社内コミュニケーションを活性化させるメリットや方法を企業事例とともに解説

01社内コミュニケーションとは？現状と必要性

社内コミュニケーションとは、社内で行われる会話や情報交換のことで、同僚との横の繋がりや上司と部下との縦の繋がりを強化し、企業の業績にも関わる重要な要素として注目を集めています。ここでは、社内コミュニケーションの現状や必要性について解説します。

社内コミュニケーションに課題があると感じる企業は76％

HR総研が2023年に実施した社内コミュニケーションに関するアンケート調査では、「社内コミュニケーションに課題があるか」の問いに対して、23％が「大いにそう思う」、46％が「ややあると思う」と回答し、社内コミュニケーションに課題があると感じる企業が69％あることが分かりました。 社内コミュニケーションが難しい原因はさまざまですが、企業の規模が大きくなるにつれ、経営層と社員の距離が広がったり、部門間で顔を合わせる機会すらないというケースも考えられます。また、社内コミュニケーション不足を、社風として片づけてしまう企業や従業員も少なくないようです。

社内コミュニケーション不足は業務の障害にも繋がる

社内コミュニケーション不足が業務の障害になると認識している企業は95％と多く、決して放置して良い課題ではないことが分かります。特に、部門間や事業所間の連携に支障をきたすことが指摘されています。また、迅速な情報共有の障害ともなるとされています。 社内コミュニケーションが業務の障害になると、企業の業績にも悪影響を及ぼすと考えられます。そこで、社内コミュニケーションを活性化させるための、何かしらの取り組みが必要になるでしょう。

02社内コミュニケーションの不足で発生する課題

社内コミュニケーションが不足していると、以下の様な課題が発生しやすくなります。

ここでは上記について詳しく解説します。

業務のミスやトラブルが起こりやすくなる

社内コミュニケーションの不足は、情報や指示の不明確さにつながります。従業員が互いの業務や目標について適切な情報を共有できない場合、誤解や勘違いが生じやすくなります。こういった状態では、タスクの遂行中にミスやトラブルが発生する可能性が高まります。例えば、プロジェクトの期日や仕様について十分な認識がない場合、成果物の品質や納期に影響を及ぼすかもしれません。

社員のモチベーション低下

コミュニケーション不足は、社員のモチベーションにも悪影響を与える可能性があります。従業員は、組織内での役割や目標について明確な理解と説明を必要としていることがあります。しかし、情報やフィードバックがうまくできていないと、自己成長や業務遂行に対する自信を損なう恐れがあります。これにより、社員の関与やパフォーマンスが低下し、モチベーションが低下してしまうのです。

チームの信頼関係が築きづらくなる

効果的なコミュニケーションは、チームの信頼関係を築く上で不可欠です。しかし、情報の共有やオープンな対話が不足していると、メンバー間での誤解や不信感が生じやすくなります。これにより、チームの協力や連携が妨げられ、成果を出すための効果的な連携が難しくなる可能性があります。

離職率が高くなる

コミュニケーション不足は、従業員の離職率を増加させる要因にもなります。社員は、自分の役割や貢献が評価され、組織内での存在価値を感じることで満足感や達成感を得ることができます。しかし、情報やフィードバックが不十分な状況下では、従業員は不満や不安を抱き、結果として、離職につながりかねないのです。

03社内コミュニケーション不足の要因

社内コミュニケーション不足の要因として挙げられるものには次のようなものがあります。

これらの要因は組織内でのコミュニケーションの課題を引き起こす可能性があり、組織はそれぞれの要因に対処するための戦略を検討し、コミュニケーションを強化する取り組みを行うことが大切です。ここではそれぞれについて詳しく解説していきます。

過密なスケジュール

過密なスケジュールにより、従業員が日常業務に追われてしまうことも、社内コミュニケーション不足の要因の1つです。忙しいスケジュールでは、会議やチーム間の対話のための十分な時間を確保することが難しくなります。スケジュールの過密は、コミュニケーションをおろそかにし、情報の共有や意見交換の機会を制限する可能性があります。この問題を解決するためには、適切な時間管理と優先順位付けが必要です。また、無駄な会議を減らし、生産的なコミュニケーションに焦点を当てることも大切です。

働き方の多様化

近年、多くの組織がリモートワークなどにより、働き方が多様化しています。働き方の多様化は、従業員が異なる場所や時間帯で働くことを可能にしますが、同時に対面でのコミュニケーションの機会を制限することがあります。リモートワーカーとオフィス勤務者のコミュニケーションは特に難しく、コミュニケーションツールやプラットフォームを活用して適切なコミュニケーションを確立する必要があります。したがって、組織は、働き方の多様化に合わせてコミュニケーション戦略を調整し、適切なコミュニケーションの手段を提供する必要があります。

