成功するOJT研修とは？

01OJT研修とは

OJT研修とは略称で、「On The Job Training」を短縮した言葉です。企業や組織の中で実務に取り組みながら行う育成方法のことを指しています。新人社員や部署が異動になった社員に必要な新しい知識やスキルを、育成担当者が都度行うことによって、その業務にあった知識や経験を養っていく方法です。例えば、新人の営業職の場合は営業同行という実務を通して営業時に必要なスキルを訓練したり、新人のエンジニアの場合は先輩社員の指導のもと実際にコードを書くという実務を通して技術を磨いたりします。これらに対して、普段の業務現場から離れて行う座学などの集合研修のことを「Off-JT研修」といいます。

　極めて実践的であり、すぐに役立つ情報を伝えられるOJT研修は、多くの企業がさまざまな場面で活用しています。 しかし、フィードバック内容が個々の指導者の感覚や思考によって偏ってしまうため、一義的な学びに留まってしまったり、体系的な理解が難しかったりする課題もあります。そこで、会社全体がOJT研修に対して主体的に取り組めるような雰囲気を作り、OJT研修担当者に任せるだけでなく、社員が一丸となって新人社員を育てていくという風土作りも大切です。

02OJTの目的・重要性

OJTは組織の発展と従業員のスキル向上に不可欠な要素であり、戦略的に活用されるべき教育手法です。主な目的としては、次が挙げられます。

ここではそれぞれの重要性について解説していきます。

企業で活躍する人材を育成する

　「企業で活躍する」と聞くと、業務に関わる資格をもっていたり、専門的な知識やスキルを活かした職場での実務経験があったりすることが必要だと想像する方も多いのではないでしょうか。もちろん、それらもあるに越したことはありませんが、それだけが企業で活躍する人材として必要な全てではありません。実際に職場で使っているツールにいち早く慣れることや、一緒に働く仲間に溶け込むコミュニケーション力、また自ら仕事を作り実践していける行動力なども即戦力としては欠かせません。OJT研修は実際に業務を行う現場において、一人ひとりに対し行う教育方法だからこそ、企業人として必要な力を伸ばす指導法であり、より早く確実に知識やスキルを磨くことができるのです。

新入社員の心理的安全性を確保できる

　モチベーションをアップさせ、職場において社員の業務効率を最大化させるためには、安心感のある関係性を築けている指導担当者からの、具体的で効果的なフィードバックが必要だと言われています。基本的にOJT研修は、担当の新人指導担当者（OJT研修担当者）がつき、その担当者からのフィードバックを得るような形式で進んでいきますので、新人社員（研修生）は知らない人と関わる不安を感じることなく、安心した気持ちで指導を受けることができます。いつも関わっている指導担当者からのフィードバックであれば、「普段から自分のことを見てくれている人からの言葉だから」と指導内容を真摯に受け止めることもできます。

研修担当者の業務効率最大化のための指導法

OJT研修は新人社員だけでなく、研修担当者の業務効率向上も期待できます。通常業務で忙しい中、新人社員の指導も担当すると、今まで自分の業務に使っていた時間をOJT研修に使わなくてはならず、物理的負担が増えます。さらに、時間的な負担だけではなく「早く一人前に育つよう指導をしなければ」「しっかりと業務ができるように育成できるだろうか」という不安などから、精神面における負担も増えます。
　しかし、それらは新人社員の指導担当者にならなければ経験のできないことであることも事実です。指導する際にはどのように伝えたら効果的なのか、過去のOJT研修担当者はどのようにフィードバックをしていたのか、自分の業務と新人育成の時間の使い分けはどのようにしていたのかなど、先輩社員に聞いたり、上司に相談したりすることで、新たなスキルアップにつながり、業務が効率化する機会が生じます。その経験により、OJT研修担当者の主業務での成果に繋がっていくでしょう。

低コストでの実施が可能

　OJT研修は、「日常業務の中でOJT研修担当者の知識や経験を新人社員に伝えていく」というのが基本の指導スタンスですので、特別な追加費用がかからずに実施することができます。
　そのため、研修会社に依頼をして行う座学研修でかかるような初期費用は一切なく、いつでも行なっている業務の一部として行えるため、社員の理解も得られやすく手軽にできることは確かです。また、効果的な指導方法にて社員を育成できれば、企業に大きな成長をもたらしてくれる人材を輩出する機会にもなります。そんなOJT研修をより効果的な育成プログラムとして活用できるよう、指導方法や重要性をしっかりと理解・認識し、一人ひとりの教育担当者が質の高いOJT研修を実践できる企業作りを目指していきましょう。

