新入社員が持つ課題と育成における注意点について解説
新入社員が入社されると会社の中の雰囲気も活気付き、元気な声が響くという企業も多いのではないでしょうか。新入社員を受け入れるということは、企業にも大きな責任が発生します。社会人一年生を社会人として、戦力として育てることは簡単なことではありません。そこで今回は、新入社員が持ちやすい課題や育成方法に関する注意点についてご紹介していきます。ぜひ、今後の新入社員育成に役立ててください。
01新入社員が持ちやすい課題とは？
最初に「新入社員が持ちやすい課題とは何か。」についてご紹介していきます。人事部門、育成担当社員に注意して欲しい観点を盛り込んでいますので是非、育成を開始する前に参考にしてください。
ビジネスマナーは完璧ではない
最初に理解しておきたいのは「ビジネスマナー」は完璧ではないということです。多くの企業で入社の最初に行う研修が「ビジネスマナー」についてです。現在では、学校でもある程度のビジネスマナーを教えてくれており、就活の面接時などには挨拶ができているかなどの観点を評価しています。しかし、新入社員はあくまで社会人一年生です。つまり、完璧なビジネスマナーが備わっていると思う方が間違いなのです。そして、研修で説明したビジネスマナーを一度聞いて、当日から完璧にできる人材もほぼ皆無といえます。それだけではなく本人には誤っている自覚がないことも多く、人事部門、先輩社員が繰り返し教えていくことが必要です。数日間の間で、ビジネスマナーがなっていないと決めつけることではなく、出来ていないことを気が付かせる指導が重要となります。ビジネスマナーとは、繰り返し練習すること、意識することでこそ身につくものです。そのことを忘れず繰り返し教えてあげる必要があります。
業務知識の理解速度は人それぞれである
研修が開始すると企業のこと、業界のこと、そして実際の業務についての説明を順次行っていきます。業務知識については、同時に複数人へ説明を行ってもその理解速度にはバラツキがあります。このバラツキについては、予め研修スケジュールに余裕を持たせる必要があります。それだけではなく、個々人の理解度に合わせたサポート体制も考慮する必要があります。新入社員は、自分だけ分かっていないということが出ると焦ってしまいがちです。その焦りにより、より理解速度が下がることを避けるためにも指導する側での配慮が必要です。理解速度が遅くても、理解した後の成功率が格段に上がる人もいます。理解速度が速くても、勘違いしやすい人もいます。人の理解速度は、人それぞれだということを念頭におき指導していくことが必要です。
人間関係に悩みやすい
新入社員が持ちやすい課題の中で最も注意しておきたいのが「人間関係」に関することです。会社という新しい環境の中で、同期や先輩社員など知らない人もいる中で今までには知らなかった事を覚えていきます。慣れない環境で長い時間を過ごすことは、誰にとっても大変なことです。また、誰とでも打ち解ける人、人見知り、緊張してしまう人もいます。何かあっても、誰にも相談できない人もいるということを意識しておき、人事担当者は元気がないなどの変化に気が付く様にしておくことも大事なことです。少しの声掛けや配慮が、早期退職を予防することに繋がります。
02新入社員の育成で留意すべきポイント
新入社員の育成では担当部署によって生じる課題や留意すべきポイントが異なります。ここでは人事部門と配属先部門の担当者が抱えやすい課題と留意すべきポイントを解説します。
人事部門の抱える課題と留意点
人事部門で抱える最大の課題は、新入社員が配属先にどうなじんでいくかについてです。この課題を解決するためには「メンタル面」「全体の進捗」の2つの観点での確認を絶やさないことが必要です。メンタル面については、配属後の一定期間は意識しておく必要があります。時には、個人面談をしてサポートを行います。特に配属後は、先輩社員、指導先輩との人間関係に悩む方が多いと言われています。また全体の進捗についても同様に集合研修時だけではなく、配属後の育成プログラムについても進捗を定期的に確認する様にしましょう。時には人事部門として指導担当者についても意見しなければいけないことがあります。良かれと思ってしていることが、新入社員の負担になってしまうこともあるからです。しかし多くの人事部門担当者は配属後の部門に対して遠慮してしまう傾向にあります。新入社員は会社として採用した重要な人材です。配属部門と連携をして育成していく気持ちが大事です。
配属先部門担当者が抱える課題と留意点
配属先部門担当者（指導担当者）が感じる課題の多くは、新入社員が本当に分かっているのかとう点です。「わかりました」と元気よく話していても、本当に理解できているのかを確認する必要があります。確認方法はシンプルで、「理解度テスト（質問をしてもらう）」や「実際にやってもらう」ということです。全ての事柄について、お客様などに大きな迷惑をお掛けすることはできませんが、できるだけ実際の環境にそって確認をすることが有効です。同時に、新入社員の理解度を促進するためには、相手に理解できる説明をしているかという観点での確認も必要です。ローカル用語、会社オリジナル用語などは、新入社員に理解できないことも多々あります。用語については、理解できているかを都度確認することが必要です。配属先部門担当者は、「これくらいは分かるだろう」という観点は危険です。ここで伝えたことがその先に大きな影響を与えると理解し、正確に理解することが必要だということに注意していく必要があります。
03新入社員の育成を成功させるポイント
新入社員の育成を成功させるために必要なポイントを整理しておきましょう。 新入社員の育成を成功させるためには、計画的な準備が必要となります。ここでは、これだけはおさえておきたいポイントとして2つご紹介しておきます。
育成プログラムの重要性
