研修スケジュールの作り方 | テンプレートやポイントまで詳しくご紹介

01研修スケジュールを作成するフロー

研修スケジュールを作成するまでには、いくつかのフローがあります。 ここでは、研修の企画から研修スケジュールに落とし込むまでのフローについて解説します。

研修の目的やゴールを明確にする

まずは、研修を行う目的やゴールを明確に設定します。Schooの授業でもある「社員研修のあるべき姿」において、講師の鈴木克明先生は以下のポイントを明確にすることが重要だとしています。

上記を明確にし、受講者に伝えることで、研修を自分事として捉えて取り組んでもらえるようになります。

研修の予算を確定させる

社内と外部、どちらで研修を行うにしてもコストがかかります。当然ながら予算がなければ研修自体が実施できませんので、研修に充てられる予算を確認しておく必要があります。 実際にかかる費用は、研修の実施数や実施方法によって大きく変動してしまいますが、あらかじめ費用相場をリサーチしておき、概算だけでも算出しておくと提案しやすくなるでしょう。

研修内容・実施方法を検討する

研修の予算が確定したら、予算の範囲内で実施する研修とその実施方法を検討します。 研修内容を決めるためには、対象の社員に身に着けてもらいたい知識やスキルから考える必要があります。企業全体で抱えている課題から考えたり、現場社員に直接ヒアリングしてニーズを把握するのも方法の一つです。 また、研修の実施方法には大きく分けて社内研修と社外研修があり、前者に比べて後者の方が費用が高額になるので予算を考慮しつつ決定する必要があるでしょう。

担当者の予定を調整する

次に研修を行う講師などの担当者の予定を調整していきます。研修の内容や期間、参加者のニーズを考慮しながら、研修を担当する講師やトレーナーの予定を確認します。彼らのスケジュールや優先順位を把握し、研修に適した日程を見つけていきましょう。担当者の予定を調整するフローでは、タイムリーな情報共有と円滑なコミュニケーションが重要です。スケジュールの変更や調整がある場合は、関係者に迅速に通知し、協力を得ることが必要です。

スケジュール表に落とし込む

実施する研修とその実施方法が決まったら、研修スケジュールに落とし込みます。 各研修で講師と受講者のスケジュールを加味しながら作成する必要があり、作成後は複数の研修の日程が重複していないかも確認が必要です。 どうしても想定している研修期間内でスケジュールを組むことが難しいという場合は、eラーニングなどを活用して個々人で学習してもらうというのも方法の一つです。

研修のスケジュール例

日別の研修スケジュールは分刻みで作成することになります。仮に新入社員研修の2日感の研修スケジュールを作成する場合、イメージは以下です。

1日目

2日目

02研修スケジュールを作成する際のポイント

研修スケジュール作成の大まかなフローは解説しましたが、いざスケジュールを組む際にそれぞれの研修をどのように組めばいいのかなど、悩むことがあるかと思います。 そこでここでは、研修スケジュールを作成する際のポイントについてご紹介します。

無理に1日で研修を完結させない

インプットにかける時間が多くなりそうな研修の場合は、2日に日程を分けてスケールを組むのが理想的です。 研修はインプットだけで終わらせず、アウトプットも行うことで学んだ内容の理解度をアップさせることができます。 また、一度にインプットする量が多すぎると受講者も内容を整理できず、アウトプットの質も低下してしまいます。 そのため、例えば2日間で1つの研修を行うとして、1日目に座学でインプットをしてもらい、2日目にロールプレイングなどの実践的なものを実施すると効果的です。

社外研修のスケジュールを先に固定させる

社内研修と社外研修の両方を研修スケジュールに組み込む場合、先に社外研修の日程を固定させると、スケジュールの作成をスムーズに進めることができます。 社外研修は提供している会社によってあらかじめ日程が決まっており、各企業の研修日程に柔軟に合わせることが難しいことが考えられます。 先に社内研修の日程を固めてから、社外研修をスケジュールに組み込むような進め方をしてしまうと、日程がかみ合わずに社内研修の日程を変更しなければならなくなります。 そうなるとスケジュール作成が難しくなってしまうため、社外研修のスケジュールを先に固定させることが望ましいです。

