公開日:2022/02/01
更新日:2024/06/24

フィードバック面談とは?必要性や方法・注意点を紹介

フィードバック面談とは?必要性や方法・注意点を紹介 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

人事評価や考課の結果やその根拠を、上司が部下に伝える面談を「フィードバック面談」と呼びます。当記事ではフィードバック面談を適切に行う方法や、コミュニケーションの取り方について説明しています。フィードバック面談を予定している方は、ぜひ参考にしてください。

 

01フィードバック面談とは?

フィードバック面談とは、上司が部下に対して評価結果やその根拠、今後の課題について共有する人材育成の取り組みです。フィードバック面談を行うことにより、部下が評価に対する納得感を高めるとともに、自身の成長やモチベーションの向上が期待できます。また、人事評価においてもフィードバック面談は重要な役割を果たします。上司から部下に評価結果を伝え、課題について話し合うことで、部下の成長を促すことができるでしょう。

フィードバック面談はなぜ必要か

フィードバック面談は、モチベーションの向上や人材育成という観点で必要とされています。根拠や事実に基づいたフィードバックは、上司が社員のことを見ているという証明になります。仮にネガティブなフィードバックをしなければならない場合でも、具体的な事象を基にしたフィードバックは社員のモチベーション向上に繋がるでしょう。

また、納得感のあるフィードバックは、部下の内省にも繋がります。自身の強みや課題を第三者の意見から認識することができるので、さらに伸ばすことで成長できるスキルや能力、意識的に改善したほうがいいスキルや行動をフィードバックによって整理することもできるでしょう。

 

02フィードバック面談の目的

人事評価や効果の結果に関わらず、上司はすべての部下に対してフィードバック面談を行うべきだと考えます。なぜならフィードバック面談を実施することによって、今後の目標を設定でき、さらにはモチベーションや生産性の向上を期待できるためです。ここからはフィードバック面談における3つの目的について説明していきます。

評価者と被評価者の認識すり合わせ

フィードバック面談を実施する目的の1つは、​評価者と被評価者がお互いの認識をすり合わせることです。​評価者は、​被評価者に対してフィードバックを提供し、​被評価者は自分自身の評価を確認することができます。認識の相違があると、業務上の問題や目標達成の妨げとなります。面談において、今までの業務成果やスキルを客観的に評価し、その上で改善点や課題などを共有することで、相手との認識のズレを解消し、業務の効率化やパフォーマンスアップにつながります。

今後の目標設定の方向性のすり合わせ

フィードバック面談の目的には、​時として今後の目標設定の方向性をすり合わせることも含まれます。​評価者と被評価者が共通の目標を持ち、​そのためのアクションプランを策定することで、​成長につながります。仮に上司がフィードバックを実施する際には、部下のキャリアデザインも踏まえながら、目標をすり合わせることを意識すると良いでしょう​。

社員の能力向上

フィードバック面談の目的の3つ目は、社員の能力向上です。フィードバックを受けることによって、改善すべき点や課題に気づくことができます。そのため、面談後に自己改善に着手し、スキルアップができるような取り組みもセットで考えると良いでしょう。おすすめの書籍を紹介したり、参考になった記事などの共有をするだけでも、フィードバックを受けた側との信頼関係向上に寄与するはずです。

 

03フィードバック面談の効果・メリット

フィードバック面談は、従業員のモチベーション、生産性、エンゲージメント、チーム力の向上というメリットがあります。適切なフィードバックは従業員の自信ややりがいを高める効果があり、能力を最大限に引き出すことができるのです。また、チーム全体のコミュニケーションや協力関係の向上も期待できます。

モチベーションの向上

フィードバック面談は、従業員が目標を達成するために必要な動機づけを促進する効果があります。フィードバックを受けることで、従業員は自分の成果や成長を認められることで、やりがいや自信を得ることができます。また、上司からのアドバイスやフィードバックを通じて、自分自身の改善点や課題を明確にすることができ、仕事に対してのモチベーションを高めることができるでしょう。

