効率の良い勤怠管理は？様々な勤怠管理の仕方を解説

01勤怠管理とは？

そもそも勤怠管理とは、なぜ必要なのでしょうか。当たり前におこなっている勤怠管理ですが、これには大きく分けて2つの目的があります。

従業員が労働契約を守っているかチェック

正社員はもちろんのこと、契約社員や、アルバイトなどの働き方であっても、働き始める時には必ず労働契約を交わします。労働契約には、週何日働いて、休みがどのくらいあり、何時間の勤務なのかなどが書かれています。勤怠管理には、このような労働契約をしっかりと守られているかどうかをチェックすると言う意味があります。 時給計算の給料ではなく、月給の固定給による給料の支払いであっても勤怠管理は欠かすことができません。遅刻や早退、欠勤等で所定の労働時間働いていなかった場合は、ノーペイ・ノーワークの原則に基づいて経営者は給料から差し引くことができます。 その反面、残業等が多く、所定の労働時間を超えてしまった場合は固定給であっても残業代を払わなければなりません。

労働基準法を守るための重要な情報

もう一つ勤怠管理をする上で重要な事は、労働基準法を守るためです。よく労基対策といって、労働基準法による様々な決まりを守るために、勤務状況によって休みを入れたり早退してもらったり労働時間の調整をすることがあります。 例えば、一番よくあるのが残業代の支払いで、1日8時間以上、もしくは週40時間以上働いたら残業代を支払わなければなりません。このような割増賃金の支払いを避けるためにも勤怠管理をしっかりとやっておかなければなりません。

02勤怠管理はどのような方法がある？

勤怠管理にはどのような方法があるのでしょうか。大きく分けて3種類あり、それぞれ特徴があります。一番よく使われているのはパソコンによる勤怠管理ですが、それ以外の方法もまだ採用している企業もあります。それぞれのメリットとデメリットを紹介します。

ノートに記入

昔ながらのシンプルなやり方として、ノートに出勤時間と退勤時間を記入するというやり方です。ノートによる勤怠管理のメリットは、勤怠管理をするのに費用が全くかからないことです。 ノートに記入するというやり方で勤怠管理をしている会社では、マネージャーが毎回出勤時間や退勤時間をごまかしていないかをチェックします。このようにすることで不正は防ぐことができます。 一方でデメリットとしては、計算が大変になるという点です。労働時間を計算するためにパソコンに取り込むという必要があった場合、ノートに記入されている時間を全て打ち込まなければなりません。 またパソコンに打ち込まなくて、電卓で計算する場合でも時間がかかってしまいますし、計算ミスも出てくるかもしれません。少人数の会社であればこれでも大丈夫なのかもしれませんが、会社の規模が大きくなるにつれて計算が大変になってきます

タイムカード

続いてのやり方はタイムカードによる勤怠管理です。タイムカードの時間は、パスワードを入れないと変更できないことが多く、マネージャーなどの管理者がいない場合であっても不正をすることができません。 最近のタイムカードはそのままパソコンに転送できることが多く、タイムカードに打ち込まれた数字をパソコンに入力するという手間はかかりません。 また、インターネットやパソコンを使わないので、大きなスペースがなくても使うことができ、持ち運びも容易で、場合によっては屋外でも使うことができます。 タイムカードのデメリットとしては、専用の機械に入れる紙は特殊な紙である場合が多く、紙代やインク代がかかってしまうということです。また、従業員の勤怠管理を記録したものを3年間保存しなければならず、保管のスペースも必要となってきます。

パソコンに入力

現在のところ主流になっているのが、パソコンに入力するという勤怠管理のやり方です。 勤怠管理のシステムによっては、指紋認証や写真による顔認証等も導入されており、仲の良い社員が遅刻しそうな時に、代わりに出勤してあげるというようなことができないようになっています。その他にも、シンプルに自分の番号を入力して出勤ボタンや退勤ボタンを押すだけという仕組みのものもあります。 パソコン入力によるメリットは、パソコンの中にデータが入っているので残業の計算や休日出勤の計算など給料の計算が簡単にできるという点です。 デメリットとしては、電子データなので、ハードディスクが壊れてしまうと全て消えてしまう点です。また、便利な勤怠管理システムほど値段も高くなってくるので、社員の数が少ない事業所にとっては導入する費用対効果はあまりないのかもしれません

勤怠管理ソフトの導入

社員の数が増えてきたら、タイムカードを使うのではなく勤怠管理ソフトの導入がお勧めです。 社員の数が増えるとタイムカードの紙の数も増えてしまうことになります。社員の勤務状況を記録した勤怠の記録は、3年間保管しないといけません。社員の数が増えてしまうと、勤務状況を記録したタイムカードの数も膨大な量になってしまい、それだけでかなりのスペースを使うことになります。 また、全社員が同じ時間に出退勤し、同じ日に勤務するというタイプの会社であればあまり問題にはならないのかもしれませんが、残業代や休日出勤、深夜勤務など様々な割り増し賃金の計算もしなければなりません。 このような計算を人間の手でやるとなるとかなり大変になり、給料の計算だけで多くの人出と時間を使うことになってしまいます。便利な勤怠管理ソフトは高価なものが多いですが、給料計算をするための人件費が削減できたと考えれば安いものです。

