タイムマネジメントとは？　タイムマネジメントのコツと研修の事例を紹介

01タイムマネジメントとは？

タイムマネジメントは、限られた時間を有効に活用するために必要なものです。現状の時間の使い方を検証し、行動を改善することにより時間あたりの生産性向上を目的としています。 例えば、以下のような生産性向上が考えられます。

時間の使い方を工夫することで、同じ所要時間で2倍の成果、同じ成果なら半分の時間で完了するといった生産性の向上を目指すものです。

マネジメントの対象は時間でなく行動

1日の時間は、誰にも等しく24時間です。当然、1日の時間を自由に増やすことは不可能です。タイムマネジメントは「時間そのもの」というより、時間あたりに費やす「業務行動」に対する工夫であるといえます。「時間のマネジメント」ではなく「行動のマネジメント」と捉えたほうが正しいのかもしれません。

02タイムマネジメントが重要視される背景

タイムマネジメントが重要視されるようになった背景は、次のように考えられます。 まず、労働人口の減少が進むなか、競争力維持のため人時生産性の向上が急務となっている点です。加えて、生産性向上が必要な環境にあっても、ワークライフバランスが求められていることも背景にあるといえます。

働き方改革の推進

タイムマネジメントの重要性が増した理由として「働き方改革」の推進が挙げられます。特に過労死や過労自殺といった、長時間労働がもたらす害が社会問題化しており、いわゆるブラック企業に対する批判の目が強く向けられるようになり、少子高齢化が進み、こうした体質を改善できない限り、人材を確保できなくなりました。そこで、これまでの長時間労働を前提とした働き方の見直しが政府主導で行われるようになりました。

長時間労働の是正

長時間労働の是正以前の日本では、長時間働くことが美徳とされ、会社への貢献度を労働時間の長さで測るといった風潮がありました。しかし、前述のように過労死や過労自殺の問題から、いわゆるブラック企業に対する批判の目が強く向けられるようになります。少子高齢化が進み、こうした体質を改善できない限り、人材を確保できなくなりました。生産性を低下させることなく、労働時間を適正化することがタイムマネジメントの目的のひとつであるといえます。

生産性の向上

長時間労働が是正できたとしても、それだけでは競争力を強化することはできません。生産性を向上させる取組みが必要になります。業務に費やせる時間が限られているのであれば、機械化やシステム化で効率化を図り、従業員のスキルアップも同時に行うといった取組みにより生産性を向上させます。また、成果に直結する重要な業務を選択し、それに集中させるといった思い切った改革が有効な場合もあります。

03タイムマネジメントが上手な人が身につけているコツ

タイムマネジメントを上手に行っている人は、業務の要点をつかみムダやムラを排除するコツを身につけています。代表的な特徴を見ていきましょう。

コミュニケーションが上手

タイムマネジメントが上手な人は、共通してコミュニケーションの質が高いといえます。相手の話から求める成果を正確に把握でき、不明な点は的確に質問しその場で解決します。不明点を残したまま業務を進めないため、求める成果に最短でたどりつけます。また、報告・連絡・相談の重要性を理解し適切に行っているため、状況変化や突発的な出来事にも余裕をもって対処しスムーズに仕事を進めています。

時間の見積りが上手

業務にかかる時間の見積りが上手なことも特徴といえます。所要時間と優先度を考慮して業務時間を配分できているのです。また、その配分は突発的な業務や不測の事態に備え、無理なく余裕をもってなされています。実際の期限よりも前倒しされたスケジューリングが習慣となっていて、成果物を余裕をもってチェックしています。アウトプットの質が安定していることも特徴として挙げられます。

先送りにしない

難しい課題や、苦手な業務を先送りにしないことも、タイムマネジメント上級者の特徴です。業務の優先順位、重要度をはっきりと理解しているため、取組む順番を的確に組み立てます。ときには、重要度が高く時間がかかるものについては一旦ペンディングして、先に細々した処理的な業務を終わらせることもあります。これは先送りではなく、重要な業務にあてる時間を確保するために、戦略的に作業順序を組み立てている例といえます。

人に任せられる

タイムマネジメントが上手な人は、自分がやらなくてはならない業務、自分がやらなくても良い業務を理解しています。本当に自分が力を注がなければならない業務に集中して時間を使うために、さほど重要ではない業務は思い切って人に任せる柔軟さをもっています。「すべてを自分でこなさなくてはならない」という思い込みを捨てることが、タイムマネジメントにおいては必要であるといえます。