情報量の違い

組織内では、異なる部門や役職の従業員が異なる情報にアクセスしています。情報の違いは、コミュニケーション不足の要因となることがあります。上層部や経営陣が重要な情報を下位組織に適切に伝えない場合、従業員は情報不足に陥り、不確実性が生じます。情報の違いを解決するためには、情報共有プロセスの改善や、透明性を高めるためのコミュニケーションチャネルの整備が必要です。また、情報の適切な整理と分配を行うための役割と責任を明確にすることも重要です。

04社内コミュニケーションを活性化させるメリット

社内コミュニケーションを活性化させることは、企業に大きなメリットをもたらします。ここでは、大きく5つのメリットについて解説します。

社員のエンゲージメントが向上する

社内コミュニケーションを活性化させることで、社員のエンゲージメントの向上が期待できます。コミュニケーションが活発になると、風通しの良い職場環境が生まれます。社員同士が同僚、上司の区別なく話しやすい環境では、人間関係の結びつきも強くなります。 所属部署内で社員同士が信頼関係を築くと、帰属意識が高まり、企業に貢献したいという気持ちが生まれることでしょう。

情報共有が活性化される

社内コミュニケーションの活性化により、情報共有も活性化されるメリットがあります。所属部署内はもちろん、部署間や事業所間での情報共有も迅速になり、連携して業務を進めることが可能になります。 情報共有が上手くいかない職場では、「知らなかった」「聞いてない」などの言い訳が頻繁に行われ、責任転嫁による足の引っ張り合いが生じるケースも少なくありません。情報不足が業務上の大きなミスにも繋がる場合があるので、そうならないための対策を素早く講じることが重要です。

イノベーションの創出に繋がる

社内コミュニケーションを活性化させることのメリットに、イノベーションの創出に繋がることも挙げられます。コミュニケーションが不足している職場では、ミーティングの際に積極的に発言する社員が一部に限られる傾向にあります。 一方で、誰もが自由な発想で発言できる環境を作ると、斬新なアイディアが飛び交うようになるかもしれません。また、社員一人ひとりが日常的に、企業を良くするために何ができるか考えるようになるでしょう。部署の枠を超えてコミュニケーションを取ることで、新たな視点からの気づきが得られることも考えられます。

企業リスクを最小化できる

社内コミュニケーションの活性化によって、企業リスクを最小化できるメリットもあります。職場内に相談のできる上司や同僚がいない社員は、社内で孤立してしまい、会社へのエンゲージメントや仕事へのモチベーションを維持するのが難しい場合があります。機会があれば転職を考えているかもしれず、人材流出に繋がると考えられます。 社内コミュニケーションが活発な職場では、社員一人ひとりのメンタルヘルスケアにも力を入れやすく、業務上の不安や不満、ストレスを感じている際に迅速に対応することが可能です。ハラスメントなど、企業にとってリスクとなるような大きな問題も、早期発見により早めに解決できることが期待できます。

企業イメージがアップする

社内コミュニケーションを活性化させるメリットに、企業イメージがアップすることも挙げられます。社員がイキイキと働いている様子が近所の住民や世間に知られるようになると、社風の良い企業イメージの定着に繋がることもあります。 また、社員が高いモチベーションで生産性の高い仕事をすることで、サービス品質を向上させ、顧客満足度をアップさせることにもなるでしょう。

05社内コミュニケーションを活性化させる方法

社内コミュニケーションを活性化させるには、短期的、長期的な視野で社員に働きかける必要があります。ここでは、社内コミュニケーションを活性化させる方法を紹介します。

個別面談を定期的に行う

社内コミュニケーションを活発化させるために、個別面談を定期的に行うと良いでしょう。上司と部下が1対1で面談を行う「1on1ミーティング」を取り入れている企業も少なくありません。上司と部下が定期的に対話できる環境があると、社員の成長を促すとともに、トラブルとなり得る要因を早期発見し、解決することに繋げることもできるでしょう。 また、「メンター制度」を設けて、先輩社員が新入社員が仕事や職場環境に慣れるようサポートしている企業もあります。社員同士に信頼関係が生まれる制度であるため、社内コミュニケーションの活性化にも繋がると期待できます。

