということもあるかもしれません。しかし、コミュニケーションにおいては、視覚から得る情報が大きな要素を占めます。話し手の立場からすると、顔が見えるだけで相手の反応が分かり安心できるので、よほどの事情がない限りカメラはオンにしておくのが好ましいでしょう。

名前を表示する

オンライン会議システムには参加者の名前を表示する機能があります。自分の名前は正しく表示し参加者全員に分かるようにしておきます。初対面どうしの商談や打ち合わせの場合は、特に配慮が必要な点です。背景に自分の名刺やプロフィールをバーチャルで表示できる機能を使用するのもおすすめです。

背景に注意する

特に自宅からのミーティング参加の場合は、映り込む背景に注意する必要があります。ほかの参加者が気になるようなものが映り込んでいると、それに気を取られ、話の内容が頭に入りにくくなります。同じ理由で、バーチャルの背景を使う場合も奇をてらったものや、情報量の多いものは避けたほうが無難です。

照明に気を使う

意外に多いのが光の加減で参加者の表情が見えにくくなる現象です。天井の照明や窓からの日差しで逆光になると、画面に映る顔がシルエットになり顔の表情が分かりづらくなります。また部屋が暗いと顔の映りも暗い感じになり、印象が良くありません。可能であれば電気スタンドや簡易的な照明を使い、自分の顔を照らすと印象が良くなります。

目線に注意する

慣れるまで時間を要するのが、この目線の位置です。つい画面に映る参加者の目を見て話してしまいますが、そうなると相手からはどこを見て話しているのか分からないような映り方になります。カメラの位置によっては見下しているように感じることもあり、注意が必要です。話すときはカメラを見るように習慣づけると良いでしょう。また他の参加者が話しているときも下を向かず、自分の顔がまっすぐ映るように気をつけます。

03オンラインマナーの具体例　音声編

オンラインミーティングでは、音声の伝わり方がコミュニケーションの質を高めるための重要な要素となります。マイクやスピーカーの特性を理解し、必要があれば調整してノイズやハウリングを起こさないようにしましょう。

ミュートを正しく使う

ミュート機能を適切に使うとミーティング全体を通して話が聞き取りやすくなります。意外と気になるのが、ほかの参加者の部屋で生じる環境音をマイクが拾ってしまうことです。発言者以外はミュートにするルールを設けると聞き取りやすく、スムーズにミーティングが進みます。また休憩時間の雑談や電話対応の際は必ずミュートにしておきます

ゆっくりと丁寧に話す

オンラインミーティングでは、できるだけゆっくりと丁寧に、声を張って話すと伝わりやすくなります。特に語尾を曖昧に発音すると極端に伝わりにくくなります。最後の一言まで丁寧にはっきりと話すように心がけたほうが良いでしょう。

イヤホンを使用する

周りに人がいる環境でミーティングに参加する場合は、イヤホンを使用するのがマナーです。会議の内容が周囲の人に漏れ聞こえることを防げます。またイヤホンをしているとほかの参加者の話も聞き取りやすくなるので、気に入ったものを購入しておくとストレスなくオンラインミーティングに参加できます。

雑音に注意する

オンラインミーティングはオフィスであれば会議室といった個室、自宅であればほかの家族がいない部屋で参加するのが望ましいといえます。ミュート機能やイヤホンを使用しても意外と部屋で発生する環境音をマイクが拾ってしまいます。発言者の音声が聞き取りにくくなり、ほかの参加者にストレスを与えないようできるだけ配慮しましょう。

間に注意する

発言する際は、話をする間に注意すると伝わりやすくなります。回線状況によってはテレビの衛星中継のように、音声にタイムラグが生じ発言が重なることがあります。画面越しの相手の様子に注意しながら適度に間を取ることで、伝わりやすく違和感のない会話が可能となります。

04オンラインマナーの具体例　その他

映像と音声以外にも気をつける点がいくつかあります。トラブルで進行を遅らせないために、通信状況やパソコンのカメラやマイクのチェックは事前に済ませておきます。そのほかにも、少しの気遣いで相手に良い印象を与える点があるので解説していきます。

挨拶と返事

対面のミーティングと同様、始まりと終わりに挨拶をすることは、オンラインでも変わりはありません。進行役がリードして挨拶を促すとメリハリがつき、場がしまる効果が期待できます。また、発言者は画面越しに聞き手の反応を見ながら話をします。オンラインではその反応が伝わりにくいため、返事や相槌は意識して少しオーバーなくらいにしたほうが良いとされます。そうすることで、話し手は自分の発言が伝わっていることを確認できるので安心できます。

服装・身だしなみ

特に自宅からオンラインミーティングに参加する場合は、服装や身だしなみがラフになり過ぎないように注意しましょう。あまりにリラックスしている様子は緊張感に欠け、ほかの参加者に違和感を与えてしまいます。清潔感やTPOをわきまえた服装で参加しましょう。また、洋服の柄によっては画面に「ちらつき」が出てしまう場合があるので注意しましょう。

時間厳守

時間厳守は対面、オンラインに関わらずもっとも基本的なビジネスマナーといえます。オンラインミーティングにおいては、入室のタイミングに気をつける必要があります。あまりに早く入室すると、主催者はほかの準備ができなくなることもあります。また開始時間の間際に大人数で一斉に入室すると、入室許可の対応に追われることもあります。5分前ぐらいのタイミングが、回線トラブルがあっても対応する時間を確保できるので良いとされています。

前日に案内を送る

ミーティングの直前に案内を送ることは避けるべきでしょう。参加者は事前に案内をもらっておくと安心しますし、前日に招待メールを送ることでリマインダーの機能を果たせます。また必要な資料がある場合はそのタイミングで同時に送っておき、事前に目を通してもらうようにすると当日のミーティングがスムーズに進行できます。

プライバシーに配慮する

自宅からの参加者がいる場合はプライバシーに配慮することも大切です。背景に映り込んだものに対してコメントしたり、話題にすることは避けたほうが無難です。画面越しにプライベートな空間について言及されると、覗かれたような感覚になる人もいるので注意が必要です。

05オンラインマナーは新たなビジネスマナー

オンラインミーティングは急速に普及したために、正解とされるマナーは確立していないのが現状です。しかし、相手を不愉快にさせないことや、思いやりをもって接することは対面のコミュニケーションと同様、変わることはありません。オンラインミーティングにおけるマナーは今後、新たなビジネスマナーとして定着していくのではないでしょうか。

ガイドラインを定める

オンライン会議システムはその利便性から今後も積極的な活用が見込まれます。企業としては、情報漏洩の防止やセキュリティの面からガイドラインを整備する必要があります。同時にオンラインミーティングのマナーについても検討すると良いでしょう。従業員が統一感があるマナーを身につけていると、取引先や顧客からの印象が良くなり、企業イメージの向上につながります。

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06まとめ

オンラインミーティングは急速に普及したため、人により使い慣れている人とそうでない人が混在している現状があります。使い慣れている人にとってはマナーとして認識していても、不慣れな人は良く分からすにマナーに反してしまうことがあるかもしれません。適切なタイミングでオンライン会議システムの使用方法や、マナーについての研修実施を検討してみてはいかがでしょうか。