仕事の進め方の基本とは？その重要性や研修で教える際のポイントを解説
仕事を進める中で「どのように進めていいか分からない」「報連相のタイミングが悪い」「質問したいのに、上司や先輩にどう声をかけていいか分からない」。新入社員が最初に躓くのが仕事の進め方ではないでしょうか。 新入社員が早く、より成果を出すためには仕事の進め方研修を実施するという方法があります。本記事では、具体的にどのような内容・方法で実施すればいいのかをご紹介します。
01仕事の進め方が上手い人の特徴
仕事の進め方が上手な人とは、仕事の全体像を掴み、効率よく早く進められる人のことです。なぜ、新入社員が身に付ける必要があるのでしょうか。ここでは、新入社員が仕事の進め方を身に付ける特徴について紹介します。
仕事の目的を把握できる
仕事の進め方が上手い人は、前提として仕事の目的を把握しています。目的を把握できないと、業務の途中で何をするべきか見えなくなったり、不要なタスクや優先順位を誤ってしまうことがあるからです。
取り組むべき仕事の優先順位を明確にできる
新入社員のうちは、何から手をつけていいか分からないことが多いのではないでしょうか。しかし、仕事には日々、複数のやるべきことがあります。仕事の進め方を理解しておけば、どれを優先して行うべきかという判断がつきやすくなります。
メンバーに頼ることができる
仕事は1人だけで進めることはできません。目標に向けて組織で行うことが多いでしょう。そのためには、よりよい人間関係の構築が必要です。自分一人で完結せずに適切な形で周囲に頼ることができるので、仕事の効率やクオリティアップに繋げることができるでしょう。また、仕事の進め方を理解していると周囲と適切なコミュニケーションが取れ、人間関係の構築に役立ちます。
計画立てて仕事ができる
仕事の流れの見通しがつき、目標設定やスケジュール化等、計画立てて仕事を進められます。期日までに抜け漏れなく遂行することができるようになるでしょう。期日までに完遂できれば、仕事の達成感を味わえるようにもなります。
時間管理を徹底できる
仕事の進め方が下手だと、ダラダラと業務を進め、最終的には残業時間や労働時間が長くなってしまいます。ですが、仕事の進め方が上手い人は「この仕事は◯時までに終わらせる」というように、時間を意識して行動しているので、効率よく業務を進めることができるのです。
振り返りができる
仕事の進め方が身に付くということは、後の項目で述べるPDCAサイクルができるようになります。目標や目的の達成後に振り返りができ、改善に繋がります。更なる成長が望めるようになるでしょう。振り返りの内容は設定した期間内にいかに目標を達成できたか、未達成の場合はその原因は何かなどです。
100%を求めない
全ての業務に対して、100%を求めると多くの時間がかかってしまいます。タスクによっては正確さや完成度が重要になりますが、時間をかけすぎて締め切りに間に合わなくなったり、残業が増えてしまっては意味がありません。仕事の進め方が上手い人はいい意味で手の抜き方を知っているので、効率よく仕事を進めることができるのです。
タスク管理方法の確立
仕事の進め方が上手い人は自分なりのタスク管理方法を確立しています。次の2つが大きく挙げられます。具体的に解説していくので参考にしてみてくださいね。
ツールの利用
最近では、スケジュール管理やタスク管理に特化したWebツールがいくつか存在します。仕事の進め方が上手い人は、スケジュールやタスクをツールを用いて活用することで、仕事の種類や期日が可視化され、抜け漏れを防ぐことができるのです。
仕組み化できている
事務作業など細々した業務で時間が削られるという人も多いのではないでしょうか。仕事の進め方が上手い人は、先ほど解説したツールやExcel、スプレッドシートを活用して、自分の業務を仕組み化できているので、細々した業務でも効率よく進めることができるのです。
02仕事の進め方が上手い人と下手な人の違い
仕事の進め方が上手い人は、前項で解説したようにツールを利用したり、うまく手を抜く方法を知っているなどの特徴があります。また、段取りを立てるのがうまく、頭の中でやるべきことが整理整頓されているので、効率よく動けるのです。一方で、仕事の進め方が下手な人は、主な要因として「効率が悪い」「遅い」といった特徴があります。これは前提として段取りを意識していないから起きてしまうものです。そのため、ゴールまでの筋道が見えていないことが多いので、あらかじめゴール地点を決めておき、その目標に向けての道筋を考えていくと解消されていくことができるでしょう。
03新入社員が仕事の進め方を身に付ける方法とは
