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OJTは放置することではない?効果的な新人育成をおこなうためのポイントを解説

公開日:2021/05/28
更新日:2021/09/08
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OJTは放置することではない?効果的な新人育成をおこなうためのポイントを解説 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

新入社員研修を行う際に注意しておきたいポイントにOJT中に「放置されている」と感じられてしまうことが挙げられます。そうならないために、がんじがらめの研修を新入社員も研修担当者も疲れてしまいます。そこで本記事では、新入社員研修において「放置」と感じられてしまう要因と、そうならない為のステップについてご紹介していきます。

 

OJT中に放置されると感じる人は多いことを理解する

実際に新入社員研修を通して「放置」されていると感じる人は意外と多いと言われています。では、どんな時に放置されていると感じるのかをご紹介しておきましょう。

どんな時に「放置」と感じるのかを理解しておく

放置と感じる多くの場合には、研修中にトレーナーが不在となる時間が多い場合に起きます。例えば、「しばらく、これをやっておいてね」と伝えトレーナーが不在になると新入社員は不安になる可能性があります。途中でやり方が分からなくなった場合や、言われたことが終わってしまい手空きの時間が出た場合など、本来であれば、トレーナーに声をかけるべきですが新入社員の場合には、声を掛けていいのかわからない場合もあります。また、「1時間したら声を掛けるね」等と伝えている場合にも同じです。時間が経過しても声が掛からない場合や指定されている時間内に作業が終了してしまい「待ち時間」があればあるだけ「放置」されていると感じてしまいます。

「放置」と「教育」の違いを理解する

そもそもOJTとは「On-The-Job Training」の略語で、トレーナーが実務をとして教育する方法の事をしめします。つまり、実際に実務を行ってもらうことで業務の理解を促進することが目的となります。その為、トレーナーが業務の説明をした後に「実務をしてもらう」と言う工程を設けることには、なんら問題はありません。 しかし、放置と教育は根本的に違う点を理解しておきましょう。 OJTによる教育とは、トレーナーが業務を理解するために行うため、適度な間隔で進捗や疑問点がないかを確認し、都度、不明箇所の説明や補足、軌道修正を行っていきます。一度伝えたことが100%完璧にできる人は稀です。処理をしている内容に誤りがあれば、それを見つけていき何を間違っているのか、どうすれば同じ間違いをしなくなるかについてフォローしていきます。 それに対して放置とは、前述の通り業務手順の説明後には、トレーナーの不在や声掛けがなく不明な箇所があっても確認ができない状態が続きます。 教育では、業務を間違いなく遂行できる能力を蓄積していけるのに対して、放置されてしまった場合には間違いを正すことなく誤った認識のまま進んでいく可能性を秘めています。こうして比較すると、新入社員の成長において、どれだけの違いが出てくるかが自ずと理解して頂けるでしょう。

 

OJT期間中に放置されている感じる要因とは?

今度は、「放置」しているつもりはなくても新入社員に「放置」されていると感じられてしまう要因について紹介していきましょう。

体系化されていない育成

まず、根本的な観点で新人教育が体系化されていない場合には、放置されていると感じる事が多くなります。その理由として、場当たり的な研修となることで受ける側の理解度が不足してしまうこと、そして、作業ばかりをさせてしまう可能性が高くなるためです。体系だった研修プログラムがない場合には、どうしても場繋ぎとしてワークをさせることが増えてしまいます。その他にも、「読んでおいて」などという方法を取り過ぎてしまう可能性も増えます。 放置と取られない育成には、教育体系や教育プログラムの整備は必須となります。放置と取られない為には、整備した教育プログラムを予め新入社員に説明することも有効です。今、何をしているのかを理解してもらうことで、不安を解消することに繋がります。

マニュアル化されていない業務説明は理解されづらい

日常業務において、マニュアル化されていない業務があることは普通です。しかし、マニュアル化されていない業務を口頭ばかりで説明してしまうことは危険です。会社のルールなどを十分理解していない新入社員にとっては、口頭で業務を説明されても理解できるまでに時間を要します。その量が多くなればなるだけ、理解できないことが増え理解停止してしまう可能性を増やしてしまいます。また、口頭での説明であれば誤った手順で業務を勧めてしまう可能性も大きくなります。 こうした場合には、パソコンの画面を見ながら一緒に行う、処理の数件をしている所を確認していく、または、手順を口頭に加え書き上げながら説明していくなどの対応も有効です。

