新入社員教育計画の立案方法とは？教育時の注意点について解説する

01新入社員研修とは

新入社員研修とは、一般的には新社会人を対象とした研修のことを言います。ビジネスマナーやOAスキルなど社会人として必要不可欠な能力を身につけるだけでなく、その会社独自の文化やルールなども教えるために行われます。新入社員の教育計画はこれらのスキルをどのような順番でいつまでに習得してもらうのかを、経営層や関連部署に共有する目的でも使われます。

新入社員教育計画の位置づけ

新入社員研修において教育計画書は、指導者のテキストであり新入社員を社会人として成長させるための計画書でもあります。教育計画書を作ることで社内においては、今何をしているのかを把握するだけではなく、そういった新入社員を育てたいかを明確に定義するものです。ある意味、人材育成計画と同じであり教育計画書を作成後には、経営層や関連部署へのレビューを行い承認を得るなど重要な計画書になります。

02新入社員の教育計画に盛り込むテーマ

新入社員の教育計画には主に以下のようなテーマを盛り込みます。

以下でそれぞれの内容について詳しく紹介します。

経営理念、事業内容

企業に就職したことで、就活の時とは企業の理解度を深める必要があります。経営理念については、何故、その経営理念を掲げているのかという理由についても理解する必要があります。特に経営理念に込めた経営者の想いなどを理解し企業への理解を深めていきます。可能な限り経営者から直接その思いを聞くことができるればより理解度は増します。事業内容の理解も就活時よりも深く知る必要があります。業界の動向や目指すべき方向性、主力商品の開発秘話など会社の中をより深く知る内容を盛り込みます。

部署別の役割

組織図などを元に会社の組織の体制の理解と各部署で行っている業務内容の理解を行います。各部門の業務説明については各部門の長に依頼し、新入社員との接点を作るなどの工夫も実施し配属先が確定した後に備えておきます。組織を理解し各部門の業務内容を知る事で入社前とは異なる配属先を希望する場合もあります。そうした意見については、配属先を決める前に人事部門が主体となりヒヤリングを行う必要があると理解しておきましょう。

ビジネスマナー

社会人に基礎となる行動様式に関する研修です。挨拶の仕方、名刺交換など一度に沢山のことを覚える必要があります。ただし、一度に全てを完璧に行うことは無理です。研修期間中に繰り返し練習ができるように教育計画書に盛り込むことを意識しておきましょう。

コミュニケーションスキル

報告などを含むコミュニケーションの重要性は、新入社員研修の期間中にしっかりと研修を行う必要があります。社会人として行うコミュニケーションとは、学生の頃とは異なります。正しい敬語を使い相手を敬って話すことの重要性や人間関係の重要性は時間を取りしっかりと研修していきましょう。

社内ルール

就業規則を始めとする社内ルールの理解も新入社員研修中に行います。会社の中には様々なルールがあり、そのルールを守るからこそ円滑に業務が遂行できていることを前提に教育していきます。また、社内ルールを破らないようにするためにも時間を取り理解するまで説明を行うことが重要です。その他にも携帯電話などを始めとする貸与品に関するルールについての説明も行います。

社内システム

勤怠システムを始めとする社内システムの説明を行い日々の利用を促進します。入社後すぐに使い始めるもの、配属後も利用するものなど様々なシステムがあります。そのシステムの操作についてレクチャーし操作に慣れる訓練を行っておきましょう。

配属後に必要な基本スキル

上記以外には、配属後に必要となる基本スキルについても教育計画に盛り込みます。新入社員全員に共通するもの、配属先により異なるものがありますが、新入社員研修においては全員に共通するものを教育計画には盛り込みます。

03新入社員教育計画の立案方法とは

次に新入社員教育計画書の立案方法について解説します。新入社員教育計画書に記載する項目を理解し順序だてて計画を立案する必要があります。前年度に作成した資料などがある場合には、それを参考に作成を進めていきましょう。

目標の明確化

新入社員研修における目標を定義します。研修が終了する時には、どのような人材になっているべきか、どの様な知識やスキルを持っておくべきかなどについて具体的にし明文化します。この目標は研修開始時に新入社員にも伝え目指すべき方向を同じにする必要があります。目標が明確であればあるだけ、新入社員も研修を受けやすくなる点を理解しておきましょう。

タイミング別の習得スキルの整理

いわゆるタイムテーブルを作成し、いつ何を習得するのか、何を教わるかにいて明文化していきます。研修期間中のタイムテーブルは、新入社員研修開始時に配布し予定を明確にしておくと良いでしょう。新入社員もいつ何を教わるかが分かると心構えをしやすくなり受講に関する姿勢を作りやすくなります。

