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タイムマネジメントとは? タイムマネジメントのコツと研修の事例を紹介

公開日:2021/05/28
更新日:2021/06/02
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タイムマネジメントとは? タイムマネジメントのコツと研修の事例を紹介 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

近年、企業が従業員に求めるスキルとして、タイムマネジメントの優先度は高いといえます。従業員一人ひとりの時間に対する意識の向上が、企業全体の業績と生産性の向上につながるといっても過言ではありません。当記事では、タイムマネジメントを上手に行うコツと、効率よく身につけてもらうための研修例を紹介いたします。

 

タイムマネジメントとは?

タイムマネジメントは、限られた時間を有効に活用するために必要なものです。現状の時間の使い方を検証し、行動を改善することにより時間あたりの生産性向上を目的としています。 例えば、以下のような生産性向上が考えられます。

  • ・今まで100の成果に対し1時間を要していたが、同じ時間で200の成果がでた。
  • ・今まで100の成果に対し1時間を要していたが、30分で100の成果がでるようになった。
  • 時間の使い方を工夫することで、同じ所要時間で2倍の成果、同じ成果なら半分の時間で完了するといった生産性の向上を目指すものです。

    マネジメントの対象は時間でなく行動

    1日の時間は、誰にも等しく24時間です。当然、1日の時間を自由に増やすことは不可能です。タイムマネジメントは「時間そのもの」というより、時間あたりに費やす「業務行動」に対する工夫であるといえます。「時間のマネジメント」ではなく「行動のマネジメント」と捉えたほうが正しいのかもしれません。

 

タイムマネジメントが重要視される背景

タイムマネジメントが重要視されるようになった背景は、次のように考えられます。 まず、労働人口の減少が進むなか、競争力維持のため人時生産性の向上が急務となっている点です。加えて、生産性向上が必要な環境にあっても、ワークライフバランスが求められていることも背景にあるといえます。

働き方改革の推進

タイムマネジメントの重要性が増した理由として「働き方改革」の推進が挙げられます。過労死や過労自殺といった、長時間労働がもたらす害が社会問題化し、これまでの長時間労働を前提とした働き方の見直しが政府主導で行われるようになりました。従業員に長時間労働させていた企業が批判の対象となる事例が多発したことも大きく影響しているといえます。

 

タイムマネジメントの目的

タイムマネジメントの目的には次の2点が挙げられます。「長時間労働の是正」と「生産性の向上」です

長時間労働の是正

長時間労働の是正 かつての日本では、長時間働くことが美徳とされ、会社への貢献度を労働時間の長さで測るといった風潮がありました。しかし、前述のように過労死や過労自殺の問題から、いわゆるブラック企業に対する批判の目が強く向けられるようになります。少子高齢化が進み、こうした体質を改善できない限り、人材を確保できなくなりました。生産性を低下させることなく、労働時間を適正化することがタイムマネジメントの目的のひとつであるといえます。

生産性の向上

長時間労働が是正できたとしても、それだけでは競争力を強化することはできません。生産性を向上させる取組みが必要になります。業務に費やせる時間が限られているのであれば、機械化やシステム化で効率化を図り、従業員のスキルアップも同時に行うといった取組みにより生産性を向上させます。また、成果に直結する重要な業務を選択し、それに集中させるといった思い切った改革が有効な場合もあります。

 

タイムマネジメントが上手な人が身につけているコツ

タイムマネジメントを上手に行っている人は、業務の要点をつかみムダやムラを排除するコツを身につけています。代表的な特徴を見ていきましょう。

コミュニケーションが上手

タイムマネジメントが上手な人は、共通してコミュニケーションの質が高いといえます。相手の話から求める成果を正確に把握でき、不明な点は的確に質問しその場で解決します。不明点を残したまま業務を進めないため、求める成果に最短でたどりつけます。また、報告・連絡・相談の重要性を理解し適切に行っているため、状況変化や突発的な出来事にも余裕をもって対処しスムーズに仕事を進めています。

時間の見積りが上手

業務にかかる時間の見積りが上手なことも特徴といえます。所要時間と優先度を考慮して業務時間を配分できているのです。また、その配分は突発的な業務や不測の事態に備え、無理なく余裕をもってなされています。実際の期限よりも前倒しされたスケジューリングが習慣となっていて、成果物を余裕をもってチェックしています。アウトプットの質が安定していることも特徴として挙げられます。

先送りにしない

難しい課題や、苦手な業務を先送りにしないことも、タイムマネジメント上級者の特徴です。業務の優先順位、重要度をはっきりと理解しているため、取組む順番を的確に組立てます。ときには、重要度が高く時間がかかるものについては一旦ペンディングして、先に細々した処理的な業務を終わらせることもあります。これは先送りではなく、重要な業務にあてる時間を確保するために、戦略的に作業順序を組立てている例といえます。

