離職証明書が必要なのはどんな時？退職証明書との違いや書き方のポイントを解説

01離職証明書とは

はじめに、離職証明書とは何かについて解説します。

正式名称は「雇用保険被保険者離職証明書」

離職証明書の正式名称は「雇用保険被保険者離職証明書」です。従業員が退職する際に、離職票の発行を求める場合に用意しなければなりません。離職証明書は3枚綴りの複写式で、1枚目は事業者主控え、2枚目はハローワークに提出用、3枚目は退職者に提出する「離職票-2」になります。

離職票とは

離職票とは、企業を退職した人がハローワークで雇用保険の失業給付（基本手当て）や求職の申込を行う際に必要となる書類です。正式名称は雇用保険被保険者離職票といいますが、一般的には離職票と呼ばれています。 離職票は退職10日後くらいに会社から郵送などで退職者の手元に渡されるようになっています。ただし離職票を発行するのはハローワークです。 しかし、基本的には失業給付を受給する際にしか使用しない書類なので、事業主はあらかじめ退職者に離職票が必要かどうかを確認しておきましょう。

参考：離職票-1

参考：離職票-2

従業員の退職の際に会社がハローワークに届ける書類のひとつ

退職者が雇用保険の失業給付を請求する際、離職票をハローワークに提出して手続きをすることになります。この離職票を発行するために、会社はハローワークに離職証明書を提出する必要があります。 退職者の請求に迅速に応じる必要のある書類であるため、従業員が退職することがわかった時点で、必要の有無を確認し早めに準備することが大切です。

02離職証明書の作成が必要なのはどんな時？

離職証明書の作成が必要となるケースは以下の2点です。

退職者が離職票の交付を請求する時

離職証明書は、退職者が離職票の交付を請求する時に、作成する必要のある書類です。離職証明書の3枚目の「離職票-2」は、退職者が失業給付の手続きに使用します。 離職証明書の提出には期日があるため、注意が必要です。退職日の翌々日から10日以内に、「雇用保険被保険者資格喪失届」と一緒に、管轄のハローワークに提出しなければなりません。

参考：雇用保険法施行規則

退職者が59歳以上の時

退職者が59歳以上の場合は、本人の希望の有無に関わらず、離職証明書の提出が必要です。高年齢者雇用安定法の一部改正により、60歳以上64歳までの人が雇用される場合に、賃金の低下分を補う「高年齢雇用継続給付」の手続きが必要になります。 この手続きを行うために、60歳時の賃金証明書の提出をしなければなりませんが、これを証明するために、離職証明書の3枚目である「離職票-2」が必要です。

離職証明書作成が不要な場合もある

退職者が失業給付の請求をするために、離職証明書を作成することになりますが、転職先がすでに決まっている場合は、失業給付の対象にならないため、離職票は必要ありません。それで、退職が決まった際に、転職先が決まっているかを確認すると良いでしょう。 また、従業員が死亡した場合も、離職証明書の作成は必要ありません。しかし、いずれの場合も、「雇用保険被保険者資格喪失届」の提出は必要なので、忘れずに手続きしなければなりません。

03退職証明書との違いについて

離職証明書と似ている書類に、「退職証明書」がありますが、これらはそれぞれ異なる書類です。ここでは、退職証明書との違いについて解説します。

退職証明書は公文書ではない

退職証明書は、従業員が退職したことを証明する書類です。離職証明書が、ハローワークに提出する公文書であるのに対し、退職証明書は公文書ではありません。 従業員の退職に伴い発行する義務はありませんが、退職者が希望する場合は迅速に発行しなければなりません。書式は決まっておらず、必要事項を確認した上で作成します。退職証明書は、退職後2年が経つと、法的発行義務がなくなります。

退職証明書が必要なケースとは

退職証明書は、退職者が国民健康保険や国民年金への加入手続きをする際に必要になる場合があります。本来は「離職票‐2」を提出することで手続きできますが、何らかの理由で発行が遅れた場合に、退職証明書を代わりに提出して手続きを進めることができます。 また、転職先が退職証明書の提出を求めることがあります。退職証明書で退職理由が確認できるからです。

04離職証明書の申請方法は3つある

離職証明書の申請方法は以下の3つです。それぞれの申請方法について解説します。

専用用紙に記入してハローワークに提出する

離職証明書の専用用紙は、ハローワークで入手することができます。自主作成やインターネットでダウンロードすることはできないため、ハローワークに足を運んで専用用紙を入手し、記入してから再びハローワークに提出することになります。 ハローワークによっては、郵送での取り寄せにも対応している所があるので、管轄のハローワークに問い合わせると良いでしょう。

