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不採用通知を送るときのポイントとは?具体的な手段と文例も紹介

公開日:2021/05/27
更新日:2021/05/27
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不採用通知を送るときのポイントとは?具体的な手段と文例も紹介 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

不採用通知は、応募者にとっても通知する企業側にも心理的な負担があります。しかし、不採用となった後も、取引先や株主として関わる可能性もあるため、悪い印象を残さないように対応しなければいけません。今回は、不採用通知を送るときの注意点や具体的な文例をご紹介します。

 

不採用通知とは?応募者に送る際のポイント

採用活動を進める過程では、書類選考、筆記試験面接など、各段階で不採用の連絡をする必要があり、それぞれ適切な方法で通知しなければなりません。特に、近年では、SNSの普及により、企業の悪い噂はすぐに広まってしまいます。 まず、応募者に送る際のポイントをご紹介します。

マナーを守ることで会社のイメージダウンを防げる

不採用の通知を受けると、応募者は企業に対してネガティブなイメージを持つでしょう。少しでもイメージダウンを避けるために、応募者に対しては丁寧な対応を心掛けましょう。特に、不採用の通知は後々残るものです。通知期限を守る、文面に配慮する等マナーを守る必要があります。

感謝を伝えて応募者の気持ちを大切にする

応募者は、たくさんの企業の中から選び、手間と時間をかけて応募しています。まずは、応募者に対して感謝の意を伝えましょう。また、「あなたは不採用です」という直接的な表現ではなく、「今回はご期待に添いえない結果となりました」など柔らかい表現を使用すると良いでしょう。

不採用の理由を明確に伝える必要はない

不採用通知を送る際に、不採用の理由を伝える必要はありません。また、理由について応募者から尋ねられた場合にも、回答する必要はありません。慎重に選考を行った結果、応募者の期待に応えられなかったという回答のみでよいでしょう。誤解が生じないように、あらかじめ、いかなる場合でも不採用の理由について回答しないということを応募者に伝えておくのもいいでしょう。

不採用通知までの期間の目安は1週間

応募者は不採用の場合、次の就職活動を進めるために、結果の通知を待っています。通知が遅すぎると、応募者は企業に対して不満を持つ可能性があるため、目安となる1週間のうちには、通知が届くよう配慮しましょう 万が一、何らかの事情があり通知を遅らせたい場合は、一度その旨を応募者に伝えておくのも有効です。

 

不採用通知を送るときの主な手段

不採用の通知は従来、文書や電話によるものが一般的でしたが、現在はメールでの連絡が主流です。企業としても効率的で応募者にとっても、合否の結果を早く知ることができるというメリットがあります。しかし、場合によっては、メール以外の手段を検討した方がいいケースもあるのです。

1:かかる工数が少ないメール

メールの場合は、かかる工数が少ないため、多くの応募者に送りたい場合に適しています。特に書類選考までの場合にはメールでよいでしょう。しかし、「お祈りメール」をいう言葉が流行っている通り、適切な対応をしなければ、対応の悪い企業だという悪評が広まりかねません。宛先や文面には、注意が求められます。

2:真摯に向き合う電話

電話は直接応募者へ不採用であることを伝えるため、かける方に心理的な負担があります。また、1件、1件かけるのは労力がかかります。主に、不採用通知を電話で伝えた方がいい場合には、下記のようなケースがあります。

  • ・最終面接まで進んだ場合
  • ・長い間通知を待たせている場合
  • ・込み入った事情がある場合

3:応募書類を返却するなら書面

近年では、個人情報の扱いについて厳しくなっています。応募者に不安を抱かせないためには、応募書類の扱いについて知らせておく必要があります。できれば、応募書類は返却した方が丁寧です。応募書類を返却する場合には、不使用通知を同封して送付するとよいでしょう。

 

手段ごとに注意するべき不採用通知のポイント

応募者に自社に対してネガティブなイメージを持たれないためには、不採用通知を送るタイミングや言葉遣い等、さまざまな注意すべき点があります。 具体的に、不採用通知を送る際の注意点には、どのようなものがあるでしょうか。それぞれの手段別にご紹介します。

