会議を円滑に行うファシリテーションとは？会議におけるファシリテーションの方法について解説する

01ファシリテーションとは

最初にファシリテーションの目的、会議におけるファシリテーションの目的を分けて解説していきます。そもそもファシリテーションは何を目的として行うものなのかを理解しておかなければ、会議におけるファシリテーションの目的を理解することはできません。2つの違いにも着目して確認をしていきましょう。

ファシリテーションの目的

ファシリテーションとは、「会議や研修、ミーティングなど場において、期待する良質な結果が得られるようにプロセスをサポートしていくこと」と定義付けることができます。ファシリテーションの目的とは、「会議や研修などの運営プロセスをサポートすることにより参加者が積極的な発言のもと良質な結果を生みだすこと」といえます。ファシリテーションを行うことで、会議の運営がスムーズとなり会議の目的である課題を解決し結果を残せることが必要になるのです。

会議におけるファシリテーションの目的

2012年にNTTデータ研究所が行った「会議の革新とワークスタイル」に関する調査では、会議の問題点についてをあげています。

「無駄な会議等が多い（45.0%）」「会議等の時間が長い（44.1%）」「会議等の頻度が多い（36.7%）」「会議等の参加者のスケジュールを調整するのが難しい（21.7%）」「会議等の結論が持ち越されたと思う会議がよくある （21.5%）」「会議等の時間を守らない人が多い（21.1%）」「会議等のコミュニケーションが活性化しない（20.9%）」

この様に会議における課題を認識している割合は高く、日常で行われている会議についての見直しを行うことは急務といえます。この問題を解決する方法の1つが会議におけるファシリテーションの導入です。会議にファシリテーションを導入する目的は、「活発な意見の元、参加者にとって有益な結果をもたらすためのサポート役」と定義することができます。

02会議のファシリテーション基本ルールとは

質の高い会議を行うために導入するファシリテーションには基本ルールがあります。では、この基本ルールとはどのようなルールでしょうか。実際に会議中にファシリテーションを行うファシリテーターの役割としても整理していく点を踏まえて確認を行っていきましょう。

あらかじめ会議の目的を共有する

会議の開催前にには、あらかじめ会議の目的を共有しておきます。アジェンダでの共有を始め自社でのルールに準じて共有を行います。この際、見ていなかったなどの発信をする参加者を作らないための工夫も必要です。メールで送信する際には、開封確認を付けるなど、会議前に必ず目的（議題）を伝え、それを確認して会議に参加してもらうことに注意しておきましょう。目的が分かっていれば、人はそれに対しての意見などを準備します。この準備が会議を有効且つ短時間で終了させる秘訣になります。

会議の役割を決める

会議の開催については、その役割を決めておくことでスムーズな運営が可能になります。議長、書記、タイムキーパーなどに担当を決めておきます。この時、ファシリテーターが他の役割を兼任しないようにしておきましょう。あくまで、ファシリテーターは黒子であることを理解し会議運営のサポート役に徹するためです。ファシリテーターは会議の運営をすることではなく、会議をスムーズに運営するためのサポート役であると認識しておく必要があります。

進行ルールを決める

進行ルールについてもあらかじめ決めておくことが必要です。会議の進行ルールがあらかじめ決まっていると会議は格段にスムーズに進み効率化を図ることが可能になります。具体的には、メンバー1人につき必ず1回は発言するが3分までの様なルールです。その他にも、批判や否定的な発言をしない、反対意見を出す際には改善案を出すなどのルールを決め参加者にも予め通知しておきます。多くの意見を出し検討をスムーズに行うための進行ルールとして取り決めておき参加者に通知をしておくことで、効率的な会議になっていきます。

時間管理を行う

全体の会議時間の中で常に進捗を追いながら会議を進行していきます。これは、会議時間の延長を避け無駄な時間を生ませないための工夫となります。あらかじめタイムテーブルを作成しこの議論使えるのは30分間などと決めておくことで余談などのために全体の進行が遅れることを防ぐことが可能です。議論に使える時間には、反対意見を聞く時間、最終的なコンセンサスを取る時間も含み、会議のアジェンダとして作成し予め参加者に配布しておく方がよりスムーズな進行を行うことにつながります。

