新入社員研修の資料作成で気を付けるべきことは？抑えておきたいポイント5選

新入社員研修の資料を作成する目的

まず初めに新入社員研修の資料を作る目的をおさらいしておきましょう。目的を明確にしておくことで、その後の資料の内容を考える上での基準にもなります。 資料を作成する主な目的を2つ解説します。

口頭での説明が難しい内容を視覚情報で補足する

数値的なデータや物事の関係性をグラフや図で示すことによって、理解しやすくさせることです。これは新入社員研修の資料以外のことでも言えるかもしれませんが、特に新入社員には視覚情報によって理解を補助することは重要です。 なぜなら、新入社員は仕事に関して既存社員とは異なり知らないことがたくさんあります。よくわからないことを口頭だけで説明されても当然イメージができず、内容を理解しづらくなってしまいます。 そのため、資料によって研修の内容を理解しやすくさせることが、作成する主な目的の一つになります。

研修後に読み返して復習できるようにするため

視覚情報を用いて読み手の理解をサポートすると先述しましたが、資料は内容の補足だけであってはいけません。プレゼンテーション資料のように、資料だけを読んでもある程度は内容がわかるように作りこむ必要があります。 資料は研修後に復習として読み返すこともあります。その際に、口頭での説明がなければ学んだことがわからないとなると資料としての価値がなくなってしまいます。 特に新入社員はインプットとアウトプットの繰り返しで社会人としての基礎を身に着けていく段階です。 そのため、読み返して復習ができるような資料作成が重要となります。

新入社員研修の資料作成におけるポイント5選

新入社員研修の資料はわかりやすさと見やすさが重要です。では、どのような点に気をつけて作成すれば良いのか、ここでは最低限は抑えておきたいポイントを5つご紹介します。

内容は社内の意見を反映させて作成する

どの研修でも指導内容はある程度決まっていますが、何が重要なのかは社内によって様々です。 現場の社員や各部署の上長、教育担当者などにヒアリングして最近の新入社員に不足しているスキルや知識などがないかを調査してみましょう。 既存の社員が新入社員にどんなことを期待しているのかを把握することで、資料で重点的に作りこむべき内容がわかるようになります。

内容を詰め込みすぎない

伝えたい内容が多くなると、どうしても文章や図が多くなってしまいがちになります。 内容の詰め込みすぎは、資料を読む新入社員からすると読みづらさを感じてしまい、何が重要なのかが把握しづらくなってしまいます。 研修で資料の中でも重要な点を伝えるという場合でも、初めから資料には重要なポイントだけを記載しておく方が読み手にとってわかりやすいものとなります。 また、資料作成の際は、いきなり要点だけを記載しようとするのではなく、説明すべき内容を洗い出した後に「つまり何が重要なのか？」を考えると要点を把握でき作成がスムーズになるでしょう。

ページに余白を作る

たくさんのことを短期間で吸収していかなくてはならない新入社員は、研修の時々で口頭で説明された内容をメモに残して、復習できるようにしておきたいものです。 また、メモ書きできるようなスペースが無いということは、それだけ情報を詰め込みすぎあるか、フォントや図のサイズが大きすぎる指標にもなります。 そのため、資料を作る際はある程度余白をもたせることで、メモを書き込めるようにするだけでなく、全体的な見やすさにも繋がります。

資料の冒頭に目次をつけておく

研修後に復習ができるようにするという目的に基づけば、目次はつけておいた方が良いでしょう。 新入社員はたくさんの研修を受けることが想定されるため、各資料のどこに何が書かれているのかすぐにわからないと、復習をするにしても該当箇所を探すのに時間をとられてしまいます。 資料にページ番号を割り振っておき、内容が切り替わるところを節目として目次として記載しておきましょう。

手を動かすような内容を盛り込んでおく

研修では講師の話を聞いているだけであったり、資料の内容を目で追うだけでは新入社員の集中が低下してしまい、重要なことも理解できません。 研修内では講師の説明を聞く時間帯と、自分で作業をする時間帯を作ることでメリハリがつきます。 手を動かす内容は研修によって様々ですが、研修で学んだことをまとめさせたり、問題を作成して解かせるなどがあります。 特に内容をまとめる作業は、要点を簡潔にまとめる練習となるため、今後の仕事に取り組むうえで必要なスキルを磨くことにも繋がります。

