ファシリテーターとは？司会との違いなど会議におけるその役割を解説
会議には、立場や意見がことなる複数の人が参加することが一般的です。会議などを円滑に進め、有意義なものとするためには、進行役であるファシリテーターの役割が重要です。 数名から多くの人が参加する会議は、なかなか意見が出なかったり、あるいは一部の人の意見に左右されたりしがちです。会議では本来、参加者全員から意見を引き出し、結論を導くことが重要です。 当記事ではファシリテーターについて、概要からその必要性、必要なスキルなどを紹介していきます。
01ファシリテーターとは
ファシリテーター（facilitatior）とは、会議などを円滑に進行し、有意義なものとするために欠かせない役割です。「ファシリテーション（facilitation）」のスキルを身につけた人が務めることにより、有意義で成果のある会議とすることができます。ファシリテーションスキルは、会議を活性化し、業務の効率化を促進させるために必要なもののひとつです。
ファシリテーターは会議の進行役
ファシリテーターは、会議の参加者に問いかけを行い、意見やアイデアを取りまとめることが必要です。その上で、参加者全員が納得する結論へと導くことが求められます。会議が適切に進行されない場合、取り留めもなく意見が出され、結局意見がまとまらずに終わってしまいます。そうならないためにも、スムーズで建設的な議論ができるよう会議を進行するファシリテーターが重要となります。
ファシリテーターと司会の違い
ファシリテーターと同じような役割を思われがちなものに「司会」があります。このふたつにはどのような違いがあるのでしょうか。 司会は、あくまで会議などを滞りなく進めることがその役割です。スムーズな進行が求められるものの、議論の内容や最終的な合意を得られるかどうかは司会の責任とは言えません。一方で、ファシリテーターは参加者から意見を引き出し、議論を円滑に進め、最終的に合意を得る役割が求められます。ここがファシリテーターと司会の大きな違いであるといえるでしょう。
02ファシリテーターの役割とは
では、ファシリテーターの役割には具体的にどのようなものがあるのでしょうか。 まずは、効率的で有意義な会議となるように、議題の検討や参加者の選定、会議内容の事前説明や資料準備なども必要となります。そして、会議中は参加者が意見を出しやすい雰囲気作りに努め、意見の対立が起こった場合には、客観的な立場で双方の意見をバランスよく引き出すように心がけなければなりません。
ファシリテーターが会議を成功に導く
良い会議にするためには、参加者から偏りなく意見を引き出しすことが重要です。発言しない参加者には、ファシリテーターが働きかけて話しやすい雰囲気を作り、発言を促します。参加者の意見を聞く際には、否定することはせず、様々な意見を取り上げ、結論に至るよう議論を集約していきます。最終的に合意を形成し、結論を出すことができれば会議は成功だったといえます。
意見の取りまとめと集約
立場が異なり、多様な考えを持つ参加者の意見をまとめることは難しいものです。しかしながら、ファシリテーターは客観的な立場で意見を聞き、相反すると思われる意見の中から共通点を見出すことが必要です。そして、参加者から同調を得ながら、徐々に意見を取りまとめて集約し、議論を結論へと導いていきます。
03ファシリテーターの役割を果たすポイントとは
ここまで、ファシリテーターの役割を見てきました。会議の設定から円滑な進行、発言を促し議論を深めて結論へと導くことが求められますが、どうすればその役割を果たすことができるのでしょうか。ファシリテーターとして、どのように会議を進行していけばいいのか具体的に見ていきましょう。
効率的な会議の構成
通常、会議には立場や意見が異なる様々な人が参加します。そのため、意見交換を始める前に、一定のルール決めをすると良いでしょう。「積極的に意見を言う」「相手の意見を否定しない」「一人で話しすぎない」などのルールを決めておきます。これらは「グランドルール」と言われるもので、効率的な会議にはそのようなルールをあらかじめ設定しておくと、よりスムーズに進行することができます。また、最終的に予定時間を超過しないように意識しておくことも大切です。
会議の進行役としての振る舞い
ファシリテーターはあくまでも会議の進行役です。参加者から出された意見に自分の考えを述べるのではなく、できるだけ参加者全員が意見を言えるような雰囲気作りを心掛けましょう。参加者の意見へ傾聴することや、発言を促したり議論を深めるための適切な質問をすることも重要です。例えば、質問には相手が自由に答えられる「オープン・クエスチョン」や、「はい・いいえ」のように二者択一で答える「クローズド・クエスチョン」があります。これらを状況によって使い分けることもいいでしょう。
会議の進行は客観的立場で
議論がファシリテーター自身が自分の意図する意見に沿ったものにならないように、注意する必要があり。無意識にファシリテーター自身の考えに合った意見に同調してしまうことがあります。そうならないように参加者の意見を聞く時には常に注意し、質問する際にも客観的な内容を話すことが大切です。 ファシリテーターが、特定の参加者の意見に同調しているように見られないよう、中立の立場をとるように意識しましょう。
意見集約と合意形成
参加者の意見を集約し、合意形成することが会議においては最も難しく、かつ重要なことです。議論を進める過程で、参加者同士が対立することは避けなければなりません。参加者の意見を集約する際には、揉め事が起こらないように注意しましょう。意見の対立が見られる場合には、話題を変えたり異なる角度からの質問を発したりしながら、参加者からバランスよく意見を引き出します。そして、最終的には納得が得られる結論が出せるように議論を進めることが必要です。