先読みができる

常に先読みしていることも、タイムマネジメント上級者の特徴です。業務を進めていくうえで発生しそうなトラブルや問題点をあらかじめ予測し、対処をシミュレーションしています。そのため、突発的なトラブルが発生しても慌てずにリカバリーでき、予定通りに業務を進められるのです。

05タイムマネジメント力を向上によるメリット

タイムマネジメントは業務行動の工夫により、生産性を向上させることが目的です。しかし、さらなる成果を上げるためには、もう一歩踏み込んだ工夫が必要になります。タイムマネジメントにより捻出した時間をどのように使うのか、その使い方に着目します。タイムマネジメントの真の目的は、捻出した時間を「未来に向けた投資」に活用することであるといえます。

さらなる業務改善にあてられる

タイムマネジメントにより捻出された時間を業務改善に費やすことで、将来へ向けたさらなる効率化につなげていきます。処理が煩雑な業務をシステム化したり、会議の頻度や所要時間や報告書類の提出が適切であるかなどを検証したり、廃止あるいは簡素化するといった効率化のための活動に捻出した時間をあてます。

自己研鑽の時間を確保できる

生み出された時間を自己研鑽にあてることは、未来の自分への投資といえます。現在の業務に必要な知識を勉強するだけでなく、将来、必要になるであろう知識やスキルを早い段階から学ぶ取組みをすると良いのではないでしょうか。昨今では、自由な時間に受講できるオンラインの外部研修も充実しています。自己研鑽の一環として積極的な取組みが望ましいといえます。

07タイムマネジメントの研修ならSchoo for Bussiness

Schoo for Bussinessでは約8,000本の授業をご用意しており、タイムマネジメントの研修にも対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約8,000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.自発的に学ぶ人材を育成できるSchooの講座

上記でも説明したように、Schooでは約8,000本もの動画を用意している上に、毎日新しいトピックに関する動画が配信されるため、研修に加えて自ら学び、成長する人材の育成が可能です。近年の社会のグローバル化やテクノロジーの進化などにより、企業を取り巻く環境が刻々と変化しています。それに伴い、社員の業務内容や求められるスキルも早いスパンで変化しています。このような予測のつかない時代の中で会社の競争力を維持するためには、社員一人一人が自発的に学び、成長させ続けることができる環境、いわば「学び続ける組織」になることが必要です。

Schooビジネスプランの講座では、体系的な社員研修だけでなく、自己啓発を通じて自発的に学び、成長できる人材を育成することが可能です。

ここでは、人材育成に活用できるSchooの講座をご紹介します。

ハイパフォーマンスを出し続ける社会人のための時間マネジメント

 

万人にとって「時間は有限」です。どんなにあがいたところで、過ぎた時間が戻ることはありません。「時間は貯金できない」という格言もあるように、時間は保存することもできず、誰のもとにも平等です。 現代のビジネスパーソンはすべからく忙しくしています。とりわけ管理職と言われる人たちは、マネジメントに時間を割かれながら、プレイヤーとしてのパフォーマンスを期待され、「時間がない！」と叫び続けています。 しかし、優れた人ほど、「忙しい」とは言わないもの。時間は「作るもの」であり、「ひねり出す」ものなのです。 この授業では、忙しいビジネスパーソンのために「どうすれば時間がひねり出せるのか」についてを、豊富な具体的事例をベースにお伝えしたいと思っています。 時間の有効な使い方を学んでいただきながら、組織を活性化し、業績も伸ばしていけるようになれば、あなたも周囲から「デキル人材」と思われるはず。この機会にそのヒントをひとつでも獲得してください。 なお、本授業は著書『課長の時間術』を参考にお話していきますので、もしよろしければ事前予習にお読みいただけると幸いです。

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  担当講師：田中 和彦先生

  （株）プラネットファイブ代表／コンサルタント／プロデューサー
  
  一橋大学社会学部卒業後、リクルートで人事課長、広報室課長、転職情報誌『週刊ビーイング』『就職ジャーナル』など、４誌の編集長を歴任。ギャガで映画プロデューサー、キネマ旬報社代表を経て、現在は、「企業の人材採用・教育研修・組織活性」などをテーマにしたコンサルタントとして活躍中。 プラネットファイブHP→ http://planet-5.com/