03細かい勤怠管理が必要のない働き方とは？

最近では定時による通常の勤務のほか、様々な働き方による制度ができています。制度によっては細かな勤怠管理が必要ではない働き方も中にはあります。 しかし社員である以上は、働き方によって給料の計算は楽にすることができるものの、勤怠管理はしなければなりません。

裁量労働制という働き方

細かい勤怠管理が必要のない働き方として、裁量労働制という働き方があります。 この働き方は、みなし労働時間という時間があり、会社が指定した仕事内容を終わらせると、このみなし労働時間分働いたということにするという仕組みです。みなし労働時間が8時間だとすると、仕事を6時間で終わらせても10時間で終わらせても給料は同じということになります。 裁量労働制であっても休日出勤手当や、深夜勤務手当は支払わなければならず、そこさえ気をつけていれば会社としては給料の計算のために労働時間を細かく計算する必要はありません。 ただし、裁量労働制であっても勤務時間の管理は必要となります。裁量労働制を導入していると、みなし労働時間と実労働時間の差がどのくらいなのかを労働監督署に報告しなければいけないからです。この差があまりにも大きいと、みなし労働時間を増やさなければなりません。

業務委託

続いて、勤怠管理が必要ではない働き方として業務委託というものがあります。これは、会社の業務におけるある部分を誰かに任せると言う働き方で、大手の広告代理店では社員の一部をフリーランス契約に置き換えるということもしています。 プログラマー職や、ライターなどに多い働き方で、時間による給料計算ではなく、内容により報酬を支払うということになります。このような働き方だと、会社から報酬はもらっているものの、社員ではないということになるので、たとえ会社のオフィスを使用していても、会社は勤怠管理をする必要はありません。

04なぜ勤怠管理が必要なのか？

月給による固定給であってもなぜ勤怠管理が必要なのでしょうか。それには大きく分けて2つの理由があります。勤怠管理は社員のためでもあり、会社の利益のためでもある重要なことです。また、労働基準法を守るためにも勤怠管理はしっかりとしておかなければなりません。

社員の健康を守るため

勤怠管理が必要な理由の1つは社員の健康を守るためです。たとえ残業代をしっかり払って、休日出勤の手当ても払っていたとしても、連勤が続いたり、あまりにも長時間働かせていると社員の健康に問題が出てくる可能性があります。 経営者はこのような労働者の体調管理にも気をつけなければなりません。働きすぎが原因で病気になった場合は労災となることがあります。働きすぎによる労災が出てしまうと、ブラック企業だと言うイメージがついてしまい会社のイメージダウンにもつながってしまいます。 顧客に対してのイメージダウンだけならまだしも、一度ブラック企業だというイメージがついてしまうと、優秀な人材を採用することが難しなります。優秀な人材は会社の重要な資産なので人材が失われてしまう事は将来的に会社にとって大きなダメージとなります。

適切な給料の支払いのため

勤怠管理をする1番の理由は適切な給料の支払いのためです。 たとえ月給の固定額であったとしても、所定労働時間を超えて、週40時間を超える勤務時間があった場合は残業代を支払わなければなりません。それ以外にも深夜勤務や、休日出勤など様々な割増賃金があり、これらも正確に支払わなければならないので、いつ何時間出勤したかなどの勤怠管理はしっかりしておかなければなりません。 このようなことを守らずに、労働監督署に訴えられると罰金を支払うことになるうえに、会社のイメージも悪くなってしまいます。

05タイムカードから勤怠管理ソフトに切り替えた企業が増えている

以前はタイムカードで勤怠管理をしていた企業も、勤怠管理ソフトに切り替えている企業が増えています。会社の規模が大きくなると、紙による管理では大変になってきます。最近の勤怠管理ソフトは非常に高性能な機能を備えているため、会計業務などを大幅に軽減することができます

切り替えた企業の事例を紹介

ある企業では、以前は出勤簿の自己申告制度で勤怠管理を行っていました。自己申告であるがために記入漏れ等によるミスが常に発生し、その確認作業のため徹夜で集計作業を行っていました。 ところが勤怠管理ソフトに切り替えることにより、確認作業の時間がなくなり、給料計算による時間もかからなくなりました。その結果、今まで勤怠管理の集計作業や確認作業を行っていた人材を他の部署に回すことができ、会社の業務の健全化につなげることができるようになったのです。

