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議事録の理想的な書き方は?業種に合わせた例文を紹介

公開日:2021/05/31
更新日:2021/06/02
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議事録の理想的な書き方は?業種に合わせた例文を紹介 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

本記事では、議事録の定義や役割について紹介しています。また、議事録を作成するときのポイントや議事録の主な作成手順、場面に応じた議事録の例も紹介しています。本記事を日々の議事録を見直すきっかけとし、理想的な議事録作成にお役立てください。

 

議事録とは

議事録とは、社内会議や取引先との打合せにおける、会話のやり取りを記録したものです。後々の業務において、会話の内容を参考にしたいときにも役立つ備忘録の役割も持っています。会議における議事録は、会議の参加者や社内関係者と会議の内容を共有するために、欠かせない存在なのです。 議事録のなかでも、特に法律で定めがあるなど重要な意味合いを持つ議事録が存在します。ひとつ目は、取締役会議事録です。取締役会議事録とは、会社法第101条第3項及び第4項に定められている事項を記録した書面又は電磁的記録のことで、取締役会開催における議事の経過と結果・決議事項について、特別利害関係を有する取締役の氏名や意見・発言内容の概要などの記載が必要とされています。 ふたつ目は、創立総会議事録です。創立総会議事録は、法人設立時(会社登記の申請)に必須の添付書類を指します。創立総会議事録には、発起人会や創立総会、特に会社設立時の役員の選任方法などに関する事項が記載されることになります。

議事録が持つ役割

議事録は、単に会議の内容を会話通りそのまま記録すればよいというものではありません。ここでは、議事録が持つ役割について改めて確認し、より理想的な議事録とは何かについて考えます。 議事録には、会議に参加していない人に会議の内容を周知し、参加した人の備忘録という役割を担っています。したがって、会議に参加していた人が内容を正しく理解できるように、また参加していた人も誤認識が生じないように、正確な情報を適切な表現で記載する必要があるのです。 また、会議においては、重要な決定事項がなされることが多いため、後々のトラブルを避けるには、議事録によって決定事項の承認者を明確にすることが有効です。決定事項の内容や期限、担当者などの詳細の情報について、議事録で明確にしておくことでその後の業務をスムーズにする効果を期待できます。

 

議事録を作成するときのポイント

議事録は会話をありのまま記録するのではなく、誰が見てもわかりやすいように端的かつ正確に情報を記録することが重要です。ここでは、理想的な議事録を作成するために、気をつけたいポイントを紹介します。

会議ではメモを取って5W1Hをおさえておく

わかりやすい文章を書くためには、5W1Hの法則を意識することが大切です。5W1Hとは、When:いつ、Where:どこで、Who:誰が、What:何を、Why:なぜ、How:どのように、の頭文字を取った言葉です。議事録においても、5W1Hを意識して記録すると、議事録を読む人全員に内容が正しく伝わります。 議事録の5W1Hは、When:いつ=会議の日程や時間、Where:どこで=会議が行われた場所、Who:誰が=会議の参加者、What:何を=議題、Why:なぜ=会議の目的、How:どのように=会議の開催方法を意識して作成するように心がけてください。また、5W1Hを意識した議事録の作成ができる人を、あらかじめ議事録作成の担当者にしておくのもおすすめです。

ボイスレコーダーの活用もおすすめ

会議のスピードが速く、情報量が多いという場合、会議の進行に合わせた議事録作成は難しいものです。このような場合、ボイスレコーダーを活用し、会議のやり取りを録音しておくと、聞き逃してしまった部分や再度確認したい部分を繰り返し再生できます。

作成前には事前準備として基本的な情報をまとめておく

会議の前にあらかじめ、脳内でシミュレーションして議事録に記載する項目を考えたり、すでにわかっている情報をまとめておいたりといった入念な事前準備は有効な手段です。会議中の負担を減らし、より集中して議事録作成に取り組めるようになります。

会議が終了したらすぐに作成する

会議の内容を比較的明確に覚えているうちに、議事録作成をおすすめします。物事を記憶していられる時間には限度があり、なるべく会議終了後24時間以内を目途に議事録を作成することで、より正確な情報を記載できると考えられます。また、会議終了後短時間で議事録を作成すると、関係者への議事録の共有が迅速に行えるため、業務効率の向上も期待できます。

読みやすくわかりやすい議事録の書き方がベスト

誰が読んでもわかりやすく、正確に情報が伝わる議事録を作成するためには、読み手を意識した簡潔な書き方を心がけることです。内容を長文で記載するよりは、要点のみを端的に箇条書きで記載する方が、読み手に情報が伝わりやすいと考えられます。 また、インターネット上で紹介されている議事録フォーマットを用意しておき、議事録作成に活用するのもおすすめです。また、議事録作成のツールを見直し、自分が作成しやすいものを見つけておくと議事録作成の効率が向上します。

 

