オンライン研修でグループワークを効果的に行うための3つのポイント

オンライン研修でのグループワークにはzoomがオススメ

Zoomとは、Zoomビデオコミュニケーションズというアメリカの企業が提供しているオンラインミーティングツールです。 PCやスマートフォンを使って遠隔地でビデオ会議ができるため、多くの企業に取り入れられています。

他のツールとの違いは設定の容易さ

「オンラインでグループワークができるなら他のツールでも良いのでは？」と考える人もいるかもしれません。 Zoomに似たツールとして有名なものにはSkypeがありますが、Zoomを利用するメリットは簡単に設定ができることです。 Skypeを利用する人はアカウントを作成してIDを発行し、自分の電話番号やメールアドレスを登録します。そして、連絡をとるためには互いにIDを交換する必要があります。 一見、どんなツールでも必要そうなことですが、Zoomの場合はこれらのフローをさらに簡略化されています。 どいうことかと言うと、Zoomではアカウント・IDを作成するのは一人で十分なのです。 オンライン研修の主催者がアカウントを作成し、実施する際は、URLを参加者に共有するだけです。 そのため、他の参加者はZoomのアカウントを持っていなくてもグループワークに参加することができるのです。

オンライン研修でZoomを使ったグループワークを行う手順

Zoomを利用するのが初めての場合、ツールの使い方がよくわからないという方が多いでしょう。 ここでは実際にオンライン研修でZoomを使ってグループワークを実施するための手順を、主催者側と参加者側で分けて解説します。

1：アカウントを作成する

まずは、Zoom公式サイト(https://us04web.zoom.us/)でアカウントを作成します。 メールアドレスを入力する欄を入力し、生年月日を入力すると登録したメールアドレスに認証依頼のメールが届くので認証します。 氏名とパスワードを設定するページが表示されるので、必要項目を入力すれば登録が完了します。 また、会社で使用しているGoogleアカウントと連携することで簡単に登録を済ませることが可能です。既にGoogleアカウントを持っている、またはアカウントをいくつも作成するのは手間である、という場合は連携するのも良いでしょう。

2：ミーティングを立ち上げる

アカウントを作成したら、ミーティングを立ち上げます。自分のアカウントにログインをして、画面右上にある「ミーティングを開催する」にカーソルを合わせると、参加する形式を選択します。 形式を選択すると、別ブラウザにてミーティングのページが立ち上がります。

3：メンバーをミーティングに招待する

ミーティングのページが立ち上がったら、参加者を招待します。 ビデオ画面が表示されるので、画面下にある「参加者の管理」を選択すると参加しているメンバーが表示されます。 メンバー表の一番下の「招待」というボタンを選択すると、招待方法を選択できます。 メールで招待することも可能ですが、「URLをコピー」を選択すれば、ビデオ会議にアクセスできるURLを取得できるので、それを共有するのも良いでしょう。参加者は共有されたURLを開くだけで、グループワークワークに参加できます。

自宅からオンライン研修に参加する場合は仮想背景を設定するのがおすすめ

自宅からオンライン研修に参加する場合、人によっては家の様子を見られたくないと思う人もいるでしょう。Zoomは利用者のプライバシーも配慮しています。 メニュー画面のカメラマークの横の矢印を選択するとメニュー画面が開き、「仮想背景を設定してください」というメニューがあります。 そこで、背景を自分が指定した画像に変更することができます。

オンライン研修で効果的なグループワークを実施する3つのポイント

オンラインでのグループワークは実際に顔を合わせて行う研修とは異なり、戸惑いが生じるかもしれませんが、ツールの使い方をしっかりと把握すれば、スムーズに進めることができるでしょう。 オンラインでより効果的にグループワークを行うためにはしっかりとした事前準備が必要です。ここでは、オンラインでのグループワークを効果的にするための3つのポイントを紹介します。

