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コールセンター研修の理想的な形とは?電話応対研修の重要性を紹介

公開日:2021/05/28
更新日:2021/10/20
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コールセンター研修の理想的な形とは?電話応対研修の重要性を紹介 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

本記事では、丁寧で質の高い顧客対応が求められるコールセンターの研修について、効果的な方法を紹介します。コールセンターの新規立ち上げを検討している企業やオペレーターのスキルアップのためコールセンター研修を導入したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

 

コールセンター研修が必要とされる理由とは

他社との差別化をはかり、企業ブランドを形成させる要素をもつカスタマーサポートは、企業のフロントラインとして位置づけられ、その重要性は増しています。 カスタマーサポートは、顧客から疑問や意見をもらえる貴重な場であるため、効果的な研修を行い、より質の高いオペレーターを育成する必要があります。ここでは、研修が必要とされる理由について解説します。

丁寧で質の高い顧客対応が求められるため

コールセンターには、さまざまな顧客から多くの問い合わせがあり、適切な判断と丁寧で質の高い対応が求められます。マニュアル通りにいかない事例も発生するケースがあり、ワンランク上の対応能力と高度な電話応対の練習を積む必要性があります。

コールセンター業務の効率化を図るため

コールセンターへは、製品に関する問い合わせや、意見、クレームにいたるまで多岐にわたり、一日中電話が鳴り止まないことも起こり得ます。限られた人員で、電話応対を適切にかつ迅速に対応する必要があり、業務の効率化を図る必要があります。 たとえば、一人ひとりが商品に対しての知識を深め、スキルアップを図れば、保留にする時間を減らすことができ、素早く的確に対応できるように成長します。このように、効果的な研修を行いレベルアップを図ることが業務効率化につながります。

顧客対応品質の向上を目指すため

応対品質とは、オペレーターが顧客に満足してもらえる対応を行えているかを図る指標です。この応対品質が向上すると、会社の収益アップが見込めるなど、経営に直接的な影響を与える場合が少なくないため、応対品質の向上が必要不可欠といえます。

企業のイメージアップにつなげるため

商品やサービスに関する疑問や相談が寄せられることの多いカスタマーサポートのオペレーターは、顧客の疑問や不満をスムーズに取り除く高いスキルが求められます。 対応が悪ければ、企業のイメージダウンになりかねません。逆に優れた対応をすれば、企業のブランドイメージアップにつながります。カスタマーサポートは、顧客と企業を結ぶ重要な役割を担っています。

顧客満足度を上げるため

顧客からの問い合わせに対し、速やかに疑問に対する答えや問題を取り除くと、顧客満足度の向上が見込めます。また、既存顧客のリピート率の向上や、顧客離れを効果的に防ぐことが期待できます。顧客をしっかりと囲い込むためにも、カスタマーサポートによるフォローは欠かせません。

 

コールセンター研修で学ぶ技術とは

コールセンターの研修を実施すると、基本的な知識や端末の使い方だけではなく、コミュニケーションスキルさえも身につけることができます。ここからはコールセンターで習得できる具体的な内容について解説します。

電話機や業務端末の使い方

電話機の使い方を完璧にマスターしておくことが重要です。保留にするつもりが誤って電話を切ってしまったり、別な人につないでしまったりしないように、業務端末の使い方を教えてもらいます。

効果的な相づち方法

顧客が話す内容に対して、効果的な相づちの打ち方を習得します。相づちがないままでは、話をする意欲がなくなり、顧客との良好な関係を築くことができません。研修では、どのような相づちが適切ではないのかについて学ぶとともに、顧客に気持ちよく話をしてもらえるような、バリエーションに富んだ相づち方法、また効果的な「間」の取り方を習得します。

聞き取りやすい発声方法

顔は見えなくても、表情は声を通じて相手に伝わるため、コールセンターでは声が重要なポイントです。電話口で好感を持たれる聞き取りやすい発声方法を学びます。 ポイントは、普段話す会話よりも大きな声ではっきりと、落ち着いたトーンで話すよう心掛けることです。研修では、姿勢や腹式呼吸、早口言葉を取り入れて、よく通る声が自然に出せるように練習します。

適切なクッション言葉

断定的な言い方を避けるクッション言葉は、やわらかい印象を与えます。相手に配慮する気持ちを込めて、「おそれ入りますが」「お手数をおかけいたしますが」といった言葉を使い、会話の印象を変えるテクニックを学びます。

正しい敬語の使い方

相手を尊重する丁寧な言葉遣いが必要です。顧客に一般的な言葉遣いを指摘されないよう尊敬語、謙譲語、丁寧語を正確に使いこなさなければなりません。電話応対に適した言葉遣いを習得し、会話をスムーズに進める方法を学びます。

