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始末書とは?適切な提出方法や人事評価の反映方法について解説する

公開日:2021/05/28
更新日:2021/06/02
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始末書とは?適切な提出方法や人事評価の反映方法について解説する | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

ビジネスシーンにおいてメンバーに始末書を提出させる場面があります。提出しないことが何よりですが、もしも始末書を出す場合にはどのような項目を記載し、始末書を出す意味をどう伝えればいいのでしょうか。本記事では、始末書の位置付けから記載項目、人事評価に反映させるためのポイントを紹介していきます。

 

始末書の位置付けとは

始末書を作成はどんな時に作成をする書類なのでしょうか。始末書の位置付けから、類似する顛末書との違いについて解説していきます。誰もが作成したくない始末書がビジネスシーンにおいてどのような役割を果たしているかを理解しておきましょう。

始末書とは反省を促すために提出するもの

始末書は、企業内でトラブルやミスを起こした際に提出し作成者の反省を表す書類です。書いて出しておけば許されると考える方も多いのですが、始末書を作成することは「懲戒処分」の1つに該当し提出するだけではなく、作成者の反省や謝罪の気持ちを表す重みにある文書であることを理解しておく必要があります。多くの企業で、始末書の扱いは就業規則に明文化され、繰り返し始末書を出すことにより処罰が重くなるケースもあるため、安易にだしておけばいいという思いこみは間違っている点を理解しておきましょう。

始末書はどんな時に提出させるものか

始末書を提出基準は各企業により異なりますが、一般的な事例をご紹介します。

  • ・会社の金銭や会社からの貸与品や備品の紛失や破損、在庫や納品データの不一致
  • ・顧客や取引先の物品の紛失や破損、配送の手違いや遅延などによるトラブル
  • ・就業規則違反、一般常識から逸脱した行動、法律法規の違反
  • ・無許可で社名を使用する行為、製品やサービスの不備、周辺住民への迷惑行為

このように始末書を書く対象となる業務や事象は数多くあり、社内ルール違反や外部への迷惑行為は始末書作成対象となることを理解しておきましょう。

始末書と顛末書の違いを理解しておく

始末書と混同しやすい「顛末書」について解説していきます。顛末書は「事象がおきた経緯経過を説明する」ために作成する文書です。トラブルなどが生じた際に状況の経緯を説明し再発を防ぐための対策を記載します。顛末書の場合には、作成者の反省よりも再発防止策の立案や適用が重視され、事の経過を報告する際に利用するものとなります。

 

始末書を提出させるための方法

始末書を提出させることは社内における懲戒処分の1つとなります。懲戒処分は通常、軽いものから「戒告、譴責、減給、出勤停止、降格、論旨解雇、懲戒解雇」の7段階に分けられており始末書は2段階目の「譴責」から提出させることがほとんどです。企業において懲戒処分の1つとして始末書を出させるために、あらかじめ対応しておくべき内容について解説していきます。

始末書の記載項目や提出方法を決めておくこと

始末書の記載項目や提出方法については、あらかじめ取り決めを行い周知しておく必要があります。就業規則上には、細かな記載項目などを定義することはできません。社内統一のフォーマットを作成する、記載についての注意事項などをあらかじめ明文化し社内へ周知を行っておきましょう。

始末書提出に関する運用方法を周知しておくこと

始末書提出に関する運用方法についても取り決めを行い周知しておく必要があります。始末書を作成後には、直接の上司に提出する、ワークフローで提出するなど最終的には誰が確認し承認をするかまでのプロセスが必要です。また、提出期限についても明確に決め期間内に提出が無い場合の対応についてもルール化しておきましょう。

分かりやすく簡潔に書くこと

始末書の内容は、分かり易く簡潔に書きます。始末書には、経緯を報告する側面を持っているため、読み手側に状況や経緯が分かるようにする必要があります。文章を簡潔にし要点を絞って記載することで、状況の整理が行われ抜本的な課題を整理することも可能になります。文章を書く事が目的ではなく、状況の報告を行う意味でも簡潔に分かり易く記載することを意識しましょう。

提出するタイミングについて

始末書の提出期限については、自社のルールにより決まります。一般的には、主に事象のあった当日または翌日を定めています。始末書に記載する事象の経緯や状況を鮮明に覚えている間に記載することで、より詳しい状況を記載することが可能になります。賞罰委員会などの決定により、事象が起きた数日後に提出を求められた場合には、提出を求められた翌日には提出するようにしましょう。

例文|遅刻をした場合の始末書

遅刻をした場合の始末書の文例をご紹介しましょう。

“私は、令和◯年◯月◯日から◯月◯日の◯日間のうち、◯日にわたって正当な理由なく無断で遅刻をしました。この期間、業務をはじめ関係先に多大な迷惑をおかけしたことを、深く反省しております。遅刻の原因は私の自己管理意識の低さであり、社会人として恥ずべき行為と理解しております。今後は同じことを起こさないよう自己管理に努め、十分注意して日々の業務に一層専心いたします。信頼回復に向けて精進いたしますので、なにとぞ寛大な処置をお願い申し上げます。”

