パワポ研修の必要性は？社内研修を実施するときのポイントを紹介

01パワポ研修を社内で実施するメリット

大手企業をはじめ、現在さまざまな企業で実施されている「パワポ研修」ですが、そもそも社員にパワーポイントスキルを向上することは企業にとって、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、パワポ研修を行うメリットについてまとめています。

社員の提案力を向上できる

ビジネスの場での提案において重要であるのは「聞き手を説得できるかどうか」です。相手への説得力を高めるためにも、その提案に沿った資料作りを求める企業も少なくないかと思います。パワポ研修を実施することによって、相手に伝わる資料の作り方を見つめ直し、ひいては社員の提案力を向上できます。

パワーポイントによる資料作成の時間を効率化する

パワポによる資料作成は、業種に関わらず必要とされる機会が多いものです。受講者全員の一斉指導が可能な研修を用いることで、教える手間や時間を圧倒的に短縮することができ、パワーポイントによる資料作成の時間を効率化できます。

わかりやすい資料で受注率をアップできる

パワーポイントを使用すると、言葉だけの情報ではなく、図解や音楽、アニメーションなど視覚に訴えるプレゼンテーションの実施が可能です。言葉だけでは伝わりにくい情報を、資料としてわかりやすく相手先に伝えられるようになるため、受注率アップを狙えます。

グローバル展開をしやすい

パワーポイントで作った資料は、社内で簡単にローカライズしやすいこともメリットのひとつです。例えば、日本国内用として作ったパワーポイントを、海外現地でテキストだけを変えて英語版や、中国語版として利用することもできるので、グローバル展開がしやすいのです。

簡単な動画も作成できるので販促にも役立つ

パワーポイントには、アニメーション機能やオーディオ機能など、便利な機能が備え付けられています。これらの機能を駆使することで簡単な動画作成を行えるため、店頭や展示会などのプロモーションや説明用のビデオを、コストをかけずに作り出せます。 パワーポイントで作成したデータを、MP4などの動画データに変換することで、自社オリジナル動画として、さまざまなシーンで活用できます。

Webデータとしての活用も可能

ページリンク機能を持たせて作成したパワーポイントをhtml変換することで、Webデータを作成することも可能です。商品や住宅などのカラーシミュレーションを行いたい際も、元の資料の色を変えるだけでイメージできるため、余分なコストや手間がかかりません。パソコン上のみで再生することも、ネット上にアップすることもできるため、利便性にも優れています。

02パワポ研修の対象となりやすい職種

パワーポイントスキルは、全てのビジネスパーソンが取得しておいて損がないスキルです。しかし、特に下記で紹介するような職種の方には、業務の性質上、パワーポイントスキルの習得がより強く推奨され、パワポ研修の対象となりやすいです。

営業職

クライアントへ提示する際の営業資料として、パワーポイントを使用している営業職の方も多いでしょう。研修を通じて、簡潔で無駄のない資料を作成するノウハウを身につけ、相手により伝わりやすい資料作りができると、営業活動もスムーズに行えるようになり受注率アップに繋がります。質の高いパワポ資料を用意することで、自信をもってプレゼンできるようになり、ひいてはプレゼンテーションスキルの向上にも繋がっていくでしょう。

企画職

企画書や提案書の作成など、企画職にとってパワーポイントはMicrosoft Officeのなかで最も重要なソフトのひとつです。レイアウトや、参考資料の挿入方法、スライドマスターの活用方法を習得し、多くの人を納得させられる資料作成方法をマスターできます。

営業事務

社外にいることが多い営業担当者が顧客との交渉などに注力できるように、社内での事務業務をサポートする営業事務職も、営業職と同じく研修の受講が推奨されます。営業担当者に代わって自身が資料作りができるようになるほか、作成された資料を元に、資料や図の添削・修正が正しく行えることで、結果的に社内の生産性が向上します。

03パワポ研修で実施される主な内容とは

パワポ研修を実施することで、パワーポイントの知識や使い方を習得することができ、より魅力的な資料が効率良く作成できるようになります。ここからは、パワポ研修で実施される具体的な内容について解説いたします。

資料・スライドの作成方法

まずは、パワーポイントを触ったことがないという人でも、一人で資料作成ができるようになるよう、パワーポイントによる資料作成で押さえておくべきポイントを理解します。 新しいスライドの作成や、スライドの追加や順序の入れ替え、画面各部の名称と機能といったパワーポイントの基礎となる操作方法を覚えながら、プレゼン資料作成の方法を体系的に学びます。