メールの場合は宛先とメールアドレスに注意する

メールの場合は、テンプレートを利用して不採用通知メールを送信する企業の方が多いでしょう。しかし、誰に対して送るのか、宛先をフルネームでしっかり明記しましょう。宛名がなく、テンプレートを利用しただけの不採用通知は印象がよくありません。また誤送信は絶対に避けなければいけません。送信する前に必ず確認しましょう。

緊急で連絡しなくてはならないときは電話で伝える

緊急で確実に連絡しなくてはならないときは、電話がよいでしょう。尚、電話での不採用通知は 、午前中が望ましいとされています。なぜなら、もし、応募者が電話に出られない場合でも、折り返しの電話がしやすいからです。 別の会社に就業中の方や学生の場合でも、昼休み等に再度連絡をしてくれる可能性が高くなります。

書面の場合は事前の電話連絡について検討する

書面で不採用通知を送る場合は、応募者のプライバシーに配慮しましょう。応募者によっては、家族に知らせず、就職活動を行っている場合があります。不採用通知等の中身が見えない封筒を使用し、封筒に「不採用通知在中」」など明記しないようにする対応が求められます。また、郵送の前に電話で一報を入れるかについても検討しましょう。

 

メールで不採用通知を送るときの例文を紹介

メールで不採用通知を送る場合には、いくつかのパターンや様々な注意点があります。応募者が不採用通知に気づかなかったり、不満を抱く事態を避けなければいけません。ここでは、不採用通知をメールで送る際の例文とポイントをご紹介します。

【選考結果のご連絡】等分かりやすい件名に

応募者は複数の会社の選考に参加していることも考えられます。多くのメールの中で埋もれないように、一目でどこからか及び内容が分かる件名にすることが大切です。件名に「選考の結果、〇〇株式会社」等を記載しておくと、応募者も把握しやすいでしょう。

〇〇様
このたびは、数ある企業の中から弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。 応募書類をもとに慎重に選考した結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に添えない結果となりました。何卒ご了承くださいますようお願いいたします。尚、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。 末筆になりますが、〇〇様のこれからのご活躍をお祈り申し上げます。 株式会社〇〇〇〇 

面接まで進んでいて不採用通知を送る場合の例文

〇〇様
先日は、お忙しい中弊社にご足労いただきまして、誠にありがとうございました。 さて、選考の結果についてですが、社内にて慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ながら今回はご希望に添いかねる結果となりました。何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。なお、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。 〇〇様のこれからのご活躍をお祈り申し上げます。 株式会社〇〇〇〇 

一度不採用通知を送った応募者に再度連絡を送る場合の例文

〇〇様
〇〇様に対しましては、以前誠に申し訳ないご連絡をいたしましたが、その後、いかがお過しでいらっしゃいますか。このたび、以前〇〇様が応募いただいた職種に欠員が出ることとなりました。〇〇様がもし、就職活動を行われているようでしたら、再びお話をさせていただきたいと思い、大変恐縮ながらご連絡いたしました。もし、弊社とのお話の機会を頂けましたら、ご連絡いただきたく存じております。 株式会社〇〇〇〇 

〇〇様
〇〇様に対しましては、以前誠に申し訳ないご連絡をいたしましたが、その後、いかがお過しでいらっしゃいますか。このたび、以前〇〇様が応募いただいた職種に欠員が出ることとなりました。〇〇様がもし、就職活動を行われているようでしたら、再びお話をさせていただきたいと思い、大変恐縮ながらご連絡いたしました。もし、弊社とのお話の機会を頂けましたら、ご連絡いただきたく存じております。 株式会社〇〇〇〇 

 

まとめ

この記事では、企業が不採用通知を送るときのポイントとは、具体的な手段と文例を紹介しました。不採用となるのだから、もう自社には関係ないという態度ではなく、真摯に対応することが大切です。ぜひ、応募者の心理的な負担を考え、ポイントを押さえた通知を行ってください。

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