未来の管理職・リーダーを輩出するための育成方法

　OJT研修の目的の一つとして、実際の業務にすぐ活かせる仕事の方法を学ばせ、業務効率化のための力をつけさせることももちろん重要ではありますが、「部下が仕事を円滑に進められるように指導する」ということだけがOJT研修の目的ではありません。
　未来の管理職やリーダーとしての素質を訓練し磨いていくには、職場での業務改善点を見つけ、より効率的な組織にしていくために自ら考えて働きかけていく力を身につけさせることも大切になっていきます。そのためにも必要なのが、あるべき姿から逆算して目標を立ててあげることです。新入社員には、いつまでにどのようなことができるようになっていてもらいたいのか、また、新入社員自身はいつまでにどのように働けるようになっていたいのか……。短くスパンを切って目標を立て（例えば、一週間・一ヶ月・三ヶ月後・半年など）、行動に対して具体的な指導をしフィードバックを伝えることで、「目標を達成しよう！」という業務への取り組み方もプラスに変わってきます。
　OJT研修担当者が「こうなってほしい」という目標のあるべき姿や、新人社員の「こうなりたい」という姿から逆算して行動の計画をを立てることは、時間がかかったり、認識がずれてしまったり、簡単なことではないかもしれません。しかし、スピーディーに効率よく企業で活躍できるビジネスマンとしてのスキルを身につけるためにも、この過程は必要なステップです。OJT研修担当者の「いつまでにどのようになっていてほしいのか」ということと共に、新入社員の「いつまでにどのようになっていたいのか」という意思の部分とのすり合わせをしっかりと行い、必要な知識やスキルを明確にして、具体的なスケジュールを立てて決めていくことが、業務の引き継ぎに留まらないOJT研修の第一歩です。

03OJTのメリット

OJTは教えられる人だけでなく、教える側や企業にもメリットがあります。ここでは、「教えられる側」「教える側」「企業側」それぞれの視点からみたメリットについて解説していきます。

教えられる側のメリット

ここではそれぞれについて詳しく解説していきます。

実務を通じて実践的なスキルを学ぶことができる

OJTは理論だけでなく、実際の仕事環境での経験を提供するため、従業員は実践的なスキルやベストプラクティスを習得しやすく、即座に業務に活かすことができます。

PDCAを回しやすい

PDCAサイクルは、業務プロセスの改善と持続的な成長をサポートするための重要な方法です。OJTを通じて、従業員は実際の業務中に問題を特定し、改善策を実行し、その効果を評価し、継続的にプロセスを改良できます。

フィードバックをもらいやすい

OJTはリアルタイムでのフィードバックを容易に受け取る機会を提供します。上司や同僚からの指導や評価を通じて、従業員は自分の強みや改善点を把握し、成長するための具体的なアドバイスを受けることができます。

教える側のメリット

コーチングの経験を積める

OJTの教える側は、他の従業員や新入社員にスキルや知識を伝える役割を果たします。これにより、コーチングや指導の経験を積むことができます。コーチングはリーダーシップスキルを向上させ、他人の成長をサポートするための重要な能力です。OJTの教育を通じて、コミュニケーション、フィードバックの提供、問題解決能力などが向上します。

教えることで自分の業務を見直すことができる

OJTでは、他の従業員にスキルを伝えるために自分の業務プロセスや知識を整理し、説明する必要があります。これにより、自身の業務に対する理解が深まり、効率性や改善の機会を見つけることができます。また、質問や疑問に答えることを通じて、自分自身の知識を再確認し、新たな視点を得ることができます。

責任感を養うことができる

OJTでは、他の従業員のスキル習得や業務成果に貢献する役割を果たします。この責任感を持つことは、自己成長と貢献感を高めるのに役立ちます。教育プロセスを通じて、他の人々の成功に貢献することが喜びと自己満足感をもたらし、組織内での価値を高めます。

企業としてのメリット

コミュニケーションが活性化する

OJTを導入することで、組織内で知識とスキルが従業員間で共有されやすくなります。ベテラン従業員が新入社員や新任者にスキルやノウハウを伝える際、双方向のコミュニケーションが生まれます。これにより、組織全体の知識ベースが充実し、エキスパートの知識が固定化されずに新しいメンバーに伝承されます。また、教える側と学ぶ側の従業員は密接に連携し、問題解決やプロジェクトの実行に取り組むことがあります。この過程でコミュニケーションスキルが向上し、チームの連帯感を高めることができます。

研修コストを削減できる

伝統的な研修プログラムは設備や教材を必要とするため、それらのコストがかかります。一方、OJTは職場内で行われるため、追加の設備や教材を必要とせず、これらのコストを削減できます。また、従業員を遠くの場所に送り出す必要がないため、出張や宿泊費などのトラベルコストも削減できます。加えて、OJTは実際の業務中にスキルを習得するため、学習と生産性を同時に実現できます。従業員は労働時間を学習に充て、生産性を維持しながらスキルを向上させることができます。