生産性の向上

フィードバック面談は、従業員の能力を最大限に引き出すことができるため、生産性の向上につながります。上司からのフィードバックを受けた従業員は、自分の仕事に対してより深く考え、改善点を見つけ出すことができます。また、上司からのアドバイスを生かし、仕事の進め方や優先順位を見直すことで、業務の効率化を図ることができるでしょう。

エンゲージメントの向上

フィードバック面談には、従業員のエンゲージメント向上にも効果を発揮します。上司が従業員の成長やキャリアパスを真剣に考え、アドバイスを与えることで、従業員の会社に対する信頼や忠誠心を深める一助になるでしょう。また、フィードバックを通じて、従業員が自分の意見やアイデアを上司に伝えることができるため、やりがいを感じることができます。

チーム力の向上

フィードバック面談のメリットとして、チーム全体のコミュニケーションや協力関係の向上もあります。上司が従業員にフィードバックを与えることで、従業員同士がお互いに学び合う機会が生まれます。また、フィードバックを通じて、上司と従業員の信頼関係が深まり、チーム全体のパフォーマンスが向上することが期待できるでしょう。

 

04フィードバック面談の方法

フィードバック面談の必要性と目的を理解したところで、ここからは効果的なフィードバック面談を行う方法について説明していきます。上司と部下全員が気持ち良く、実りのある面談を実施できるように、会社側は基本的な面談方法を統一するようにしてください。

スケジュールの調整と段取り

フィードバック面談の理想的なタイミングは、人事評価や考課の結果が返ってきた後すぐです。ここの期間が空いてしまうと評価の内容を忘れてしまったり、情報が過去のものになってしまったりするおそれがあるためです。 そしてフィードバック面談は、必ず1on1形式で行いましょう。1対1で話し合うことによって、部下も悩みや不安を吐露しやすくなります。部下が多い上司は、その分だけ多くの時間が面談に割かれますが、できる限り短期間で終わらせるようにスケジュールを調整してください。部下1人あたりにかける面談の時間は、30分から1時間が一般的です。

自己評価をしてもらう

フィードバック面談を始めたとき、いきなり結果の話をするのではなく、アイスブレイクとしてちょっとした雑談をしてみましょう。アイスブレイクを設けることによって、部下の緊張を解きほぐすことができます。 場の雰囲気が和んだタイミングを見計らって、まずは部下に自己評価の報告をしてもらいます。自分の強みや弱みの評価、また評価結果の予想をしてもらうことで、実際の結果とすり合わせることができます。先に評価結果を見せてしまうと、部下はその内容に影響されて本心を打ち明けにくくなるため、必ず先に自己評価報告をしてもらいましょう。

評価結果を報告する

部下からの報告が終われば、いよいよ実際の評価結果を報告する流れになりますが、この際の伝え方にもコツがあります。誰しもが強みと弱みの両方を持っているものですが、まずはプラス評価の内容を具体的に伝えましょう。部下が受け入れやすい評価を先に伝えることで、その後に伝える課題点も受け入れてもらいやすくなります。 褒めるべき点については、内容に厚みを持たせてしっかり褒めることで、部下はマイナス評価を受け入れやすくなります。ただ一方的に報告するだけではなく、ひと通りの説明が済んだら部下からの質問を受け付け、部下側に不満があれば、それに対する客観的な評価を伝えましょう。

課題を共有して目標を設定する

部下が評価内容にある程度納得をしたら、結果をもとに克服すべき課題を明確化します。そして、その解決方法や来期の目標をふたりでとことん考えていきましょう。この際に、上司は自分の意見を押し付けないように部下の意思を尊重し、一旦すべての意見を聞き入れるようにしてください。 課題の解決策や目標が定まったら、未来を見据えたポジティブな気持ちを部下に持たせて、フィードバック面談を終了します。

 

