営業事務とは？業績に貢献する営業事務の育成ポイントについて解説

01営業事務と営業アシスタント

営業事務とは、文字通り営業職をサポートする役割のことです。営業アシスタントという言葉とほぼ同義に捉えられますが、厳密にいうと営業事務は営業に関する事務処理をメインに行うイメージです。営業アシスタントは営業事務の業務プラス、取引先に同行するなど直接的な営業活動のサポートまで行う職種を指すようです。

02営業事務に求められる役割

営業事務には幅広い役割が求められます。決められた手順を間違いなく遂行するだけでなく、ときにイレギュラーに対し柔軟に対応するなど、判断が求められる場面に遭遇することもあります。営業スタッフの代理として、顧客と直接的なやり取りをする場合もあるので基礎的な対応力が求められる役割であるといえます。

営業スタッフをサポートする役割

営業事務のメイン業務は営業スタッフのサポートです。事務処理や受発注業務をはじめ、電話やメールの対応、顧客情報の登録など多岐に渡る役割を求められています。

関連部署と調整をする役割

関連部署との調整役として、周囲と円滑なコミュニケーションを維持することも求められます。営業活動で売上や仕入れが発生すれば経理処理が発生するというように、関連部署との連携が必要になってきます。人事・総務といった管理部門の業務のとりまとめを依頼されることもあります。すべてを営業スタッフに直接対応してもらうのではなく、窓口として調整を図ることも営業事務の重要な役割といえます。

チェック機能と情報を整理する役割

営業事務は、見積書などの書類作成をサポートします。見積書作成時は間違った金額を社外に出さないチェック機能としての役割を求められます。また顧客との電話応対で直接クレームを受けることもあります。そのようなときに営業スタッフに正確に情報を伝達することはもちろんですが、緊急性や重要度を見極め伝え方やタイミングを工夫するなど、情報を整理する役割も求められます。

03営業事務の仕事内容

それでは営業事務の仕事内容について具体的に解説していきます。営業事務の業務は、見積書や請求書、プレゼンや営業報告資料の作成や、電話・メールによる顧客の対応、営業スタッフのスケジュール管理など多岐にわたります。

書類作成

営業活動では見積書や請求書といった、売上・利益に直結する重要な書類を顧客に提出する必要があります。こうした書類を営業スタッフの代わりに、営業事務が作成する場合が多くあります。金銭に関わる重要な書類であるため、ミスがあると会社の信用問題に発展しかねません。スピードも重視されますが何よりも正確さが求められます。

資料作成　

取引先で提案をする際のプレゼン資料や、営業報告会議における資料の作成なども営業事務の業務となります。プレゼン資料や会議資料、いずれにしても間違いがあれば営業スタッフが困ることになります。こちらも正確性が求められる業務です。誤字脱字ひとつで資料自体の信憑性が疑われるので、かなり神経を使う業務となります。

顧客対応

電話やメールによる顧客対応も営業事務の業務です。営業スタッフの代理で顧客からの問い合わせに対応することもあります。よって、自社の商品やサービスについて熟知しておく必要があります。逐一営業スタッフに取り次ぐことなく、一定範囲のことは解決できるレベルに達していると、営業スタッフに頼りにされる存在になります。

受発注業務

受発注業務を営業事務が担当するケースも多いようです。取引先からの発注に対し在庫状況を確認し伝票を発行、納品を指示します。注文商品の欠品や取り扱いが終了している場合などは、取引先にお詫びとともに状況を知らせる連絡をします。欠品の場合は最短の納期を知らせたり代替となる商品をおすすめするなど、顧客サポートの要素を含む業務も行います。

04営業事務に適性がある人の特徴

それでは営業事務に適性がある人の特徴について考察していきます。これまで見てきた仕事内容からすると専門的な分野に特化するよりも、視野が広く応用が利くタイプの人材に適性があるように思われます。

