成功するOJT研修とは?

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「OJT研修」とは、企業や組織での研修を目的として具体的な業務に取り組みながらその方法や知識を学ぶ育成方法のことです。このページでは、OJT研修の成功に向けてOJT研修の具体的な意味やその目的、また効果的な取り組み方を人事担当者や企業・組織内における教育担当者の方に役立つよう解説します。

<目次>
1. OJT研修の意味
2. OJT研修の目的・重要性
企業で活躍する人材を育成する要
職場における社員の業務効率最大化のための指導法
低コストでの実施
次世代リーダーの育成
3. 効果的なOJT研修
指導時の手順について
指導時に意識するべきポイント
4.OJTの推進に必要な3つのポイント
ポイント1:組織が一体となってOJTを促進する
ポイント2:OJTでもPDCAサイクル
ポイント3:目標設定と計画立案

1.OJTの意味

 会社や組織の中で過ごしていると、「OJTをしておいて」「OJTで教えていくから分からないことはすぐ聞いてね」という言葉を、新入社員が入社してくる4月や異動者の多い時期において一度は耳にしたことがあると思います。
 OJT研修とは略称で、「On The Job Training」を短縮した言葉です。企業や組織の中で実務に取り組みながら行う育成方法のことを指しています。新人社員や部署が異動になった社員に必要な新しい知識やスキルを、育成担当者が都度行うことによって、その業務にあった知識や経験を養っていく方法です。例えば、新人の営業職の場合は営業同行という実務を通して営業時に必要なスキルを訓練したり、新人のエンジニアの場合は先輩社員の指導のもと実際にコードを書くという実務を通して技術を磨いたりします。これらに対して、普段の業務現場から離れて行う座学などの集合研修のことを「Off-JT研修」といいます。

<予備知識>

「Off-JT研修」とは、「Off The Job Training」を短縮した言葉で、OJT研修と比較してよく使われる研修方法です。職場の外で行う研修のことを表しており、企業においては実務の場ではなく、人事担当者が作成した教育・育成プログラムや、社外の機関が管理している研修プログラムを受講し、ビジネスを遂行する上での必要な知識やスキルを取得するための時間です。新入社員として入社した企業にて、一番初めに座学の研修を受けた方が多いと思います。それが、Off-JT研修です。新入社員への研修はもちろんのこと、新人のOJT研修担当者へも取り入られており、さまざまな立場の社員に向けて実施されています

 極めて実践的であり、すぐに役立つ情報を伝えられるOJT研修は、多くの企業がさまざまな場面で活用しています。 しかし、フィードバック内容が個々の指導者の感覚や思考によって偏ってしまうため、一義的な学びに留まってしまったり、体系的な理解が難しかったりする課題もあります。そこで、会社全体がOJT研修に対して主体的に取り組めるような雰囲気を作り、OJT研修担当者に任せるだけでなく、社員が一丸となって新人社員を育てていくという風土作りも大切です。

 OJT研修は、研修会社に依頼をして行う座学研修でかかるような初期費用は一切なく、いつも行なっている業務の一部として行えるため、社員の理解も得られやすく手軽にできることは確かです。また、効果的な指導方法にて社員を育成できれば、企業に大きな成長をもたらしてくれる人材を輩出する機会にもなります。そんなOJT研修をより効果的な育成プログラムとして活用できるよう、指導方法や重要性をしっかりと理解・認識し、一人ひとりの教育担当者が質の高いOJT研修を実践できる企業作りを目指していきましょう。

2.OJTの目的・重要性

企業で活躍する人材を育成する

 「企業で活躍する」と聞くと、業務に関わる資格をもっていたり、専門的な知識やスキルを活かした職場での実務経験があったりすることが必要だと想像する方も多いのではないでしょうか。もちろん、それらもあるに越したことはありませんが、それだけが企業で活躍する人材として必要な全てではありません。実際に職場で使っているツールにいち早く慣れることや、一緒に働く仲間に溶け込むコミュニケーション力、また自ら仕事を作り実践していける行動力なども即戦力としては欠かせません。OJT研修は実際に業務を行う現場において、一人ひとりに対し行う教育方法だからこそ、企業人として必要な力を伸ばす指導法であり、より早く確実に知識やスキルを磨くことができるのです。

