プロジェクトマネジメント研修を受けるべき理由｜研修内容を紹介

01プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントとは、その名の通りプロジェクト全体を一貫して牽引・管理しつつ、プロジェクトを完遂することを目指すことを指します。プロジェクトマネジメントは、あくまでプロジェクトに対するマネジメントをする必要があるため、一般的にイメージするメンバーに対するマネジメントとは少々異なる側面があります。

プロジェクトは一般的に「企画」「計画事業」「研究課題」などを指す言葉ですが、より狭義的には以下のような定義付けをされることがあります。

• ・複数の業務・タスクを重ねて1つの目標を達成する
• ・目標の規模は無関係
• ・人の手によって遂行されるもの
• ・社内だけの場合もあるが、他社と協力して遂行する場合もある
• ・目標達成までの期限がある
• ・開始地点と終了地点が設定されている
• ・中間地点があり進捗状況の管理・確認をする
• ・多くの場合は複数人で取り組む

プロジェクトと聞くと、なんとなく規模が大きく長期的なものをイメージしがちですが、「社内の清掃」といった身近なものもプロジェクトといえます。掃き掃除・拭き掃除・ゴミの回収といったタスクを積み上げますし、いつまでも掃除をするわけにはいかないので期限もあります。日々のあらゆる業務は、プロジェクトとしてマネジメントできると考えて良いでしょう。

02プロジェクトマネジメント研修を受けるべき理由

プロジェクトマネジメント研修を受けるべき理由はいくつかあるうえ、さまざまな業種・職種にとって役に立つ研修といえるでしょう。近年は人手不足の企業が多く、また働き方改革による労働時間の低下から、効率的な業務遂行を求められいます。そのためにプロジェクト型の仕事が増えており、管理職・メンバーを問わずにプロジェクトマネジメントをする機会も増えているのです。

多くの人にプロジェクトマネジメント研修は有効

前述の通り、規模に関わらず多くの業務はプロジェクト型になっているといえます。そのため部署に関わらず、プロジェクトマネジメントのスキルは有効なものといえるでしょう。プロジェクトとは縁が薄そうな印象の総務職であっても、プロジェクトマネジメントスキルは有効です。たとえば「社内の配置換え」をするにあたっては、以下がポイントです。

• ・いつ配置換えを行うべきか、いつ通達するかの予定管理
• ・各部署の業務・担当ごとの適切な配置設計
• ・「社内の業務円滑化」といった目標の設定・管理

もちろん営業職や制作部門においては、プロジェクトマネジメントスキルを習得・活用できれば効果は如実に現れるでしょう。近年の働き方においては、誰しもがプロジェクトを管理する立場になり得るため、役職や所属部署に関わらず研修の受講を検討してみてください。

03多岐にわたるプロジェクトマネージャーの役割と業務

プロジェクトマネージャーの役割は、非常に多岐に渡ります。プロジェクト始動にあたってのプロセス設計はもちろん、人員・リソースの割当、予算管理や進捗管理、中間目標管理など、プロジェクト完遂までにさまざまな業務があるのです。一部ではありますが、プロジェクトマネジメントにおける役割・業務を確認してみましょう。

プロジェクトのレシピともいえるプロセス設計

プロジェクト形式におけるプロセスとは、プロジェクトという料理を完成させるためのレシピとも考えられるでしょう。レシピとは原材料・技術などを料理に変換することを指します。優れた人材や技術があったとしても、それはプロジェクト完遂を目指すための材料でしかありません。人材や技術の効果を最大限発揮させ、プロジェクト完遂のための工程を設計することが、プロジェクトマネジメントの第一歩といえるでしょう。

人員・リソースの割当

複数人で遂行されるプロジェクトをマネジメントする場合、どの工程でどの人材に活躍してもらうかを割り当てる必要があります。またプロジェクト完遂までには期限があるため、その期間中にどのようにリソースを当てていくかも、マネジメントの重要な役割です。具体的にはガントチャートといったツールを利用して、どの人材をどの業務に、どの程度の時間内で割り当てるのかを考える必要があるでしょう。

