新入社員の教育係が注意すべきこととは？教育係がおさえておきべきポイントについて解説する

01新入社員研修とは

新入社員研修とは、文字通り企業に新しく入社してきた社員に対して行う研修です。新卒者向けに加えて、最近では中途採用者向けに実施するケースも増えています。 それでは、どのような目的で実施されるのでしょうか。研修を行う目的を理解しておくことで、教育係としての役割が明確になりますので、ここで解説します。

新入社員研修の目的とは

新入社員研修の目的は、「社会人としてもモラルやマナーを身に付け、企業風土を理解し社会人として、従業員としてのスタートをきれるようになるため育成すること」です。社会人として必要なモラルやマナーを身に付けると同時に、企業風土や企業内で定められたルールを理解して社会人、従業員としてのスタートを切る研修です。それだけではなく、新入社員という一生で一度のタイミングでの研修でもあり、その後の社会人生活に大きな影響を与えることになる大事な意味を持つ研修が新入社員研修です。

02新入社員研修で学ぶコンテンツ例とは

次に新入社員研修で学ぶコンテンツ例をご紹介します。企業により研修内容は様々ですが、基本となるコンテンツは以下の5つです。教育係は、いつどのような内容を研修で学んでいるかを理解しておき、適宜フォローができるように準備しておく必要があります。

事業内容の理解

多くの企業で最初に行われるのが入社した会社の事業内容の理解です。就職活動の際には分からなかった企業のより深い内容を理解します。会社の構成図や体制図などの組織面での理解、主力商品に関する理解や各部門での役割について理解していきます。その他に就業規則を始めとする企業内で定められているルールなどについても説明を受け、勤怠システムなど日常で使用する社内システムの理解も行います。

コンプライアンスへの理解

社内で定められているコンプライアンスを始め企業を取り巻く法令などについての学習も行います。特に、法令については丁寧に説明をする必要があり、誤って法令違反をしたからでは遅いため、十分な時間を取り丁寧ね研修をおこなっていきましょう。現在は、SNSなどを始めとするツールの取り扱いについても理解をする必要があるため、コンプライアンスとして何を説明するかの整理を行っておきましょう。

業務上の基礎知識を習得

配属後の業務を意識した業務上での基本知識についても新入社員研修での研修テーマです。ただし、集合型の新入社員研修と配属後の研修を完全に切り離している企業も多くあるため、必須のテーマとしては扱われていません。

社会人としての自覚を持つ

学生から社会人への切替を行うことは、新入社員研修の中でも大きなテーマです。学生と社会人との違いとは何かについてディスカッションをし気持ちの部分での切替を行う必要があります。同時に健康管理の重要性など社会人として当たり前のマインドについても理解をし行動するように働きかけを行います。

ビジネスマナー

挨拶の仕方、名刺交換、電話の出方など社会人として覚えるべきビジネスマナーは沢山あります。これらについては、定着まで時間を必要としますが新入社員研修のテーマとしては定番のテーマとなります。

03新入社員の教育係に求められる役割とは

教育係に求められる役割は主に5つあります。教育係はどのような役割を担い新入社員に接していくかを考えながら確認をしていきましょう。

社会人としての模範役

社会人としての模範役と言われると非常に責任ある立場であると考えますが、実際に教育係の行動は見られており素敵だと思うと、憧れの先輩として今後の目標になることも少なくありません。新入社員は、よく見ていることを常に忘れず模範となる所作を行う必要があります。

理解度の目標達成に導く

教育プログラムで定めている理解度の目標達成に向けたサポートを行います。不明瞭なことがないか、理解できないことはないかを確認しきちんと理解していくための指導役を担います。新入社員研修については、あらかじめ計画書を作成し各項目別の達成目標を定めておきます。教育係は、この達成目標を1つ1つ達成させるためのフォローをしっかりと行う必要があります。