人に任せられる

タイムマネジメントが上手な人は、自分がやらなくてはならない業務、自分がやらなくても良い業務を理解しています。本当に自分が力を注がなければならない業務に集中して時間を使うために、さほど重要ではない業務は思い切って人に任せる柔軟さをもっています。「すべてを自分でこなさなくてはならない」という思い込みを捨てることが、タイムマネジメントにおいては必要であるといえます。

先読みができる

常に先読みしていることも、タイムマネジメント上級者の特徴です。業務を進めていくうえで発生しそうなトラブルや問題点をあらかじめ予測し、対処をシミュレーションしています。そのため、突発的なトラブルが発生しても慌てずにリカバリーでき、予定通りに業務を進められるのです。

 

タイムマネジメント力向上の研修例

それでは、タイムマネジメント力向上研修の具体例を見ていきます。この研修例は次に挙げる5つのステップで構成されます。

管理の対象を知る

ステップ1(レクチャー) ステップ1では講師のレクチャーにより、タイムマネジメントの概要と重要性を伝えます。タイムマネジメントは単なるスケジュール管理ではなく、業務行動の質を向上させることにより、時間当たりの生産性を高める「行動のマネジメント」であることを最初に確認します。

仕事の棚卸

ステップ2(個人作業) このステップでは個人作業で、実際に自分が行なっている業務をすべてメモに書き、洗い出してもらいます。また、それぞれに費やしているおおよその所要時間を同時にメモするようにしていきます。

重要度、緊急度を分析する

ステップ3(個人作業) 重要度と緊急度の2軸を使い、洗い出した業務を4象限に分けていきます。重要度は成果、緊急度は期限という視点で分類すると次のようになります。

  • 1.重要度:大 緊急度:大・・・今すぐ成果を出さなければならない業務
  • 2.重要度:大 緊急度:小・・・すぐに成果は求められないが重要な業務
  • 3.重要度:小 緊急度:大・・・さほど重要ではないがすぐに対処しなければならない業務
  • 4.重要度:小 緊急度:小・・・目的が明確ではないまま習慣で行なっている業務

この4象限に自分の業務をあてはめ、それに費やしている時間を把握します。

仕事の進め方の問題点を分析する

ステップ4(グループワーク) 参加者それぞれの業務分類ができたらグループで共有し、問題点を指摘しあいます。特に、3と4に記入された業務が多く、しかも時間がかかっている参加者がいれば、この参加者がなぜそうなっているのか質問し、どうすれば解決できるのか一緒に考えます。また反対の傾向が出ている参加者には、どういった点に気をつけて毎日の業務を行なっているのか発表してもらい好事例として共有していきます。

実践することを発表

ステップ5(宣言) ステップ4で参加者それぞれの傾向や問題点が明らかになりました。それに対し意見交換することで解決策まで見えている状態になっています。ステップ5では、それぞれの参加者が改善のために実施することを決めて、全員の前で宣言して終了します。宣言の内容は個人的な改善点でも構いませんし、全社的な業務改善への取組みでも良いとします。

 

タイムマネジメントの真の目的は?

タイムマネジメントは業務行動の工夫により、生産性を向上させることが目的です。しかし、さらなる成果を上げるためには、もう一歩踏み込んだ工夫が必要になります。タイムマネジメントにより捻出した時間をどのように使うのか、その使い方に着目します。タイムマネジメントの真の目的は、捻出した時間を「未来に向けた投資」に活用することであるといえます。

業務改善にあてる

タイムマネジメントにより捻出された時間を業務改善に費やすことで、将来へ向けたさらなる効率化につなげていきます。処理が煩雑な業務をシステム化したり、会議の頻度や所要時間や報告書類の提出が適切であるかなどを検証したり、廃止あるいは簡素化するといった効率化のための活動に捻出した時間をあてます。

自己研鑽にあてる

生み出された時間を自己研鑽にあてることは、未来の自分への投資といえます。現在の業務に必要な知識を勉強するだけでなく、将来、必要になるであろう知識やスキルを早い段階から学ぶ取組みをすると良いのではないでしょうか。昨今では、自由な時間に受講できるオンラインの外部研修も充実しています。自己研鑽の一環として積極的な取組みが望ましいといえます。

 

まとめ

タイムマネジメントは従業員個人の業務効率化だけではなく、組織的に実践することで企業全体の業績や生産性向上に大きな影響を与えます。管理職をはじめ、さまざまな立場の従業員に適切な教育を実施し、意識を高めていくことが重要です。自社にあった取組みを検討してみてください。

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