職場における社員の業務効率最大化のための指導法

 モチベーションをアップさせ、職場において社員の業務効率を最大化させるためには、安心感のある関係性を築けている指導担当者からの、具体的で効果的なフィードバックが必要だと言われています。基本的にOJT研修は、担当の新人指導担当者(OJT研修担当者)がつき、その担当者からのフィードバックを得るような形式で進んでいきますので、新人社員(研修生)は知らない人と関わる不安を感じることなく、安心した気持ちで指導を受けることができます。いつも関わっている指導担当者からのフィードバックであれば、「普段から自分のことを見てくれている人からの言葉だから」と指導内容を真摯に受け止めることもできます。
 また、新人社員だけでなく、OJT研修担当者の業務効率向上も期待できます。通常業務で忙しい中、新人社員の指導も担当すると、今まで自分の業務に使っていた時間をOJT研修に使わなくてはならず、物理的負担が増えます。さらに、時間的な負担だけではなく「早く一人前に育つよう指導をしなければ」「しっかりと業務ができるように育成できるだろうか」という不安などから、精神面における負担も増えます。
 しかし、それらは新人社員の指導担当者にならなければ経験のできないことであることも事実です。指導する際にはどのように伝えたら効果的なのか、過去のOJT研修担当者はどのようにフィードバックをしていたのか、自分の業務と新人育成の時間の使い分けはどのようにしていたのかなど、先輩社員に聞いたり、上司に相談したりすることで、新たなスキルアップにつながり、業務が効率化する機会が生じます。その経験により、OJT研修担当者の主業務での成果に繋がっていくでしょう。

低コストでの実施が可能

 OJT研修は、「日常業務の中でOJT研修担当者の知識や経験を新人社員に伝えていく」というのが基本の指導スタンスですので、特別な追加費用がかからずに実施することができます。
 産労総合研究所が発表している『2017年度 教育研修費用の実態調査』によると、2017年度の教育研修費用の総予算額は約6,000万円で、前回の調査と比べて2年連続で増えています。また、2016年度の従業員一人当たりの実績額は約3万7千円で、前回の調査より約1,500円増加。2017年度予算額は約4万5千円と、一人当たりの研修予算は決して低くはない結果になっていることが分かりました。
 また、研修対象者の内訳を見ていくと、「階層別研修」においては「新入社員教育」が約90%と、ほとんどの研修が新人研修向けに実施されていることが分かります。この結果から、OJT研修を交えながら効果的に新入社員教育を行うことが、いかに研修費用全体のコストカットになるかということが伺えます。

未来の管理職・リーダーを輩出するための育成方法

 OJT研修の目的の一つとして、実際の業務にすぐ活かせる仕事の方法を学ばせ、業務効率化のための力をつけさせることももちろん重要ではありますが、「部下が仕事を円滑に進められるように指導する」ということだけがOJT研修の目的ではありません。
 未来の管理職やリーダーとしての素質を訓練し磨いていくには、職場での業務改善点を見つけ、より効率的な組織にしていくために自ら考えて働きかけていく力を身につけさせることも大切になっていきます。そのためにも必要なのが、あるべき姿から逆算して目標を立ててあげることです。新入社員には、いつまでにどのようなことができるようになっていてもらいたいのか、また、新入社員自身はいつまでにどのように働けるようになっていたいのか……。短くスパンを切って目標を立て(例えば、一週間・一ヶ月・三ヶ月後・半年など)、行動に対して具体的な指導をしフィードバックを伝えることで、「目標を達成しよう!」という業務への取り組み方もプラスに変わってきます。
 OJT研修担当者が「こうなってほしい」という目標のあるべき姿や、新人社員の「こうなりたい」という姿から逆算して行動の計画をを立てることは、時間がかかったり、認識がずれてしまったり、簡単なことではないかもしれません。しかし、スピーディーに効率よく企業で活躍できるビジネスマンとしてのスキルを身につけるためにも、この過程は必要なステップです。OJT研修担当者の「いつまでにどのようになっていてほしいのか」ということと共に、新入社員の「いつまでにどのようになっていたいのか」という意思の部分とのすり合わせをしっかりと行い、必要な知識やスキルを明確にして、具体的なスケジュールを立てて決めていくことが、業務の引き継ぎに留まらないOJT研修の第一歩です。

