説明力とは？説明力を高めることのメリットやその方法を解説

01説明力とは？

説明力とは、相手に伝えたい要点を、わかりやすくかつ的確に伝えられる能力です。ビジネスにおいては、会議や商談、日々の業務連絡といった場面で、他人に物事を説明する機会が多くあります。 説明力がない人は、自分の意見や業務連絡を周囲に正しく伝えられず、ビジネスチャンスを逃してしまったり、大きなトラブルに発展したりといった可能性があります。一方で説明力がある人は、物事のメリット・デメリット、理由や背景をわかりやすく伝えられるため、商談や会議で成功する可能性が高いです。 説明力は日々の雑談だけではなく、あらゆるビジネスシーンにおいてなくてはならない能力と言えます。

会話力との違い

説明力と似た言葉に、会話力があります。会話力とは、他人との会話のキャッチボールをスムーズに行えるコミュニケーション能力です。具体的には、相手の話に耳を傾けて正しく理解する「聴く力」、相手に共感してもらえる話し方をできる「話す力」、表情や身振り手振りといった情報から相手の気持ちを読み取る「非言語力」が会話力を構成します。 会話力のうち話す力については、相手に物事を伝える能力という点で、説明力と類似しています。しかし、話す力は相手と会話のキャッチボールを何度も重ねながら物事を伝えていくのに対して、説明力では相手へ一方的に物事を伝えるところが相違点です。いずれの能力もビジネスにおいて重要な能力ですが、会話力は主に雑談などの場面で活躍します。

02説明力を高めることのメリット

説明力はビジネスにおいて重要な能力の1つですが、高めることでどのようなメリットを期待できるのでしょうか。説明力を高めることで、商談や日々の業務でどのようなメリットを期待できるのか、詳しく見ていきます。

1.商談において取引先から理解を得られやすくなる

1点目は、自社商品の取引を提案する商談において、取引先から理解を得やすくなるメリットです。商談では、自社商品の魅力や内容、取引による相手側のメリットをいかにわかりやすく伝えるかが重要です。こうした内容を相手へ的確に伝えられれば、取引先から理解を得られて、商談成立につながる可能性があります。 また、説明力がある営業担当は取引先から信頼を得られたり、取引先との関係が良好になったりといった効果もあるため、取引を長期的に続けてもらえるメリットも期待できます。取引先から理解を得ることが重要な商談において、説明力は欠かせない能力なのです。

2.意見を正しく伝えられて上司から承認をもらいやすくなる

どのような業種・職種であっても、業務を遂行するうえでは、上司から承認をもらう場面があるものです。説明力が高いと話の要点や経緯、理由を相手に正しく伝えられます。そのため、自分やチームの提案を上司に行う場面では、意見をわかりやすく伝えられて、承認をもらいやすくなる可能性があります。 どれほど素晴らしい意見でも、相手にわかりやすく伝えられなければ、提案は却下されてしまいます。従業員の説明力が高いと、優秀な意見が承認されて、企業全体の利益を底上げすることにつながるはずです。説明力は、従業員と企業の双方にとって、大きなメリットを生み出します。

3.説明する時間が短縮されて業務効率が上がる

説明力が高いと、話の要点を的確に伝えられるため、すぐに相手に話を理解してもらえます。その結果、説明する時間が短縮されて、業務効率がアップするメリットを期待できます。 説明力が低い人は、話の要点を整理せずに説明を始めるために、説明が要領を得ず相手から理解を得られにくいです。一方で、説明力が高い人は、話の要点を整理してから説明を行うため、相手は話を理解しやすく短時間で説明が完了します。 説明する時間が短縮することで業務効率が上がりますが、これは説明する側とされる側の双方にとってのメリットです。双方の業務効率がアップすれば、職場全体ひいては企業にとっての生産性向上がもたらされます。

4.会話相手から信頼されて印象が良くなる

説明力はビジネスにおいて重要なスキルであるため、説明力が高い人は会話相手から信頼されて、印象が良くなると期待できます。例えば、上司に対して日々の業務結果を説明する際、説明力が高い人は、ビジネスマンとしての力量を認められて信頼されやすいと言えます。その結果、重要な商談や会議などの場面を任されることが増えて、ビジネスマンとして大いに活躍できるようになるはずです。 その他にも、商談やプレゼンテーションなど社外の人へ向けて説明を行う場面でも、取引先から信頼を得られやすくなって、印象アップにつながる可能性があります。ビジネスにおいて相手からの信頼はとても重要であるため、印象が上がれば交渉が有利になるメリットも期待できます。

03説明力が高い人の特徴

説明力が高い人には、説明前の下準備や説明中の言葉の選び方において、いくつかの特徴があります。説明力を高めるためには、こうした特徴を把握しておくことが重要です。それでは、説明力が高い人には具体的にどのような特徴があるのかを紹介していきます。