業務内容を学ぶ

取り扱っている商品について知識がなくては、顧客からの問い合わせに的確に応えることができません。最低限の業務内容は、頭に入れておく必要があります。

クレーム対応技術

具体的なクレーム事例を考えながら、適切な応対方法を学びます。クレーム対応で押さえておくべきポイントは、顧客の話をきちんと聞き、まずはお詫びをすることです。事実関係を正確に把握し、解決策を提示するなど、しかるべき対応をとれるような技術を学びます。

応対品質向上

応対品質は、顧客の言いたいことをきちんと把握したうえで会話を進められているかを図る指標であり、コールセンターにおける品質のなかで重要な位置づけといえます。顧客に不快感を抱かせることなく、正しい言葉遣いや、会話の進め方、声のトーン、会話のスピードや適切な間を習得し、応対品質向上を目指します。

 

理想的なコールセンター研修の流れとは

コールセンターの研修を効率的かつ効果的に行う方法をみていきましょう。初期研修から 実践にいたるまでの流れを解説します。今後、研修の導入を考えている方は、この記事を参考に自社に合う方法を検討してください。

初期研修とは

座学

座学研修では、まずコールセンターで扱う商品についての業務知識を学びます。また、正しい言葉遣い、間違えやすい敬語、コールセンターでは使わない言葉など基本的な電話応対スキルを学び、スムーズな電話応対ができるようにします。

ロールプレイ

現実に起こる場面を想定して、適切に対応する術を演習します。ロールプレイを行うと、オペレーターのウィークポイントを発見でき、改善につなげられます。たとえば、製品の知識が不足している場合は、実践研修を受ける前に座学で必要な知識を補い、次のステップに円滑に進めるようにします。

実施研修

応用研修

初期研修をマスターしたのち、実際に顧客からの電話応対をする実践研修を行います。そばにベテランオペレーターがつき、新人オペレーターにアドバイスをしながら、初期研修で学んだことを活かせているかどうかを確認します。

全体での研修

個人の弱点を見つけるために、全体でロールプレイ研修を行うこともあります。無意識のうちに行っている習慣的な自分のクセは、なかなか気づきにくいものですが、全体で共通の研修を行うことで、各人が苦手とするポイントを表面化できます。

個人での研修

全体の研修で表面化した弱点を克服するため、各人に合わせてアドバイスやトレーニングを行います。それぞれがスキルアップを図ることで、オペレーター全体の底上げに成功し、質の高い対応をできるようになるのです。

実際の現場で行う訓練

慣れないうちは、オペレーター自身が不安を感じがちです。間違った返答をしたり、対応に困ったりした場合、電話で話すことに恐怖心を与えないよう、厳しい指導は避けます。一旦落ち着いてからフィードバックを行い、改善した方が良い点を指摘してください。安心できる状況下において、経験を積むことで自信がつき、一人で受電できるようになります。

 

コールセンター研修後の応対品質を高めるには

研修を修了しただけで、実践に活かすことができなければ、意味がありません。ここでは、研修後の応対品質を高める方法について説明します。

研修後のフォローアップをする

研修終了後にファローを全くせず、個人の力量に任せるだけでは、オペレーターの早期離職につながりかねません。時間とコストをかけた研修を無駄にしないためにも、研修後にトレーニングした内容がきちんと成果につながっているか、定期的にオペレーターの応対品質を評価してください。また、モチベーション維持を考慮し、メンタル管理にも気を配る必要があります。

自己分析をしてもらう

応対品質を高めるため、上司や同僚からのモニタリングやフィードバックと同時に、オペレーター自身に自己分析をしてもらいます。自己分析シートへの記入を促し、トークスクリプトやマニュアルを随時改善するなどの対策をおこなってください。トークスクリプトは一度作って終わりではなく、何度もブラッシュアップしていくことが重要です。

データ分析をして振り返りを行う

コールセンターで得られる情報のデータ分析を行い、振り返りの材料として活用します。顧客との会話を録音したデータや解決に要した時間など、あらゆる記録をデータとしてまとめることで、応対品質のチェックに役立ちます。応対品質の改善を意識した分析を行うと、課題点のほかプラスの面もみえてくるはずです。


 

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まとめ

顧客が企業と直接対話できるコールセンターの重要性は高まっています。対応の良し悪しが企業に対する好感度に影響を及ぼすため、他社との差別化を図るためにも、応対品質を向上させるコールセンター研修の導入を検討し、他社との差別化を図ってください。

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