「やっておいて」と「やってみよう」との違い

冒頭でも少し触れていますが、「やっておいて」と「やってみよう」では、受け手側の印象は大きく変ってきます。少しの表現の違いですが、この2つには大きな違いがあります。「やっておいて」と言われると、受け手側は自分一人で対応すると思います。その反面で「やってみよう」と言われると、一緒にやる印象を受けます。 ほんの些細な表現の違いですが、こうした受け手側の気持ちを考えた表現を使うことでOJTを受ける側の印象は大きく変ることも理解しておきましょう。

トレーナーのスキルと経験の不足

企業として最大の課題は、トレーナーのスキルや経験不足による問題です。トレーナーの経験不足は、経験を積んでいくしか解決策はありません。しかし、スキルの側面は予め新入社員を指導する者としての訓練をすることが可能です。こうした場合に、既に社内に先輩となる育成担当者がいる場合には、新入社員研修における注意点や留意点についてレクチャーを受けることが可能です。しかし、全社的に見てもスキルが不足していると考えられる場合には、外部機関での訓練を行うことも検討する必要があります。体系だった訓練を通して、トレーナー側の成長も期待できます。

 

OJT放置にならない正しいOJTとは?

ここまでの内容を踏まえて、OJTが放置とならないためのステップについてご紹介していきましょう。

STEP1|SHOW

「Show」とは文字通り、トレーナーの手本を見ることを意味します。トレーナーの手順や対応方法を見ることで、業務の手順や方法を理解してみらいます。OJTは業務を行っている現場で実施する為、実務を通して手順を理解しつつ訓練を行うことが可能になります。

STEP2|TELL

「Tell」も文字通り、伝えることを意味しています。業務の流れや手順を口頭などで説明していきます。単純に作業を見せるだけではなく、気を付けていることや業務工程を勧めるコツや作業手順の背景などを伝えることができます。マニュアル化できないニュアンスなどを伝える際に有効な方法です。

STEP3|DO

実際に新入社員に業務を行ってもらうことが「DO」です。トレーナーは、実際の手順を確認しながら、軌道修正やフィードバックを行うために確認をしていきます。説明を見たり聞いたりするだけはなく、実際に業務を行うことで理解度を促進していきます。

STEP4|CHECK

実際に行った業務手順について、改善点や評価できるポイントなどを伝えることが「Check」です。DOの工程で確認していた作業手順を元に、より業務をスムーズに行えるポイントなどをフィードバックしていきます。この工程を実施することで、手順の間違いを認識することなどが可能になる重要な工程となります。

 

OJT放置のならない為の手法を取り入れる

次は、OJTの中に取り組みたい手法をご紹介していきます。ご紹介していくのは、OJTを行う上で予め組み込んでおくと有効で、受け手側が「見てくれている」という安心感を得れる手法です。

メンター制度の導入

メンター制度とは、新人研修を行っているトレーナーとは別に知識や経験の豊かな先輩社員をメンターとして設置し、新入社員(メンティ)の間で、原則として1対1の関係を築いておきキャリア形成上の課題や悩みについてのサポートを行っていく制度です。 直接的なトレーナーとは、立場が違うメンターによりメンタル面のサポートなどを充実させることが可能です。

1on1

1on1とは、上司と部下が定期的に1対1で面談を行う制度です。配属先が未確定の場合には、人事担当者が行う場合もあります。配属後であれば、実際のトレーナーとは異なり上司が面談相手となります。この場を設けることで、業務の理解度の把握やメンタル面での課題を早期発見することが可能になります。

定期的なフォローアップの実施

新入社員研修においては、早期離職を予防する観点でも定期的なフォローアップを行うことは必須と考えておきましょう。入社直後であれば週1、配属後は3か月、6か月後などのサイクルを予め決めておきフォローアップとしての面談を実施します。 この面談は、主に人事担当者にて行います。配属先での人間関係の悩みがある場合などは、1on1では聞き出せない可能性もあります。人事担当者は、新入社員からのヒヤリング内容を確認しより適切な指導や成長ができる取り組みや対策を講じていきます。

 

OJT放置にならない成功ポイント

OJTを成功させるためには、OJTが放置されると感じずOJT実施による目的や期待効果を得る必要があります。次に放置されたと感じられず、OJTを成功させるためのポイントを整理していきましょう。

目的と実施計画の明確化

OJTの目的整理を行うことは、最も成功に左右するポイントになります。OJTで何を教えるという内容の前に、OJTを通してどういうゴールを目指すかを最初に定義します。この目的に応じて実施計画を立案していきます。ここで定義した目的や実施計画書は、全社で周知を行う必要があります。周知を行うことで、他の社員においても今、どんなことを学んでいるかを把握することができます。

