公開日:2020/08/20
更新日:2024/01/16

新入社員研修の資料作成で気を付けるべきことは?抑えておきたいポイント5選

新入社員研修の資料作成で気を付けるべきことは?抑えておきたいポイント5選 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

新入社員の研修には見やすく、わかりやすい資料作りが欠かせません。研修を終えた後に、資料を読んでも学んだことを思い出せるような内容にしたいものです。 そこでこの記事では、新入社員研修の資料作成の目的を再確認したうえで、最低限抑えておきたいポイントを解説します。

 

01新入社員研修の資料を作成する目的

新入社員研修の資料を作る目的は、大きく分けて2つあります。1つは、研修の体験をより良くするため。もう1つは研修後に復習をできるようにするためです。以下で詳しく紹介します。

口頭での説明が難しい内容を視覚情報で補足する

数値的なデータや物事の関係性をグラフや図で示すことによって、理解しやすくさせることです。これは新入社員研修の資料以外のことでも言えるかもしれませんが、特に新入社員には視覚情報によって理解を補助することは重要です。 なぜなら、新入社員は仕事に関して既存社員とは異なり知らないことがたくさんあるからです。よくわからないことを口頭だけで説明されても当然イメージができず、内容を理解しづらくなってしまいます。 そのため、資料によって研修の内容を理解しやすくさせることが、作成する主な目的の一つになります。

研修後に読み返して復習できるようにするため

視覚情報を用いて読み手の理解をサポートすると先述しましたが、資料は内容の補足だけであってはいけません。プレゼンテーション資料のように、資料だけを読んでもある程度は内容がわかるように作りこむ必要があります。 資料は研修後に復習として読み返すこともあります。その際に、口頭での説明がなければ学んだことがわからないとなると資料としての価値がなくなってしまいます。 特に新入社員はインプットとアウトプットの繰り返しで社会人としての基礎を身に着けていく段階です。 そのため、読み返して復習ができるような資料作成が重要となります。

 

02新入社員研修の資料作成のステップ

1.研修スケジュールを確認する

資料作成に入る前に、研修がどのように進行していくのかスケジュールを確認します。 研修のスケジュールを確認することで、資料構成の順番や、ボリュームの把握につながることから、確認は入念に行いましょう。 新入社員研修のスケジュールの決め方については以下の記事も参考にしてみてください。

【関連記事】 新入社員の適切な研修期間とは?目的や職種別の方法・事例を紹介

2.研修内容を確認する

研修の目的や目標を再確認し、それに基づいて各トピックの詳細な内容を整理します。 カリキュラムごとに最も伝えたい項目をそれぞれピックアップした上で、どのような内容を盛り込むと伝わりやすいか考えましょう。 研修内容の作成については、以下の記事でも紹介しているので、参考にしてみてください。

【関連記事】 新人研修の内容とは?目的や手法、研修期間などをご紹介

3資料の構成を定める

効果的に伝えるためには、資料の構成も重要です。 参加者の理解が深まるような資料作りを念頭におきながら、論理的な流れや重要なポイントを整理し、分かりやすい構造を構築しましょう。 導入、本論、結論とトピックを整理しながら行うことで資料の抜け漏れを防止することができます。

4レイアウトを決める

読みやすい資料を作るために、明瞭で読みやすいフォント、適切な色彩、視覚的な要素を組み合わせて、資料のレイアウトをデザインします。視覚的な要素を工夫し、興味を引くデザインにします。 1枚1枚手がけると時間がかかってしまう上にデザインのばらつきが生じてしまうので、手書きや図形を用いて大まかな下書きを行った上でレイアウトを決めるといいでしょう。

4研修内容を資料に落とし込む

確立されたスケジュール、内容、構成、レイアウトのガイドラインに基づいて、具体的な資料を作成します。ここでも重要なのが参加者の理解促進につながりやすい資料作りです。 情報を詰め込みすぎず、伝えたい項目が伝わりやすい資料にしましょう。図やチャート、グラフなど視覚で情報が入りやすいものを入れることで参加者の理解促進につながります。

