フォローアップとは？重要性や具体的な方法、行うタイミングなどを解説
「研修を実施したものの、実践に結び付いているのか、知識が定着しているのか、研修の効果があるか分からない。若手社員の離職率の高さに悩んでいる。」という企業は多いでしょう。そのようなお悩みを解決する方法の一つとして、「フォローアップ」があります。今回は、フォローアップとは何か、重要性や具体的な方法、行うタイミング、実施するポイントなどをご紹介します。
01フォローアップとは
「フォローアップ」は、すでに始めたことや習ったことに対して、それを強化したり効果を認識したりするために、ある程度時間が経ってから繰り返し行うことを意味します。
企業は「従業員の帰属意識を高め、生産性を向上させる」「研修効果の定着や離職率を低下させる」ことを目的として、フォローアップを行います。企業などで開かれるフォローアップ研修とは、研修終了後、一定期間が経過した後に再度同じメンバーが集められて開催される研修を意味します。一度受講した研修の内容をある程度時間が経ってから、もう一度確認することで、知識を定着させ、実践を促進します。
フォローアップの重要性と離職率との関係
離職率が高いと、時間や金銭的なコストアップだけでなく、従業員のモチベーションの低下を引き起こします。厚生労働省が発表した「新規学卒者の離職状況」によると、入社1年目で大学卒は11.6％、高校卒は17.2％が離職しています。入社3年目までには大学卒は32.8％、高校卒は43.0％と3から4割の新入社員が離職しています。この調査より、新入社員の離職率は高い傾向にあるとことが分かります。特に入社後の3年間は、新入社員のフォローアップが大切です。
尚、内閣府の就労等に関する若者の意識によると、初職の離職理由（複数選択可）についてみると、「人間関係がよくなかったため」が「仕事が自分に合わなかったため」「労働時間、休日、休暇の条件がよくなかったため」に続いて高い結果となっています。人間関係については、人事や周りのフォローアップで改善することが可能な場合もあります。この結果からもフォローアップは必要だといえます。
02フォローアップの具体的な方法とは
では、フォローアップの具体的な方法とはどのようなものがあるのでしょうか。一般的に用いられる方法の各詳細をみていきましょう。
人事面談で意見を聴く
一般的なフォローアップの方法として、人事との面談があります。普段の業務の指示や指導、管理を行うのは直属の先輩や上司です。しかし、社員の抱える悩みとなるとなかなか言い出せないケースもあります。特に新入社員の場合は、採用や研修を担当した人事担当者の方が話しやすい場合があるでしょう。そこで、人事担当者が面談の機会を作り、話しやすい環境を作ると本音を聴くことが可能となります。
社員の本音を聴くことができると、課題が把握しやすくなります。今後の研修や人事管理における改善点が見つかりやすくなるでしょう。
上司によるフォローアップ
毎日社員を管理・指導している上司は普段の業務を把握しています。また、普段から部下を普段から観察していると、何か悩みを抱えているときも気づきやすいでしょう。きめ細やかなフォローアップが期待できます。
しかし、日々の業務の中で悩みを聞き、解決策を導くのは難しい場合もあるでしょう。定期的に上司・部下の1対１の面談の機会を設けると、話しやすくなります。その際、現在の仕事のことだけでなく、中長期的な目標や、期待すること、スキルアップの方法などを話し合うとより効果的です。
メンターをつける
メンター制度とは、新入社員や若手社員などの悩みに対して、年齢や社歴の近い先輩社員が助言する制度のことで、多くの企業で取り入れられています。英語のmentor（助言者）に由来します。サポートする側をメンター、サポートされる側とメンティと呼び、メンターはメンティとは別の部署に所属する社員が一般的。同じ部署ではないので、メンティは正直に思いを伝えやすく、メンターは客観的な立場でアドバイスができます。
フォローアップ研修
フォローアップ研修とは、研修の終了後一定期間が経過した後に再度同じメンバーが集められ開催される研修です。フォローアップ研修の目的は、研修で学んだことが自身に定着しているか、実践できているかを振り返ること。更に今後の目標設定なども実施します。また、新入社員の場合は、配属後の不安解消、同期との連帯感の構築、新入社員教育の内容の定着アップ、モチベーションアップなども目的としています。
03フォローアップを行うべきタイミングは?
