公開日:2022/10/20
更新日:2023/01/31

組織を最適化する人員配置とは?目的・手順・注意点を簡潔に解説

組織を最適化する人員配置とは?目的・手順・注意点を簡潔に解説 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

人員配置は、各部門の人員構成をどのようにするか考え、実際に人事異動や役職変更により配置を行うことです。また、社内での人事異動・役職変更だけでなく、採用による配置も人員配置にあたります。 経営戦略としても重要とされる人員配置について、目的・手順・注意点について解説します。

 

01人員配置とは人材を適性・能力に応じて各部門へ配置すること

人員配置とは、個人の適性や能力に応じて、適材適所に配置することです。 適切な人員配置は、企業としての事業目標の達成を実現させます。 実際に従業員の異動が伴う人員配置には、トラブルも起こりやすいですが、重要なポイントをおさえることで組織にとって適切な人員配置ができるようになります。

 

02人員配置の4つの目的

人員配置は効果的に行うと、企業の業績向上と従業員のスキルアップにつながります。 同じ従業員でも、所属する部門や担当業務によって仕事の成果が大きく変わるためです。 人員配置の「従業員」に対する目的と「企業全体」に対する目的について解説します。

従業員のスキルを最大限発揮してもらうこと

社内の適材適所に人員を配置することで、従業員一人ひとりが能力を最大限発揮できるよう​​になります。「営業スキルをもった実績のある採用担当者がほしい」「現場への理解がある事務担当者が必要」となった際、人事異動によって必要なスキルをもつ人材を配置し、活躍を促すことができます。

また、長期間同じ部署にいてあまり成果があがっていない従業員を異動させることによって、新たな一面を見出せるケースもあります。例えば、営業部では売上目標が達成できないものの事務処理能力が高い従業員について、管理部門へ異動させれば、最大限にスキルを発揮してもらうことができるようになるでしょう。 さらに、他の業務に挑戦したい従業員を希望の部署へ異動させることで、モチベーションの向上や離職の防止にもつなげられます。

このように、従業員に能力を最大限発揮してもらう環境を作ることは、人員配置の大きな目的の一つです。

企業としての事業目標を達成すること

組織の人員構成を最適なものにすれば、効率的に事業目標を達成できます。 専門性のある知識を持つ従業員はそのような知識を使う部門、事務処理能力の高い従業員は、数字を扱う部門等、より自身の持ち味を活かして働ける場所の方が従業員の生産性もアップします。その結果組織全体の業績向上につながり、事業目標達成が可能となります。 また、急な退職で人手不足となりその部署の人員計画が崩れ目標達成が難しくなってしまうのを防ぐためにも人事異動は有効となります。社内で適任と思われる人材を見つけられれば、新規採用を行う必要もありません。

様々な経験をもつ従業員を育成すること

1つの部署で同じ業務のみを経験するのではなく、様々な部署を経験することでゼネラリストを育成することができます。 一般的に管理職に昇進するための条件として、複数の部署で業務経験を設けている企業も少なくありません。複数の部署で培った多角的な視点を業務に活かすことで、業務効率化や生産性の向上にもつながります。他の部署での経験があることで社内間の調整の際にもコミュニケーションが取りやすくなるなど、人員配置によって経験豊富な従業員を育てることは企業にとっても有益だといえます。

不正・トラブルを防ぐこと

長期間、同じ部署・役職についていると業務が属人化し、不正が行われやすくなる傾向にあるといわれています。例えば、経理担当者が会社の経費を不正に横流ししていたり、営業課長が長年懇意にしている取引先と不正な取引を行っていたりする事例は、たびたびニュース等でも話題になります。また、同じ人物が長期間とどまることで人間関係のトラブルも深刻化しやすいといわれており、組織の衰退にもつながりかねません。人員配置は、不正を未然に防ぎながら組織の活性化にも寄与しています。

 

03人員配置を進めるための手順とポイント

人員配置を行うには、現状の把握や人選、実際の人事異動の際に重要なポイントがあります。どのような点に注意して人員配置を行えばよいか、実務的な視点で手順を詳細に解説します。

各部門の目標達成率・現状を確認

人員配置を行う前に、現状のメンバーでの目標達成率や、業務上または人間関係上でのトラブルはないかについて確認しておかなければなりません。トラブルを抱えている人材や部門を安易に動かすと、問題が大きくなり、深刻化する可能性があるため、現状の把握をすることは重要です。

各部署の責任者へのヒアリング

人事異動を行うには、送り出す部署と受け入れる部署の両方からの理解が必要不可欠となります。送り出す部署には、「人員は足りているのか」「異動させる従業員が行っている業務は引き継ぎ可能な業務内容なのか」について、しっかりと確認しておく必要があります。また、受け入れる部署に対しては「受け入れ態勢は整っているのか」「どのようなスキル・経験をもった従業員を必要としているのか」をヒアリングしておかなければなりません。

