新入社員研修の資料作成で気を付けるべきことは？抑えておきたいポイント5選

01新入社員研修の資料を作成する目的

まず初めに新入社員研修の資料を作る目的をおさらいしておきましょう。目的を明確にしておくことで、その後の資料の内容を考える上での基準にもなります。 資料を作成する主な目的を2つ解説します。

口頭での説明が難しい内容を視覚情報で補足する

数値的なデータや物事の関係性をグラフや図で示すことによって、理解しやすくさせることです。これは新入社員研修の資料以外のことでも言えるかもしれませんが、特に新入社員には視覚情報によって理解を補助することは重要です。 なぜなら、新入社員は仕事に関して既存社員とは異なり知らないことがたくさんあります。よくわからないことを口頭だけで説明されても当然イメージができず、内容を理解しづらくなってしまいます。 そのため、資料によって研修の内容を理解しやすくさせることが、作成する主な目的の一つになります。

研修後に読み返して復習できるようにするため

視覚情報を用いて読み手の理解をサポートすると先述しましたが、資料は内容の補足だけであってはいけません。プレゼンテーション資料のように、資料だけを読んでもある程度は内容がわかるように作りこむ必要があります。 資料は研修後に復習として読み返すこともあります。その際に、口頭での説明がなければ学んだことがわからないとなると資料としての価値がなくなってしまいます。 特に新入社員はインプットとアウトプットの繰り返しで社会人としての基礎を身に着けていく段階です。 そのため、読み返して復習ができるような資料作成が重要となります。

02新入社員研修の資料作成におけるポイント5選

新入社員研修の資料はわかりやすさと見やすさが重要です。では、どのような点に気をつけて作成すれば良いのか、ここでは最低限は抑えておきたいポイントを5つご紹介します。

内容は社内の意見を反映させて作成する

どの研修でも指導内容はある程度決まっていますが、何が重要なのかは社内によって様々です。 現場の社員や各部署の上長、教育担当者などにヒアリングして最近の新入社員に不足しているスキルや知識などがないかを調査してみましょう。 既存の社員が新入社員にどんなことを期待しているのかを把握することで、資料で重点的に作りこむべき内容がわかるようになります。

内容を詰め込みすぎない

伝えたい内容が多くなると、どうしても文章や図が多くなってしまいがちになります。 内容の詰め込みすぎは、資料を読む新入社員からすると読みづらさを感じてしまい、何が重要なのかが把握しづらくなってしまいます。 研修で資料の中でも重要な点を伝えるという場合でも、初めから資料には重要なポイントだけを記載しておく方が読み手にとってわかりやすいものとなります。 また、資料作成の際は、いきなり要点だけを記載しようとするのではなく、説明すべき内容を洗い出した後に「つまり何が重要なのか？」を考えると要点を把握でき作成がスムーズになるでしょう。

ページに余白を作る

たくさんのことを短期間で吸収していかなくてはならない新入社員は、研修の時々で口頭で説明された内容をメモに残して、復習できるようにしておきたいものです。 また、メモ書きできるようなスペースが無いということは、それだけ情報を詰め込みすぎあるか、フォントや図のサイズが大きすぎる指標にもなります。 そのため、資料を作る際はある程度余白をもたせることで、メモを書き込めるようにするだけでなく、全体的な見やすさにも繋がります。

資料の冒頭に目次をつけておく

研修後に復習ができるようにするという目的に基づけば、目次はつけておいた方が良いでしょう。 新入社員はたくさんの研修を受けることが想定されるため、各資料のどこに何が書かれているのかすぐにわからないと、復習をするにしても該当箇所を探すのに時間をとられてしまいます。 資料にページ番号を割り振っておき、内容が切り替わるところを節目として目次として記載しておきましょう。

手を動かすような内容を盛り込んでおく

研修では講師の話を聞いているだけであったり、資料の内容を目で追うだけでは新入社員の集中が低下してしまい、重要なことも理解できません。 研修内では講師の説明を聞く時間帯と、自分で作業をする時間帯を作ることでメリハリがつきます。 手を動かす内容は研修によって様々ですが、研修で学んだことをまとめさせたり、問題を作成して解かせるなどがあります。 特に内容をまとめる作業は、要点を簡潔にまとめる練習となるため、今後の仕事に取り組むうえで必要なスキルを磨くことにも繋がります。

03資料作成の工数を削減するなら研修を外注

実施予定の研修が多い場合、想定以上に資料作成に時間がかかることもあるかと思われます。そんなときは、研修の一部を外注してしまうことも方法の一つです。 外注であれば研修の資料を作成する手間が省けるだけでなく、研修を請け負っている会社はプロの講師が在籍しているため、指導の質は申し分ないと考えられます。 研修の外注方法としておすすめしたいのが、オンライン研修です。インターネットを利用して動画講義で学習することができる上、何度でも視聴できるため復習も可能です。 Schooビジネスプランでは企業研修向けのオンライン動画を提供しており、新入社員研修用の動画講義もご用意しています。 ここでは、新入社員研修に関する動画講義をいくつかご紹介しますので、興味のある方はぜひご覧になってください。

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法　など

Schooビジネスプランの特徴

Schooビジネスプランでは約6000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約6000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.新入社員研修におすすめのSchooの研修パッケージ

様々な研修に対応できるSchooビジネスプランの研修パッケージですが、もちろん新入社員研修にも対応しています。Schooの新入社員研修パッケージには、新入社員がまず身につけなければならないビジネスマナーや報連相に関する知識から、ビジネスパーソンとして必要なOAスキルやコミュニケーションスキルまでがラインナップされており、新入社員に必要なスキルや知識をこの研修パッケージで網羅できます。

さらに、社員に研修動画を受講してもらった後に、意見の共有会やディスカッションを行うことで、学んだことをより効果的に定着させることができます。

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3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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04まとめ

社会人としての基礎スキルを一から身に着ける新入社員研修では資料はわかりやすく、見やすいものが求められます。研修用の資料は口頭での説明を補足する役割だけでなく、新入社員が学んだことを復習できるような内容を考える必要があります。 この記事でご紹介した資料作成のポイントをもとに、新入社員が使いやすい研修資料を作成していきましょう。

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• 登壇者：高木 一史 様

  サイボウズ人事本部 兼 チームワーク総研所属
  
  東京大学教育学部卒業後、2016年トヨタ自動車株式会社に新卒入社。人事部にて労務（国内給与）、全社コミュニケーション促進施策の企画・運用を経験後、2019年サイボウズ株式会社に入社。主に人事制度、研修の企画・運用を担当し、そこで得た知見をチームワーク総研で発信している。

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