では、フォローアップを行うべきタイミングはいつがよいのでしょうか。実際の業務で生かされているかを振り返るため、3ヶ月度・1年後とある程度の期間を開けて実施するのが適切だといわれています。
研修から3ヶ月後
まずは、研修から3か月後です。短期間で実施されるので、3ヶ月間の目標達成状況などをプレゼンするなど具体的なプログラム内容となることが多いようです。あらかじめ、フォローアップ研修とセットで研修のスケジュールを組むこともあります。新入社員が対象の場合は、実際に業務経験してからの仕事の進め方の再確認や悩みの払拭などの目的もあります。
研修から1年後
研修から1年後にフォローアップ研修を実施すると、1年間現場で実践してみた総合的な振り返りができます。また、1年も経過すると各受講者に部下を持ったり、業務内容に変化が起きている場合があります。次のステップに向けての目標設定の場にもなります。
新入社員の場合は、1年経つと業務の中でも中心的な役割を担うことが増えてきます。先輩社員としてのステップアップが期待されます。これまでの復習をするとともに、先輩社員としての心構えを身に着けさせるという機会にもなるでしょう。
04フォローアップを効果的に行う2つのポイント
フォローアップを効果的に行うときのポイントとは何でしょうか。２つのポイントをご紹介します。
フォローアップを受けている人の意見を集める
実際にフォローアップを受ける人の意見を集めると、どんな支援が求められているのか、次の研修で何を重要視すべきかが分かります。特に研修を実施した後にはアンケートを取り、研修内容について意見を聞いたり、理解度を測定することをおすすめします。また、一定期間経過後にどの程度定着しているかを確認し、不足する項目についてフォローアップ研修に組み込むことも有効でしょう。
PDCAサイクルを回す
PDCAとは、 Plan(計画)・ Do(実行)・ Check(評価)・ Action(改善) の頭文字をとった用語です。社会人にとって、働く上で必要なスキルと言えます。まず、過去の研修終了後にPlan(計画)・ Do(実行)します。そして、フォローアップ研修時に過去の研修で学んだことを実施できているかCheck(評価)して確認します。その上で、次の行動Action(改善)を決めます。様々な研修や普段の業務において、PDCAというサイクルを回すと効果的です。
▼フォローアップに関して詳しく知りたい方はこちら▼
【関連記事】フォローアップ研修の意味や目的とは？研修を行う際の3つのポイントをご紹介
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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など
05フォローアップ研修にはSchooビジネスプランがおすすめ
Schooビジネスプランでは約6000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。
1.研修と自己啓発を両方行うことができる
schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約6000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。
2.フォローアップ研修におすすめのSchooの講座
Schooビジネスプランでは、フォローアップ研修に活用できる講座をご用意しています。フォローアップ研修では、研修後の振り返りをいかに効果的に行うかが重要です。記事内でも述べているように、PDCAサイクルを回して自分がどれだけ成長したかを社員に振り返ってもらう必要があります。Schooの講座では、PDCAの回し方の講座や、効果的に振り返る方法をおよそ2時間(各60分)で学ぶことができます。
さらに、社員に研修動画を受講してもらった後に、意見の共有会やディスカッションを行うことで、学んだことをより効果的に定着させることができます。
デキる若手のPDCA
研修を受けて何かを学んでも、時間が経つと忘れてしまっていることも多いでしょう。なんのために研修を受けたのか、研修の結果どのように業務が改善したのかということを振り返ることは非常に重要です。この授業は、若手のビジネスパーソンに向けて、成果を出して行く上で重要なビジネスフレームワーク「PDCA」について学ぶ授業です。全5回の各授業では「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「Check（評価）」、「Action（改善）」の基礎について学びます。 業務改善サイクルの「型」を知り、実践し、身につけ、より安定して継続的に成果を出せるようになりましょう。
ICU 国際基督教大学 卒業。中小企業診断士。 芸能プロダクションの株式会社アミューズに新卒入社。アイドルやダンスグループのマネジメントに携わる。 その後、Webインテグレーション国内最大規模のIMJ Groupに転じ、Web広告プランナー、人事、経営企画、新規事業開発など、Webの最前線で幅広く経験を積む。 現在は、テクノロジーの分かる中小企業診断士として、エンタメ業界やクリエイティブ業界での起業や事業成長をサポートしている。
頭をシンプルにする振り返りの習慣
研修などを受けた後だけでなく、どんな仕事の後に振り返りを行うことは、ビジネスパーソンとして当たり前のことだと思います。しかし、振り返りが不十分だと、なぜ自分が成功したのか、失敗したのかを詳しく分析できないため、振り返りの効果はなくなってしまいます。この授業では、思考の整理家”鈴木進介先生に「頭をシンプルにする習慣」を教わります。頭の中のゴチャゴチャを予防する習慣を身につけ、効果的に振り返りをできるビジネスパーソンになりましょう。
25歳で起業後、「経歴なし・金なし・人脈なし・ノウハウなし」の4重苦からスタートしたため、3年以上まともに給与が取れずに挫折続きの生活を送る。その後、思考を整理すれば問題の9割が解決していることに気づき、思考の整理術に開眼。以来、10年以上にわたり研究を独自に重ねて体系化。難しい問題を優しく解きほぐす「思考の整理術」は、フリーランスやベンチャー企業、東証一部上場企業まで幅広く支持され、コンサルティング実績は100社以上、研修は年間100日以上登壇、の講演受講者数は1万人を超す。 いま、経営者の意思決定支援や次世代リーダーの育成で圧倒的な支持を得ている注目株。また、ラジオ、テレビ出演を果たした他、現在は作家としての活動にも力を入れ、著書に4万部のロングセラーとなった『1分で仕事を片づける技術』（あさ出版）などこれまでに11冊を発表している。
3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる
Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。
まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。
この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。
06まとめ
今回は、フォローアップとは何か、重要性や具体的な方法、行うタイミング、実施するポイントなどをご紹介しました。フォローアップには、上司によるフォローやメンター制度、フォローアップ研修という方法があります。そして、一定期間経過後にフォロ-アップをすることで、離職率の低下や研修の効果の定着が期待できます。また、フォローアップをする際には、フォローアップを受ける人の意見を集める、ＰＤＣＡサイクルを回すというポイントに留意すると効果的です。ぜひ、自社の実情に合った形でフォローアップを行いましょう。
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登壇者：高木 一史 様サイボウズ人事本部 兼 チームワーク総研所属
東京大学教育学部卒業後、2016年トヨタ自動車株式会社に新卒入社。人事部にて労務（国内給与）、全社コミュニケーション促進施策の企画・運用を経験後、2019年サイボウズ株式会社に入社。主に人事制度、研修の企画・運用を担当し、そこで得た知見をチームワーク総研で発信している。