コミュニケーション力がある

コミュニケーションスキルは営業事務にとって必須のものであるといえます。営業事務は社内・社外を問わず、人と接する機会が非常に多い業務です。また対面だけでなく電話によるコミュニケーションスキルも求められます。新規顧客からの問い合わせの電話があった場合、営業事務が的確に対応することで大口の受注につながる可能性もあります。社内の営業スタッフや関連部署、社外の既存取引先や新規の見込み客などあらゆる人との円滑なコミュニケーションが要求されます。

臨機応変な対応ができる

状況に応じた臨機応変な対応ができる人も、営業事務に適性があるといえます。顧客の都合を最優先とするのが営業であるため、マニュアルやルールは前提にあっても、イレギュラーな対応をしなくてはならない場合があります。勝手な判断はいけませんが、無理と感じられるものでもすぐに断るのではなく、どうすれば要望に応えられるのか考える姿勢が重要です。要望を的確に汲み取り営業スタッフに伝え、解決の方法を検討します。イレギュラーに動じないアシスタントは、営業スタッフにとって非常に頼もしい存在となります。

スピード感をもって対応できる

営業はスピードが重視される仕事です。顧客の問い合わせや要望にスピード感をもって対応できるのが優秀な営業事務の特徴です。しかし、スピード感があっても適切な対応をしなければトラブルとなり、営業スタッフの手間が増えることになります。案件により自身で対応しても良い範囲と、営業スタッフにつなぐべき範囲がしっかり理解できていることも重要です。

正確性がある

コミュニケーション力、臨機応変さ、スピード感いずれも業務における正確性がベースにあって初めて評価されるものです。営業事務の業務は社外に対して発信をする機会が多く、間違った情報や数字を出すと、それを訂正するための労力が必要になります。場合によっては会社の信用問題に発展することもあるため、正確性はもっとも重要な要素であるといえます。

気遣いや心配りがある

営業事務の気遣いや心配りは、企業の業務全体を円滑に進めるために必要な要素であるといえます。営業スタッフや顧客が、今、必要としていることを察して自然に動けることは貴重なスキルです。サービス業経験者が営業事務に適性があるといわれるのは、こうしたことが理由にあるのかもしれません。

05優秀な営業事務を育成するためには

優秀な営業事務の育成方法について紹介します。気遣いや心配りは本人の資質による部分もありますが、時間をかければ教育や訓練で習得できます。そうした取り組みと並行して、まずは次に挙げる3点に集中して育成を図ると早期に戦力化できるでしょう。

パソコンスキルは必須

営業事務にとってパソコンスキルは必須です。業務の正確性とスピードを担保するにはパソコンが使いこなせることが最低条件です。営業スタッフの中にはパソコンが不得手な人がいる場合もあります。こうした人にとっては非常に頼りに感じる存在となるでしょう。

コミュニケーションスキルの向上

コミュニケーションスキルは営業事務にもっとも必要なスキルです。相手の要望を正確に汲み取り、正しい情報を分かりやすく伝えることが求められます。社外に対しての窓口でもあるため正しいビジネスマナーをはじめ、どんな相手も不愉快に感じさせないコミュニケーションを身につけてもらう必要があります。

事務処理能力の向上

事務処理の正確性とスピードを身につけてもらうことは重要です。いくら気遣いや心配りが素晴らしくても、業務の正確性が担保されていなければ、営業スタッフに余計な手間と時間をかけさせることになります。実務的な能力を高める教育は必須であるといえます。

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06優秀な営業事務は業績に貢献する

煩雑な事務作業や社内調整を営業事務がスマートに処理してくれると、営業スタッフは営業活動に集中できます。営業事務がサポート役に徹することで、営業スタッフは本来の力を存分に発揮できるのです。この関係性は企業全体の営業力の底上げにつながります。営業事務は企業の業績向上に欠かせない役割であるといえます。

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07まとめ

ここまで営業事務の業務内容や、育成ポイントについて見てきました。優秀な営業事務は企業の営業力を高める大切な存在です。スキルアップを図るべく研修を企画してみてはいかがでしょうか。