新入社員研修における資料の作り方｜伝わる資料にするためのコツ

01新入社員研修の資料を作成する目的

新入社員研修の資料を作る目的は、大きく分けて2つあります。

資料によって、視覚情報で内容を補足し内容の理解を促すことができるのに加えて、 研修後の復習に活用することができます。それぞれの目的を具体的に説明します。

口頭での説明が難しい内容を視覚情報で補足するため

資料作成の目的の一つが、数値的なデータや物事の関係性をグラフや図で示すことによって、理解しやすくさせることです。これは新入社員研修の資料以外のことでも言えるかもしれませんが、特に新入社員には視覚情報によって理解を補助することは重要です。 なぜなら、新入社員は仕事に関して既存社員とは異なり知らないことがたくさんあるからです。

よくわからないことを口頭だけで説明されても当然イメージができず、内容を理解しづらくなってしまいます。 そのため、資料によって研修の内容を理解しやすくさせることが、作成する主な目的の一つになります。

研修後に読み返して復習できるようにするため

視覚情報を用いて読み手の理解をサポートすると先述しましたが、資料は内容の補足だけであってはいけません。プレゼンテーション資料のように、資料だけを読んでもある程度は内容がわかるように作りこむ必要があります。

資料は研修後に復習として読み返すこともあります。その際に、口頭での説明がなければ学んだことがわからないとなると資料としての価値がなくなってしまいます。 特に新入社員はインプットとアウトプットの繰り返しで社会人としての基礎を身に着けていく段階です。 そのため、読み返して復習ができるような資料作成が重要となります。

02新入社員研修における資料の作り方

新入社員研修にかかわらず、研修資料を作成する際は以下の工程を踏みます。

以下で各工程について詳しく紹介します。

1.研修スケジュールを確認する

資料作成に入る前に、研修がどのように進行していくのかスケジュールを確認します。 研修のスケジュールを確認することで、資料構成の順番や、ボリュームの把握につながることから、確認は入念に行いましょう。 新入社員研修のスケジュールの決め方については以下の記事も参考にしてみてください。

2.研修内容を確認する

研修の目的や目標を再確認し、それに基づいて各トピックの詳細な内容を整理します。 カリキュラムごとに最も伝えたい項目をそれぞれピックアップした上で、どのような内容を盛り込むと伝わりやすいか考えましょう。 研修内容の作成については、以下の記事でも紹介しているので、参考にしてみてください。

3.資料の構成を定める

効果的に伝えるためには、資料の構成も重要です。 参加者の理解が深まるような資料作りを念頭におきながら、論理的な流れや重要なポイントを整理し、分かりやすい構造を構築しましょう。 導入、本論、結論とトピックを整理しながら行うことで資料の抜け漏れを防止することができます。

4.レイアウトを決める

読みやすい資料を作るために、明瞭で読みやすいフォント、適切な色彩、視覚的な要素を組み合わせて、資料のレイアウトをデザインします。視覚的な要素を工夫し、興味を引くデザインにします。 1枚1枚手がけると時間がかかってしまう上にデザインのばらつきが生じてしまうので、手書きや図形を用いて大まかな下書きを行った上でレイアウトを決めるといいでしょう。

5.研修内容を資料に落とし込む

確立されたスケジュール、内容、構成、レイアウトのガイドラインに基づいて、具体的な資料を作成します。ここでも重要なのが参加者の理解促進につながりやすい資料作りです。 情報を詰め込みすぎず、伝えたい項目が伝わりやすい資料にしましょう。図やチャート、グラフなど視覚で情報が入りやすいものを入れることで参加者の理解促進につながります。

6.フィードバックをもらって仕上げる

関係者からのフィードバックを取り入れ、改善点や追加すべき要素を確認。繰り返しの検討を経て、より効果的で質の高い研修資料に仕上げます。 第三者からのフィードバックを得ることで、自分では気づけなかった情報の抜け漏れや、構成のおかしい点が見つかることもあるため、フィードバックを得ることは重要です。

03新入社員研修の資料作成におけるポイント3選

新入社員研修の資料はわかりやすさと見やすさが重要です。では、どのような点に気をつけて作成すれば良いのか、ここでは最低限は抑えておきたいポイントを3つご紹介します。

内容を詰め込みすぎない

伝えたい内容が多くなると、どうしても文章や図が多くなってしまいがちになります。 内容の詰め込みすぎは、資料を読む新入社員からすると読みづらさを感じてしまい、何が重要なのかが把握しづらくなってしまいます。 研修で資料の中でも重要な点を伝えるという場合でも、初めから資料には重要なポイントだけを記載しておく方が読み手にとってわかりやすいものとなります。 また、資料作成の際は、いきなり要点だけを記載しようとするのではなく、説明すべき内容を洗い出した後に「つまり何が重要なのか？」を考えると要点を把握でき作成がスムーズになるでしょう。

手を動かすような内容を盛り込んでおく

研修では講師の話を聞いているだけであったり、資料の内容を目で追うだけでは新入社員の集中が低下してしまい、重要なことも理解できません。 研修内では講師の説明を聞く時間帯と、自分で作業をする時間帯を作ることでメリハリがつきます。 手を動かす内容は研修によって様々ですが、研修で学んだことをまとめさせたり、問題を作成して解かせるなどがあります。 特に内容をまとめる作業は、要点を簡潔にまとめる練習となるため、今後の仕事に取り組むうえで必要なスキルを磨くことにも繋がります。