ハローワークに事前申請をして印刷物を提出する

ハローワークに事前申請することで、専用用紙以外での印刷物での提出も可能になります。大勢の従業員を抱えている大企業の場合、離職証明書を作成する機会が増えますが、印刷物で提出することで、作成のための労力や時間を短縮することができます。

「e-Gov」にアクセスし電子申請をする

総務省が運営する「e-Gov」にアクセスして、電子申請をすることも可能です。雇用保険関係の手続きにも対応しており、「雇用保険被保険者資格取得届（離職票交付あり）」の申請画面に入力することで、申請書の作成ができます。 電子申請には電子署名が必要なので、電子証明書を入手しておく必要があります。その他の必要書類はPDFで添付します。

参考：e-Gov電子申請

05離職証明書の書き方

離職証明書の書き方を解説します。

従業員の雇用保険被保険者番号や雇用保険の事業所番号が必要

離職証明書には、従業員の雇用保険被保険者番号や雇用保険の事業者番号の記入が必要です。いずれも11桁の番号ですが、雇用保険被保険者番号は、雇用保険被保険者資格取得等確認通知書や雇用保険被保険者証で確認することができます。 雇用保険の事業者番号は、雇用保険適用事業所設置届事業主控、従業員の雇用保険被保険者の資格取得届や資格喪失届の事業主控で確認できます。

左半分には1年間の勤怠や賃金の支払い状況を記載する

離職証明書の左半分には、1年間の勤怠や賃金の支払い状況を記載します。ハローワークが失業給付金を算出するのに必要な情報なので、正確に記載しなければなりません。該当しない箇所には斜線を入れます。

右半分には離職理由を記載する

離職証明書の右半分には、離職理由を記載します。離職理由としてあてはまる項目にチェックを入れ、具体的な理由を記載します。離職理由が退職者の一身上の理由か、会社の倒産などが理由なのかによって、失業給付のあり方が変わるので、正確に記載することが大切です。 なお、離職理由を証明するための添付資料も必要となるので、後でトラブルにならないように、退職者と確認しながら正確な情報を得ることに努めましょう。

06離職証明書の作成に関する注意点

最後に、離職証明書の作成に関する注意点を詳しく見ていきましょう。

参考：雇用保険被保険者離職証明書についての注意

離職理由によって添付資料が異なる

離職証明書とともに、添付資料の提出も必要になります。例えば、離職までの賃金や支払い期間を確認するために、賃金台帳、労働者名簿、出勤簿やタイムカードなどを提出します。 退職理由によっても添付資料が異なるので、該当する資料を用意するようにしなければなりません。解雇の場合は解雇予告通知書、退職証明書、就業規則など、従業員の個人的な事情の場合は、退職願やその内容を確認できる資料などを提出します。

手続きが遅れると雇用保険法施行規則第7条に違反することになる

離職証明書の提出期日は、退職日の翌々日から10日以内です。手続きが遅れたり、退職する従業員の請求を拒んだりした場合は、雇用保険法失効規則第7条に違反することになり、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されることになるので注意が必要です。 さらに、退職者が失業給付の手続きを行えなくなるため、その他のトラブルが生じることにもなります。従業員が退職する際は、離職証明書の提出が必要になるかどうかを早めに確認して、手続きが遅れないように注意しましょう。

退職者本人が内容を確認して署名・捺印をする箇所がある

離職証明書の記載内容が、失業給付金の算出に影響を及ぼします。そこで、退職者本人が記載内容を確認して、署名・捺印する箇所があります。すでに退職している場合は省略することも可能ですが、後でトラブルになるリスクを避けるためにも、なるべく本人に確認してもらうようにしましょう。

電子申請の義務化に備えよう

電子申請の導入が進み、多くの企業が労力や時間短縮の恩恵を受けています。また、電子システムに対応した労務管理システムの開発も進んでおり、賃金や期間の自動計算により、短時間で書類作成ができるようにもなっています。 今後、電子申請の義務化が進められる可能性が高く、早めの導入によって今から備えることができるでしょう。

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08まとめ

退職する従業員が離職票の発行を求める場合、企業はすぐに離職証明書を作成しハローワークに提出しなければなりません。提出期日があるため、迅速な対応を必要とする大切な業務でもあります。電子申請に対応するなど、業務効率化を図ることで、離職証明書の提出を確実に行なうことができます。