箇条書き・インデントなどのオプション機能

より見やすい資料を作成するために、箇条書き・インデントなどのオプション機能を学びます。文字に色をつけて装飾する方法や、サイズ・書式・箇条書きなどを用いて資料にメリハリをつけるテクニック、全体の印象に変化をもたせるためにデザインや配色を変える手法などを習得します。

図形や画像の挿入方法

次に、図形や画像の挿入方法を取得し、図解やアニメーションにより、視覚で印象的に表現できるようにします。スマートアートの使い方やアニメーションの演出、図形やテキストを動かす方法など、注目ポイントを視覚的に楽しく強調できるようにスキルを磨きます。

スライドマスターの活用方法

テーマに合わせて自動的に設定された文字の書式などを管理する専用の画面「スライドマスター」の活用方法を覚えます。すべてのスライドに一括して変更を適用できる便利な機能を活用できるようになることで、編集の手間を大きく減らすことができ、作業効率化を実現できます。

パワポを使ったプレゼン研修を実施する

実際にパワーポイントで作成した資料を元に、本番で成功するプレゼンテーションのテクニックを養います。外部ディスプレイとの接続と設定、スライドショーの操作をマスターし、実際の現場でも困らないように演習します。

04パワポ研修を実施するときの注意点

パワポ研修を実施するときはいくつかの注意点もあります。せっかく研修を行っても注意点が理解できていなければ、成果をうまく得られないことがあるでしょう。パワポ研修を実施する際は、以下の内容に注意しながら進めるようにしてください。

基本的な従業員のパワポスキルを把握する

まず注意しなければならないのは、従業員のパワポスキルをきちんと把握することです。研修は受講生の能力や業務内容を事前に調査したうえで、適切にコースを割り振ることが求められるため、共通テストなどを行い、スキルレベルをチェックしておきましょう。

基礎・応用など従業員の能力に合わせた研修を設定する

研修の内容が受講者の能力レベルに合っていなければ、「難しくて自分には到底理解できない」と、受講生の学習意欲を削いでしまうことになります。また、業務内容によっては研修の学習の必要性がないものもありますので、基礎・応用など従業員の能力に合わせた研修を設定します。

新入社員研修に入れるのもおすすめ

パワポはビジネスパーソンであれば誰でも必ず学んでおきたい、必須スキルのひとつです。入社直後からの使用頻度も比較的高いため、新入社員研修に取り入れ、部署配属後からすぐに実践できるよう、あらかじめ鍛えておきたいと考える企業も存在します。デジタルになじみのある若年層ほど、短期間でスキルを習得できる可能性が高いものです。

座学だけではなく作成・発表の時間も取り入れる

座学だけではなく、パワーポイントを用いた資料の作成・発表も行い、実践力を養うことも忘れてはなりません。どれだけ知識を身につけても、現場に出た時に力を発揮できないのでは意味がないため、実際にプレゼンテーションの流れもあわせて指導しましょう。 従業員も、常に受け身の体制である座学だけでは集中力が途切れてしまうかもしれません。それも作成・発表の時間を取り入れることで、自分事として捉えられるようになり、積極的に研修にも参加できるはずです。

できれば外部講師を呼んで研修を実施する

パワポはエクセルは社内研修を行うよりも、プロに依頼するほうが効果的かつ効率的に研修を実施できます。豊富な経験を積んだ外部講師から質の高い研修を受けることで、受講者の理解度が高まることが見込まれ、研修の効果を強く実感することができます。現在は、複数の業者がパワポ研修を実施していますので、自社に合う研修内容を比較検討してみてください。

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05まとめ

パワーポイントは社会人であれば必ず習得しておきたいスキルのひとつです。実際に、ビジネスシーンでもパワーポイントを駆使したデジタルプレゼンテーションが求められる機会も多いことかと思います。 パワーポイントスキルの習得には、ある程度の期間を要すため、パワポ研修により効率的にスキル習得を促し、操作方法を身につけられるよう指導しましょう。社員のパワーポイントスキルを深めることで、結果的に受注率のアップやグローバル展開など、自社利益の向上に繋がります。ぜひパワポ研修の実施を検討してみてください。