人事異動とは？目的や種類、必要な配慮について解説

06人事異動の進め方

ここまで人事異動の概要やポイント、メリット・デメリットについて解説してきましたが、いかがでしたでしょうか。人事異動は組織の活性化や生産性の向上、個人のキャリアステップを広げられるなど、メリットはさまざまありますが、適切ではない人事異動はかえってリスクを生んでしまいます。リスクを産まない人事異動を実現するために、次では、人事異動の具体的な進め方について、解説します。

組織の状況把握

事業目標や経営計画に対して、部署ごとにどの程度人材が必要か、どのような人材が足りていないのかなど、組織ごとの状況を把握していきましょう。また、異動後、組織の雰囲気やカラーとマッチしないということを防ぐために、組織別にペルソナを設定しておきましょう。

部署や職種別に必要なスキルを洗い出す

人事異動を実施する上でまず行いたいのが、組織の状況把握です。組織によって所属する従業員のタイプやスキルは異なります。そのため、それぞれの組織で必要な人材の人物像を明確にしておく必要があります。具体的には必要なスキルの洗い出しなどが挙げられます。例えば、営業職の人材を異動させる場合、営業としての経験年数やマネジメント経験の有無など、なるべく具体的なレベルまで定義することが重要です。

候補者をリストアップする

求める人物像の定義が完了したら、候補者をリストアップしていきましょう。ここで重要なのが、候補者の意思です。先ほど解説したように異動を希望しない従業員を異動させることはモチベーションの低下や離職率に繋がります。事前にアンケートやヒアリングを通して、異動希望者を募った上で候補者を洗い出すのも良いでしょう。また、リストアップした候補者は現在いる部署と異動先の部署におけるそれぞれの上司に説明をおこない、双方の了承を得るようにしましょう。

内示の発表

正式な辞令を出す前に、該当する候補者に対して内示を行いましょう。候補者に対して、現在の上司から異動先や異動目的、異動後の業務内容や異動時期を面談などで打診してもらいます。一方的な候補者への説明はトラブルや離職につながります。そのため、このタイミングで、丁寧な説明を行い、理解してもらうことが必要不可欠です。また、候補者からネガティブな意向があれば、改めて新しい候補者選びを実施したり、別途キャリア面談を実施する必要があります。

辞令を出す

候補者に人事異動の内示を伝え、本人の承諾を得られたら、辞令を出しましょう。辞令とは、昇給や昇進、転勤を命じるときに渡す文書を指します。異動に伴う部署や勤務地、勤務時間、業務などを記載した辞令を交付しましょう。場合によっては、社内の掲示板など全体に発信する企業も存在します。

異動後のフォローをおこなう

異動が従業員にとってネガティブなものになってしまうと、離職やエンゲージメントの低下などに繋がりかねません。そのため、異動した従業員が新しい環境でストレスなく働いてもらうために、フォローできる制度を用意しましょう。具体的には前の部署の社員が面談を実施したり、サーベイツールを活用して、従業員のモチベーションやエンゲージメントを定量的に測ることも重要です。

07人事異動は拒否できない

人事異動は通常、事業運営の都合で会社が決定をするものです。就業規則に定めている場合、人事異動は業務命令となり、従業員は正当な理由なく拒否することはできません。 従業員の拒否により異動命令を撤回するといったことが起きると、不公平感が生まれ正常な組織運営に支障が出ることがあります。人事異動を会社として強い姿勢で命じる必要があるのはそのためです。

08人事異動が無効になる場合

就業規則に定められている以上、従業員は人事異動を拒むことはできません。しかし、人事異動が無効になる場合もあります。 従業員を退職させることを目的に、業務上の必要性や人選に合理性がない異動を命じるようなケースです。自主退社に追い込むために、閑職や慣れない業務に異動させるといったケースがこれにあたります。 人事権の濫用と判断されるような異動命令は、避けなくてはなりません。

09人事異動に必要な配慮とは

人事異動の決定権は会社に委ねられていることは前提ですが、最近では個別の従業員の事情に配慮することも増えているようです。 個人の希望や家庭の事情などをあらかじめ把握しておき、可能な限り無理のない範囲で異動を実施するといった考え方です。 ある程度、各従業員の事情を考慮して異動を行うことで、無駄な離職を防ぐことにつながります。

不公平感が出ないようにする

異動が多い従業員、少ない従業員の差が極端に出ないように配慮する必要があります。 処遇の面でも、勤務するエリアの地価や物価水準に応じて手当を検討するなど、不公平感が出ないようなルールを検討したほうが良いでしょう。

時期やタイミングに配慮する

人事異動の時期やタイミングに対しての配慮も必要です。年度末に人事異動を行う企業が多いのは、子供の学業への影響を配慮している側面があります。 担当業務の区切りが良い時点で異動をかけるなど、モチベーションを下げない配慮があると、なお良いのではないでしょうか。

対象者の事情に配慮する

対象者が著しく不利益を被る場合、人事異動が権利濫用として無効になった判例もあります。親の介護や家族の病気など、人事異動で生活が成り立たなくなるような場合は、会社としての配慮が必要になるでしょう。 単身赴任を柔軟に認めることも必要です。対象者の家族への影響まで考慮する必要があります。

10働き方を選択できる制度が理想

会社に人事権があり、人事異動は拒めないことが原則です。 しかし、「働きやすさ」を企業に求める風潮が強くなっている昨今では、一定の配慮や柔軟な制度が求められていることも忘れてはなりません。

ジョブ型雇用の導入

ジョブ型雇用を導入し勤務地や業務を限定した採用を行い、スペシャリストを育成する企業も増えています。転勤がありジョブローテーションを行う職群と、こうした専門職の複線型の人事制度を検討するのも良いかもしれません。

職群選択制度

長く勤務していると、ライフサイクルの変化で転勤ができる時期と、そうでない時期が訪れます。 独身の間は身軽に転勤できるが、子育て中は極力転勤を避けたい、子育てがひと段落し転勤できる環境になった、その後親の介護で異動が難しくなる、というようなサイクルです。 その時期に応じて、転勤がある職群と転勤がない職群を選択できる制度も検討すると良いでしょう。

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11まとめ

人事異動は事業目標の達成や、組織の活性化に欠かせないものです。会社に人事権があり、従業員が人事異動を拒めないのも間違いありません。 しかし、働きやすさが企業の価値と捉えられる現代では、ある程度柔軟に人事異動を考える必要があるようです。 人事異動のトラブルによる無用な離職を防ぐことが、貴重な人的資源を守ることにもつながるのかもしれません。