04OJTのデメリット

メリットがある一方で、OJTにおける教えられる側・教える側・企業側のそれぞれにデメリットが存在します。ここでは、メリットで解説したように、それぞれの視点から考えられるデメリットについて解説していきます。

教えられる側のデメリット

誰に教わるかで成長速度が変わる

OJTは通常、ベテラン従業員や上司からの指導に依存します。しかし、指導する人のスキルや指導能力にはバラツキがあり、教えられる側の成長速度に影響を与えることがあります。質の低い指導を受けた場合、正しいスキルや知識を効果的に習得できない可能性があります。

体系的な学びにならない

OJTはしばしば実際の業務に直結して行われますが、それが断片的な学びにつながることがあります。教える側が日々の業務に追われている場合、従業員に体系的なトレーニングや全体像の理解を提供する時間が限られる可能性があります。その結果、知識やスキルがばらばらに獲得され、全体的な理解が不足することがあります。

業務に直結するスキル習得に留まる

OJTは通常、直接的に業務に関連するスキルを習得するために使用されます。しかし、他の重要なスキルや背景知識が不足している可能性があります。従業員は特定のタスクや職務に焦点を当てることが多いため、広範なスキルやキャリア全体の発展が疎かにされる可能性があります。

教える側のデメリット

教える工数がかかる

OJTを行う側は、従業員にスキルや知識を伝えるために時間とエネルギーを多く費やす必要があります。特に初心者や経験の浅い従業員に対して、反復的な説明や指導が必要であり、これにより日常業務に費やす時間が減少する可能性があります。また、教える側がOJTを行う際、自身の業務を中断しなければならないことがあります。これは、一時的な生産性の低下を意味します。

育成責任が伴う

OJT担当者は、従業員の成長とスキル習得に関する責任を負います。従業員が十分なトレーニングを受けずに業務を遂行すると、組織のパフォーマンスや品質に悪影響を及ぼす可能性があるため、その責任は重大です。また、従業員との関係にも影響を及ぼすことがあります。トレーニングプロセスでのフィードバックや評価が必要であり、これに対処する際には配慮とコミュニケーション能力が求められます。

会社としてのデメリット

成果創出の時間が減る

教える側のデメリットでも解説しましたが、OJTの教える側が従業員にトレーニングを提供するために時間を費やすと、その間、彼らの通常業務に取り組む時間が減少します。これは生産性の低下を引き起こす可能性があり、業務目標の達成に影響を与えることがあります。また、OJTのためにリソースを割かれることで、プロジェクトの進行が遅れる可能性があります。特に教える側がプロジェクトの中核メンバーである場合、その不在が影響を及ぼすことがあります。

教える人によっては離職などリスクも生じる

OJTの教える側が負担やプレッシャーを感じ、業務とトレーニングの両立が難しいと感じた場合、離職のリスクが高まります。特に経験豊富な従業員が離職すると、組織にとって貴重な知識と経験が失われる可能性があります。また、持続的に続く場合、教える側のワークライフバランスに悪影響を及ぼす可能性があります。

05効果的なOJT

前項で解説したようにOJT研修にはメリットとデメリットが存在し、メリット・デメリットを踏まえた上で効果的なOJT研修を実施していく必要があります。では、具体的にどのように行っていけば良いのでしょうか。ここでは、効果的なOJT研修を行うために押さえておきたいポイントについて解説していきます。

指導時の手順について

　「4段階職業指導法」というのものをご存知ですか？ 第一次世界大戦時のアメリカにおいて、今までの10倍の人数を動員する必要が生じ、今までの方法にとらわれない莫大な人数を一気に育成する訓練プログラムの作成が必要になり開発されたという指導法です。

というステップを踏み、研修を行う指導法です。現在でもOJT研修の基本的な訓練手順として知られています。

　真珠湾攻撃や、ミッドウェー海戦を指示したことでも有名で、日本とアメリカの実力の差を十分に知っていたことから最後の最後まで戦争に反対していた山本 五十六（やまもと いそろく）の言葉、「やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ。」も同じようなことを表現しており、古くから人を育てていく上で大切なポイントとされてきました。

指導時に意識するべきポイント

　Showでは、まずその仕事を「やって見せる」ことで、業務の全体像を伝えます。「言葉の説明で十分ではないか」と感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、最初の指導がもっとも肝心で、ここできちんとした手本を見せられるかどうかが、後の行動に大きく影響していきます。言葉だけの説明で終わらせることなく、実際に方法を提示することで、具体的な業務イメージを持ってもらうことが大切です。

