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リファレンスチェックとは?採用に失敗しない為にメリット・手法などを解説

公開日:2021/05/27
更新日:2021/05/27
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リファレンスチェックとは?採用に失敗しない為にメリット・手法などを解説 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

今、注目を集めているリファレンスチェック。採用に失敗しない為に導入する企業は増えております。リファレンスチェックを行えば、採用の精度をあげられるだけでなく、入社後の早期退職防止や目標設定にも活用できるでしょう。 今回はそんなリファレンスチェックのメリット・手法・注意点まで解説していきます。

 

リファレンスチェックとは

そもそもリファレンスチェックとは「身元照会」のことを言います。応募者の人物像や実績・勤務状況などを前職(もしくは現職)の同僚や上司に確認することです。 応募者が話したことやレジュメに記載したことの事実確認は勿論ですが、より正確に応募者を評価するためにも効果的な評価手法です。

いまや日本でも当たり前

リファレンスチェックは主に外資系企業が実施していましたが、昨今では日系企業でも導入している企業が増えております。

  • ・リファレンスチェックの認知率、外資系企業93%、日系企業73%
  • ・リファレンスチェックの実施率、外資系企業58%、日系企業23%
  • ・7割の企業が「リファレンスチェックの回答内容が採用の判断に影響する」

リファレンスチェックサービスを提供するIT企業も出てきており、今注目されていく手法です。 日経企業での実施率は約2割とまだ少ないですが、リファレンスチェックが効果的なことは確かな為、今後も導入率は高まっていくことでしょう。

前職調査との違い

リファレンスチェックは前職調査の一部では有りますが、大きな違いがあります。 前職調査の場合、企業側がヒアリングする人物を選び、リファレンスチェックでは応募者がヒアリングすべき人物を指定して行われます。 応募者が紹介者を選定することで人脈や人望を測ることが可能です。 また確認する項目も異なります。前職調査では経歴詐称や金銭的トラブルなどが確認対象となります。 一方、リファレンスチャックでは経歴詐称やトラブルも確認しますが、実績や働きぶりなどの人柄に関する項目も確認します。 前職調査より実務面で役立つ情報を得られるのがリファレンスチェックです。

 

リファレンスチェックを行う4つのメリット

さて、個人情報の取り扱いが厳しくなる中でリファレンスチェックを行うことにメリットはあるのでしょうか。

ミスマッチの防止

ミスマッチは企業と応募者の双方にとって避けたいことです。なぜならミスマッチは早期退職や従業員のモチベーションの低下に繋がってしまうからです。 リファレンスチェックで詳細な候補者情報を把握することで採用担当者はより正確に自社とのマッチ度を測ることができます。 応募者の価値観や人間関係の築き方を把握することで、仕事内容・人間関係のミスマッチを防止することが可能になります。

経歴詐称を防ぐ

経歴詐称も企業と応募者双方にとってデメリットしかありません。想定していた働きぶりと実際の働きぶりが異なることは、入社後の配属先にも迷惑がかかります。 また、応募者としても面接の際に少し話を大げさに表現してしまうこともあるでしょう。入社後に詐称が発覚してしまったら解雇もあり得ます。また解雇にならずとも会社内の信用は取りかえしがつかないほど落ち込みます。 リファレンスチェックを通すことで採用前にリスクを取り除くことが可能です。

客観的な評価を確認

応募者自身の自分への評価と周りからの評価は異なるものです。 客観的な評価を知ることは選考判断を公平に行うことにも繋がります。面接だけの評価では口が達者な応募者がどうしても有利になってしまいます。 もちろんマイナス評価だけでは有りません。 面接ではわからなかった応募者の強みやアピールポイントを知ることもあるでしょう。そのような他者からの評価は、入社後の目標の設定や研修方針などへ応用することで、より効果的な人材育成にもつながります。

マインドセットを知れる

面接や書類だけでは応募者の考え方や価値観・信念などのマインドセットはわかりません。 応募者と同じ会社で同じ時間を過ごした第三者だからこそ応募者のマインドセットを理解しております。 そしてマインドセットは研修で身に着けられるスキルとは違い、一長一短で変えることは出来ません。人柄や働き方・考え方は採用において最も重要視すべき項目の1つです。

 

リファレンスチェックのデメリット

もちろんデメリットもございます。日本でまだ一般的でないのは個人情報の取り扱いの問題と下記のデメリットが大きいからでしょう。

時間が取られる

具体的なやり方については後述しますが、リファレンスチェックには時間がかかります。 応募者の前職に確認する時間は勿論ですが、客観的に信用できる情報なのかどうかも考慮する必要が有ります。 採用をする上でスピードはとても大切です。リファレンスチェックをしている間に他企業から内定を貰って逃げられてしまう可能性も有ります。また一人の応募者へかける時間が多くなるほど選考スピードは遅くなり、他の応募者を逃してしまうこともあり得ます。

応募者に不審に思われることも

応募者からは嫌がられることも大きなデメリットです。信用されていないと不信感を抱くこともあるでしょう。また、在職中に転職活動をしている場合には現職に連絡が行くことになります。転職活動を秘密にしている応募者にとっては避けたいことです。 リファレンスチェックを行う際には、必ず応募者に丁寧に説明して目的をハッキリ伝えることが大切です。不審に思った応募者から選考を辞退されることもあるため、事前の周知は欠かせません