「OJT」の詳しい内容を『新人の力を引き出すOJTとメンタリングの方法』の授業において、解説しています。

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3.効果的なOJT

指導時の手順について

 「4段階職業指導法」というのものをご存知ですか? 第一次世界大戦時のアメリカにおいて、今までの10倍の人数を動員する必要が生じ、今までの方法にとらわれない莫大な人数を一気に育成する訓練プログラムの作成が必要になり開発されたという指導法です。

「4段階職業指導法」は、
Show(やって見せる)
Tell(解説・説明する)
Do(させてみる)
Check(評価・指導をする)

というステップを踏み、研修を行う指導法です。現在でもOJT研修の基本的な訓練手順として知られています。

 真珠湾攻撃や、ミッドウェー海戦を指示したことでも有名で、日本とアメリカの実力の差を十分に知っていたことから最後の最後まで戦争に反対していた山本 五十六(やまもと いそろく)の言葉、「やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ。」も同じようなことを表現しており、古くから人を育てていく上で大切なポイントとされてきました。

指導時に意識するべきポイント

 Showでは、まずその仕事を「やって見せる」ことで、業務の全体像を伝えます。「言葉の説明で十分ではないか」と感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、最初の指導がもっとも肝心で、ここできちんとした手本を見せられるかどうかが、後の行動に大きく影響していきます。言葉だけの説明で終わらせることなく、実際に方法を提示することで、具体的な業務イメージを持ってもらうことが大切です。

 Tellの「解説・説明する」場面においては、業務内容を具体的な言葉で伝えることがポイントです。仕事の目的や背景をきちんと理解できるまでしっかりと伝えましょう。一方的に話すだけではなく、時には「今のことを聞いてどう思いましたか?」とオープンエンドクエスチョンを交えたり、「不明な点はありませんでしたか?」と質問を通して、理解ができていることを確認したりしながら進めることが重要です。

 Doでは、実際にその業務を一人で「させてみる」ことを意識しましょう。「一人でできるかな?」と不安を感じることもあるかもしれませんが、しっかりと横について、行動を見守りましょう。威圧的な態度ではなく、「失敗しても大丈夫」という安心感を与えることが大切です。

 Checkの「評価・指導をする」場面においては、Doでできていなかったことについてのフィードバックや、よく出来ていたことについてポジティブな感想を伝えましょう。そして、可能であればDoの後に、毎回具体的なフィードバックを伝えるようにしましょう。「とても良かったね」という曖昧な伝え方ではなく、「ハキハキと話していて、分かりやすい言葉で説明をしていてとても良かったね」と具体的に伝えることも、フィードバックの効果をあげるポイントです。また、そのCheckでの評価にもとづいて次の目標を立て、Show→Tell→Do→Checkを継続して行っていきましょう。

4.OJTの推進に必要な3つのポイント

 具体的なOJTの方法を学んできましたが、では実際に組織の中でOJTを推進していくためにはどのようなことが必要なのでしょうか。ここからは「新人の力を引き出すOJTとメンタリングの方法」という授業から一部を抜粋し、OJTを推進していくための3つのポイントをお伝えしていきます。

  • 担当講師:松本 真也先生
    松本真也中小企業診断士事務所

    ICU 国際基督教大学 卒業。中小企業診断士。芸能プロダクションの株式会社アミューズに新卒入社。アイドルやダンスグループのマネジメントに携わる。その後、Webインテグレーション国内最大規模のIMJ Groupに転じ、Web広告プランナー、人事、経営企画、新規事業開発など、Webの最前線で幅広く経験を積む。現在は、テクノロジーの分かる中小企業診断士として、エンタメ業界やクリエイティブ業界での起業や事業成長をサポートしている。