ファシリテーターを参加させる

ファシリテーターは、ものごとを円滑にし、合意形成を促進する役割を担っており、会議などにおいて、参加者の意見を引き出し、全体をまとめるといったサポート役のことを指します。 参加者が気兼ねなく意見を言い合える環境でなければ、納得の行く結論が得られません。 ファシリテーターは、全員の意見をできるだけ引き出せるような働きをします。 また、参加者の意見に対して、なぜそう思うのか？など理由を聞いて意図を探ったり、出た意見を整理することも行います。 顔を合わせて行うグループワークとは異なり、オンラインでのグループワークではどうしても円滑なコミュニケーションが取りづらいです。そんな環境だからこそ、ファシリテーターの役割の重要性がより増してくるのです。

ファシリテーターのスキルは研修で身に着けられる

ファシリテーターは普通の司会・進行役とは異なり、意見をしっかりと理解し、参加者にわかりやすいようにまとめる能力が求められるため、一朝一夕で身に着くスキルではありません。 しかし、今後オンラインでワークを実施するなら、ぜひ身に着けておきたいものです。 Schooではeラーニングを活用した動画講義を提供しており、ファシリテーター研修も視聴することができます。 円滑にオンライングループワークを進め、実りのあるものにしたいと考えている方はぜひ利用を検討してみてはいかがでしょうか。

ファシリテーションに関するSchooの授業1：実演で学ぶリーダーのためのファシリテーションスキル

 

ファシリテーションとはなんなのかわからない。あるいは研修講師をすることになったが、ファシリテーションのスキルが全くない、という方もいると思います。そこで、この授業では、「問いかけ、引き出し、混ぜ合わせる」というファシリテーションの基本スキルから、研修を進行する上で、さまざまな困った場面への対処法と、実践的な分野までを全五回の授業で幅広く学びます。

 

担当講師：新岡 優子先生

ビジネスファシリテーション・サービス

株式会社ＳＲＡ、豆蔵など大手SIerにて、SE、プロジェクトマネージャー、プロセスコンサルタント、研修講師を経験した後、2007年「ビジネスファシリテーション・サービス」を起業。自身の多様な経験を生かして、ビジネスにおけるあらゆるファシリテーション・サービスを提供する。 IT、製造業を中心に、ファシリテーションとアクションラーニングを取り入れた、チーム開発、リーダーシップ開発、プロセス改善、会議改善、組織改革を得意とする。 ビジネスモデリングを取り入れた要求開発、CMMをベースとしたSEPGおよびSQAの活動支援も行う。 IT業界におけるファシリテーションのエバンジェリスト兼実務者。 東京理科大学理学部卒。 著書： 「ITリーダーが確実にファシリテーションを身につける本」／日経BP社 「ファシリテーターの道具箱」（共著）／ダイアモンド社 「システム開発現場のファシリテーション」（共著）／技術評論社 オンサイトセミナー／ビジネスコーチングお問合せ:support@bizfaci.jp

実演で学ぶリーダーのためのファシリテーションスキルを無料視聴する

ファシリテーションに関するSchooの授業2：課題解決するファシリテーション

 

解決すべき問いが正しく立てられ、参加者全員が闊達に意見を出し合える会議であれば、問題はありませんが、もし、あなたの参加する会議に「立場の違いによる認識のズレ」や、「的外れな議題」といった問題があれば、正しいファシリテーションの知識が必要です。 本授業では、日頃のビジネスシーンにおける課題を解決する技術としてのファシリテーションを学びます。会議の進め方やワークショップデザインといったテクニックだけでなく、課題の再定義（リフレーミング）や、プロセスのデザインをケーススタディで行い、実践的なテクニックを身につけます。

 

担当講師：安斎 勇樹先生

東京大学大学院情報学環特任助教・(株)ミミクリデザイン代表

東京都出身。東京大学工学部卒業、東京大学大学院学際情報学府博士課程満期退学。博士（学際情報学）。商品開発、人材育成、組織開発などの産学連携プロジェクトに取り組みながら、ワークショップの実践と評価の方法について研究している。主な著書に『ワークショップデザイン論-創ることで学ぶ』（共著・慶応義塾大学出版会）、『協創の場のデザイン-ワークショップで企業と地域が変わる』（藝術学舎）がある。

課題解決するファシリテーションを無料視聴する

チャットを活用する

多くのウェブ会議ツールにはチャット機能があります。オンライン研修の中でディスカッションのことで頭がいっぱいになってしまい、チャットツールをあまり活用できていないケースもあります。URLなどの情報をチャットに載せることができたり、研修の進行の妨げにならないように質問などをチャットに載せられるなど、チャットツールを活用することでオンライン研修がさらに円滑に進みます。