05フィードバック面談を成功させるポイント

基本的な流れに則ってフィードバック面談を実施したつもりなのに、なぜか雰囲気がギクシャクしてしまったという事例も少なくありません。フィードバック面談を行う際には成功のポイントがあるため、その点を意識して部下とのコミュニケーションをとりましょう。ここでは特に重要な4つのポイントを紹介します。

褒めることを忘れない

フィードバック面談は、決して説教をするための場所ではありません。マイナス評価を取り上げて、弱点や課題ばかりを指摘している上司は、部下からの反感を招きがちです。そのようなことがないように、プラス評価のところはしっかりと評価し、部下にポジティブな気持ちを持たせましょう。そのうえで、伝えづらいマイナス評価を伝える流れにすると、ネガティブな意見もいくぶん受け入れてもらいやすくなります。

評価の根拠を確実に伝える

人事評価や考課の結果をありのままに伝えても、それをそのまま部下が受け入れてくれるとは限りません。「上司の個人的な感情で判断しているのではないか」「本当はそうではないのに……」と思う部下は決して少なくないためです。 そのような部下は、客観的に自分を見ることができていない可能性があります。納得してもらうためには、評価・考課の根拠を明確化して伝えるようにしましょう。事実だけを突きつけるときつい印象になりますので、ポジティブな意見も絡めつつ今後の課題を伝えるようにしてください。

普段からコミュニケーションを取る

人は同じ言葉であっても、話す人によって受ける印象が大きく異なるものです。普段ほとんど接触していない上司よりも、信頼関係ができあがっている上司からの言葉のほうが、部下はすんなりと受け止められます。 自分の言葉に説得力を感じてもらうためには、普段から部下と積極的にコミュニケーションを取り、良好な関係を築くようにしてください。コミュニケーションを取ることで部下の人間性や考え方も理解できるようになり、スムーズなフィードバック面談の進行を期待できます。

適切な目標を立てる

フィードバックを社員の成長やモチベーションの向上に繋げるには、適切な目標設定をしておく必要があります。目標設定の質が低いと、フィードバックも抽象的になったり、的を得ていないことを指摘するようになったりする可能性があるからです。

良い目標の特徴を、株式会社壺中天 代表取締役の坪谷邦生氏は以下のようにオンライン学習サービスSchooの「チーム全員が追いかける目的・目標の作り方」という授業内で解説しています。

良い目標の前提条件は2つあり、1つは、誰でも理解できる表現や言葉が使われていること。もう1つは自分が変化を起こせるものであることです。これらの条件を踏まえた上で、良い目標の特徴は3点あります。1つ、努力する価値があること。2点目、努力すれば達成可能と思えること。最後に、誰かに語りたくなるような心が動かされるものです。これらを意識しながら、目標設定をすることが重要です。

  • 株式会社壺中天 代表取締役

    リクルート社で人事コンサルタントとなり50社以上の人事制度を構築、組織開発を支援。2016年、急成長中のアカツキ社で人事企画室を立ち上げる。2020年、「人事の意志を形にする」ことを目的として壺中天を設立。 20年間、人事領域を専門分野としてきた実践経験を活かし、人事制度設計、組織開発支援、人事顧問、人材マネジメント講座などによって、企業の人材マネジメントを支援している。主な著作『人材マネジメントの壺』(2018)、『図解 人材マネジメント入門』(2020)など。
 

06フィードバック面談の注意点

雰囲気が悪い、面談の効果が現れないなど、フィードバック面談がうまくいっていない企業では、上司の悪い癖が面談時に現れてしまっている可能性があります。ここからは、フィードバック面談時に上司が注意すべきポイントを3つ紹介します。

高圧的に話さない

上司と部下という関係上、フィードバック面談時にも上司風を吹かせて、自分の意見を押し付ける上司が少なくありません。こうなると部下は萎縮してしまい、自分の意見を押し殺してしまいます。結果、部下のモチベーションが下がって、会社全体の業務効率も悪化する恐れがあります。 そのようなことがないように、フィードバック面談時は上司は部下が話しやすい雰囲気づくりを心がけてください。

