エクセル研修の必要性は？従業員のITスキルを高める方法を紹介

01エクセル研修が社会で求められる理由

現在、新入社員などを対象にエクセル研修の実施をしている企業は少なくないかと思います。しかし、そもそもなぜエクセル研修は社会で求められているのでしょうか。ここでは改めてエクセルの必要性について説明していきます。

多くの企業・自治体がエクセルを使用している

多くの企業が利用しているMicrosoftのオフィスソフトの中には、「ワード」「パワーポイント」「アクセス」そして「エクセル」の4種類があります。 この、4種類の中で圧倒的に利用率が高いのは「エクセル」ではないでしょうか。表計算などの計算機能がついていることに加えて、文書やグラフ作成にも対応できる、多機能なところが多くのユーザーに支持されています。企業だけではなく、エクセルを利用している自治体も少なくありません。

パソコン離れが進む若手社員に有効

最近はスマートフォンやタブレットの普及により、若者のパソコン離れが進んでいます。そのため、基本的なパソコン操作に慣れていないケースも多く、エクセルの使い方についてもいまいち把握できていないことが少なくありません。 ひとり一人のスキルチェックを行うのは、莫大な時間と労力を要することから、一斉指導が可能な「研修」を行うことが最も効率が良いと言えます。

社内でオリジナルのフォーマットを作成できる

社内の全部署で、共通のフォーマットを使用していることも多いのではないでしょうか。オリジナルフォーマットの作成業務を予定している場合でも、エクセル研修で従業員が知識を身に付けていれば、スムーズに進められるでしょう。

顧客管理・集計と幅広い業務に対応可能

エクセルは大変便利であり、かつ自由度も高いソフトウェアです。使用するフォーマット次第ではどのような業務にもマッチするため、顧客管理・集計といった幅広い業務に対応可能です。そのため、営業職や経理職は特に重宝すること間違いありません。 このように、入社後にはさまざまなタイミングでエクセルを活用するシーンが出てくるため、エクセルの基礎知識を身につけておくことはビジネスパーソンとして必要不可欠だといえます。

クラウドソフトのようなコストがかからない

エクセルは、Microsoft Officeに加入していれば、利用料金は発生しません。そのため、クラウドソフトのような専用のシステムを導入するよりも、グッとコストを抑えられることがメリットです。 エクセルを使用する人数が1～3人程度の少数であれば、利便性を追求したクラウドソフトを導入する企業が少なくありません。しかし、何十人、何百人にもの従業員を抱える企業であれば、汎用性が高く、リーズナブルなエクセルのほうがコストを抑えられます。

02エクセル研修受講が推奨される職種とは

エクセルスキルは、全てのビジネスパーソンが取得しておいて損がないスキルです。しかし、特に下記で紹介するような職種の方には、業務の性質上、エクセル研修の受講がより強く推奨されています。該当する従業員を対象に、エクセル研修を実施してみてはいかがでしょうか。

総務・人事職

基本的にパソコンを使用しながら業務を行う総務・事務職は、エクセルを使用する機会も多いはずです。基本的な使い方をはじめ、エクセルを用いた資料作成、グラフの作成などを覚えることによって、効率的に仕事を行えるようになります。

営業職

クライアントへ提出する請求書や、売上管理表、数字に関わる資料の作成など、営業にとってエクセルは、Microsoft Officeのなかで最も重要なソフトのひとつです。売上データなどはエクセルでの管理に慣れれば、月ごとの集計や、目標達成率なども簡単にデータで示すことができるようになります。管理をエクセルで簡素化することによって、本業の営業に集中できるでしょう。

マーケティング職

市場の調査をはじめ、膨大な量のデータの管理を要するマーケティング職も、研修を通じてエクセルの知識を磨くことが推奨されます。データ集計と分析に役立つピボットテーブルや、データ照合におけるVLOOKUP関数を学習することで、分析や結果をグラフで効率よく表せるようになります。

03エクセル研修の種類は大きく分けて3つ

一口にエクセル研修といっても、実際に研修を受ける受講生のレベルは個々で異なるため、それぞれのレベルの合わせて研修を用意しなければなりません。一般的にエクセル研修の種類は、階層に合わせた以下の3つに分けられています。

初心者向け研修

「エクセルはあまり使ったことがない」「簡単な入力ぐらいしかできない」という従業員に対しては、まずは初心者向け研修からスタートしましょう。 データの入力やセルの書式変更、SUM、COUNTなどの基本的な関数、相対参照や絶対参照、シートの操作、改ページプレビュー、グラフの作成などのエクセルの基本操作を学びます。