ポイント1:組織が一体となってOJTを促進する

 OJTはOJTトレーナーのみにお任せする、いわば「Omakase Job Training (オマカセ ジョブ トレーニング)」ではなく、組織ぐるみで行っていただきたいんです。
 そもそも、OJTトレーナーは一人ではなくていいんです。現場に複数名の方がいらっしゃるのであれば、トレーナーの方一人にOJTを押しつけるのではなく、サブのトレーナーを用意しましょう。「みんなで教えるけれど、主担当は君ね」というように。そのように「OJTチーム」として行動して欲しいんです。
 また、部署のあり方として、上司の皆さんが「任せたぞ」という態度だけではなく、OJTチームが効果的な教育ができているのかをチェックしてあげることも必要ですね。それによって上司の皆さんによる軌道修正をすることもできるでしょうし。もちろん、OJTチームからの報告・連絡・相談を入れることも大切です。(松本 真也先生)

ポイント2:OJTでもPDCAサイクル

 OJTも一つのプロジェクトなので、計画を立てて実行し、確認、改善という「PDCAサイクル」で行うことが必要になってきます。どのようなPDCAになるかというと、

  • 上長が習得すべきスキルを明確にし、目標を立てる(Plan)
  • 上長がOJTチームのメンバーに目標を落とし込む(Do)
  • OJTチームのメンバーが、OJTトレーニーに状況に応じたフィードバックを行う(Do)
  • 上長とOJTチーム、OJTトレーニーで目標達成度の確認をする(Check)
  • 上長とOJTチーム、OJTトレーニーで目標達成・未達成を踏まえて改善点を明確にする(Action)

 …というステップになります。
 半年間であれば、半年のOJT期間というスパンの中で、このPDCAステップを踏みながらOJTを行っていきましょう。(松本 真也先生)

ポイント3:目標設定と計画立案

 OJTプロジェクト全体の進め方としましては、設計して、導入、運用、改善するという先ほど同様にPDCAのステップを踏んでいくことが大切です。
 まず、「設計」の段階では、OJTトレーナーの皆さんへガイドラインを配布することが大切なポイントの一つです。なぜなら、OJTとしての品質を担保していくことにつながるからです。
 例えば、初めてOJT担当になった方もそのガイドラインを見ることによって「ここまで行うことがまず必要なのだな」と理解し、最低限のラインを揃えることができます。
 そして「導入」ですね。このフェーズでは、人事やOJT担当の方々が部門長の皆さんに向けて「OJTプロジェクトの実行はこういう理由で必要なのですよ」ということを伝えていくことが必要です。
 加えて、OJTのトレーナー選定・任命なのですが、あえて任命式をする企業もあるんです。ただ「やっておいてね」とカジュアルな感じでOJTについて伝えられると、仕事としてMUSTなのかどうかがわからなくなるトレーナーの方もいます。業務としてMUSTなのだということをきちんと伝えて、さらに全社としても大切な役割に任命されたのだということを認識させることが大切です。
 それらを踏まえた上で、運用・改善というステップにつながっていきます。(松本 真也先生)

OJTの目標設定と計画立案について詳しく動画(無料)で確認する

まとめ

  • OJT研修はOn The Job Trainingの略称であり、実際の職場において具体的な業務を遂行しながらスキルや知識を学ばせる育成方法のことである。
  • OJT研修は導入のハードルが低く、手軽に実行できる指導方法のため、正しい方法にて実行すれば、コストパフォーマンスが良く、組織に大きな成長をもたらしてくれる可能性がある。
  • OJT研修は社員の業務効率を最大化させるために不可欠であり、未来の管理職やリーダーの育成にも欠かせない研修方法である。
  • 効果的なOJT研修には、Show(やって見せる)、Tell(説明・解説する)、Do(させてみる)、Check(評価・指導をする)の「4段階職業指導法」による指導が必要不可欠である。
  • OJTの推進には「組織が一体となってOJTを促進すること」「PDCAサイクルを回すこと」「目標設定と計画立案」という3つのポイントがある。

「OJT」の詳しい内容を『新人の力を引き出すOJTとメンタリングの方法』の授業において、解説しています。

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