営業効率化の具体的な方法を事例をもとに徹底解説！ツールの活用も併せてご紹介

01営業効率化の大原則

営業効率化は、以下の3点を行うことで実現できます。

BtoBの営業では、商談数が重要視されることもあるでしょう。確かに商談数は重要です。しかし、商談しても提案につながらなかったり、受注するまでに多大な時間を要することも少なくありません。 また、提案しても失注したり、顧客の意思決定を引き出すのに時間がかかったりすることもあります。 これらは、商談すべき顧客に商談できていない、提案すべき内容で提案できていないことが原因です。 またさまざまな報告書類を作成するなど、顧客接点以外の業務が多くなると、顧客接点での活動に十分な時間が割けなくなります。

02今、商談すべき顧客を適切に判断する

当記事における「商談」とは、所要時間の目安として30分から2時間の顧客との面談（直接のコミュニケーション）と定義しています。 事前準備と事後フォローも含めて「商談」にかかる時間と工数の負担は大きいと言えます。 そのため、アポイントがとれやすい、話をよく聞いてくれる、という理由だけで商談すべき顧客を選択すると、負担に見合った成果を出すのは容易ではありません。 では、どのように商談すべき顧客を適切に選択すれば良いのでしょうか。

今、商談すべき顧客とは

では、今、商談すべき顧客とはどのような顧客でしょうか。それは、営業側が提供できるサービスで解決できる問題点を十分に自覚し、解決のための行動をとろうとしている顧客です。 加えて、予算を捻出できるポテンシャルがあるかどうかも重要な判断軸です。また、商談相手の役職なども考慮する必要があります。 検討もしていないのに、情報収集だけしようと思っている顧客と商談で時間と手間を割くのは、非効率的だといえます。 このように、何かを検討する必然性をもっているか、予算を確保できるポテンシャルと緊急度がある顧客が、今商談すべき顧客なのです。

商談しない顧客へのフォロー

商談すべき顧客だけと商談すると、そのうち顧客数が枯渇します。そうならないために、商談するまでではないが、将来のためにフォローしておく顧客候補を用意しておくことも重要です。 見込み顧客も含めたすべての顧客数からみると、今、商談すべき顧客数は少ないからです。将来のために、顧客を育成する必要があるのです。 昨今はBtoBにおいても、オウンドメディアをはじめとするオンライン施策、展示会や説明会などのオフライン施策を通じて、見込み顧客のナーチャリング（育成）に力を入れています。 営業の時間を使ってナーチャリングするのではなく、マーケティングの施策によってナーチャリングしているのです。 このように、営業以外のさまざまなチャネルによって見込み客の育成を効率的に行い、将来、商談すべき顧客が枯渇しないようにすることが重要です。

MAツールやCRMツールを活用した判断

今、商談すべき顧客が誰であるかは、MA（マーケティングオートメーション）ツールやCRMツールを活用して判断することができます。 MAツールは、見込み顧客の関心の度合いを判定することが可能です。CRMツールは顧客の情報が一元化され、その情報から判断できます。 従来、商談すべき顧客を適切に選択するのは、難易度が高い課題でした。どうしても営業個々人の感覚に頼らざるを得なかったのです。そのため感覚が優れているか否かによって、営業個々の生産性がばらついていました。 MAツールやCRMツールを使いこなすことにより、今、商談すべき顧客を適切に選択し、成果のばらつきを抑えることができるのです。

03提案すべき内容を提案する

当記事における「提案」とは、顧客の問題解決に向けて、具体的にサービスやソリューションの導入可否を問う商談、あるいは働きかけと定義しています。 提案においては、顧客に対して適切に費用対効果を訴求することが重要です。しかし、顧客にうまく訴求できず、失注するということもあります。 商談と同じく、提案するにはかなりの準備が要求されます。顧客の真の問題解決につながるイメージももってもらうことが重要です。

提案すべき内容とは

提案すべき内容とは、顧客の問題解決につながる解決策です。 顧客がさまざまな商品やサービスを検討するということは、顧客内に何らしかの問題が生じており、その問題を解決するために検討を行っていることを意味しています。 顧客は、問題を適切に解決する手段を求めているのです。