お金や人件費といった予算管理

プロジェクトを進めていく上では、使える予算が限られていることがほとんどでしょう。その名の通りお金の資金はもちろん、人件費についても予算管理の一部と考えられます。資材や機材の購入や、ツールの導入などを行った場合の費用対効果を計算し、最低限の出費で最大限の効果を発揮できる予算管理が必要です。

臨機応変な対応が求められる進捗管理

日々の細やかな進捗管理は、プロジェクトマネジメントにおいて最もイメージしやすい業務のひとつといえるでしょう。多くの場合、設計したプロセスどおりにプロジェクトが進むことはありません。メンバーからの連絡・進捗報告を受け、臨機応変にプロセスを調整する必要があります。

中間目標管理

プロジェクトを業務・タスク単位に分散して考えた場合、それぞれに小さな目標があるはずです。これらの細やかな目標クリアを積み重ねることで、プロジェクトの完遂に至ります。また「プロジェクトの期限全体のうち、半分が過ぎた頃までにこの程度を完遂しておきたい」ということも、中間目標管理といえるでしょう。そうした中間目標管理をしつつ進捗管理を行うことで、効率的かつ効果的にプロジェクト完遂を目指せます。

04プロジェクトマネジメント研修の具体的な内容

プロジェクトマネジメントの研修はいくつかありますが、それぞれ異なる切り口で研修を受けることが可能です。たとえば「統制型」と「自律型」の2種類のマネジメントについて解説するものもあれば、実践的にプロセス設計のコツを解説してくれるものもあります。いくつかの研修を受けることができれば、それぞれ相互的に理解を深めることが可能です。Schooビジネスプランで提供している「いっしょに考えるこれからのプロジェクトマネジメント」・「プロジェクト・マネジメントのメカニズムとプロセス設計」という授業から、プロジェクトマネジメント研修の内容をみてみましょう。

統制型マネジメントと自律型マネジメント

統制型マネジメントと自律型マネジメントは、同じマネジメントでも多くの点で異なります。それぞれの特徴について詳細は授業内で解説されていますが、ポイントは以下の通りです。

どちらのほうが良いということはなく、プロジェクトの内容ごとに適切なマネジメント形式を選択すべきでしょう。

プロセス設計のコツ

プロセス設計におけるコツは、理想的なプロセス設計を行うための思考方法と感がておきましょう。研修内で解説されているプロセス設計のコツは、2ステップに分けられます。

• 1：入力と出力で考える
• 2：アウトプットから考える

まずプロセスを作るためには、前段階の入力、後段階の出力が明確にする必要があります。流れとしては入力が先ですが、出力から逆算したほうが入力はわかりやすくなるでしょう。たとえば「ご飯を作る」という出力から考えた場合、「お米と水」という入力が必要であると明確になります。必然的に「加熱する」というプロセス設計が可能なのです。かなり簡潔な例を挙げましたが、実際の研修動画内は、さまざまなプロセス設計を例に解説されています。研修を受ける場合には、現在担当しているプロジェクトに落とし込みながら、プロセス設計の思考方法を実践してみると良いでしょう。

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05まとめ

プロジェクトマネジメントのスキルは、役職や業種に関わらず、さまざまなビジネスシーンで役立つものといえます。プロジェクトマネジメント研修は、実際にマネージャーである人や、初めてプロジェクトや仕事を任されたという人にとっては、必見の研修かもしれません。またプロジェクトマネジメントについて、なんとなくでしか把握していないと、なし崩しなプロセス設計やグダグダな進捗管理になってしまうリスクもあります。逆にプロジェクトマネージャーとして成果を発揮できれば、ある意味では単純に業績を上げることよりも人事評価につながる可能性もあるかもしれません。その他にも市場価値を上げたい、現在マネージャーをしているプロジェクトが上手くいっていないという人も、研修の受講を検討してみてください。