人員配置の対象となる従業員の選定

これまでの業績や経験に応じた人選が必要となります。明らかに過去の業務成績や経験が、求められている人材像に到達していない従業員を異動させると、ミスマッチとなる恐れがあります。 また、本人が家庭の事情や理想としているキャリアビジョンの面で異動を許容できるのかも考慮する必要があります。人員配置は従業員ひとりの人生を大きく動かすイベントでもあるため、その点も踏まえて行う必要があります。

本人への内示

異動の対象となる従業員へ内示を行います。家族がいる場合は、家族も転居が必要となるため、単身の従業員に行うよりも前に内示する等の配慮が必要となります。 社内で情報が漏れないように注意しつつ、従業員本人が「唐突に異動を命じられた」とネガティブな印象にならないよう気をつけましょう。単に異動を伝えるだけでなく、「次の部署で期待されていること」「このような人材が必要なため、異動を命じた」という本人への期待をしっかりと伝える必要があります。

このコミュニケーションがある場合と、ない場合では従業員本人の今後の仕事に対するモチベーションが大きく変わってくるため、内示を行う上司にも普段からその点を教育しておく必要があります。

着任

実際に、人事異動を行います。転居を伴う場合は社内規定に応じて赴任費用を支払う処理が必要です。また従業員の所属部署が変わるため、従業員情報の変更等の事務作業が発生します。過去の異動事例を参考に漏れなく事務手続きを行うようにしましょう。

着任後のフォロー

従業員本人、送り出した部署、受け入れた部署の三方すべてに行うことが望ましいです。 引継ぎは円滑に進んでいるか、人間関係のトラブルはないか等の観点でフォローを行いましょう。人員配置の際は、コミュニケーションのトラブルが起こりやすいので、事後も経過観察が必要となります。直属の上司には話づらいことも多いので、人事担当者が行うことが有効となります。

 

04人員配置を行う際の注意点とは

人員配置の際は、単に人事異動を行うだけでなく、従業員に対しての配慮も必要です。 ここでは、従業員に対する配慮が必要とされる背景について、それぞれの項目ごとに記載しています。

家庭の事情への配慮が必要

かつての日本では終身雇用制度かつ年功序列で右肩上がりの給与のため、会社に献身する従業員が多数派でした。そのため、急な転勤も許容されていました。

しかし、現代では不景気の長期化により、業績が安定して伸び続けることが難しくなっています。頑張ったからと言って会社の業績があがり、給与が右肩上がりとなるケースも少ない現代において、仕事よりも自分自身の趣味やライフイベント・家庭を重視する傾向が増えつつあります。また、介護や育児などの状況によっては転勤をきっかけとして、止むを得ず退職してしまうケースも存在します。 急な退職を防ぐためには、その従業員の家庭の事情についても、可能な限り把握しておくことが重要です。コミュニケーションを普段からとりやすい信頼関係を従業員とつくり、このようなプライベートな情報も入手しておくことが重要です。

従業員のキャリアビジョンを尊重することが必要

また、現代では仕事のやりがいやその会社で何の仕事ができるのかを重視する人が増えています。 従業員がどのようなキャリアを描いているのかを十分に理解する必要があります。「一つの部署で経験を長く積み、専門性をつけスペシャリストになりたいのか」「幅広い経験を積んで、部下を持つゼネラリストとなりたいのか」をキャリアプランに関する面談を定期的に行うことで把握しておく必要があります。

これは社内の異動だけでなく、中途従業員を採用する際も重要なポイントとなります。面談や面接の際に、本人の想像するキャリアプランをよくヒアリングし、大きく乖離しないように配慮することで、従業員のモチベーションアップ、定着率アップにつながります。

着任後のフォローがされずトラブルとなるケースが多い

人員配置の際に、事後フォローがきちんとされずにトラブルとなるケースがも多いです。 着任後すぐは、まだ緊張感がある時期でもあるので、トラブルが可視化されづらいですが、後々に「異動後なじめておらず、コミュニケーションがうまくとれていない」「スキル不足により、引き継ぎがうまくいかず業務が滞っている」等問題が大きくなる可能性があるので、時間はかかってしまいますが、長期的にフォローをする必要があります。

一つ一つの人員配置の事後フォローをすることで、今後に活きる教訓が見つかったり、これまで表面化していなかった組織の問題を認識したりすることができるため、フォローはしっかりと行いましょう。

 

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06まとめ

人員配置とは人材を適性や能力に応じて、各部門へ配置することです。適切な人員配置を行うことで企業としての事業目標を効率的に達成できます。従業員の能力を最大限発揮し、新しい風を生み出すことも可能となります。 組織を最適化する人員配置について、注意点をおさえながらぜひ考えてみてください。

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