スキル習得の指導方法を整理

次に、実際にどうやって研修を行うかを整理し計画していきます。別会場で行う、パソコンを使うなどを含めて計画することで事前に準備するものなどを整理することも可能です。その他に指導方法に関する注意点なども洗い出しておき必要に応じた対応策を講じておきます。

理解度基準の作成

研修中には定期的な理解度や習得スキルのチェックを行います。このタイミングや合格に基準もあらかじめ決めておきます。各テーマ別に評価基準、評価方法を決め教育計画書に盛り込みます。確認テストで何点以上などの基準は作りやすいのですがビジネスマナーなどの様に点数をつけにくいものもあります。こうした場合には、日々の行動を確認し評価するなどテーマ単位で評価方法が変ることを意識して計画を立案します。

指導者の選定

各テーマ毎の指導者を選定します。新入社員の模範となることや所作、雰囲気、スキルなど複数の観点で候補者を絞り込みます。指導するだけのスキルがあることは前提となりますが、分かり易い説明ができるかどうかや、模範となる行動様式を持っているかについても十分な検討が必要です。研修を受ける側の視点で見た際に分かり易い研修ができなければ理解度は下がってしまうことを意識して指導者選定を行っていきましょう。

必要資材の精査

研修期間中を通して必要な資材の整理と精査を行います。教育計画には、必要な資材一覧として記載し、その予算についても明記します。資材については、できるだけ業務環境に近いものを選ぶことや、できるだけ経費を下げた準備が行える様に計画することも大事です。

新人教育での注意点

次に新人教育での注意点について解説します。新人教育では、どのようなことに注意をしておく必要がるのでしょうか。ご紹介する内容は、できるだけ教育計画書に明文化して記載し、関連者で確認ができるようにしておきましょう。

具体的な業務を踏まえた説明をする

研修期間中、研修の内容はできるだけ具体的な事例を交えて行っていきます。その具体化については、実際の業務内容を交えながら行います。業務内容を交えた説明が繰り返し行われていることで、配属後の業務をイメージしながら研修を受けることができることと、配属後に習ったことを活かしやすくなるメリットがあります。指導者においても仮説での説明をするよりも説明がしやすいメリットもあり、実例を交えた説明の方が良いと理解しておきましょう。

目標達成時・未達成時の評価方法

評価方法についても注意が必要です。目標達成をしている際には、褒めることや評価をすることになるため問題は起きにくいのですが、未達成時における指導方法については慎重に対応する必要があります。特に繰り返し未達成の場合には、モチベーションが下がる要因となってしまいます。そうした場合には、できている部分は評価しそうでない部分についての原因を一緒に考える必要があります。研修内容に分からなかったことがあった場合には、理解できる様に説明をすると同時に不明箇所がある際の質問についての指導も行う必要があります。

確認とフィードバックを繰り返す

理解できていることの確認と結果のフィードバックは何度も繰り返し実施していきます。また、研修を通して気が付いたこともフィードバックし必要に応じて指導を行います。研修内容に不明所を残さないことを繰り返し伝えることも必要です。また、行き詰っている受講者を早期に発見しフォローを行うなども必要になってきます。これは何度行っても問題はなく、研修内容をいかに正しく理解させるかに焦点を充てて考えていきましょう。

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
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04Schoo for Businessの新入社員研修

Schoo for Businessでは8,000本以上の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schoo for Businessの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

Schoo for Businessは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約7,000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.Schooの新入社員研修カリキュラム

様々な研修に対応できるSchoo for Businessの研修パッケージですが、もちろん新入社員研修にも対応しています。Schooの新入社員研修パッケージには、新入社員がまず身につけなければならないビジネスマナーや報連相に関する知識から、ビジネスパーソンとして必要なOAスキルやコミュニケーションスキルまでがラインナップされており、新入社員に必要なスキルや知識をこの研修パッケージで網羅できます。

さらに、社員に研修動画を受講してもらった後に、意見の共有会やディスカッションを行うことで、学んだことをより効果的に定着させることができます。

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3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schoo for Businessには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

まず、Schoo for Businessの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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05まとめ

本記事は、新入社員教育計画をテーマに教育に含むコンテンツ例を始め教育計画書の立案時の考慮点や教育時の注意点について解説しています。新入社員研修は、企業にとっても大きなイベントです。採用した人材をいかに早く社会人として、自社の人材として育てるかは多くの企業で検討しているテーマでもあります。そうした中で作成する新入社員教育計画書については慎重に内容を吟味していく必要があります。本記事を参考に役立つ新入社員教育計画書の作成を行ってください。