要員管理とは？実施するメリットや立案方法について解説する

01要員管理とは

企業における要員管理とは、プロジェクトなどにおいて必要なスキルを保有している人材を管理していることを意味しています。要員管理においては、要員全体の状況を把握し適切な配置を行うこと、要員が持っているスキルを把握することを意味しているため、人材が必要となるあらゆる場面において必要となる管理方法であるといえます。要員管理が適切に行えないと、人員不足、スキル不足が起きてしまい業務の遂行に大きな影響を与えてしまいます。

要員管理がマネジメントに必要な理由

業務を遂行するためのマネジメントを実施する際には、要員管理が不可欠です。要員の持っているスキルを適切に把握し、その能力を活かした業務を担当させることにより生産性の向上、精度の向上をはかっていくことは、業務運営に欠かせません。こうした背景があり、マネジメント能力の一つとして要員管理が必要であると言われています。

人員計画との違い

類似している用語に人員計画があります。人員計画は、人を配置する計画を立案しそれを実行することを指します。これに対して要員管理は、実際に配置した人材の管理を含めているため、より広義な意味を持つ用語となります。このように、人員配置と要員管理は密接に関係しており、業務を遂行する上では両方の考え方が必要になると理解することができます。

02要員管理がもたらすメリット

要員管理を行うことで期待できるメリットには、どのような項目があるのでしょうか。ここでは、そのメリットについて解説しています。事前に理解しておくことで、導入の目的などを整理することが可能になります。

効果的な人員配置が可能になる

要員管理の最大のメリットは、効果的な人員配置を実現することです。要員が持つスキルなどをもとに、個々人のパフォーマンスを発揮できる組織構築が可能になります。パフォーマンスを発揮できる組織が構築できれば、業務の生産性を向上させたり新サービスの提供などを実現することも可能になります。こうした組織の構築は、企業成長にも欠かせない要素になります。

生産性や精度の向上に期待できる

適切な要員管理ができることで、生産性や精度の向上にも期待できます。要員が持つスキルや経験を適切に管理し、効果的な組織作りによることができれば、個々人の能力が発揮できる環境が構築されます。こうした環境の構築することによって、相互間での能力発揮による相乗効果も期待でき、継続的な業務の生産性が向上します。

無駄な人件費を削減できる

適切な要員管理ができれば、必要な人材数のみで業務を効果的に実施可能となります。こうした人員配置が可能になれば、人件費の削減についても期待できます。人件費は企業の経費の中でも大きな割合を占めます。こうした費用を最適に維持できるようになれば、新たな商品開発への投資などの準備も可能になるなど、リソースとコストの両面から会社全体にレバレッジを効かせることができるでしょう。

適材適所の配置が可能となる

要員管理とは、人材の能力を適切に把握し管理することも含まれる用語です。こうした能力の適切な把握による人材配置が可能になれば、適材適での配置が可能となり、パフォーマンスを発揮できる組織作りが可能になります。その場合、どの業務で能力を活かしていけるか、この能力を発揮できる部署や環境はどこにあるのかといった観点で人材の配置を決定するといいでしょう。

従業員のモチベーション向上につながる

能力を発揮できる場所に配置されることは、個々人の能力を発揮しストレスを軽減することにつながります。こうした環境に身をおくことは、従業員のモチベーションの向上にもつながります。従業員のモチベーションがアップすることは、従業員にとって働き続けたいと思わせる環境があることも意味します。高いモチベーションを維持することは、簡単ではないものの、実現すれば職場への定着率の向上、生産性の向上を期待することができるでしょう。

03要員管理での注意点とは

次に、要員管理における注意点について解説していきます。要員管理で得られるメリットは複数ありますが、注意すべき点もあることを忘れてはいけません。こうした注意点については、あらかじめその対策を講じることで要員管理の疎外要因になる事象を避けられるようにしましょう。

要員計画の実施には個々人の理解が必要

要員管理を行うには、従業員の理解が必要です。いくら良い仕組みを構築しても、従業員に理解されなければ、効果的な運用はできません。立案した計画と、その計画の実施前には目的などを含めた丁寧な説明を実施するようにしましょう。また、要員計画を実施する前にトップメッセージなどでその導入の目的、背景について発信してもらうといいでしょう。会社全体でその取り組みを促進しすれば、各部署や個人での理解を得やすくなります。また、実際の実施については対象となる個々人への説明は個別に行うことが必要になります。