一方的に話をしない

説教ではなくても、上司が一方的に話を展開しているというケースも珍しくありません。フィードバック面談は、上司と部下が互いの意見や想いを共有する場であるため、一方的な話の展開は極力避けましょう。会話の一方通行が続くと、部下は上司の押し付けがましさにうんざりしてしまいます。「3分話したら、今度は3分聞く」という姿勢を身につけるようにしてください。

評価者への研修を実施する

面談時の雰囲気づくりや話の展開方法など、頭では理解しているつもりでも、なかなかうまく実践できないという上司が社内には存在するかもしれません。 そのような場合、評価者向けの研修を一度実施することをおすすめします。評価者同士が一堂に会することで評価者としての課題を可視化でき、他の評価者を参考にすることができます。フィードバック面談のクオリティを高めるためには、コミュニケーション研修やリーダーシップ研修の実施もおすすめです。


 

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フィードバック面談に関するSchooの講座を紹介

Schooは汎用的なビジネススキルからDXやAIのような最先端のスキルまで、8,500本以上の講座を取り揃えております。この章では、フィードバック面談に関する授業を紹介いたします。

人事考課とフィードバックの方法

この授業では、主に係長、課長などのミドル向けマネジメントにかかわっている管理職の方を対象に人事考課や査定のフィードバックについて学ぶことができる授業です。管理職で組織をリードしなければいけないが、部下が主体性を発揮しない、一体感がうまれない、部下との間に壁を感じるなどの課題意識を持った人たち向けに、戦略や方針を実行する上で、その下地となるチームの土壌をどのように形づくっていくのか、成果を出していくための上司の在り方にフォーカスをしながら、組織に対するアプローチ方法について解説しています。

 
  • パーソルキャリア株式会社/IT領域法人営業部 部長

    パーソルキャリア株式会社(旧:株式会社インテリジェンス)にてキャリアアドバイザーとして約2000名のエンジニアに転職支援サービスを提供。 2010年よりマネジャーとしてキャリアアドバイザー育成、面接力UP講座の講師、各企業の採用イベントでの講演等に従事。 現在は法人営業としてIT・インターネット業界の法人のお客様に向け、採用競争力向上に貢献すべく奮闘中。 所有資格:国家資格キャリアコンサルタント/米国CCE.Inc認定 GCDF-japanキャリアカウンセラー

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ポジティブフィードバックとは人や物・出来事の良い面を指摘するフィードバックの一種です。このコースでは、チームのモチベーションをアップさせ、パフォーマンスを改善させる手法について学ぶことができます。

 
  • 国際エグゼクティブコーチ

    株式会社グローバル・キャリアデザイン 代表取締役。コロンビア大学、INSEAD(インシアード・欧州経営大学院)MBA卒業後、国内外10カ国で、外資系の戦略コンサルタント、多国籍企業のマーケティング、新規事業の立ち上げ等、様々なキャリアを積む。 後に独立し、国際エグゼクティブコーチ、企業研修講師、コンサルタントとして活動。ポジティブフィードバックを活用したコーチングが好評を博し、法人、個人問わず、グループ面談やセミナーなどを提供。最近は、企業から依頼を受け、経営者、リーダー等にポジティブフィードバックを始めとするビジネススキルを伝承している。

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08まとめ

フィードバック面談を実施することによって部下のモチベーションが向上し、会社の発展にも大きく寄与してくれるかもしれません。面談の重要性を理解することで、上司自身も理想的な上司像について考えられるようになります。ぜひ効果的なフィードバック面談の実施方法について考えてみてください。

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この記事を書いた人
Schoo編集部
Editor
Schooの「世の中から卒業をなくす」というミッションのもと活動。人事担当や人材育成担当の方にとって必要な情報を、わかりやすくご提供することを心がけ記事執筆・編集を行っている。研修ノウハウだけでなく、人的資本経営やDXなど幅広いテーマを取り扱う。
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