04ファシリテーターに求められるスキル
上で見たように、会議を円滑に進めるためにファシリテーターにはさまざまなスキルが求められます。会議が有意義なものとなるかどうかは、ファシリテーターの手腕にかかっているといってもいいでしょう。 ここでは、具体的にどのようなスキルが必要となるのか見ていきましょう。
ファシリテーションスキルとは
ファシリテーターに求められるスキルには、主に次ようなものがあります
有意義な会議の設定
会議は、その目的や参加者をどうするかなど、設定の段階も重要です。なぜその議題とするのか、誰が参加すれば有意義な話し合いとなり結論が出せるのかといったことを想定することが必要です。
コミュニケーション
立場も意見も異なる参加者が集まる会議の場合、全員から意見を引き出すためには、ファシリテーターは客観的で中立の立場で話すことが求められます。また、意見を言いやすい雰囲気を作ったり、参加者同士が対立するような場面では、適切なアイスブレイクも必要となります。こういった場を作るためには、参加者と密にコミュニケーションを図ることが大切です。
意見集約、合意形成
会議は、さまざまな意見が出される中で、その意見を集約し、参加者が一定の納得感を持 てる形で最終的な合意に至る必要があります。 議題がそれないように注意しつつ、ひとつの結論を導き出すことが会議のゴールになります。
ファシリテーターの養成
会議を有意義なものとするのがファシリテーターですが、必要な素養・スキルを持っている人は多くはいません。社内でファシリテーターを養成しようとしても、それができる人はなかなかいないものです。そのような中で、ファシリテーターとしてのスキルを習得するためには、外部のリソースを活用することも選択肢のひとつと言えます。
05今後、さまざまなシーンでますます必要とされるファシリテーター
ここまで見てきたように、会議を円滑に進行し合意形成を図るためには、ファシリテーターがその役割を果たすことができるかどうかが重要です。 働き方改革やリモートワークなども進む中で、会議そのもののあり方も進んでいます。 特に、リモートワークにおける会議の進行は参加者が同じ場で顔を合わせていないという点で従来の会議よりもますます難しいものとなっています。 業務の効率化や生産性向上のためにも、円滑な会議の進行役であるファシリテーターはますます必要となっています。
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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など
06Schooのファシリテーター研修
Schooビジネスプランでは約8,000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。
1.研修と自己啓発を両方行うことができる
schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約8,000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。
2.ファシリテーションを学びたい/学ばせたい方におすすめのファシリテーション研修パッケージ
ファシリテーションを学びたい/学ばせたい方には、Schooのファシリテーション研修パッケージがおすすめです。ファシリテーション研修パッケージでは、ファシリテーションの基礎からファシリテーション向けのグラレコまで、カリキュラムを組み合わせて網羅的に構成されており、ファシリテーションスキルを体系的に学ぶことができます。
さらに、社員に研修動画を受講してもらった後に、意見の共有会やディスカッションを行うことで、学んだことをより効果的に定着させることができます。
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マネージャー向けのファシリテーションを学べるカリキュラムです。ファシリテーションの基礎知識から実演を通して学ぶ実践的なスキルまで、幅広く学べる内容となっています。 -
ファシリテーショングラフィック(グラレコ)のスキルを磨きたい、トレーニングをしたいという方向けの実践的な研修パッケージです。 -
ファシリテーション力を磨きたい方向けの研修パッケージです。実践的なケーススタディを通じて課題解決のためのファシリテーションの方法を身につけることができます。 -
ファシリテーショングラフィック(グラレコ)を初めて学ぶ方向けの研修パッケージです。話者が話した内容を整理しながら記録する方法、文字やイラストの描き方などを学ぶことができます。 -
会議で使えるファシリテーショングラフィックについて学べる研修パッケージです。「物事の可視化」「様々な意見の整理」「ファシリテーション」などのスキルをワークショップを通じて身につけることができます。
3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる
Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。
まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。
この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。
07まとめ
ファシリテーターとは何か、その役割や必要性、求められるスキルなどについて解説してきました。ファシリテーションのスキルを習得すれば、会議を円滑に進行ができ、有意義な意思決定ができます。 ファシリテーターとして必要なスキルは多く、習熟度を上げるためには日常的な修練が必要です。まずは研修などで考え方の基礎を学び、通常の業務などで積極的に挑戦してみましょう。
