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効率の良い勤怠管理は?様々な勤怠管理の仕方を解説

公開日:2021/05/27
更新日:2021/05/27
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効率の良い勤怠管理は?様々な勤怠管理の仕方を解説 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

会社を経営する上で欠かせないのが勤怠管理です。時給計算ではなく、月給の固定給なのになぜ勤怠管理をしっかりしておかなければならないのでしょうか。 この記事では、効率の良い勤怠管理を紹介して、勤怠管理の必要性を徹底解説します。

 

勤怠管理とは?

そもそも勤怠管理とは、なぜ必要なのでしょうか。当たり前におこなっている勤怠管理ですが、これには大きく分けて2つの目的があります。

従業員が労働契約を守っているかチェック

正社員はもちろんのこと、契約社員や、アルバイトなどの働き方であっても、働き始める時には必ず労働契約を交わします。労働契約には、週何日働いて、休みがどのくらいあり、何時間の勤務なのかなどが書かれています。勤怠管理には、このような労働契約をしっかりと守られているかどうかをチェックすると言う意味があります。 時給計算の給料ではなく、月給の固定給による給料の支払いであっても勤怠管理は欠かすことができません。遅刻や早退、欠勤等で所定の労働時間働いていなかった場合は、ノーペイ・ノーワークの原則に基づいて経営者は給料から差し引くことができます。 その反面、残業等が多く、所定の労働時間を超えてしまった場合は固定給であっても残業代を払わなければなりません。

労働基準法を守るための重要な情報

もう一つ勤怠管理をする上で重要な事は、労働基準法を守るためです。よく労基対策といって、労働基準法による様々な決まりを守るために、勤務状況によって休みを入れたり早退してもらったり労働時間の調整をすることがあります。 例えば、一番よくあるのが残業代の支払いで、1日8時間以上、もしくは週40時間以上働いたら残業代を支払わなければなりません。このような割増賃金の支払いを避けるためにも勤怠管理をしっかりとやっておかなければなりません。

 

勤怠管理はどのような方法がある?

勤怠管理にはどのような方法があるのでしょうか。大きく分けて3種類あり、それぞれ特徴があります。一番よく使われているのはパソコンによる勤怠管理ですが、それ以外の方法もまだ採用している企業もあります。それぞれのメリットとデメリットを紹介します。

ノートに記入

昔ながらのシンプルなやり方として、ノートに出勤時間と退勤時間を記入するというやり方です。ノートによる勤怠管理のメリットは、勤怠管理をするのに費用が全くかからないことです。 ノートに記入するというやり方で勤怠管理をしている会社では、マネージャーが毎回出勤時間や退勤時間をごまかしていないかをチェックします。このようにすることで不正は防ぐことができます。 一方でデメリットとしては、計算が大変になるという点です。労働時間を計算するためにパソコンに取り込むという必要があった場合、ノートに記入されている時間を全て打ち込まなければなりません。 またパソコンに打ち込まなくて、電卓で計算する場合でも時間がかかってしまいますし、計算ミスも出てくるかもしれません。少人数の会社であればこれでも大丈夫なのかもしれませんが、会社の規模が大きくなるにつれて計算が大変になってきます

タイムカード

続いてのやり方はタイムカードによる勤怠管理です。タイムカードの時間は、パスワードを入れないと変更できないことが多く、マネージャーなどの管理者がいない場合であっても不正をすることができません。 最近のタイムカードはそのままパソコンに転送できることが多く、タイムカードに打ち込まれた数字をパソコンに入力するという手間はかかりません。 また、インターネットやパソコンを使わないので、大きなスペースがなくても使うことができ、持ち運びも容易で、場合によっては屋外でも使うことができます。 タイムカードのデメリットとしては、専用の機械に入れる紙は特殊な紙である場合が多く、紙代やインク代がかかってしまうということです。また、従業員の勤怠管理を記録したものを3年間保存しなければならず、保管のスペースも必要となってきます。

パソコンに入力

現在のところ主流になっているのが、パソコンに入力するという勤怠管理のやり方です。 勤怠管理のシステムによっては、指紋認証や写真による顔認証等も導入されており、仲の良い社員が遅刻しそうな時に、代わりに出勤してあげるというようなことができないようになっています。その他にも、シンプルに自分の番号を入力して出勤ボタンや退勤ボタンを押すだけという仕組みのものもあります。 パソコン入力によるメリットは、パソコンの中にデータが入っているので残業の計算や休日出勤の計算など給料の計算が簡単にできるという点です。 デメリットとしては、電子データなので、ハードディスクが壊れてしまうと全て消えてしまう点です。また、便利な勤怠管理システムほど値段も高くなってくるので、社員の数が少ない事業所にとっては導入する費用対効果はあまりないのかもしれません

勤怠管理ソフトの導入

社員の数が増えてきたら、タイムカードを使うのではなく勤怠管理ソフトの導入がお勧めです。 社員の数が増えるとタイムカードの紙の数も増えてしまうことになります。社員の勤務状況を記録した勤怠の記録は、3年間保管しないといけません。社員の数が増えてしまうと、勤務状況を記録したタイムカードの数も膨大な量になってしまい、それだけでかなりのスペースを使うことになります。 また、全社員が同じ時間に出退勤し、同じ日に勤務するというタイプの会社であればあまり問題にはならないのかもしれませんが、残業代や休日出勤、深夜勤務など様々な割り増し賃金の計算もしなければなりません。 このような計算を人間の手でやるとなるとかなり大変になり、給料の計算だけで多くの人出と時間を使うことになってしまいます。便利な勤怠管理ソフトは高価なものが多いですが、給料計算をするための人件費が削減できたと考えれば安いものです。

 

細かい勤怠管理が必要のない働き方とは?