雑談しやすい環境を作る

雑談しやすい環境を作ることも、社内コミュニケーションを活性化させる方法として効果的です。社員食堂やカフェテリアを充実させて、社員の憩いの場となるようにできるかもしれません。オフィスにソファーやキッチンカウンターなどを設置して、リフレッシュスペースとする企業も増えているようです。 思い切って、社員が好きな席に座って作業ができる、フリーアドレス制を導入することもおすすめです。普段顔を合わせる機会がない社員同士が雑談を始めるきっかけになったり、上司や先輩社員の近くに座ることで、会話の機会を増やしたりできるでしょう。

社内コミュニケーションツールを導入する

社内コミュニケーションツールの導入も、手軽に利用できることで社内コミュニケーションを活発にできると考えられます。従来の対面、内線、メールに抵抗のある社員もいるかもしれませんが、チャットツールは普段から使っているSNS感覚で利用でき、連絡事項も端的に伝えられるようになります。 業務上の連絡だけでなく、カジュアルコミュニケーションが取れるように、雑談専用のスレッドを作ることにした企業もあります。テレワークなどで出社することが少ない社員もいる場合は、オンラインのコミュニケーション機会を作ることで、孤立させないようにできるでしょう。

社内イベントや企画を実施する

社内コミュニケーションを活発化させるために、社内イベントや企画を実施することもできます。社員旅行や花見などの季節ごとのイベントは、多くの企業が定番イベントとして行っているでしょう。部門の枠を超えて、業務以外の目的で集まるため、社員一人ひとりの意外な一面を知ることができるかもしれません。 また、さまざまなジャンルの社内部活動を発足させて、同じ趣味を持つ同士が交流を深められるようにもできます。業務以外での繋がりを作ることで、社内コミュニケーションを活性化させることができるでしょう。

06社内コミュニケーションを活性化させた企業事例

最後に、社内コミュニケーションを活性化させた企業事例を紹介します。自社に取り入れることのできるアイディアが見つかり、参考にできるかもしれません。

1on1やフリーアドレス制を積極的に導入した「ヤフー株式会社」

シリコンバレー企業で成果を発揮した1on1ミーティングですが、日本では株式会社ヤフーが2012年から取り入れて話題になりました。外部の専門家の力も借りつつ、自社に合うものにブラッシュアップさせ、社員が成功と失敗から学習し、才能と情熱を解き放つよう働きかけています。 また、2016年にフリーアドレス制を導入し、コミュニケーションを意識するようにしました。デスクをジグザグに置いて、会話が生まれるような仕掛けをするなど、社内コミュニケーションが活発になるための取り組みを行っています。

井戸端会議で全社員が発信者となる「株式会社コンビーズ」

株式会社コンビーズでは、2週間に1回、無作為に4、5名の社員を選んで会議を行っています。業務時間内に行われるこの「井戸端会議」では、限られた1時間の間にテーマに沿った自由な発言の機会が与えられます。 会議はボイスレコーダーに録音され、文字に起こした議事録が全社員に配られます。自身の意見が全社員に発信できることから、貴重な場と捉えて積極的な議論が繰り広げられるようです。こうして、社長が選ばれることもある井戸端会議は、社内コミュニケーションの活性化に寄与しています。

役員とのランチで直接意見交換ができる「株式会社アカツキ」

株式会社アカツキでは、月に1度、社員が役員を指名してランチをすることができます。ランチの費用は会社が負担して、社員が役員と直接意見交換することを奨励しています。経営陣と社員の間のコミュニケーション不足は課題となりやすいですが、この取り組みにより、役員は社員の要望を聞いたり会社についての質問に答えたりして、時間的またコスト面での負担を抑えつつ社内コミュニケーションの活性化に繋げています。

社内バーでひらめきと出会いを生み出す「株式会社CARTA HOLDINGS」

株式会社CARTA HOLDINGSには、社内に「AJITO」というバーがあります。「近未来的海賊の隠れ基地」をコンセプトに設計し、社員が立ち寄りたくなるような内装に仕上げています。定時後18:30以降は無料でお酒を提供し、社員のコミュニケーションの場として活躍しています。 また、バーとしてだけでななく、会議や勉強会、社外から人を招いて交流会を開催するなど、多目的に利用されています。社内バーを通して、偶発的なひらめきや出会いを大切にする取り組みとなっています。