顧客の問題解決を支援する商談の進め方

顧客の問題解決を支援するためには、「目指す姿」と「現状」のギャップ、およびその要因に焦点を当て、商談を進めていきます。 顧客は、ある問題の断片を取り上げて「問題」と言っている場合もあります。あるいはこのようなものを提供してほしい、と具体的な解決策を要求する場合もあります。 「目指す姿」と「現状」のギャップとその要因を見い出せないまま提案をしてしまうと、説得力に欠け、顧客内の反対意見に押され失注してしまう場合があります。 例えば、社員の早期離職という問題が起こっており、その問題を解決するために社員のコミュニケーションを活性化するツール導入を検討していたとします。 この場合、「社員を定着させたい」という「ありたい姿（目指す姿）」を具体的に確認して、現状とのギャップの要因を探ると、コミュニケーションではなくマネジメント行動に問題がある場合もあります。提案の方向性がまったく変わるケースがあるのです。 顧客の問題を深く考察し、提案を行うことが受注への近道なのです。

MAツールやCRMツールを活用した顧客情報の収集

MAツールやCRMツールにはさまざまな情報を蓄積でき、それらの情報を活用することで顧客の問題を深く考察することが可能です。 顧客の問題解決を支援するのは、顧客とのコミュニケーションだけに限りません。このようなツールからの情報を活用することも重要です。 例えば、過去に提案実績のある顧客に再度提案する場合、提案した内容、および顧客の反応という情報があるはずです。過去の情報も、提案には欠かせない材料です。 ツールからの情報を活用することで、商談や提案をスムーズに行うことができるのです。

04顧客接点以外の業務削減

営業活動を効率化するうえで、顧客接点以外の業務を削減することが重要です。 ある統計データでは、営業担当者が営業活動に費やせる時間は全体の労働時間の34％という、結果が出ています。 営業活動を便利にするはずの各種ツールも、適切に導入、運用されなければ営業パーソンにとって余計な業務が発生するだけになりかねません。

▶︎参考：第3回年次レポートセールス最新事情

報告入力は1回で終わらせる

営業活動の報告入力は一度で終わらせるのが理想です。 さまざまな入力ツールが乱立すると、同じ内容をAというツールに入力したら、Bというツールにも同じ内容を入れるという事象も起こり得ます。 このような事態を避け、なるべく一度の報告入力で終わらせることが重要です。

会議資料は自動的に作成

営業会議の資料作成に、営業パーソンが時間を割くのは無駄です。会議資料のデータや報告集計部分は自動的に作成できるのが理想です。 昨今のSFA（営業支援システム）は、営業行動のレポート機能も充実しています。これらをうまく活用することが重要です。 戦略見直しや行動改善の議論には時間をかける価値はありますが、資料作成は時間をかけないようにするべきです。

05営業効率化事例1

ある人材サービス企業の営業効率化事例をご紹介します。 人材サービス企業の営業は、一般的にKPIによって管理されており、その企業もKPI管理を行っていました。 好景気による市場の拡大で、業績面では順調に成長を遂げていましたが、競争の激化により市場シェアは落としていました。 営業部門は、以前からSFAツールを活用していましたが、多数の報告事項の入力負担と、レポート作成の負担が発生していました。結果、顧客接点の活動量が落ちていくという現象にまで発展したのです。 この人材サービス企業が取り組んだのが、営業活動の標準化と、営業戦略に基づいたSFAツールの改良です。 確認したい多くのKPIのためのSFAツールではなく、あるべき営業活動と戦略に基づいたSFAツールの運用に刷新したのです。 加えて顧客管理を強化し、マーケティングとの連動によって新規見込み顧客の営業活動を強化しました。 結果、営業活動量と商談のターゲティングに改善が見られ、シェアを向上させるための土台となりました。

06営業効率化事例2

ある製薬企業の営業効率化事例をご紹介します。 一般的に製薬企業の営業であるMRは、コール数、ディテール数というKPIで管理されています。その製薬企業も例外にもれず、このような営業指標を重要視していました。 しかし、顧客評価（薬を処方する処方医師からの評価）が低いことが、問題でした。 そのため、処方医師のニーズや情報取得方法の好みに基づいて、MRの直接訪問以外の手段も活用して情報提供を行う改革を実施しました。 処方医師の情報が蓄積されるまで長い期間を要しましたが、現在ではさまざまな方法で処方医師に情報を提供しています。 MRは地域ごとのキーオピニオンリーダーの攻略に時間を割けるようになり、訪問活動のみに頼っていたころよりも、さまざまな方法で担当エリアに情報を波及させることができています。 結果、顧客評価を向上させることができました。

07まとめ

営業効率化の要諦は、適切なタイミングと内容で情報を提供することに集中することであるといえます。 営業効率化を実現する第一歩として、下記に示す視点で、自社の営業活動の実態を把握することをおすすめします。 ・商談から提案までに移行率はどれくらいか ・商談から受注までのリードタイムはどれくらいの時間がかかっているのか ・営業以外の業務にどれくらいの時間を使っているのか 当記事をきっかけに、自社の営業効率化に取り組んでみてはいかがでしょうか。