個々人の能力を把握することが重要

次に行うのが、個々人の能力の把握です。この能力の把握を適切に行わなければ、有効な要員管理ができません。また、適切な能力管理が行えず有効な人員配置も難しくなってしまいます。能力の把握については、適性検査などの情報、日常の業務におけるスキルの調査などを複合的に実施して整理すると良いでしょう。その他にも、自己申請によってスキルの調査を実施していきます。それによって、各個々人が所有するスキルの整理や特徴を把握して要員管理に利用します。

定期的な見直しによる再配置を計画する

要員管理については、実施をしたら終わるということではありません。要員管理に不備がないか、適切な配置を実施できているかについて定期的な確認を実施します。また、不具合が生じている場合については、見直しを行い人材の再配置を行っていくことを意識しておきましょう。ただし、短期的な視点で繰り返し再配置を行ってしまうと、その効果の見極めなどが難しくなります。そうならないためには、一定期間の様子を把握し見直しをしていくサイクルについても予め計画に盛り込んでおくことが重要です。

04要員管理をおこなうために必要な手順とはは

要員管理を実際に行う際には、どのような手順を追って実施したらいいのでしょうか。次に、要員管理を行う手順について解説していきます。正しい手順を知ることは、実際の要員管理の計画立案時にも役立つと同時に、適切な効果を生む期待を持つことができるでしょう。

必要要員のスキルと人員数の把握

プロジェクトなどの発足時には、プロジェクト推進に必要なスキルとは何か、どうったスキルを持った人材が何人必要であるかを整理します。このスキル、人員数の把握を誤ってしまうと、プロジェクトの進行に遅れや問題を生じさせてしまいます。こうしたことを避けるためには、どこのポジション（役割）に対して、どんなスキルが必要なのかなど、リソースの配置を適切におこないましょう。特に現場で経験があるなど、実務にかかる工数を適切に見込める人材が策定することが重要です。

要員計画の立案

次に具体的な要員計画を立案します。ここで指す要員計画とは、具体的に従業員の誰を配置するかということです。この計画には、既存の業務の引継ぎ先などについても検討をしなければいけません。単純に人を異動させることが方法ではなく、適切な人事異動をすることが必要であることを念頭に、既存業務と新しい業務への影響を考えた対応を実施していきましょう。

人材の配置と稼動

次に、実際の人材配置を行います。この人材配置には、本人への動機付けも必要です。この動機付けは特に丁寧に実施する必要があります。時には、人材配置に納得しにくい場合もあります。こうした場合には、その目的や背景についても説明を行い納得し、モチベーション高い人材配置になるように心掛けましょう。また、大きな要員計画立案時には実施前に自社内の従業員全体への説明を行い、理解を促進するといった対応も必要となります。

計画の成果分析と見直しの実施

要員配置を行った後には、計画の成果を見極める分析や必要に応じての見直しを実施していきます。要員管理によって配置を変更後、すぐに結果が出るものではありません。実際の進捗や、実務での状況を見て判断する必要があります。見直しや効果の測定については、プロジェクトの期間によるものの、計画時に設定したマイルストーンごと、また都度進捗の確認をする場合はプロジェクトオーナーやディレクターが短期間ごとに評価するといったケースもあるでしょう。そのため、事前に要員計画の中に盛り込んでおくことをおすすめします。

ツールの導入なども検討する

要員計画については、Excelやプロジェクト管理ツールなどを利用して立案する方法も検討していきます。Excelであれば、テンプレートから作成することもできます。また、プロジェクト管理ツールは無料のサービスもあるものの、一定の費用が発生します。ただし、管理工数や、管理上のミスも減らせるため、大規模なプロジェクトや関わるメンバーが多い際は導入を検討してみるといいでしょう。

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05まとめ

本記事では、要員管理をテーマにメリットや注意点などについて解説しています。要員管理は、単純に従業員の人数を管理することではありません。そのスキルや能力についても把握し適切な配置を行う概念であり、全ての部署や業務で必要な管理方法です。業務を行う際には、必ず要員管理を行い適切な人材配置、スキルの整理により円滑な業務運営、成果のあがる組織作りを実施していきましょう。