研修中の雰囲気作り

研修期間中の会場での雰囲気作りも教育係の役割です。研修が開始した最初は、緊張していること、中盤からはなかだるみが起きやすいため、雰囲気作りを行い研修がスムーズに進む様にしていく役割を担います。時には、元気つけること、注意することもありますが、愛情をもって接していく必要もあります。

意見交換の促進

研修中における意見交換がスムーズにされ活発なディスカッションになるように誘導していきます。意見がでないディスカッションには意味がありません。こうした事態にならないようにしっかりと意見交換ができる様に働きかけましょう。

メンタルサポート

確認テストで合格しない、研修の課題が上手くできないなどの理由でモチベーションが下がってしまった際のメンタルサポートも教育係の役割です。メンタルサポートが上手くできない場合には、早期退職などの問題が起きやすくなります。メンタル面での不調を見逃すことなくサポートをおこなっていきましょう。

04新入社員研修中の教育係の役割とは

次は、新入社員研修中の教育係の役割について解説していきます。教育係は新入社員研修中に何をするのでしょうか。研修中の役割を理解しておくことは、自分がすべきことを把握することになるため、実際の研修時に役立ちます。

プログラムの進行

研修プログラムの進行は教育係の役割です。朝の朝礼や掃除、研修が開始した後の休憩時間の管理など全体のプログラムに遅れがでないようにするためにプログラムの進行を管理し必要に応じて調整などを行います。

時間管理

時間管理も役割の1つです。全体の時間管理に加え、ワークなどにおけるタイムキーパー役も担当します。あくまで全体を管理する上での時間管理を行うため、チームに分かれてのワークなどにおいては、タイムキーパー役を決めて運営を進めていきます。

理解度の確認

研修中には、何度も理解度の確認を行う場面があります。聞いた内容を正しく理解しているか、理解できていない所はないかを確認していきます。理解度が低い箇所についてはフォローを行い、目標としている理解度に到達する様にしていくことも役割になります。理解度の確認については、テスト形式、ヒアリングや課題提出など様々な方法があるため、研修内容にそった方法での確認を取る必要があります。

研修後のフォローアップ

研修が終了すれば教育係の役割が終了する訳ではありません。研修で学んだことを実践に活かしているかや、配属後に困っていることはないかのフォローを行う役割も担います。定期的に面談を行い配属後に困っていることがないかなどを確認する場を設けることもフォロー方法の1つです。その他に、配属先における評判なども確認し必要に応じたフォローアップを実施していきましょう。

05教育係がおさえておきたいポイント

教育係が常に意識しておきたいポイントは3つあります。指導の方法や普段の接し方といったコミュニケーションの部分が主になり、ここで具体的に解説します。

コミュニケーションを積極的に取る

積極的なコミュニケーションを取ることを心掛けましょう。入社後直ぐは、何かと緊張しているものです。そういった場合には、挨拶じたいをすることさえ緊張していることもあるため、できるだけ先に声をかけることを意識して行っていきましょう。時間が経過し慣れてくれば新入社員から挨拶をしてくれるものですが、元気よく返すなど常に意識しておくことも方法です。その他にも休憩時間などにも声をかけ積極的なコミュニケーションを心掛けることで人間関係の構築を行います。

必要以上の手助けはしない

注意しておきたいのは、必要以上のフォローや手助けはしないということです。慣れてくることで甘えが出てしまうこともあります。しかし、会社でのことですのでしっかりと線引きをしたフォローをする様に心掛けましょう。甘えと助けを求めることはことなります。そして、自分自身で問題を解決する努力も社会人としては必要であることを理解してもらう必要があります。先輩である教育係が線引きをして対応する必要があると理解しておきましょう。

マニュアルを整備する

口頭での説明は、なかなか頭には残りません。そのため、覚えて欲しいことはできるだけマニュアル化しておくことも必要です。社内システムに関することなどは特に、マニュアル化を行い配属後にも困らない様にしておく必要があります。人は読み返せるものがあると安心するものです。そうした準備には時間が掛かりますので、既にあるマニュアルとそうでないものを整理し準備を行っていきましょう。

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06新入社員研修にはSchooビジネスプランがおすすめ

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Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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