5他者フィードバックをもらって仕上げる

関係者からのフィードバックを取り入れ、改善点や追加すべき要素を確認。繰り返しの検討を経て、より効果的で質の高い研修資料に仕上げます。 第三者からのフィードバックを得ることで、自分では気づけなかった情報の抜け漏れや、構成のおかしい点が見つかることもあるため、フィードバックを得ることは重要です。

 

02新入社員研修の資料作成におけるポイント3選

新入社員研修の資料はわかりやすさと見やすさが重要です。では、どのような点に気をつけて作成すれば良いのか、ここでは最低限は抑えておきたいポイントを3つご紹介します。

内容を詰め込みすぎない

伝えたい内容が多くなると、どうしても文章や図が多くなってしまいがちになります。 内容の詰め込みすぎは、資料を読む新入社員からすると読みづらさを感じてしまい、何が重要なのかが把握しづらくなってしまいます。 研修で資料の中でも重要な点を伝えるという場合でも、初めから資料には重要なポイントだけを記載しておく方が読み手にとってわかりやすいものとなります。 また、資料作成の際は、いきなり要点だけを記載しようとするのではなく、説明すべき内容を洗い出した後に「つまり何が重要なのか?」を考えると要点を把握でき作成がスムーズになるでしょう。

手を動かすような内容を盛り込んでおく

研修では講師の話を聞いているだけであったり、資料の内容を目で追うだけでは新入社員の集中が低下してしまい、重要なことも理解できません。 研修内では講師の説明を聞く時間帯と、自分で作業をする時間帯を作ることでメリハリがつきます。 手を動かす内容は研修によって様々ですが、研修で学んだことをまとめさせたり、問題を作成して解かせるなどがあります。 特に内容をまとめる作業は、要点を簡潔にまとめる練習となるため、今後の仕事に取り組むうえで必要なスキルを磨くことにも繋がります。

 

03見やすい資料を作成するための方法

新入社員研修向けの資料を作る際に、どのようなポイントに注意すればよいのでしょうか。ここでは、Schooの▶︎資料作成で活きるデザインの基本的な考え方 を参考に資料作成のポイントを紹介します。

「色」や「フォント」を活用する

研修を行う上で、重要なことを伝える手法として、文字の強弱や文字への色付けをすると伝わりやすくなります。 文字のフォントには様々なものがありますが極力同じコンセプトで統一されたファミリーフォントを使うのが望ましいです。

また、色を活用して強弱を表現する場合には、トーンでコントロールとデザインに統一感がもたらされます。 配色については分かりやすい色を使って情報を受け取る側にも伝わりやすい工夫をすると良いでしょう。

情報を整理する

資料を作成する上で、情報を詰め込みすぎて受け取り手が読みづらくなってしまうことは避けなければなりません。 そのために最も伝えたいことは何かを抽出し、どういう順序で伝えると伝わりやすいか考えると読み手に伝わりやすい資料につながります。

図版を活用する

文字だけでなく、図やグラフ、表など視覚的な要素を効果的に組み合わせると効果的に情報を伝えることができます。 図になることでイメージとして頭の中に残るため、情報をわかりやすく補完できます。 四角や矢印、三角形などシンプルな図形を活用して視覚的にも分かりやすい資料を作成できるといいでしょう。

パワーポイントやデザインツールを活用する

新入社員研修の資料作成において、パワーポイントやデザインツールを使用することで、研修資料を視覚的に魅力的なものにすることができます。適切なフォントやカラースキーム、グラフィックス、アイコンなどを使用して、情報を分かりやすく伝えることができます。視覚的な要素を活用することで、参加者の興味を引きつけ、情報の理解と記憶につなげる助けとなります。また、パワーポイントやデザインツールを使用することで、研修資料を構成しやすくなり、情報を整理できたり、複雑な概念をわかりやすく説明することが可能になるのです。加えて、簡単に編集や修正ができるため、研修内容の変更やアップデートにも柔軟に対応することができます。このように、パワーポイントやデザインツールを活用することで、新入社員研修の資料を視覚的に魅力的なものにし、情報の整理と伝達を効果的に行うことができます。参加者の興味を引きつけ、より効果的な学習体験を提供するために、これらのツールを積極的に活用することをおすすめします。