資料作成の工数を削減したいなら研修を外注するのがおすすめ

実施予定の研修が多い場合、想定以上に資料作成に時間がかかることもあるかと思われます。そんなときは、研修の一部を外注してしまうことも方法の一つです。 外注であれば研修の資料を作成する手間が省けるだけでなく、研修を請け負っている会社はプロの講師が在籍しているため、指導の質は申し分ないと考えられます。 研修の外注方法としておすすめしたいのが、オンライン研修です。インターネットを利用して動画講義で学習することができる上、何度でも視聴できるため復習も可能です。 Schooビジネスプランでは企業研修向けのオンライン動画を提供しており、新入社員研修用の動画講義もご用意しています。 ここでは、新入社員研修に関する動画講義をいくつかご紹介しますので、興味のある方はぜひご覧になってください。

仕事がデキると思われるビジネスマナーの基本

 

社会人として、どんなスキルを覚えるよりもまず初めに覚えたいビジネスマナー。なぜなら、社会では10代から上は60代、70代と幅広い年齢層の方々が活躍しています。その中で円滑に仕事を進めるためにはマナーは必要不可欠。 すでに社会人の方もここで改めてマナーを復習しましょう。 好印象を与えるために、営業で新規獲得するために、選ばれるためにまず基本となるマナーを磨いてきましょう。 「ビジネスマナーの解剖図鑑」（エクスナレッジ社）の著書、北條久美子先生にわかりやすく解説していただきます。

担当講師：北條 久美子先生

キャリアカウンセラー/BRILLIANCE＋執行役員

東京外国語大学を卒業し、ウェディング司会・研修講師を経て、2007年 エイベックスグループホールディングス株式会社人事部にて教育担当に。2010年にキャリアカウンセラー・研修講師として独立。全国の企業や大学などで年間 約2,500人へビジネスマナーやコミュニケーション、キャリアの研修・セミナ―を行う。 現在はライフスタイリストとしてワーク（仕事）寄りだった人生を、生きること＝ライフにシフト。自分らしく、かつ生き方を自分らしく美しくすることを自らも目指し、それを広める場作りに力を入れる。 2016年４月、著書「ビジネスマナーの解剖図鑑」（エクスナレッジ）発行。

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プレゼンテーションのための分かりやすい資料作成

 

この授業では仕事などでPowerPointでスライド資料を作る機会がある方に向けて、 ・基本的な使い方は分かるけどもっと上手に作りたい ・スライド作成なんて独学だからよくわからない といったお悩みを解消するために、スライド作成技術を具体例や実践を交えながらお伝えします。 どなたでも、「見やすいね」と言われるようになるための「スライド作成ルール」をはじめ、 細かなテクニックやオブジェクトの特性から、短時間で作成する方法まで、濃厚な情報をお伝えします。

担当講師：森重 湧太先生

SKETチーフデザイナー

SlideShareに「見やすいプレゼン資料の作り方」をアップロードした直後1ヶ月間で閲覧数30万回を超えました． 普段はおもにスマートキャンプ株式会社の資料作成チーム「SKET」でチーフデザイナーを担当しています． 様々な企業資料をリデザインしたり，他のデザイナーの編集したものをチェックしたりしています．

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新入社員のためのExcel術

 

この授業では、新卒社会人向けに、実務で知っておきたいエクセルの使い方を学びます。 コピペやSUM関数くらいは使えるけど、Excelはイマイチ自信がない・・・ そんな新卒社会人向けの講座です。 全4回（各授業30分）で見やすい表＆グラフの作り方、基本関数まで学びます。 コース後半では、請求書をテーマに、スピーディなExcelワークを学びます。 ※この授業はExcel2013を使用しています。

担当講師：熊野 整先生

外資系投資銀行＋ビジネスマネージャー＝エクセルの鬼

新卒でモルガン・スタンレー投資銀行本部に入社、顧客企業のM&A、資金調達案件に携わる。現在は、インターネット企業の事業マネージャー。仕事のかたわら、主に週末に「投資銀行が教える！エクセルで学ぶビジネス・シミュレーション」セミナーを全国各地および海外で開催し、8ヶ月で2,000名以上が参加。企業研修も実施中。 2014年10月27日発売のPRESIDENTのエクセル特集も監修。 http://ow.ly/DmJwU facebookページはこちら https://www.facebook.com/simulation2013

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Schooの新入社員向け研修パッケージ

まとめ

社会人としての基礎スキルを一から身に着ける新入社員研修では資料はわかりやすく、見やすいものが求められます。研修用の資料は口頭での説明を補足する役割だけでなく、新入社員が学んだことを復習できるような内容を考える必要があります。 この記事でご紹介した資料作成のポイントをもとに、新入社員が使いやすい研修資料を作成していきましょう。