理想的な報告書の書き方とは？文章のスキルアップの方法を紹介！

01ビジネスシーンにおける報告書の種類

ビジネスシーンにおいて提出する報告書の内容は多岐に渡ります。自分が今現在どのポジションにあり、どのような業務を担当しているかによって作成する内容が変わってくるためです。ここではよくビジネスシーンで用いられる報告書について紹介します。

企画の報告書

企画の報告書とは、新規の企画やアイデアの提案などをまとめて、会社やクライアントに提出する文書です。優れた「企画報告書」は読む人が素早く内容を理解することが可能になり、今後の事業展開の参考資料となります。企画担当者にとって、この企画報告書の作成は避けられない業務になるはずです。

営業の報告書

営業報告書とは、いつ、誰が、どこに、どの案件で営業に訪れたのかを報告する文書です。営業担当者にとって、営業の報告書作成は日課といえます。日・週・月などある特定の期間ごとに作成し、アポで話した内容をより具体的に記すと良いでしょう。作成した文書を社内で情報共有することにより、営業の成果や進捗状況を把握することができます。

経理関連の報告書

会計、経理に関する報告書は、財務状態を確認するための重要な書類です。当期の損益計算書・貸借対照表・キャッシュフロー計算書などを元に、会社の資金や収益などを報告することで、来年以降のビジネスプランを組む際の参考資料となります。経理担当者にとっては、ミスが許されない、重要な業務となるはずです。

リスク・トラブル関連の報告書

リスクに関する報告書は、どこでどのような事故が起こったか、また事故につながりかねなかった出来事があれば、それによってどのようなリスクが考えられたかを報告する文書です。リスク・トラブル関連の報告書には、どのような内容のクレームを受けたのかなど、詳細を記載します。正しく記録・管理し、悪い点があれば是正することで顧客満足度の向上や企業の更なる成長へとつなげられます。

イベント・研修に関する報告書

イベントの報告書・レポートは、参加したイベント・セミナーの内容や参加したことによってどのような学びを得ることができたのかを報告する文書です。社内で共有し、うまく活用することが、人材教育をより良い内容にするための参考資料となります。

02報告書の作成手順

みなさんは報告書を作成するにあたって、どのような流れで作成していますか？非効率に作成していると莫大な時間がかかってしまうほか、なにが伝えたいのかわからない内容になってしまうおそれがあります。ここでは効率的に報告書を作成するための手順をご紹介します。

報告書の正確性を明確にする

報告書を作成するとき、最も重要なのが『報告書を、なぜ、だれに提出するのか？』といった目的を明確にすることです。作成する意図や作成することで、どのように今後に役立たせることができるのかなど、方向性を明確にできますし、有意義な報告書の作成が可能となります。

構成を考える

報告書を書くときにはまず、全体の構成を考えます。報告書の構造は、一般的にピラミッドで表されることが多いものです。ピラミッドの頂点が要約であり、下に行けば行くほど詳細な事柄を意味します。全体構成を意識して、詳細から要約、要約から表題と書いていくようにすれば一本筋の通った報告書が書けるでしょう。

素材を集める

報告書を効果的・且つ効率的に仕上げるためのコツは「素材」集めをおこなうことです。「素材」は多ければ多いほど、文章を書きやすくなります。ここでいう素材とは、報告書を提出する相手が状況を正確に理解できるために必要な事実、数字、エピソードなどを差します。 素材集めは、身の回りで何が起こったか箇条書きにしたり、本やインターネットから資料を集めたりするのが一般的な手段です。

03報告書に必要な項目

報告書を書く際に、最低限押さえておくべき項目は主に以下の7つがあります。

04報告書の構成

報告書に関わらず、ビジネス文書には読みやすい構成があり、基本的に「表題・概要・詳細」の3層構造と認識しておきましょう。表題で、この報告書が何を伝えるために書かれたものかを明らかにし、概要で結論を記載します。詳細は、できるだけ簡潔に箇条書きなどで伝えるようにすると、読みやすい報告書になるでしょう。

05報告書に関するよくある失敗

この章では、報告書を提出した際に上司からフィードバックを受けやすい点について紹介します。

事実と解釈が混ぜて記載されている

事実と解釈が混同している文章は、読み手にとってわかりにくい文章になってしまうので注意しましょう。いつ・何を・どのように実施したかなどの事実の部分は、解釈と分けて箇条書きなどで記載すると読みやすくなります。一方で解釈の部分は、所感などと表題をつけて文章体で記載すると良いでしょう。

情報が整理されていない

報告書は作文や感想文ではありません。第三者に過不足なく必要な情報を伝えるための書類です。そのため、5W1Hを基本として情報を整理して記載するようにしましょう。例えば、研修報告書であれば以下のように整理してみると、読みやすい報告書になるはずです。

上記のように、箇条書きで情報が整理されていると読み手も、知りたい情報を探しやすくなるはずです。

情報に不足がある

報告書は必要な情報を過不足なく記載していることが重要です。しかし、必要な情報が不足している報告書を提出されるケースも少なくありません。

先ほどの研修報告書の例で考えてみると、「いつ・誰に・何の研修を・どこで受けたのか」は記載されています。しかし、研修報告書で重要な情報は、何を学んで、どのような気づきがあり、仕事でどのように活かすのかです。「いつ・誰に・何の研修を・どこで受けたのか」だけであれば、研修を実施した担当者に聞けば確認することができ、わざわざ研修受講者に報告書を記載してもらう必要性がありません。従って、報告書を記載する場合は、読み手が誰か・目的は何かを意識して、読み手が何を知りたいのかを考えて記載すると、情報に過不足のない報告書になるでしょう。