では、具体的には新入社員が仕事の進め方を身に付けるにはどのような方法があるでしょうか。一旦業務を離れて研修で身に付ける方法と日々の業務の中で身に付ける方法があります。
集合研修
集合研修とは、業務から離れて行う対面式の研修です。講義形式の研修や参加型のグループワーク等があります。対象者を一か所に集合させて一度に教育を行えるので、効率的です。多くの企業が新入社員を集めて一定期間、集合研修を実施しています。 入社後のすぐ行われるこの研修の中に「仕事の進め方」を組み込み、基本的な知識を身に付ける方法があります。
OJT
OJTとは、実際の業務を行う中で上司や先輩が指導役となり、必要な知識や技術を身に付ける教育方法です。研修プログラムの一環として、意図的・継続的・計画的に実践されます。職場や業務に必要な知識やノウハウを実践的に習得できます。社員のレベルに合わせた内容やスピードで教えられるというメリットもあります。実際の業務の中で「仕事の進め方」を覚えられるので身に付けやすいでしょう。
オンライン研修
近年では、オンライン研修を導入する企業も増えてきています。オンライン研修とは、WEB会議システム等を用い、PCやスマホを通じて受講できる研修のことです。通信環境さえ整えば、全国どこでも受講できる、受講者ごとに応じたプログラムを選べるというメリットがあります。「仕事の進め方」に関するオンライン研修も豊富なプログラムがありますので、OJTと組み合わせて受講させるのもよいでしょう。
04仕事の進め方を研修内容に組み込む際のポイント
では、仕事の進め方研修のプログラムを組む際には、どのような内容を入れるとよいのでしょうか。ここでは、仕事の進め方研修を実施する際のポイントをご紹介します。
PDCAサイクルを身に付ける
PDCAとはP（Plan計画）、D（Do実行）、C（Check評価）、A（Act改善）の頭文字をとったもので、仕事の基本となっています。 計画→実行→評価→改善のサイクルを回していくことで、よりよい仕事を意識し、実践することができます。 言われたことをすぐに実行するのではなく、状況を把握し計画を立てる。そして、実行後にしっかり評価し、改善方法を考え再度ＰＤＣＡを回す。この流れを継続していけば、仕事のスキルも向上します。新入社員には、まずこのサイクルを身に付けさせましょう。
報告・連絡・相談の基本を身に付ける
仕事のコミュニケーションの基本は「報告・連絡・相談」、略して報連相です。「報告」とは、指示を与えられた人が、その進行状況や結果を指示を出した人に伝えること。「連絡」とは関係者に業務・作業情報を知らせること。「相談」とは、業務の過程で困った時や迷った時などに他の人に意見や助言などを求めることです。 報告・連絡・相談ができると、周りとよい人間関係が作られ、組織の中でより効率的に仕事を進めることができます。
5W3Hを意識した指示の受け方
上司から仕事を受けても、その指示を確実に理解し、正しく判断して行動することはなかなか難しいものです。そのため、上司とのコミュニケーションには5Ｗ3Hを意識させることが重要です。 5W3Hとはいつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、何のために（Why）、どのように（How）、いくつ（How Many）、いくら（How much）です。これらは、仕事をうまく進めるために重要な要素です。特に、新入社員が仕事の背景や目的を知ると、自分の仕事の意味が分かり、モチベーションも上がるでしょう。
タイムマネジメントで仕事の優先順位をつける
タイムマネジメントとは、時間当たりの生産性を上げるために時間の使い方を計画・実行することです。組織や個人の目標を達成するためには、限られた時間を有効に活用する必要があります。 新入社員のうちは、仕事の優先順位がつけ辛いものです。優先順位をつけるためには、重要・緊急度を見える化する方法があります。 重要・緊急度の見える化とは、仕事の重要度と緊急度を4つの領域に図解することで、優先順位を分かりやすくしたものです。縦軸は緊急度、横軸は重要度とします。そして、今あるタスクを1から4の領域に振り分けます。新入社員のうちは、タスクをすべて書き出してみるといいでしょう。 4つの領域は次のとおりです。
- 第1領域：重要、緊急
- 第2領域：重要、緊急でない
- 第3領域：重要でない、緊急
- 第4領域：重要でない、緊急でない
タスクをこの4つに区分することで、優先順位が明確になります。
05仕事の進め方を研修で教える際の方法