資料の冒頭に目次をつけておく

研修後に復習ができるようにするという目的に基づけば、目次はつけておいた方が良いでしょう。 新入社員はたくさんの研修を受けることが想定されるため、各資料のどこに何が書かれているのかすぐにわからないと、復習をするにしても該当箇所を探すのに時間をとられてしまいます。 資料にページ番号を割り振っておき、内容が切り替わるところを節目として目次として記載しておきましょう。

04新入社員研修における資料の具体例

新入社員研修の資料を作成するにあたって、具体例を参考にしたいという人も多いかと思います。この章では、オンライン学習サービスSchooの講座から、新入社員研修に使用されることの多い講座の資料を紹介します。

具体例1：マインドセット

こちらの資料では、質問というスライドを作成して新入社員が主体的に研修に参加できるように工夫しています。

このスライドでは、イラストや図式を活用しています。抽象的な「視野を広げる」という教えが、イラストで示すことによってわかりやすくなっています。

具体例2：Excel

こちらの資料では、実際のExcelの操作画面を載せています。それによって、新入社員が復習をする際に、この資料を活用することが容易になっています。

このスライドにおいても、実際の操作画面があることで、どこを押せば研修で学んだ設定を確認できるかが、すぐに分かるようになっています。

05わかりやすい資料を作成するコツ

本章では、Schoo for Businessに収録されている、秒で「使える」パワポ術から、わかりやすい資料を作るコツを紹介します。

資料のコツには以下があります。

資料作成においてはわかりやすさと見やすさが重要な要素です。図解を用いて視覚的に分かりやすくする工夫や、資料に登場する言葉をできるだけ統一するなどの工夫によって、分かりやすい資料を作成できると良いでしょう。

共通項を括る

資料作成において「共通項を括る」という手法は、複数の要素を一つのテーマやカテゴリでまとめることで、内容を簡潔かつ分かりやすく整理する方法です。これにより、情報の関連性が明確になり、受け手は重要なポイントを短時間で把握できます。たとえば、データの種類ごとにグループ化したり、複数の課題を共通する原因別に分類することで、スライド全体の論理構造が洗練され、視覚的にも整理された印象を与えることができます。

図解する

資料作成では「図解」を用いることで情報を視覚的に伝えやすくする効果があります。同じレベルの情報をそのまま記載するのではなく、内容を種類に分けて四角い枠を用いて整理し、それを並べることで構造的な印象を与えられます。これによって、視覚的に分かりやすい資料を作成することができるでしょう。

重要なところにだけ色をつける

資料の中で重要な部分にのみ色をつけることで、読み手がどこに注目すればよいかを明確に示すことができます。色は視覚的な強調効果が高く、特にキーメッセージや重要なデータを目立たせる際に有効です。ただし、多用しすぎると情報が散乱して見えるため、ポイントを絞ることが重要です。例えば、グラフの中の重要な値や結論部分の文字に色を使えば、視線を誘導し、プレゼン全体のメッセージが伝わりやすくなります。

キーメッセージを作る

スライド作成では、端的なキーメッセージを設定することが効果的です。キーメッセージは、スライド全体で伝えたい核心部分を一言で表現したものです。これにより、情報が簡潔かつ明確にまとまり、読み手の理解に繋げることができます。具体的には、スライドごとにテーマを冒頭に一文で表現し、それを中心に内容を展開します。マトリクスやアイコン画像を使って分かりやすく伝える工夫も必要です。

言葉を揃える

資料作成において言葉を揃えることは視覚的な一貫性と理解促進に重要です。言葉を統一する際に意識する点として動詞や名詞といった「品詞」、都道府県などの「言葉のジャンル」、「文字数」などがあります。これにより、一貫性のある資料を作成することができます。

06新入社員研修｜Schoo for Business

オンライン研修/学習サービスのSchoo for Businessでは約9,000本の講座を用意しており、様々な種類の研修に対応しています。新入社員研修はもちろんのこと、若手社員研修・管理職研修からDX研修まで幅広いコンテンツで全てを支援できるのが強みです。

Schooの新入社員研修の特長は、ビジネスマナーからマインドセット、ロジカルシンキングやExcelまで、新入社員に求められるスキルに関する幅広いコンテンツが充実しているという点にあります。また、営業基礎やマーケティング基礎のような授業も揃っており、現場に配属されてからの研修や自律学習という側面でも活用できるという点も特長です。

また、Schooはeラーニングによる研修受講となるので、社員1人ひとりが好きな時間や場所、タイミングで研修を受講することができるので、リモートワークを導入している企業や多拠点展開している企業におすすめです。

大企業から中小企業まで4,000社以上が導入

Schoo for Businessは、大企業から中小企業まで4,000社以上に導入いただいております。利用用途も各社さまざまで、階層別研修やDX研修としての利用もあれば、自律学習としての利用もあり、キャリア開発の目的で導入いただくこともあります。

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07まとめ

社会人としての基礎スキルを一から身に着ける新入社員研修では資料はわかりやすく、見やすいものが求められます。研修用の資料は口頭での説明を補足する役割だけでなく、新入社員が学んだことを復習できるような内容を考える必要があります。 この記事でご紹介した資料作成のポイントをもとに、新入社員が使いやすい研修資料を作成していきましょう。