部活でコミュニケーションの機会を作る「株式会社SmartHR」

株式会社SmartHRは、社員数が増加することで社内コミュニケーションに問題を感じるようになったため、解決策として部活制度を導入することにしました。部活の設立は申請制で乱立OKとしたところ、2019年には52部活が存在し、社員全体の86.5％が何らかの部活に参加したことがあるそうです。 参加の多い部活は「うなぎ部」「カフェ部」「ボルダリング部」「バドミントン部」「ゲーム部」と続いています。ユニークな部活が多数存在し、同じ趣味を通して社員同士の繋がりを促進しています。

07社内コミュニケーション活性化ならSchoo for Business

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研修と自己啓発を両方行うことができる

Schoo for Businessは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約8,000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

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チャットによる社内のコミュニケーションは、近年当たり前となってきました。ビジネスチャットの中でもSlackは多くの企業で活用されています。そこで、本授業では、「チーム」でより円滑なコミュニケーションを行うためのSlack活用術を紹介します。チャット中心でコミュニケーションを取り、人間関係を作っていくためのノウハウを学び、社内コミュニケーションを活性化させていきましょう。

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リモート時代のマネジメントと信頼構築

働き方の多様化に伴い、リモートワークによる働き方が主流となってきた昨今ですが、リモートワーク下での業務ではオフラインでのコミュニケーションと異なり、信頼関係が構築しづらいといった悩みを抱える方が多く存在します。この授業では、リモートワークを6年以上も続けている株式会社キャスター取締役COOの石倉秀明さんをお迎えして、リモートワークという働き方になって難易度が上がったマネジメントやコミュニケーションを本質的に考える授業を行っていきます。

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ビジネスコミュニケーションの教科書

コミュニケーションは相手によって異なるため、どんな状況においても対応できる正解は存在しません。また、近年ではAI技術の発展によって、人間が介在することの価値の一つであるコミュニケーションのあり方はどんどん進化しています。そこで本授業では、コミュニケーションの基本となるスキルについて、学習していきます。全5回の授業で、オンライン会議やプレゼン、テキストコミュニケーションなど、ケースに応じた学習方法を学ぶことができます。

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受講者の学習状況を把握し、人材育成に役立てることができる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、受講者がどんな内容の講座をどれくらいの長さ見ていたのかも把握することができるため、社員のキャリアプランの傾向を掴むことも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面では受講者それぞれの総受講時間を管理者が確認できるようになっており、いつ見たのか、いくつの講座を見たのか、どのくらいの時間見たのか、ということが一目でわかるようになっています。

さらに、受講履歴からは受講者がどのような分野の動画を頻繁に見ているかが簡単にわかるようになっており、受講者の興味のある分野を可視化することが可能です。これにより、社員がどのようなキャリアプランを持っているのかを把握できるだけでなく、社員のモチベーションを高めながら人材育成するためのヒントを得ることができます。

さらに、社員に自己啓発を目的として受講してもらっている場合、社員がどのような内容の授業を受講する傾向があるのかを把握できるため、社員のキャリアプランを把握することができます。

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08まとめ

社内コミュニケーションは、業務上の迅速な情報共有や部門間の連携を良くするために大切ですが、一方で多くの企業が課題を感じているのが現状です。多様で柔軟な働き方が推進されていることもあり、社内コミュニケーションの活性化への取り組みは簡単ではなくなっています。それでも、多くの企業が自社に合わせたユニークな取り組みをしており、社内コミュニケーションの活性化に繋げているため、それらの事例を参考にしつつ、自社に合った方法を取り入れていきましょう。

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組織の根幹を蘇らせ、健全な組織状態を作るための「心理的安全性の作り方」をテーマにしたウェビナーのアーカイブです。人事界隈で、組織の心理的安全性を確立するための方法論が広まっています。しかし、多くの企業が背景の理解もないまま、枠組みをそのまま組織に当てはめるような小手先の施策だけ行い、組織状態が改善されない事例を聞くことが多い現状です。本セミナーでは、同氏の調査・分析内容と、組織の機能不全の原因と組織づくりの方法をお話しいただきます。

• 登壇者：斉藤 徹 様

  ループス・コミュニケーションズ 代表取締役
  
  1991年、日本IBMを退職、ICT技術を活かしてベンチャーを創業。携帯テクノロジーが注目され、未上場で時価総額 100億円超。その後、組織論と起業論を専門として 学習院大学 客員教授に就任。幸せ視点の経営講義が Z世代に響き、立ち見のでる熱中教室に。現在は ビジネス・ブレークスルー大学 教授として教鞭をふるう。2018年には、社会人向け講座「hintゼミ」を開講。卒業生は 600名を超え、三ヶ月毎に約70名の仲間が増えている。

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