06シフト作成ソフトと一体化することで人件費が大幅節減に

勤怠管理ソフトのほかに、シフト作成ソフトも多くあります。シフト管理ソフトでは労働時間の管理や、社員の希望なども考慮して自動的に生成してくれます。 このような高性能なソフトの多くは有料で、毎月使用料金もかかりますが、シフト作成の時間が大幅に減るので結果的に会社の経営状況は改善されます。 さらに、シフト作成ソフトと実際の勤務状況をリンクさせる機能もあり、勤怠管理をパソコン上でやることによって、給料を計算するにあたって必要な人手や時間を大幅に減らすことができるのです。

07人材育成の手法としてのSchooビジネスプラン

Schooビジネスプランでは約8,000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約8,000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.自発的に学ぶ人材を育成できるSchooの講座

上記でも説明したように、Schooでは約8,000本もの動画を用意している上に、毎日新しいトピックに関する動画が配信されるため、研修に加えて自ら学び、成長する人材の育成が可能です。近年の社会のグローバル化やテクノロジーの進化などにより、企業を取り巻く環境が刻々と変化しています。それに伴い、社員の業務内容や求められるスキルも早いスパンで変化しています。このような予測のつかない時代の中で会社の競争力を維持するためには、社員一人一人が自発的に学び、成長させ続けることができる環境、いわば「学び続ける組織」になることが必要です。

Schooビジネスプランの講座では、体系的な社員研修だけでなく、自己啓発を通じて自発的に学び、成長できる人材を育成することが可能です。

ここでは、人材育成に活用できるSchooの講座をご紹介します。

メンバーと心がつながる上司力

組織づくりにおける上司の在り方についての著書『『Z世代・さとり世代の上司になったら読む本 引っ張ってもついてこない時代の「個性」に寄り添うマネジメント』で話題の竹内義晴さんに教えていただきます。

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元NHKアナウンサーが教える「心が動く話し方」

文章の書き方や伝え方は、これまで学校や職場、セミナーなどで習う機会はあったかもしれません。 では「話し方」はどうでしょうか。 おそらく少ないと思います。

ましてや、自分の声を録音し、話し方だけでなく、伝わる内容になっているか、深く分析したという方はさらに少ないでしょう。 相手が理解しやすい「話し方」を行うには、2つの点から工夫する必要があります。

• 1.声を出して話すこと自体の工夫。
• 美声など表面的な対策ではなく、あくまで聞き手にとって聞き取りやすいことを意識した、スピード・間・音程・声質の細かい調整を行います。
• 2.話す内容の工夫。
• なんとなくダラダラ話しては聞き手の心に届きません。中身をシンプルに、インパクトを与えるものにしておく準備が必要です。

この授業では、2回にわたり、上記2つのポイントを実演でご覧いただけます。 実際に放送の現場で行ってきた実践的な方法は、皆さんにとって重要な話す場面、プレゼンテーションやスピーチ、オンラインコミュニケーションなどで常に応用可能な、一生ものの武器になるはずです。

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いまさら聞けない「DX入門」 〜デジタルファーストを理解するための第一歩〜

皆さんは、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」についてどのくらい理解しているでしょうか？ 新型コロナウィルスの感染拡大の影響により、リモートワークを余儀なくされ、デジタル化がより一層加速しました。それと同時に、DXがテレビや経済誌などで取り上げられる機会が増えています。 本授業では、『いちばんやさしいDXの教本 人気講師が教えるビジネスを変革する攻めのIT戦略』（インプレス）の共著者であり、ディップ株式会社で営業のDX化を推進した、亀田重幸先生をお迎えしてDXの“いろは”と応用事例を学んでいきます。 なんとなく理解していたDXを理解し、社内での応用や課題点発見のきっかけをつくれるようになりましょう。

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3.受講者の学習状況を把握し、人材育成に役立てることができる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、受講者がどんな内容の講座をどれくらいの長さ見ていたのかも把握することができるため、社員のキャリアプランの傾向を掴むことも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面では受講者それぞれの総受講時間を管理者が確認できるようになっており、いつ見たのか、いくつの講座を見たのか、どのくらいの時間見たのか、ということが一目でわかるようになっています。

さらに、受講履歴からは受講者がどのような分野の動画を頻繁に見ているかが簡単にわかるようになっており、受講者の興味のある分野を可視化することが可能です。これにより、社員がどのようなキャリアプランを持っているのかを把握できるだけでなく、社員のモチベーションを高めながら人材育成するためのヒントを得ることができます。

さらに、社員に自己啓発を目的として受講してもらっている場合、社員がどのような内容の授業を受講する傾向があるのかを把握できるため、社員のキャリアプランを把握することができます。

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08まとめ

勤怠管理の必要性と、効率の良い勤怠管理のやり方について紹介しました。 効率の良い勤怠管理をするには、勤怠管理ソフトの導入が必要不可欠ですが、会社の勤務状況や、社員の数によっては不要かもしれません。また、残業や休日出勤をせずに、常に毎日同じ時間だけ働くということを徹底している会社にとっては高価なソフトの導入は必要ないでしょう。 効率の良い勤怠管理は、経費の削減にも繋がるので、給料計算に毎月多くの時間を要している会社は勤怠管理ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。