　Tellの「解説・説明する」場面においては、業務内容を具体的な言葉で伝えることがポイントです。仕事の目的や背景をきちんと理解できるまでしっかりと伝えましょう。一方的に話すだけではなく、時には「今のことを聞いてどう思いましたか？」とオープンエンドクエスチョンを交えたり、「不明な点はありませんでしたか？」と質問を通して、理解ができていることを確認したりしながら進めることが重要です。

　Doでは、実際にその業務を一人で「させてみる」ことを意識しましょう。「一人でできるかな？」と不安を感じることもあるかもしれませんが、しっかりと横について、行動を見守りましょう。威圧的な態度ではなく、「失敗しても大丈夫」という安心感を与えることが大切です。

Checkの「評価・指導をする」場面においては、Doでできていなかったことについてのフィードバックや、よく出来ていたことについてポジティブな感想を伝えましょう。そして、可能であればDoの後に、毎回具体的なフィードバックを伝えるようにしましょう。「とても良かったね」という曖昧な伝え方ではなく、「ハキハキと話していて、分かりやすい言葉で説明をしていてとても良かったね」と具体的に伝えることも、フィードバックの効果をあげるポイントです。また、そのCheckでの評価にもとづいて次の目標を立て、Show→Tell→Do→Checkを継続して行っていきましょう。

06OJTの推進に必要な3つのポイント

　具体的なOJTの方法を学んできましたが、では実際に組織の中でOJTを推進していくためにはどのようなことが必要なのでしょうか。ここからは「新人の力を引き出すOJTとメンタリングの方法」という授業から一部を抜粋し、OJTを推進していくための3つのポイントをお伝えしていきます。

ポイント1：組織が一体となってOJTを促進する

　OJTはOJTトレーナーのみにお任せする、いわば「Omakase Job Training （オマカセ ジョブ トレーニング）」ではなく、組織ぐるみで行っていただきたいんです。
　そもそも、OJTトレーナーは一人ではなくていいんです。現場に複数名の方がいらっしゃるのであれば、トレーナーの方一人にOJTを押しつけるのではなく、サブのトレーナーを用意しましょう。「みんなで教えるけれど、主担当は君ね」というように。そのように「OJTチーム」として行動して欲しいんです。
　また、部署のあり方として、上司の皆さんが「任せたぞ」という態度だけではなく、OJTチームが効果的な教育ができているのかをチェックしてあげることも必要ですね。それによって上司の皆さんによる軌道修正をすることもできるでしょうし。もちろん、OJTチームからの報告・連絡・相談を入れることも大切です。（松本 真也先生）

ポイント2：OJTでもPDCAサイクル

　OJTも一つのプロジェクトなので、計画を立てて実行し、確認、改善という「PDCAサイクル」で行うことが必要になってきます。どのようなPDCAになるかというと、

• 上長が習得すべきスキルを明確にし、目標を立てる（Plan）
• 上長がOJTチームのメンバーに目標を落とし込む（Do）
• OJTチームのメンバーが、OJTトレーニーに状況に応じたフィードバックを行う（Do）
• 上長とOJTチーム、OJTトレーニーで目標達成度の確認をする（Check）
• 上長とOJTチーム、OJTトレーニーで目標達成・未達成を踏まえて改善点を明確にする（Action）

　…というステップになります。
　半年間であれば、半年のOJT期間というスパンの中で、このPDCAステップを踏みながらOJTを行っていきましょう。（松本 真也先生）

ポイント3：目標設定と計画立案

　OJTプロジェクト全体の進め方としましては、設計して、導入、運用、改善するという先ほど同様にPDCAのステップを踏んでいくことが大切です。
　まず、「設計」の段階では、OJTトレーナーの皆さんへガイドラインを配布することが大切なポイントの一つです。なぜなら、OJTとしての品質を担保していくことにつながるからです。
　例えば、初めてOJT担当になった方もそのガイドラインを見ることによって「ここまで行うことがまず必要なのだな」と理解し、最低限のラインを揃えることができます。
　そして「導入」ですね。このフェーズでは、人事やOJT担当の方々が部門長の皆さんに向けて「OJTプロジェクトの実行はこういう理由で必要なのですよ」ということを伝えていくことが必要です。
　加えて、OJTのトレーナー選定・任命なのですが、あえて任命式をする企業もあるんです。ただ「やっておいてね」とカジュアルな感じでOJTについて伝えられると、仕事としてMUSTなのかどうかがわからなくなるトレーナーの方もいます。業務としてMUSTなのだということをきちんと伝えて、さらに全社としても大切な役割に任命されたのだということを認識させることが大切です。
　それらを踏まえた上で、運用・改善というステップにつながっていきます。（松本 真也先生）

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