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やりたいことを実現「すごい時間術」

 

資格試験、キャリアアップ、スキルアップ、読書に掃除。 やりたいことは沢山あるのに、忙しくて、つい先延ばにしてしまう。そんなあなたに唯一残された時間は、朝の時間しかありません。 出社準備の時間より早く起きれば、その時間は誰にも邪魔されないあなたの時間です。 同じ時間なら「夜の時間でも良いのでは？」と思うかもしれませんが、夜は、急な残業、上司の誘い、友人からの連絡等、予定が立たない場合も多いのです。 では、朝の時間をどう活用するのが効果的なのか？ 早起きが三日坊主にならない方法は？　 目的と目標の違いは？　など 60分で早起きメゾットを全公開致します。

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  担当講師：石川 和男先生

  ５つの仕事をこなす『時間管理の専門家』
  
  平日は建設会社総務経理担当部長として勤務し、その他の時間を「大学講師」「時間管理コンサルタント」「セミナー講師」「税理士」と５つの仕事をこなす時間管理の専門家。深夜残業ばかりしていた生産性の上がらない日々に嫌気がさし、一念発起。ビジネス書やセミナー受講によりタイムマネジメントのノウハウを取得、実践することで生産性を下げず残業を減らす仕事術を確立した。 自ら習得した「時間管理術」をベースに、建設会社ではプレイングマネジャー、コンサルでは時間管理をアドバイスし、税理士業務では多くの経営者と仕事をし、セミナーでは「生産性向上」や「残業ゼロ」の講師をすることで、残業しないための研究を日々続けている。 「時間管理」や「勉強法」に関する書籍も多数執筆しており、誰もが働きやすくなるノウハウを分かりやすい言葉で伝える著書は、全国のビジネスパーソンに好評で発売数日で重版となっている。石川和男　公式サイト　http://ishikawa-kazuo.com

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世界トップリーダーが実践する時間術

 

世界を舞台に活躍するトップリーダーたちには幾つかの共通点があります。「時間」という概念についての考え方もその一つです。誰よりも忙しい彼らはどのように時間を使っているのでしょうか。私がこれまで実際に見聞きしてきたトップリーダーの「自分の時間を有意義に使う＝時間のROA（利益率）を最大限に上げる」方法を２回にわたってお話させていただきます。 第一回目の今回は、彼らトップリーダーにとっての「時間」というものの定義、そして、実際に使われている時間術についてお伝えします。

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  担当講師：谷本 有香先生

  Forbes JAPAN 副編集長
  
  証券会社、Bloomberg TVで金融経済アンカーを務めた後、2004年に米国でMBAを取得。その後、日経CNBCキャスター、同社初の女性コメンテーター。これまでトニー・ブレア元英首相、ハワード・シュルツ スターバックス会長兼CEOをはじめ、3,000人を超える世界のVIPにインタヴューした実績あり。TBS「ビビット」、MX「モーニングCROSS」、毎日放送「ミント！」のコメンテーターはじめ多数のテレビ番組に出演。2016年2月1日より現職。同年4月より跡見学園女子大学兼任講師就任。

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3.受講者の学習状況を把握し、人材育成に役立てることができる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、受講者がどんな内容の講座をどれくらいの長さ見ていたのかも把握することができるため、社員のキャリアプランの傾向を掴むことも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面では受講者それぞれの総受講時間を管理者が確認できるようになっており、いつ見たのか、いくつの講座を見たのか、どのくらいの時間見たのか、ということが一目でわかるようになっています。

さらに、受講履歴からは受講者がどのような分野の動画を頻繁に見ているかが簡単にわかるようになっており、受講者の興味のある分野を可視化することが可能です。これにより、社員がどのようなキャリアプランを持っているのかを把握できるだけでなく、社員のモチベーションを高めながら人材育成するためのヒントを得ることができます。

さらに、社員に自己啓発を目的として受講してもらっている場合、社員がどのような内容の授業を受講する傾向があるのかを把握できるため、社員のキャリアプランを把握することができます。

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法　など

08まとめ

タイムマネジメントは従業員個人の業務効率化だけではなく、組織的に実践することで企業全体の業績や生産性向上に大きな影響を与えます。管理職をはじめ、さまざまな立場の従業員に適切な教育を実施し、意識を高めていくことが重要です。自社にあった取組みを検討してみてください。