最近では定時による通常の勤務のほか、様々な働き方による制度ができています。制度によっては細かな勤怠管理が必要ではない働き方も中にはあります。 しかし社員である以上は、働き方によって給料の計算は楽にすることができるものの、勤怠管理はしなければなりません。

裁量労働制という働き方

細かい勤怠管理が必要のない働き方として、裁量労働制という働き方があります。 この働き方は、みなし労働時間という時間があり、会社が指定した仕事内容を終わらせると、このみなし労働時間分働いたということにするという仕組みです。みなし労働時間が8時間だとすると、仕事を6時間で終わらせても10時間で終わらせても給料は同じということになります。 裁量労働制であっても休日出勤手当や、深夜勤務手当は支払わなければならず、そこさえ気をつけていれば会社としては給料の計算のために労働時間を細かく計算する必要はありません。 ただし、裁量労働制であっても勤務時間の管理は必要となります。裁量労働制を導入していると、みなし労働時間と実労働時間の差がどのくらいなのかを労働監督署に報告しなければいけないからです。この差があまりにも大きいと、みなし労働時間を増やさなければなりません。

業務委託

続いて、勤怠管理が必要ではない働き方として業務委託というものがあります。これは、会社の業務におけるある部分を誰かに任せると言う働き方で、大手の広告代理店では社員の一部をフリーランス契約に置き換えるということもしています。 プログラマー職や、ライターなどに多い働き方で、時間による給料計算ではなく、内容により報酬を支払うということになります。このような働き方だと、会社から報酬はもらっているものの、社員ではないということになるので、たとえ会社のオフィスを使用していても、会社は勤怠管理をする必要はありません。

 

なぜ勤怠管理が必要なのか?

月給による固定給であってもなぜ勤怠管理が必要なのでしょうか。それには大きく分けて2つの理由があります。勤怠管理は社員のためでもあり、会社の利益のためでもある重要なことです。また、労働基準法を守るためにも勤怠管理はしっかりとしておかなければなりません。

社員の健康を守るため

勤怠管理が必要な理由の1つは社員の健康を守るためです。たとえ残業代をしっかり払って、休日出勤の手当ても払っていたとしても、連勤が続いたり、あまりにも長時間働かせていると社員の健康に問題が出てくる可能性があります。 経営者はこのような労働者の体調管理にも気をつけなければなりません。働きすぎが原因で病気になった場合は労災となることがあります。働きすぎによる労災が出てしまうと、ブラック企業だと言うイメージがついてしまい会社のイメージダウンにもつながってしまいます。 顧客に対してのイメージダウンだけならまだしも、一度ブラック企業だというイメージがついてしまうと、優秀な人材を採用することが難しなります。優秀な人材は会社の重要な資産なので人材が失われてしまう事は将来的に会社にとって大きなダメージとなります。

適切な給料の支払いのため

勤怠管理をする1番の理由は適切な給料の支払いのためです。 たとえ月給の固定額であったとしても、所定労働時間を超えて、週40時間を超える勤務時間があった場合は残業代を支払わなければなりません。それ以外にも深夜勤務や、休日出勤など様々な割増賃金があり、これらも正確に支払わなければならないので、いつ何時間出勤したかなどの勤怠管理はしっかりしておかなければなりません。 このようなことを守らずに、労働監督署に訴えられると罰金を支払うことになるうえに、会社のイメージも悪くなってしまいます。

 

タイムカードから勤怠管理ソフトに切り替えた企業が増えている

以前はタイムカードで勤怠管理をしていた企業も、勤怠管理ソフトに切り替えている企業が増えています。会社の規模が大きくなると、紙による管理では大変になってきます。最近の勤怠管理ソフトは非常に高性能な機能を備えているため、会計業務などを大幅に軽減することができます

切り替えた企業の事例を紹介

ある企業では、以前は出勤簿の自己申告制度で勤怠管理を行っていました。自己申告であるがために記入漏れ等によるミスが常に発生し、その確認作業のため徹夜で集計作業を行っていました。 ところが勤怠管理ソフトに切り替えることにより、確認作業の時間がなくなり、給料計算による時間もかからなくなりました。その結果、今まで勤怠管理の集計作業や確認作業を行っていた人材を他の部署に回すことができ、会社の業務の健全化につなげることができるようになったのです。

 

シフト作成ソフトと一体化することで人件費が大幅節減に

勤怠管理ソフトのほかに、シフト作成ソフトも多くあります。シフト管理ソフトでは労働時間の管理や、社員の希望なども考慮して自動的に生成してくれます。 このような高性能なソフトの多くは有料で、毎月使用料金もかかりますが、シフト作成の時間が大幅に減るので結果的に会社の経営状況は改善されます。 さらに、シフト作成ソフトと実際の勤務状況をリンクさせる機能もあり、勤怠管理をパソコン上でやることによって、給料を計算するにあたって必要な人手や時間を大幅に減らすことができるのです。

 

まとめ

勤怠管理の必要性と、効率の良い勤怠管理のやり方について紹介しました。 効率の良い勤怠管理をするには、勤怠管理ソフトの導入が必要不可欠ですが、会社の勤務状況や、社員の数によっては不要かもしれません。また、残業や休日出勤をせずに、常に毎日同じ時間だけ働くということを徹底している会社にとっては高価なソフトの導入は必要ないでしょう。 効率の良い勤怠管理は、経費の削減にも繋がるので、給料計算に毎月多くの時間を要している会社は勤怠管理ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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