参加者の役割や立ち位置を明確に

オンラインでのグループワークは、会場の広さが限定されないため、参加者が増えてしまうことがあります。それぞれの参加者に役割があって発言をしてくれるなら良いのですが、話を聞いているだけの参加者はあまり意味がありません。それだけでなく、大幅に参加者が増えてしまうと、話すべき人が話しにくくなってしまったり、会議の進行が遅くなってしまう可能性があります。そのため、参加者の役割を明確にし、不必要に参加者が増えてしまわないようにしましょう。

役割分担1：ファシリテーター

オンライン研修の中で誰がどのような順番で発言するのか、トピックをどのように回していくかなど、ファシリテーターの存在がなければ曖昧になってしまい、研修が円滑に進みません。そのため、ファシリテーターは研修において非常に重要な存在となります。会議を行う時は必ず誰がファシリテーターになるのかを事前に決め、研修が円滑に進むようにしましょう。

役割分担2：議事録係

発言の記録をとるために、議事録担当を1名決めておき、チャットもしくは共有できる場所に書き留めてもらいます。研修で話された内容を全員が詳細に覚えておくことはまずありません。そのため、どこかに研修の内容を詳細に残しておくための議事録係を設置する必要があります。

役割分担3：タイムキーパー

グループワークは時間無制限で行うことができるわけではありません。タイムキーパーがいなければだらだらとしたグループワークとなってしまい、生産性を大きく下げかねません。そのため、タイムキーパーを設置し、時間不足に陥らないようにすることが大切です。

Schooのオンライン集合学習機能でグループワーク

オンライン集合学習機能とは

オンライン集合学習機能とは、Schooビジネスプランが提供する、複数人でコミュニケーションを取りながらリアルタイムで行う新しいオンライン学習機能です。 集合研修に替わるものとしての利用や、グループ勉強会で利用することができ、1つの動画を1人で観て学ぶだけではなく、同時に複数名での受講や、双方向のコミュ二ケーションを取りながら視聴することができます。

オンライン集合学習の特徴

〔1〕同時視聴機能

オーナーが設定した開始時間に合わせて、対象社員で同時に同じ動画を視聴できます。約5,000本の『Schoo』の授業や、各社オリジナル動画から自由に選んで視聴することができ、様々なシーンに合わせて利用することができます。

〔2〕チャット機能（返信可）

チャット機能を使って、リアルタイムに社員同士でコミュニケーションが行えます。その場で疑問を投げかければ、同僚や先輩社員、人事がその場で疑問に答えることもできるため、疑問を素早く解決できます。

〔3〕いいね！機能

社員のさまざまな考え方や見方に対し、「いいね！」を活用することで、オンライン上でも社員同士で学びを深めることができ、モチベーションの向上にも繋がります。

〔4〕受講生のステータス確認機能

参加者名を一覧で確認することができます。集中して受講していないと「黄色いひよこ」が眠り、名前の横に点灯している印が赤く変わります。この機能により、受講者の受講状況を一括で管理することができるため、社員へのフィードバックを適切に行うことができます。

オンライン集合学習の詳細を見る

まとめ

• ・オンライン研修でグループワークを行うなら、Zoomがおすすめ。Zoomはグループワークの主催者だけがアカウント発行をするだけで、設定が他のツールに比べて非常に簡単です。
• ・オンライングループワークにファシリテーターを参加させ、参加者の発言を促したり、出た意見をわかりやすくまとめることで、議論が深まり、より効果的な議論が期待できます。

オンライン研修でのグループワークにschooを活用する。
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　動画学習を活用することで事前に業務に関する知識をインプットをした上で、集合研修やOJTに臨むことができます。
　それにより集合研修やOJTの場は知識の定着を図ったり疑問点を解決したりといった時間に充てることができ、 研修をより効果的に行うことが可能です。
　ビジネスマナーやコミュニケーション力などの基本スキルから、営業・プログラミング・デザインなどの実務スキルまで学べるので、自発的に学び成長していける人材の育成促進につながります。