「育成プログラム」は予め関連部署で検討し作成をしておくことが大切です。都度、都度に内容を変更するということではなく「いつ、だれが、何を教えるのか」を明確にしておくことです。これは、各部門がいつ何を教えているかということを全社で理解し、重複した内容の説明を避けることや、既に説明していることを把握し、それらを前提に次の説明を行えるという利点があります。また、研修をうける新入社員にとっても、どのタイミングで何を教えて貰えるかを把握することに繋がります。
フェーズ別のゴール設定をしていく
作成した育成プログラムには、それぞれのテーマ別にゴール設定を行います。何を基準に理解しているかなどを定義することは、教える側、教わる側ともに共通認識を持ち目標化が可能になります。また、到達することでの達成感も得られるため、次のゴールに向かってのモチベーションも維持可能となります。テーマ別のゴールに未達も再度、ゴールに向けたフォローが可能になります。
04新入社員の課題解決が可能な組織作りも大切
新入社員の課題を解決する方法としては、メンタルケアの体制や相談しやすい環境構築といった組織作りも大切です。想定外の課題についても相談できる環境があれば、早期に課題をキャッチアップすることで問題解決につなげられます。
定期的なメンタルケアの重要性
メンタルケアについては、人事部門が中心となり体制を整えておくことをお勧めします。既にご紹介していますが、新入社員が持つ課題として「人間関係」は大きな課題です。先輩社員との関係だけではなく、同期との関係、時にはプライベートでの人間関係で悩むことは多くあります。デリケートな課題だからこそ、専門的な相談先としての外部連携を含めメンタル面でのサポートは人事部門としての重要な役目です。いきなり相談をすることが難しい場合もありますので、配属後の一定期間は定期的なメンタルケアの場を設けることで問題を早期に把握していきましょう。
相談できる環境が重要
新入社員が抱える課題は、メンタル面だけではありません。業務のことも含め相談できる環境作りは重要です。これは、指導担当社員だけではなく人事部門を始め配属先部門全体で環境を構築する必要があります。いつでも相談できるということを新入社員に伝えると同時に、配属先部門全体で声を掛けることも必要です。また、何かを無理に聞き出すことではなく自然に相談できる環境が理想です。ただし、もしもいつもと雰囲気が違うなどに気が付いた場合には、声を掛けていきましょう。相談に乗る際には、原則として執務スペース以外の場所でヒヤリングを行うことも配慮の一つになります。相談内容を周囲に知られたくない場合も多々ありますので、こうした環境作りも重要な要素になります。
05新入社員の育成で外部機関を利用するメリット
新入社員を育成する上では、多くのことを意識しなければなりません。特に人事部門は、メンタル面のサポートなど負荷の大きな側面を担っています。こうした負荷軽減の一つが新人研修を外部機関に委託する方法です。ビジネスマナーや社会人としての基礎などの業務独特のルール以外の部分については外部研修機関を利用し社内の負荷軽減を図ります。こうした負荷軽減が可能になれば、メンタル面のサポート力強化を図る余裕も出てきます。また、外部機関の研修を活用することで毎年同じテーマ、内容での研修を受講することも可能になります。これにより入社タイミングにより研修内容が異なるというトラブルを避けることも可能になります。
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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など
06新入社員の育成にはSchooビジネスプランがおすすめ
Schooビジネスプランでは約8,000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。
1.研修と自己啓発を両方行うことができる
Schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約8,000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。
2.新入社員の育成におすすめのSchooの研修パッケージ
様々な研修に対応できるSchooビジネスプランの研修パッケージですが、もちろん新入社員研修にも対応しています。Schooの新入社員研修パッケージには、新入社員がまず身につけなければならないビジネスマナーや報連相に関する知識から、ビジネスパーソンとして必要なOAスキルやコミュニケーションスキルまでがラインナップされており、新入社員に必要なスキルや知識をこの研修パッケージで網羅できます。
さらに、社員に研修動画を受講してもらった後に、意見の共有会やディスカッションを行うことで、学んだことをより効果的に定着させることができます。
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3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる
Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。
まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。
この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。
07まとめ
今回は新入社員の課題をテーマに注意すべきポイントなどをご紹介してきました。社会人になり環境が大きく変わる新入社員は多くの課題を持っています。その一つ一つを解決する役割が人事部門や配属先部門にはあります。ここでご紹介した内容が、各部門や新入社員の課題解決の手助けになれば幸いです。