資料の冒頭に目次をつけておく

研修後に復習ができるようにするという目的に基づけば、目次はつけておいた方が良いでしょう。 新入社員はたくさんの研修を受けることが想定されるため、各資料のどこに何が書かれているのかすぐにわからないと、復習をするにしても該当箇所を探すのに時間をとられてしまいます。 資料にページ番号を割り振っておき、内容が切り替わるところを節目として目次として記載しておきましょう。

▼参考授業
資料作成で活きるデザインの基本的な考え方
 

ビジネスの現場では文書や企画書、プレゼン資料など「資料作成」をする機会が多くあります。 より見やすく、伝わりやすい資料を作るためにはデザインの基本的な理解が必要であることを実感している方も多いのではないでしょうか。 この授業では、考え方がわかれば誰でも身につけられる「論理的にデザインする」方法を学び、「伝わる資料作成」の習得を目指します。

  • ウェブデザイナー/グラフィックデザイナー

    ウェブデザイナー、グラフィックデザイナー。ウェブなどのメディアのデザインやプランニング、コンサルティングとともに、デザイン関連の書籍や雑誌の執筆も手がけている。著書に『デザインの教室 手を動かして学ぶデザイントレーニング』『デザインの授業 目で見て学ぶデザインの構成術』『フラットデザインの基本ルール Webクリエイティブ&アプリの新しい考え方。』『ビジネス教養としてのデザイン 資料作成で活きるシンプルデザインの考え方』『ウェブサイト制作のワークフローと基礎技術』など。その他、共著多数。
 

04新入社員研修の資料作成の工数を削減

新入社員研修の回数や内容が多い場合、想定以上に資料作成に時間がかかることもあるかと思われます。そんなときは、研修の一部を外注してしまうことも方法の1つです。 外注であれば研修の資料を作成する手間が省けるだけでなく、研修を請け負っている会社はプロの講師が在籍しているため、指導の質は申し分ないと考えられます。 研修の外注方法としておすすめしたいのが、オンライン研修です。インターネットを利用して動画講義で学習することができる上、何度でも視聴できるため復習も可能です。 Schoo for Businessでは企業研修向けのオンライン動画を提供しており、新入社員研修用の動画講義もご用意しています。 ここでは、新入社員研修に関する動画講義をいくつかご紹介しますので、興味のある方はぜひご覧になってください。


 

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは?
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など


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Schoo for Businessの特徴

Schoo for Businessでは約8,000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schoo for Businessの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

schoo for Businessは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約8,000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.新入社員研修におすすめのSchooの研修パッケージ

様々な研修に対応できるSchoo for Businessの研修パッケージですが、もちろん新入社員研修にも対応しています。Schooの新入社員研修パッケージには、新入社員がまず身につけなければならないビジネスマナーや報連相に関する知識から、ビジネスパーソンとして必要なOAスキルやコミュニケーションスキルまでがラインナップされており、新入社員に必要なスキルや知識をこの研修パッケージで網羅できます。

さらに、社員に研修動画を受講してもらった後に、意見の共有会やディスカッションを行うことで、学んだことをより効果的に定着させることができます。

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3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面の使い方1

まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

管理画面の使い方2

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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05まとめ

社会人としての基礎スキルを一から身に着ける新入社員研修では資料はわかりやすく、見やすいものが求められます。研修用の資料は口頭での説明を補足する役割だけでなく、新入社員が学んだことを復習できるような内容を考える必要があります。 この記事でご紹介した資料作成のポイントをもとに、新入社員が使いやすい研修資料を作成していきましょう。

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この記事を書いた人
Schoo編集部
Editor
Schooの「世の中から卒業をなくす」というミッションのもと活動。人事担当や人材育成担当の方にとって必要な情報を、わかりやすくご提供することを心がけ記事執筆・編集を行っている。研修ノウハウだけでなく、人的資本経営やDXなど幅広いテーマを取り扱う。
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