議事録の上手な書き方

議事録を作成するときのポイントについて確認したところで、ここでは議事録の作成手順について紹介します。ここで紹介する作成手順に加えて、自分で必要な手順があれば組み合わせて議事録を作成してみてください。

議事録の基本的な構成

どの会議の議事録においても、共通している基本的な構成を紹介します。基本項目については、会議名、日時、場所、参加者、議題です。その他記載項目は、背景・前提、会議の課題、決定事項とアクション、To Doなどが挙げられます。上記の基本的な構成を押さえておき、議事録フォーマットに取り入れ、議事録作成に活用します。

要点を簡潔に編集する

会議で取ったメモを基に、内容の要点を抜き出し、わかりやすいよう簡潔に編集します。この際、5W1Hを意識し、汎用的な表現になるよう心がけてください。

議事録の修正方法

作成した議事録は、上司や先輩に一度読んでもらい、わかりやすく書けているか確認してください。通常の議事録であれば、ツール内の修正モードや校閲モードで修正すると、修正点がわかりやすくおすすめです。取締役会議事録や創立総会議事録の場合、修正する際には二重線を引いて押印をするなどの取り決めがあるため、注意が必要です。

 

議事録の書き方事例

一般的な会議、株主総会、メールでの共有、の3つの場面ごとに、議事録の書き方の事例を紹介します。ここで紹介する事例を参考にし、実際の業務で必要と思われる項目を追加してください。

一般的な会議の議事録の書き方

はじめに、社内や取引先との会議など、一般的な会議における議事録の書き方例を紹介します。
会議名:〇月第△週◇◇事業部定例会議
議事録 日時:◯月7日(月) 16:00~17:00
場所:◯◯会議室
出席者:◯◯部長、〇〇担当部長、◯◯課長、◯◯課長、◯◯主任
議事録作成:◯◯
欠席者:◯◯主任(営業訪問のため)
議題:◯◯銀行との連携における取り組みについて
決定事項:
・銀行連携において重点的に取り組むエリアは◯◯に決定する
・各エリアの担当が、今月中に各支店に挨拶をする
議論内容:
・◯◯課長より、ひとり当たり5支店ほど担当するのが適切ではないか(◯◯係長)
・ひとつのエリアにつきメイン担当とサブ担当の2名を配置する(◯◯主任)
・今後は担当が週に一度以上はコンタクトを取っていく(◯◯部長) 懸案事項 ・エリア振り分けと担当者のリストを〇月14日まで作成すること
・次回の定例会議の日時 ◯月14日(月) 16:00~17:00 ◯◯会議室にて
以上が、一般的な会議における議事録の例文です。5W1Hを必ず記載するようにし、決定事項やTODOなど特に重要な部分は欠かさないようにしましょう。

株主総会の議事録の書き方

株主総会議事録は、会社法施行規則72条3項の定めにより、次の事項を記載する必要があるとされています。

  • ・株主総会が開催された日時及び場所
  • ・株主総会の議事の経過の要領及びその結果
  • ・会社法の規定に基づいて株主総会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要
  • ・株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役又は会計監査人の氏名又は名称
  • ・株主総会の議長があるときは、議長の氏名
  • ・議事録を作成した取締役の氏名

株主総会の議事の経過の要領及びその結果、については、株主総会の経過や内容を指し、審議の過程で出た質問や回答内容、決議事項についての採決の結果などを含みます。疑似の内容をそのまま記載するのではなく、要点を記載すれば良いとされています。

メールで議事録を共有するときの書き方

社内で会議を行う際、営業訪問や出張など業務上の都合でやむを得ず会議に参加できない人がいるものです。会議後に、議事録をメールで共有すると、参加できなかった人には情報を周知し、参加した人たちには議事内容を確認してもらえます。

メールの書き方例文
<件名> [共有]〇月第△週◇◇事業部定例会議 議事録について
<本文> ◇◇事業部の皆様へ お疲れ様です。◇◇事業部伊藤です。 先ほどの、◇◇事業部定例会議に参加された皆様、お疲れ様でした。 議事録を作成いたしましたので、共有します。 お時間があるときに、内容をご一読くださいますようお願い申し上げます。 なお、議事録にも記載していますが、懸案事項は以下の通りです。

■懸案事項
・エリア振り分けと担当者のリストを〇月14日まで作成すること
・次回の定例会議の日時 ◯月14日(月) 16:00~17:00 ◯◯会議室にて
以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 上記のようなメールを作成し、議事録のデータファイルを添付するか、社内サーバー上にある議事録の保存場所の共有をおすすめします。

 

まとめ

議事録は単なる記録だけではなく、社内に議事内容を周知して業務効率の向上につながります。また、取引先との商談における会話を残しておき、後々のトラブルを防ぐ効果もあります。議事録はビジネスにおける基本として、入社後すぐに先輩から教わった方も多いと思います。この機会に改めて議事録の大切さを認識し、注意すべきポイントを意識して議事録作成をしてください。

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