社会人スキル・業界知識などの基礎的な研修を優先させる

特に新入社員研修のスケジュールを作成する際に重要なことになりますが、基礎的な内容を先に実施した方が適切です。基礎を理解しないまま実践的な内容の研修を行ってもイメージがしづらく、せっかくの研修も効果が薄くなってしまいます。 できるだけ早期に実施しておきたい内容としては、ビジネスマナーなどの社会人の基礎となる内容。また、自社のサービス内容や企業理念、業界知識なども今後の業務理解にも繋がりやすくなります。

振り返りを行う機会を設ける

新入社員研修のような長期間にわたって実施する研修スケジュールを作成する場合、研修期間の中盤や最後に研修を通して学んだ内容を振り返ってもらう機会を作りましょう。 振り返りを行う目的としては、学んだことをどのように今後の業務に活かすのかという行動目標を具体的にしてもらうためです。 研修で学んで終わりでは実施した意味がありません。また、長期間の研修では初めに学んだことを忘れてしまっていることもあります。そのため、振り返りを通して学んだことをおさらいし、内容の定着を図るとともに、実際の業務に活かしてもらうのです。

03研修スケジュールのテンプレートの作成方法

研修のスケジュールはエクセルやスプレッドシートを使って作成するという方が多いかと思われますが、肝心なのはどのようなテンプレートを使えばいいのかということではないでしょうか。 ここでは、スケジュール作成に適したテンプレートについてご紹介します。

Excelで作成する

Excelで作成する場合、行程管理表 (業務・スケジュール)というテンプレートがあります。このテンプレートは、1日の時間別や月間で日別のスケジュールを作成できる表になっています。公式サイトからダウンロードするだけで使用できるので、ぜひ確認してみてください。

ガントチャートを使って作成できる

下の画像は、Googleスプレッドシートのテンプレートにある、「ガントチャート」というフォーマットを使って作成した新入社員研修のスケジュール表です。

ご紹介したフォーマットに記載している項目は企業によっては他にも必要なものがあるかもしれませんので、上司に必要な項目をあらかじめ聞いておくとスムーズに作成できるでしょう。 そして、スケジュール表は一から作成する必要はありません。多少の加工は必要になりますが、エクセルやGoogleスプレッドシートにテンプレートとして入っているガントチャートやカレンダーを使えば、作成工数を大幅に削減できます。

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法　など

04Schoo for Businessの特徴

Schoo for Businessでは約8,500本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schoo for Businessの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

Schoo for Businessは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約8,500本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.様々な研修におすすめのSchooの研修パッケージ

上記でも説明したように、Schooでは約8,500本もの動画を用意しており、様々な研修に対応することができます。特に、階層別研修は、内定者・新入社員研修から管理職研修までが揃っており、階層別研修パッケージを活用することで、内定者・新入社員研修、若手社員研修、中堅社員研修、管理職研修の全てを行うことができます。また、それぞれの研修パッケージにも、階層によって必要なスキルに関する講座が網羅されているため、内容面でも充実した研修を行うことができます。

さらに、社員に研修動画を受講してもらった後に、意見の共有会やディスカッションを行うことで、学んだことをより効果的に定着させることができます。

ここでは、例として新入社員研修を例としてご紹介します。

新入社員向け研修パッケージを見る

3.Schooなら研修スケジュールが簡単に立てられる

研修期間が短く、必要な研修を全て実施することが難しいという場合はオンライン学習サービスを研修に取り入れてみるというのはいかがでしょうか。 オンライン学習サービスはPCやスマートフォンを使って動画講義を通じて学習するというもので、インターネットさえ繋がれば時間や場所を選ばずに学習できることが大きなメリットです。 Schoo for Businessでは、管理者側が受講者の研修スケジュールを管理することができるため、簡単に研修スケジュールを立てることができます。ここではその方法をご紹介します。

まず、Schoo for Businessの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

研修スケジュールを立てるだけでなく、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができるため、もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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05まとめ

初めて研修スケジュールの作成を任された方にとっては、どのようなスケジュール表で、どのように日程を組めばいいのか悩んでしまうかもしれません。スケジュール表のフォーマットについては、エクセルやGoogleスプレッドシートのテンプレートを活用すれば、一から作る必要がなくなります。 また、研修日程の組み方については外部研修との兼ね合いもあるので、できるだけ修正する必要が無いように組む必要があります。そして、もし研修期間が十分でないという場合は、オンライン学習サービスの活用もぜひ検討してみてください。