仕事の進め方の研修を行っても、実際に業務を行ったことのない新入社員には実感のわかない場合も多いでしょう。では、どのような内容を取り入れれば、より自分ごととして身に付けることができるのでしょうか。ここでは、２つの方法をご紹介します。
ケーススタディ
ケーススタディとは、簡単にいうと「事例研究」です。具体的な事件や問題について詳しく調査・研究することで、そこから一般的に通じる原理などを導こうとする方法を意味します。ビジネスだけでなく医療や教育の場でも使われます。まだ実際の業務を行ったことのない新入社員だと、理論上の仕事の進め方の講義を受けても実感しづらいでしょう。自社に応じた事例を利用すれば、より自分ごととして現実の問題解決に結びつけるスキルを養うことができます。
教育訓練ゲーム
教育訓練ゲームとは、ゲーム形式の研修やワークです。座学が続くと、時には睡魔におそわれる新入社員もいるかもしれません。体感型の教育訓練ゲームを利用すると自分で気づき、より記憶に残りやすくなるでしょう。教育効果がアップすると言われています。 例えば、正確なメモの重要性を認識するために「伝言ゲーム」を行う等の方法があります。
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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など
06仕事の進め方を学ぶにはSchoo for businessがおすすめ
Schoo for businessでは約8,000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schoo for businessの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。
Schoo for Business |
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| 受講形式 | オンライン (アーカイブ型) |
| アーカイブ本数 | 7,500本 ※2023年3月時点 |
| 研修管理機能 | あり ※詳細はお問い合わせください |
| 費用 | 1ID/1,500円 ※ID数によりボリュームディスカウントあり |
| 契約形態 | 年間契約のみ ※ご契約は20IDからとなっております |
1.Schoo for Businessの特長
Schoo for Businessには主に3つの特長があります。
【１】国内最大級8,000本以上の講座数
【２】研修設定・管理が簡単
【３】カスタマーサクセスのサポートが充実
2.仕事の進め方を学べるSchooの講座
6,000本の授業で様々な研修に対応できるSchoo for Businessですが、仕事の進め方を学べる講座も充実しています。新人社員研修にも活用可能な講座から若手中堅社員向けの講座まで取り扱っているので、階層に応じたスキルアップにご活用いただけます。
頼られる新入社員になるために今すぐ身に付けたいこと
新入社員がビジネスマンとして成長するために必要な力を「思考」と「実行」の2つの視点から学びます。
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仕事の基本-新入社員のうちに学んでおきたいこと
このシリーズでは、新社会人になる前にまず学んでおきたい「仕事の基本」を学びます。 講師として40歳でGAFAの部長に転職した僕が20代で学んだ思考法 著者の寺澤伸洋さんをお迎えします。 社会人になる上での心構えや会議術、要点整理の方法など、仕事をする上でまず初めに学んでおきたいテーマを扱います。
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行動力の教科書 -成果を出すための最短・最速・最適な仕事の進め方-
「働き方改革」がキーワードとなり、労働生産性の向上が至るところで叫ばれる今、私たちに求められることは「成果に繋がる仕事をいかに効率的にできるか」。一生懸命努力して、長時間の仕事も苦とせず、日々まじめに働いていても、成果が上がらなければ意味はありません。 今回の授業では、仕事の生産性を少しでも高め、本来の力を発揮できるようにするための「頭の中の整理術」を学んでいきます。 頭の中が散らかっていると、仕事が思うように進まず時間がかかるだけでなく、本来、やりたかったはずのやりたいことができない、ムダな作業に時間を費やしたためにスキルアップも見込めない、などさまざまな弊害が出てきます。 仕事にかける時間は最小に。出せる成果は最大に。「今、すべき仕事」をすぐにとりかかるための思考整理術を学んでいきましょう。