1.話の要点をまとめてから説明している

説明力が高い人は、他人に説明を始める前に、話の要点を自分の頭の中で整理しています。わかりやすく話を伝えるためには、まず自分自身が話をしっかり理解している必要があります。説明を始める前に、相手へ特に伝えたい点や話の経緯・背景を整理しておくことで、説明をするときに、本当に必要な部分だけを的確に話せるようになるはずです。 物事を説明するときには、紙に書き出したり頭の中で整理したりして、話の要点をまとめてから話を始めるようにしてください。

2.会話の主語を省略しない

説明力が高い人の特徴に、会話の主語を省略しない点が挙げられます。説明する側が話を理解できていても、説明される側は状況や経緯をほとんど知らない状態で話を聞くことになります。 そのため、「何が」「誰が」といった主語が省かれた説明だと、話を正しく理解できない可能性があるのです。説明をわかりやすくするためには、会話の主語を省略しないようにする心掛けが重要です。

3.言葉につまることなくスラスラと話している

説明力が高い人は、言葉につまることがあまりなく、全体的にスラスラと話すことが多いです。これは、説明力が高い人が、頭の中で話をまとめてから説明をし始めているからです。 説明の途中で言葉が途切れてしまうと、聞き手にとっては聞きづらさを感じてしまいます。一方で、スムーズに説明が行われると、説明される側にとって聞きやすいテンポ感になり、話の要点が伝わりやすくなります。

4.専門用語を多用しない

説明力が高い人の特徴に、専門用語を多用せず、平易な言葉で説明を行う点が挙げられます。もちろん、説明する相手が専門用語に詳しい人であれば問題ないのですが、そうでない場合には相手が正しく理解できる言葉を使うことが重要です。 意味がわからない専門用語ばかり出てくる説明では、説明される側は話について行けず、話の要点を理解できません。そのため、相手の立場を考えたうえで、相手にとってわかりやすい言葉を使うようにしてください。

04説明力を高めるためのポイント

説明力を高めることで様々なメリットを期待できますが、どのような方法で高められるのでしょうか。ここでは、説明力を高めるために従業員一個人が実践すべきポイントや、人事担当者ができる取り組みを紹介していきます。

1.物事を伝えるときは結論から話すようにする

一般的に、説明は何らかの物事を相手に伝えるために行われます。そのため、話の要点がきちんと相手に伝わることが重要です。そのため、物事を伝えるときには、伝えたい要点つまり話の結論から話すようにするのがおすすめです。話の結論を理解できている状態だと、聞き手にとって説明全体のイメージが掴みやすくなり、その後の説明がよりわかりやすくなります。

2.相手の立場を考えて言葉を選ぶ

わかりやすく話を伝えるためには、相手が理解しやすい言葉を使うことが必要です。相手が詳しい分野、そうでない分野を踏まえたうえで、専門用語の使う頻度を増減させたり、平易な言葉を選んだりといった工夫が欠かせません。同じ話を伝える場合でも、相手の立場を考えたうえで、言葉を選ぶようにしてください。

3.伝わりにくい話はたとえ話に置き換えてみる

難解な話の場合、どれほど平易な言葉で説明しようとしても、相手に正しく理解してもらえない可能性があります。そのようなケースでは、簡単なたとえ話に置き換えてみるのがおすすめです。説明する相手にとって親しみのあるシチュエーションを持ち出して、例え話をしてみてください。相手は話をイメージしやすくなって、要点が伝わりやすくなるはずです。

4.相手の表情や反応を見ながら説明をする

自分ではわかりやすい説明をしたつもりでも、相手は話を正しく理解できていないこともあります。そのため、説明をしながら相手の表情や反応を見て、説明の伝わり方を推測することがおすすめです。うまく話が伝わっていないようであれば、例え話やより平易な言葉を使うようにするなど、対処するようにしてみてください。

5.専門講師から説明力を上げるためのノウハウを学ぶ

説明力を効果的かつ短期間でアップさせるためには、専門講師から説明力を上げるノウハウを学ぶことがおすすめです。研修のプロであれ研修会社の専門講師であれば、グループワークなどの実践を交えて、従業員の説明力を短期間で底上げできます。特に、インターネット環境とPCがあれば研修を受けられるオンライン研修は、従業員の負担が少なく受講のハードルが低いです。

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06まとめ

説明力は、会議や商談、プレゼンテーションといった場面で重要な能力の1つです。日々の心掛けで、説明力はある程度底上げできますが、能力の上がり方には個人差があります。従業員の説明力を確実に、かつ短期間で効率的に高めたい場合、専門講師に依頼して説明力の研修を受けるのが良いでしょう。企業全体の生産性をアップさせるため、研修を実施して、従業員の説明力を底上げしてみてはいかがでしょうか。