教育内容の最適化

教育内容の最適化というと難しいイメージを持たれる方も多いかもしれません。実際には、年々、見直しを行うことだと考えてください。しかし、年により内容がバラバラにはならない様に配慮する必要があります。PDCAを回しながら、教育内容を見直すことは必要ですが年々、全く異なるプログラムになると習得スキルの相違が生まれてきます。部署により異なる育成は必要ですが、基本的な部分については統一性を持たせることも意識しておきましょう。

フィードバックの実施

既にふれている内容ですが、OJTにおけるフィードバックはとても重要です。フィードバックの場を通して、疑問点の解消やメンタル面での相談にも対応していきましょう。業務をしながらではなく、落ち着いて話をする機会を設けることも大事です。こうした場を設けることで、業務中では困っていることや普段では話せない困りごとを相談できる場があるということを理解してもらうことも、信頼関係を築く上では大切になります。

トレーナー育成

トレーナーの育成もOJTが放置とならないための大きな要素です。トレーナーとしてベテランになるまでには時間が掛かります。特に始めて後輩を持つ立場の方がトレーナーになる場合は特に不安になることも多くあります。トレーナーは、新入社員の気持ちを分かる必要があり、そして教え方についてもコツをつかむ必要があります。自分が分かっていることや、当たり前と思っていることが新入社員にとっては難しい場合があることなどの概念を理解しておく必要があります。こうしたことを、予め理解しておくことや教え方の訓練を行うように計画に盛り込んでおきましょう。

外部機関の利用

トレーナーの育成を社内で行うのは大変な場合もあります。そうした場合には、社外の外部機関を利用する方法もあります。トレーナーとしての心構えや教え方の工夫などについて体系立てて訓練をすることが可能です。また、ワークを通して自分自身の説明の仕方の癖や注意しておきたいポイントなどの指導も受けることが可能です。こうした内容を通して、トレーナー自身も自分自身を振り返ることができ成長に繋がっていきます。

 

Schooビジネスプランの特徴

▼Schooビジネスプランの紹介動画▼

Schooビジネスプランでは約6000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

Schooビジネスプランの資料をもらう

1.研修と自己啓発を両方行うことができる

schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約6000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.OJT研修におすすめのSchooの研修パッケージ

様々な研修に対応できるSchooビジネスプランの研修パッケージですが、もちろんOJT研修にも対応しています。OJT研修を初めて担当する方や、OJTがなかなかうまくいかない、と言う方に向けて、OJTに関する講座を組み合わせて体系的に学べるようにした研修パッケージをご用意しています。基礎的なOJTの知識やノウハウから、部下のマネジメント・コーチングの方法、さらには、オンラインでOJTを行うことを想定した講座も組み込んであり、このパッケージを受講することでOJTに関する知識を一通り身につけることが可能な内容になっています。

  • 中堅社員を対象とした、OJT研修に関するカリキュラムです。中堅社員がOJTを通じてどのように部下を育成していけばいいかを学べる内容になっています。
  • 若手社員など、始めてOJT研修を担当する方向けのパッケージです。後輩の力を引き出すメンタリングや、指導方法について学ぶことができます。
  • コーチングの基礎については習得しているけれど、さらにスキルアップしたいという方向けの研修パッケージです。コーチング時に必要となる質問力や課題解決力を磨くことができます。
  • マネジメントのスキルをレベルアップさせたいという方向けの研修パッケージです。チームや部下をマネジメントする際に必要な「即断力」について学び、「部下が自主的に動いてくれない」、「ルールを決めても守らない」といったお悩みを解消する「壁マネジメント術」について学ぶことができます。
  • 働き方改革が進み、リモートワークやオンラインでの会議が増える中、必要性が急速に増しているのがオンラインコミュニケーション力です。こちらの研修パッケージではオンラインでの伝え方のポイントやこれからの時代の働き方について学ぶことができます。

OJT研修パッケージを見る

3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面の使い方1

まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

管理画面の使い方2

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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まとめ

新入社員が「放置」されていると感じる要因から、そうならないための施策やポイントについてご紹介してきました。新入社員は、会社の未来を担う人材です。せっかくの新入社員が「放置」されていると感じることなくOJTが進む為にも、この記事を参考にして頂き工夫をして頂きたいと思います。

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