 

リファレンスチェックの正しいやり方

リファレンスチェックは個人情報の取り扱いや他人の評価という非常にデリケートな問題です。必ず正しいやり方に沿って行いましょう。

具体的なフロー

  • 1:採用担当者から応募者にリファレンスチェックの説明を行います。
    リファレンス先に応募者の情報を確認すること・リファレンスチェックの目的を明確に説明したうえでリファレンスチェックへの同意を貰います。

  • 2:推薦者を探します。
    (1)応募者が推薦者を選ぶ場合 基本的には応募者は前職の人にリファレンスチェックの協力を依頼します。 協力の同意がえられたら応募者は推薦者の連絡先を転職先企業に共有します
    (2)企業が推薦者を選ぶ場合 採用側で求職者の前職企業に連絡を取り候補者を探します。 直接企業に連絡する、SNSなどで繋がる等の方法を駆使して紹介者を選定します。

  • 3:採用担当者は推薦者とリファレンスチェックの日程を調整し、実施します。 実施する際にあらかじめ決めておいた内容の質問を行います。

  • 4:リファレンスチェックの結果を踏まえて採用の合否を決定します。 また代行会社に依頼することも可能です。リファレンスチェックの代行平均価格は10万円~20万円台が相場です。個人情報の取り扱いなどでデリケートな部分が不安な方は検討してみても良いのではないでしょうか。

リファレンスチェックの質問例

リファレンスチェックではどのような質問が行われているのでしょうか。適切で効果的な質問をご紹介いたします。

  • ・応募者の勤務期間はいつからいつまででしたか
  • ・応募者の役職・業務内容について教えてください
  • ・周囲とのコミュニケーションは良好でしたか?
  • ・遅刻・欠勤などはどの程度有りましたか?
  • ・勤務態度は5段階評価で何点でしょうか?
  • ・問題やトラブルが生じたときの対応はどうでしたか?
  • ・仕事に対しての姿勢を5段階で評価すると何点でしょうか?
  • ・応募者がより成長するためには何が必要でしょうか?
  • ・応募者と働いて良かったことは有りますか?
  • ・どのような仕事に対して意欲的に取り組んでいましたか?

ポイント1:5段階評価などでなるべく具体的に定量的に表現してもらうこと

曖昧な質問をしてしまうと回答も曖昧になり求めている回答が得られなくなります。具体的に答えやすい質問を用意しましょう。

ポイント2:マイナス面の確認だけでなくプラス面も確認すること

リファレンスチェックは応募者の嘘や欠点を見つけるためだけに行うものではありません。面接の際に応募者がアピール出来なかった良い点もあるはずです。

ポイント3:要配慮個人情報に関する質問は避けること

「人種」「信条」「社会的身分」「病歴」「犯罪歴」「犯罪により害を被った事実」などに関して質問することは避けましょう。要配慮個人情報の取得には別途本人の同意が必要となります。

 

適切に行うための3つの注意点

ご自身がリファレンスチェックをされると言われたらどう感じますか? 正しく適切に行わないと応募者から不信がられるだけでなく、違法行為にもなってしまいます。リファレンスチェックを行う上での注意点について確認していきましょう。

必ず本人の事前の同意が必要

本人の同意なしにリファレンスチェックを実施すると個人情報保護法に抵触することになります。 また応募者は拒否する権利があります。あくまでリファレンスチェックを実施できるか出来ないかは応募者の意向次第です。応募者は拒否する権利があるため強制してはいけません。 拒否されたからと言って不合格にするのではなく、代案を提示する準備をしておきましょう。

目的を説明する

応募者からしてみれば不安に感じてしまいます。リファレンスチェックは欧米では一般的ですが日本国内ではまだそれほどメジャーでは有りません。そのため十分な説明を行い、目的や意図、流れを説明しましょう。 また紹介者にも丁寧に説明をしましょう。紹介者にとってリファレンスチェックを引き受けることは応募者の評価を左右する責任が伴います。

あくまで一つの意見として参考にする

紹介者の意見は絶対では有りません。あくまで選考の情報の一つとして参考にしましょう。応募者が選定した紹介者の場合には悪い評価をしたがらないことも考えられます。可能であれば複数の紹介者を選定して意見を聞くことが大切です。 また内定後にリファレンスチェックを実施する場合にはより注意が必要です。リファレンスチェックでマイナスの評価があったとしてもよほどのことがない限り内定は取り消すことは出来ません。たとえ応募者の話す内容と相談者からの情報に違いがあったとしても、どちらの情報も鵜呑みにはしないで確実に情報の裏を取って確認する必要が有ります。 内定取り消しが認められるのは経歴詐称や前職で重大な懲戒処分を受けていたなど重要性が高い場合に限ります。人柄が印象と違った、前職の評価が低いなどの情報では内定は取り消せません。

 

まとめ

採用の成功率を高める効果的な手法ではございますが、日本ではまだ一般的では有りません。導入を検討される際には慎重に計画的に導入することをお勧めします。 すべての応募者を対象にするのではなく、幹部候補など採用に慎重にならざるおえない場合に限り導入することも視野に入れて検討してみてはいかがでしょうか?

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