参加者の意見を引き出す

広く意見を聞くためには、人の意見を否定しない、話を遮らない、決まった人のみの発言を避けるなどのルールを決めておき徹底する必要があります。特に権限のある人が参加した会議においては、その人ばかり話す、自分の意見を押し通すために話を否定するなどのことが起きやすいとされています。　そうしたことを避けるためにはファシリテーターは、まんべんなく発言できる様に声をかけるなどの対応を行っていく必要があります。

03ファシリテーションを発揮するためのポイントとは

次に会議におけるファシリテーションを発揮するためのポイントについて解説していきます。会議おいてファシリテーションを発揮するために取り入れておきたいポイントを4つご紹介します。全てのポイントが難しい場合には、可能なものから取り入れていきましょう。

グランドルールを定める

会議における運営や参加者の心得となるグランドルールの作成を行います。会議5分前集合という基本的なことから、必ず1回は発信するなど、会議を円滑かつ効果的に行うためのルールです。このグランドルールは会議の種類などにより変化させるのではなく、会社としての基本ルールとして作成し周知する方が有効に働きかけます。

アイスブレイクを入れる

会議の前には、アイスブレイクを取り入れ参加者の緊張をほぐし、頭のリセットを行いましょう。初めて会議に参加する人の緊張をほぐすだけではなく、一つ前の会議の内容や担当業務のことを考えず、これからの会議に集中できる準備として取り入れることで自然と会議に集中でき前向きに参加できる雰囲気作りに期待できます。

ブレインストーミングを取り入れる

アイデア出しなどを行う際には、ブレインストーミングなどの手法を取り入れて成果の出る議論を行える仕組み作りも必要です。ブレインストーミングだけではなく、会議を円滑にかつ有効に進めていく方法であれば他の方法でも問題ありません。

ファシリテーション・グラフィックを取り入れる

ファシリテーション・グラフィックとは、会議の中で使用する手法で対話（はなし）を見える化することです。会議の進行に応じファシリテーション・グラフィックを取り入れ視えるかを図ることで新たな気付きが生まれてきます。この手法を用いると、今までの対話を可視化できるため参加者は会議の進行状態が分かり易くなります。

04会議が円滑に進むための参加者の対応

会議を円滑に行うのは、ファシリテーターだけの役割ではありません。会議に参加する参加者も協力をしてこそ円滑な会議運営が可能になります。そこで、次に会議の参加者ができる対応について解説していきます。

議題の内容を理解し下準備をしておく

ファシリテーターから案内される議題や目的について確認し、下準備や調査などの準備を行って会議に望みます。予め配布されている資料の読み込みや不明箇所の整理などは必ず子なっておきます。資料を読んでいない人のために会議の時間をつぶしてしまうことの無いように徹底しておきましょう。

時間厳守

会議開始前の時間厳守は社会人としての基本ルールです。誰かを待っている時間は勿体ないと考え時間通り開始できるように心がけましょう。万が一遅れる場合には、会議前に連絡し会議を先に始めておいてもらうなどの対応も必要です。

相手の話を聞く

相手の話を最後まで聞くことも必要です。人の話を遮らないこと、否定しないこと。反対するのであれば、他の意見を言うなどのルールを守る必要があります。相手の話を聞く際には、本質や本心はどこにあるかを見極めるために注意深く聞く姿勢も必要です。話している内容のどこがポイントかなども注意深く聞くことで分かってきます。

メモを取る

会議で話される内容やポイントはメモを取り、意見を聞かれた際に答えれる様にすることも必要です。ただし、メモを取ることだけに集中してしまわないように注意しておきましょう。メモは自分が後から見返した際にわかる工夫をして取ることもポイントです。

05まとめ

本記事は、「会議」「ファシリテーション」をテーマに解説をしています。会議における課題や会議を上手く行うためのポイントなどを紹介していますので、取り入れられる内容から実施し会議の有効性を高めていきましょう。