予実管理とは？進め方や行う時のポイントを詳しく解説

02予実管理の重要性

予実管理の概要についてお話しましたが、なぜ重要視されているのでしょうか。ここでは主な理由を2つ解説します。

適切な経営判断を下すため

企業は自社の実績が経営目標に対して順調なのか、どのような課題があるのかを常に把握しておく必要があります。目標を立てるだけでただ漠然と経営状況を捉えているだけでは予実管理とは言えず、定量的に分析する必要があります。予実管理によって経営状況を可視化することによって、適切な判断に役立てることができるのです。

数値目標の設定や見直しに活用するため

予実管理されたデータは、現状の進捗や課題を洗い出すためだけではなく、過去のデータをもとに将来の現実的な予算を立てるために活用することが可能です。適切な予算を設定できていれば、部門や部署ごとに数値目標を立てやすくなります。

経営状況が健全であることを証明できるため

予実管理で集計されたデータは企業が健全な経営ができていることの証明にもなります。社内での新事業の提案や金融機関などへ融資を申し込む際などに、根拠としてデータを有効活用できます。計画性を持って経営をコントロールできているデータがあれば、交渉やプレゼンテーションにおいても、取引先などの社外からの信頼を得られやすくなります。

03予実管理の手順

予実管理の手順を具体的に予実管理を行うための手順を4つの段階に分けてご紹介します。

1.必要な情報を収集し予算設定を行う

予算額は、企業や組織が求める利益を基に設定しますが、それは現実的に達成可能な目標でなければなりません。 過去の実績や成長率から大きく外れていないことや、業界・競合他社の実績や成長率から外れていないことも重要なので、予算設定をするのに必要な情報を事前に収集しておきましょう。 低すぎる予算設定では企業の抱える課題を炙り出すことができず、高すぎる予算設定では企業の持つ強みを見極められません。 従業員のモチベーションを落とさない、努力は必要でも達成は不可能と言えない予算を設定することが大切です。

2.月次決算を行う

予実管理は、月次決算を行うことで精度をより高めることができます。 なぜなら予算と実績の乖離が発見しやすくなり、対応もそれだけ早急に行うことができるためです。 月次決算の内容をなるべく多くの従業員に共有し、経過や進捗、それに伴う努力目標を把握しておくことが重要です。

3.予算と実績を比較する

設定した予算と実績を比較し、目標としていた営業利益と実際の利益に差があれば、その差が生まれた要因を分析します。 実績は部門別・商品別・月別など多角的に分析できるようにデータを準備し、売れていない商品やサービスがあれば原因を考え、売れている商品やサービスがあればさらに売れるように工夫を凝らしましょう。

4.分析して対策を実行する

予算と実績を比較し、分析したら来期以降の対策へと反映させます。 企業としての強みはより伸ばし、課題を解決するための施策を実行しましょう。

04予実管理を行う方法

予実管理はどのように行えばいいのでしょうか？ここでは主な方法を解説します。

Excelで予実管理表を作成する

個人や中小企業の場合は紙で予実管理を行っているケースも少なくないでしょう。しかし、近年ではペーパーレス化が進み、Excelを活用して予実管理を行う企業が増えています。Excelであればパソコンに既に搭載されていることが多いので、導入コストが低いうえに、すぐにでも予実管理を始めることができます。一方、Excelは複数人で同時編集ができないため共有に時間がかかってしまうことや、人的ミスが発生しやすいことがデメリットになります。そのため、導入時には事前に対策を考えておく必要があります。

予算管理システムを導入する

企業における予算の策定と予算の進捗を効率よく管理することができるツールを、「予算管理システム」と言います。 予算管理システムでできることは次の通りです。

また予算管理システムを活用することで、予算編成の精度を向上させることができたり、人的ミスを減らしたりできるといったメリットもあります。 予実管理は予算管理のうちの1つなので、予算管理システムの機能の中にも入っているのですが、これを利用して予実管理を効率化するという選択肢もあるということです。