例文|交通事故をした場合の始末書

交通事故をした場合の始末書の文例をご紹介します。

“令和◯年◯月◯日の◯時◯分頃、県道◯◯線の◯◯交差点付近にて◯◯(事故原因)による追突事故を起こしました。私の不注意で交通事故を起こしてしまい、会社をはじめ関係各所に多大なるご迷惑をおかけしたことを深く反省し、お詫び申し上げます。取引先より帰社する途中で、使い慣れていた道であることから注意力が低下していたことが原因です。今後は安全運転をより一層心がけ、事故を二度と起こさないようここに誓約いたします。“

 

始末書による人事評価への反映について

始末書提出による人事評価への反映はどうすればいいのでしょうか。懲戒処分の1つである始末書の提出を人事評価では反映しなければ不公平な評価となってしまいます。実際に人事評価に反映する注意点を解説していきましょう。

評価制度への反映時の注意

始末書を出したことは事実ですが、この始末書提出をもって評価期間の活動に評価を下げることは避けましょう。人事評価制度に反映する際には、評価期間中の評価を行い始末書に該当する事案に関係する評価項目にマイナスを加えていく方法を取ります。できていることは評価することが大事です。

提出回数やレベルによる評価ポイントの反映

始末書の提出回収は賞罰のレベルに応じて評価ポイントに反映することも大事です。同じ内容の始末書を繰り返し出した場合と、1回のみ出した場合での評価が同じでは不公平になります。また、7つの賞罰のどの賞罰で提出したかに応じても評価ポイントを変える必要があります。この基準については、評価ルールの中であらかじめ設定し誰もが同一の評価ができる仕組みを作っておくことが必要です。

評価内容についての説明は必ず行うべき

評価査定の後に、メンバーに対して評価内容を必ずフィードバックします。この際、始末書を提出したことで、どの部分がマイナスされているのか。始末書の提出がなければどんな評価になっていたかを説明します。メンバーは、自分が本来評価される結果と始末書提出によりマイナスされた部分を理解し、次の評価では正当な評価を得れるようにモチベーションを上げるフィードバックを行うことが大事です。

評価制度への反映時の注意

始末書を出したことは事実ですが、この始末書提出をもって評価期間の活動に評価を下げることは避けましょう。人事評価制度に反映する際には、評価期間中の評価を行い始末書に該当する事案に関係する評価項目にマイナスを加えていく方法を取ります。できていることは評価することが大事です。

提出回数やレベルによる評価ポイントの反映

始末書の提出回収は賞罰のレベルに応じて評価ポイントに反映することも大事です。同じ内容の始末書を繰り返し出した場合と、1回のみ出した場合での評価が同じでは不公平になります。また、7つの賞罰のどの賞罰で提出したかに応じても評価ポイントを変える必要があります。この基準については、評価ルールの中であらかじめ設定し誰もが同一の評価ができる仕組みを作っておくことが必要です。

評価内容についての説明は必ず行うべき

評価査定の後に、メンバーに対して評価内容を必ずフィードバックします。この際、始末書を提出したことで、どの部分がマイナスされているのか。始末書の提出がなければどんな評価になっていたかを説明します。メンバーは、自分が本来評価される結果と始末書提出によりマイナスされた部分を理解し、次の評価では正当な評価を得れるようにモチベーションを上げるフィードバックを行うことが大事です。

 

繰り返し始末書を提出させないための指導方法

最後に繰り返し始末書を提出させないための指導方法について解説します。始末書を繰り返し提出する人に対して、どのような指導を行うべきか、どうアプローチするべきかについて理解していきましょう。

根本的な原因の探求と改善方法の指導

始末書を繰り返し出す場合には、根本的な原因の探求と改善を指導する必要があります。遅刻を繰り返す人については、寝る時間が短いのではないか、何が原因で寝るのが遅くなるのか、体調を崩している可能性はないかについてヒヤリングを行います。根本的な原因が分からなければ、根本の解決策を導くことはできません。時には、プライベートな問題を聞く可能性もありますが、日々の業務での成果が無駄にならないためにも、改善策を導き出し解決できる指導を行っていきましょう。

根本的な原因の探求と改善方法の指導

始末書を繰り返し出す場合には、根本的な原因の探求と改善を指導する必要があります。遅刻を繰り返す人については、寝る時間が短いのではないか、何が原因で寝るのが遅くなるのか、体調を崩している可能性はないかについてヒヤリングを行います。根本的な原因が分からなければ、根本の解決策を導くことはできません。時には、プライベートな問題を聞く可能性もありますが、日々の業務での成果が無駄にならないためにも、改善策を導き出し解決できる指導を行っていきましょう。

動機付けを行う面談等の実施

始末書を出してしまった後は、メンバー本人のモチベーションは低くなります。起きてしまったことは戻せないため、これからどうしていくべきかという前向きな視点でのサポートを行いましょう。できていることを評価し、これから何に注意すればいいかを伝えメンタル面でのサポートを行います。起きたことを反省しながらも、前向きになる動機付けを行い業務を行えるよう指導していきましょう。

 

まとめ

本記事では、始末書をテーマに始末書の目的や記載に関する事項、人事評価反映への注意点について解説しています。実際に始末書を提出することで、メンバーのモチベーションは大きく下がります。始末書による戒めを行った後には、信頼回復につながる行動ができるように指導していきましょう。

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