06報告書を書くときの注意点

社内や取引先の相手など多くの人の目に触れる報告書。素早く正確に、そして読み手が理解しやすく読みやすい文章作りを心掛けなくてはなりません。本ページではそんな文章構成のキーとなるポイントをいくつかピックアップしてご紹介します。

結論から書く

報告する内容としてまずいちばん最初に知らせることは、結論です。その後、ことの発端～プロセスを書きます。結論を先に書くことで「この文章はなにが言いたいのか？」が明らかになり、読み手にとってわかりやすい文章となるはずです。そのため、報告書作成ではまず結論から書くことを心掛けましょう。

報告書作成時には文体やフォントに気を配る

社内文書の文体は基本的に「です・ます調」と呼ばれる敬体を使用します。文章のリズムがバラバラになり、読みにくくなってしまうため敬体と常体を混在するのはNGです。 また、フォントは統一し、文字の大きさはタイトルや強調したい部分のみ大きさを変えるなど、読み手が読みやすい文章作りを心掛けましょう。一般的には明朝体が良しとされています。色を変える場合でも、基本的には赤と青の2色に抑えたほうがまとまりのある印象になっておすすめです。

箇条書きを効果的に使う

箇条書きは、短く簡潔に要点が整理されているため、重要な部分だけを記憶してもらえます。さらに箇条書きなら、要点を特定しやすいので早く確認できるというメリットもあります。箇条書きを効果的に使うことで多くの人が読みやすく、内容がわかりやすい報告書を作成することができます。

07研修で報告書の書き方を教える際の注意点とは

基本的に文章には正解がありません。また、社員によってライティングスキルは大きく異なるため、統一するためにも一度報告書の作成を学ぶ研修の実施をおすすめします。研修を開催し、研修後やセミナーの後には、研修の内容が適切だったのか、改善余地はあるのか、話し合ってみてください。そうすることでライティングスキルも上がっていくはずです。 研修の成果を見るためには、研修の報告書の作成義務をぜひ設けてみてください。これは「報告書の作成研修」だけに限らず、すべての研修に共通しています。研修のフィードバックは、なかなかできないという企業が多いなか、せめて受講者に報告書を書いてもらうことで、成果や今後の課題を可視化できるはずです。 この研修報告書は、これまでにご紹介した報告書の書き方と少し違う点があるため注意が必要です。ここでは研修報告書の具体的な書き方をご紹介します。

実際に得られた効果や変化を明確にする

「研修」は教育によって人材の力を伸ばすための手段ですが、費用や時間がかかるものの、その結果や効果は推し量りにくいものです。そのため、研修をおこなったことでどういった効果を得ることができ、それに伴う変化がどのようにあったのか可視化する必要があります。 具体的には、テストで知識の習得を確認、アンケートで意識の変化を確認などを行うといいでしょう。

レポートと定量評価の両方を取り入れる

研修報告書ではレポートだけでなく、〇△✕や数字を使って分かりやすくする「定量評価」を一緒に取り入れることをおすすめします。両方を取り入れることで、自身が現在持っているスキルやこれから取得しなければならないスキルについて改めて考えることができます。次の目標設定とそれを達成する為の正しい改善策や行動を見つめ直すきっかけとなりますので、積極的に取り入れるといいでしょう。

社内研修では講師側の報告書も必要

指導している側と指導を受けている側の目線は180度違うため、受講者だけではなく指導者にも報告書を作成してもらうといいでしょう。指導者にも報告書を作成してもらうことで、次回以降の指導までに必要なスキルや改善点などを具体的に落としこむことができるほか、指導担当者の変更があった際にスムーズに引継ぎを行うことができます。

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法　など

08Schooビジネスプランの特徴

Schooビジネスプランでは約8,000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約8,000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.様々な研修におすすめのSchooの研修パッケージ

上記でも説明したように、Schooでは約8,000本もの動画を用意しており、様々な研修に対応することができます。特に、階層別研修は、内定者・新入社員研修から管理職研修までが揃っており、階層別研修パッケージを活用することで、内定者・新入社員研修、若手社員研修、中堅社員研修、管理職研修の全てを行うことができます。また、それぞれの研修パッケージにも、階層によって必要なスキルに関する講座が網羅されているため、内容面でも充実した研修を行うことができます。

さらに、社員に研修動画を受講してもらった後に、意見の共有会やディスカッションを行うことで、学んだことをより効果的に定着させることができます。

ここでは、階層別研修の中から新入社員研修を例としてご紹介します。

新入社員向け研修パッケージを見る

3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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09まとめ

報告書は現状の把握や、今後の活動を決定する重要書類となるため、事実をより正確にまとめる必要があります。自分が報告した内容が社内外で正しく共有されるためにも1人1人が報告書の書き方をマスターすることが大切となります。目的をきちんと理解したうえで、読み手に響く報告書作成を目指しましょう。