中級者向け研修

エクセルの基礎を理解でき、「実務でもっとExcelを使いこなしたい」「エクセルの関数をもっと使えるようにしたい」という従業員には、中級者向け研修を行います。 IF文やVLOOKUPなどの関数、条件付き書式、表作成、グラフ・複合フラフ、ピボットテーブルの活用、マクロ作成の基礎など、Excelの応用スキルを取得します。

上級者向け研修

中堅社員・管理職をはじめ、エクセルで大量のデータを扱う従業員や相関係数と回帰分析などの統計の基礎計算を行いたい従業員には、上級者向けの研修を用意しましょう。 ユーザーフォームの作成、イベントの応用、配列、サブルーチン、相関係数と回帰分析など、統計の基礎計算を学習することができます。

04エクセル研修を実施する時のポイント

エクセル研修を実施するときはいくつかの注意点もあります。せっかく研修を行っても注意点がわかっていなければ、成果をうまく得られないことがあるでしょう。ここで紹介するエクセル研修の注意点を確認しておきましょう。

研修の内容が受講者のスキルレベルに合っていなければ、「難しくて自分には到底理解できない」と、受講生の学習意欲を削いでしまうことになります。そのため、研修は受講生のスキルや業務内容を事前に調査したうえで、適切にコースを割り振ることをおすすめします。

研修終了後にはフィードバックを行う

エクセル研修に限らず、どの研修であっても大切なのは、研修の実施ではありません。研修終了後に定期的なフィードバックを行い、受講生の理解度の測定やフォローアップをすることが最も大切と考えます。研修で学んだ内容が実務にも活かせるよう、適時フィードバックを行うようにしましょう。

エクセルを使う実践的な業務を用意する

どれだけ、研修で知識を身につけたとしても、その後、実践する機会がなければ、研修をした意味がなくなってしまいます。学習したことをきちんと発揮できるように、エクセルを使用した実践的な業務を与えることを忘れないようにしましょう。

どれだけ、研修で知識を身につけたとしても、その後、実践する機会がなければ、研修をした意味がなくなってしまいます。学習したことをきちんと発揮できるように、エクセルを使用した実践的な業務を与えることを忘れないようにしましょう。

05エクセル研修の実施方法

エクセルは社内研修を行うよりも、プロに依頼するほうが効果的かつ効率的に研修を実施できます。ここでは近年人気の研修方法である、外部講師を招いて行う研修とオンライン研修、それぞれのメリットやデメリットについて見ていきます。

外部講師を招いて実施する

十分なトレーニングを積んだ外部講師は、研修の流れを綿密に基づいて組み立てているうえに、受講者の関心を引きつける話術にも長けています。このような「教えるプロ」から質の高い研修を受けることができるため、受講者の理解度が高まり、研修の効果を強く実感することができます。 反対に、外部講師に依頼する際はコストがかかってしまうのがデメリットです。参加社全員の移動費や場所代といった経費がどうしてもかかってしまいますので、参加予定人数や研修回数を考慮し、検討することをおすすめします。

オンライン研修を受講してもらう

オンライン研修は集合研修と異なり、どこからでも参加可能です。そのため、移動時間にかかる時間的コストや交通費や宿泊費、会場費、また資料印刷の必要もないことから、金銭的コストが圧倒的に削減できるのが強みです。また、研修担当者が本来行わなければならない各種手配も不要になるため、業務負担の軽減も狙えます。 しかし、講師の熱量と他の参加者の意欲を肌で感じられないことから、自分事として捉えづらく、他人事のような参加姿勢になる傾向があります。参加意欲が保ちづらいのは、オンライン研修のデメリットかもしれません。レポートの提出を義務付けるなど、積極的に参加できる体制を整えましょう。

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・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法　など

06まとめ

エクセルは社会人であれば必ず学んでおきたい、必須スキルのひとつです。最近は、下位互換アプリをはじめ、さまざまなソフトウェアが開発されていますが、まだまだエクセルのシェア率は高く、実務で使う機会も多いものです。 実際にエクセルスキルの差が、業務の質や処理量、スピードを左右することも少なくありません。研修を行い、従業員のエクセルスキルを高めることが、結果的に業務効率の改善や、会社全体の生産性の向上に繋がります。ぜひエクセル研修の実施を検討してみてください。