SFAを導入する

SFAとはSales Force Automationの略で、日本語では営業支援システムと訳されます。 営業部門における営業プロセスや進捗状況を情報として蓄積・管理し、自動分析することで営業管理業務の効率化と売上の向上を図るためのシステムです。 SFAは元々数字にシビアな海外で導入が進んでいたというのもあり、日本国内での利用は増えてきつつありますが、まだどこの企業でも採用されているとまでは言えない状況です。 SFAの具体的な機能は次の5つです。 ・顧客管理 ・案件管理 ・行動管理 ・予実管理 ・レポート管理 予実管理システムや予算管理システムと比較すると、営業部門に限った利用に向いたツールなのが特徴的だと言えるでしょう。 SFAのメリットは、顧客と案件に関する情報が蓄積されているので精度の高い売上予測を立てられることと、営業を効率化することによって売上や利益が増大するということです。 また忙しい営業部門での利用に合わせて、スマホ・タブレットなどPC以外の端末からもアクセスできるようになっています。 企業の営業部門において効率よく予実管理を行いたい場合は、SFAを導入すると良いでしょう。

05予実管理を行うポイント

企業において予実管理をスムーズに行うためのポイントを5つご紹介します。

適切な予算設定を行う

売上予算や経費予算は、そのまま売上目標や経費目標となりますが、高すぎる予算設定は従業員のモチベーション低下や、企業としての強みを見えにくくすることに繋がります。 また低すぎる予算設定は、従業員の努力や成長に繋がらず、企業としての課題も見えてきません。 予算設定は、高過ぎず低過ぎないラインを見極めて行うことが大切だと言えるでしょう。

リアルタイムで予算と実績の乖離を確認する

予算と実績を適切に管理するためには、できるだけリアルタイムの数値を正確に把握する必要があります。 企業が置かれている状況は常に変化しており、時間が経過するほど改善の参考になる数値とは言えなくなってしまうためです。 計画的に数値を把握できるよう会計ツールなども活用すると、今発生している課題に即座に対応できるようになるでしょう。

情報収集や集計作業がスムーズにできるよう事前準備を行う

正確な予実管理を行うためには、スムーズなデータ収集や集計作業が必須です。 もしこれらの数値が間違っていたり、集計方法が適切ではなかったりすると、今企業が置かれている状況の把握は難しくなります。 アナログな数値管理には限界があるので、ビジネスツールやアプリを活用して、集計時間の短縮や効率化に努めましょう。

問題発生時は原因を必ず究明する

予実管理を行うことによって解決した方が良い課題を発見したら、速やかにその原因を探りましょう。 何が企業の成長を妨げているのかを明確化するためには、問題を深堀りし、仮説を立てたり検証を繰り返したりしながら原因を追求する姿勢が大切です。

細かな数字にこだわりすぎない

予実管理においては全ての予算と実績に平等に気を配るのではなく、それぞれの重要度を見極め優先順位をつけて管理していくことが重要です。 なぜなら、全ての課題解決に向けて限りあるリソースを大きく割くというのは難しいためです。 多くの課題がある中で、どれが予算達成のために解決が必要な課題なのかを考え、やるべきことを選択したり、どの予算にどの程度の乖離が出たら対処するのかを決めたりしておくことが大切だと言えるでしょう。

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・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法　など

06まとめ

予実管理とは、企業において目標として立てた数字と実績としての数字を比較し、達成状況を管理することですが、リアルタイムで数字を正確に把握することで目標達成のための課題に対し素早く対処できるなど、企業としての成長を促すために重要だとわかりました。 予実管理は予算と実績の乖離を把握することだけではなく、その原因を追求して改善に繋げることまでが1つの流れとなっています。 予算を達成するには優先順位をつけて課題に対処することが大切ですが、やるべきことを適切に選択できれば企業としての実績も少しずつ伸びていくことに繋がるでしょう。 ぜひ予実管理システム、予算管理システム、SFAといった便利なツールも活用して、自社の実態に合わせた効率的な予実管理を行ってみてください。