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3.おすすめの新入社員研修パッケージ
上記でご紹介した通り、6,000本の授業で様々な研修に対応できるSchoo for Businessですが、もちろん新入社員研修にも対応しています。Schooの新入社員研修パッケージには、新入社員がまず身につけなければならないビジネスマナーや仕事の進め方に関する研修や、ビジネスパーソンとして必要なOAスキルやコミュニケーションスキルまでがラインナップされており、新入社員に必要なスキルや知識をこの研修パッケージで網羅できます。
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若手社員向けのロジカルシンキングに必要な思考法について学ぶカリキュラムです。 論理性を高めて業務を遂行していく際に必要な思考法について解説していきます。 -
社会人としてのマインドセットを習得するためのカリキュラムです。 「思考」「実行」の2つの視点で、すぐに現場で実践できるビジネスに必要な力を学びます。 -
見やすいグラフやスライド資料の作成方法を学ぶカリキュラムです。 独学で悩みがちの本テーマを、具体例や実践例を交えながらお伝えします。 -
Excelの基礎技術を学習するためのカリキュラムです。 見やすいグラフの作成方法や、よく使う関数などを解説します。 -
ビジネス文書やメール作成ついて学ぶカリキュラムです。 社会人として求められる文章能力について詳しく解説していきます。 -
新社会人のためのビジネスマナーの基本を学ぶカリキュラムです。 第一印象の磨き方や、社会人としてのマナーを学びます。
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組織で働く全ての人のための情報セキュリティやハラスメントなどのコンプライアンスを学ぶカリキュラムです。 -
若手社員向けのロジカルシンキングに必要な思考法について学ぶカリキュラムです。 論理性を高めて業務を遂行していく際に必要な思考法について解説していきます。 -
PowerPointの基礎技術を学習するためのカリキュラムです。 ツールの操作はもちろん、資料作成のための前提知識も解説します。
4.受講者の学習状況を把握し、人材育成に役立てることができる
Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、受講者がどんな内容の講座をどれくらいの長さ見ていたのかも把握することができるため、社員のキャリアプランの傾向を掴むことも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。
管理画面では受講者それぞれの総受講時間を管理者が確認できるようになっており、いつ見たのか、いくつの講座を見たのか、どのくらいの時間見たのか、ということが一目でわかるようになっています。
さらに、受講履歴からは受講者がどのような分野の動画を頻繁に見ているかが簡単にわかるようになっており、受講者の興味のある分野を可視化することが可能です。これにより、社員がどのようなキャリアプランを持っているのかを把握できるだけでなく、社員のモチベーションを高めながら人材育成するためのヒントを得ることができます。
さらに、社員に自己啓発を目的として受講してもらっている場合、社員がどのような内容の授業を受講する傾向があるのかを把握できるため、社員のキャリアプランを把握することができます。
07まとめ
この記事では、仕事の進め方や新入社員が仕事の進め方を身に付ける有用性、仕事の進め方を身に付ける方法、具体的な研修の内容をご紹介しました。仕事の進め方を身に付けられれば、効率的に仕事を進められるようになり、達成感も味わえるでしょう。前向きに仕事に取り組めるようになります。ぜひ、早い段階で身に付けられるように参考にしてください。
▼【無料】若手の離職を止めるには？〜多様な個性を重視するインターネット的な会社の作り方〜｜ウェビナー見逃し配信中
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登壇者：高木 一史 様サイボウズ人事本部 兼 チームワーク総研所属
東京大学教育学部卒業後、2016年トヨタ自動車株式会社に新卒入社。人事部にて労務（国内給与）、全社コミュニケーション促進施策の企画・運用を経験後、2019年サイボウズ株式会社に入社。主に人事制度、研修の企画・運用を担当し、そこで得た知見をチームワーク総研で発信している。
