マネジメント研修

公開日：2022/12/21

更新日：2023/02/01

GTDとは？活用方法やタスク管理の基本の5ステップを解説

GTDとは、今抱えているタスクを整理することで今注力すべきことを明確にし、専念できるシステムのことです。タスク管理に関するアプリや方法は多くありますが、自分でタスクの重要度を決めたり、Todoリストに追加したりと手間が多いのも事実です。本記事では、GTDの概要や基本となるステップ、さらに具体的なプロセスについて紹介します。この記事を読めば、タスク管理への悩みが解決するでしょう。

01.GTDとは？
02.GTDの基本となる5ステップ
03.タスク処理に有効な4つのマトリクスとは？
04.GTDの注意点について
05.タスク管理力を向上させるSchooのオンライン研修
06.まとめ

01GTDとは？

GTDとはGetting Things Done(仕事を成し遂げる)の頭文字を取ったもので、タスクやプロジェクトを整理して管理する仕組みのことです。GTDを実践することで、どのような状況においても心に余裕をもって効率的に仕事を進められるのが特徴です。

GTDはアメリカの経営コンサルタント、デビッド・アレン氏（David Allen）によって提唱されました。デビッド・アレン氏は、30代までに経験した仕事からの学びを活かして、生産性向上コンサルタントとしての地位を確立しました。デビッド・アレンの著書「Getting Things Done」は世界30カ国以上で翻訳・出版されており、世界的に有名な仕事術の一つです。

GTDが活用できる場面

GTDは複数タスクを効率よく管理するための仕組みです。そしてビジネスをする上で、複数タスクを並行して管理しなければならない状態は珍しいことではありません。そのため、GTDはビジネスにおいて特定の場面に限らず汎用的に活用できる仕組みと言えます。

タスク管理を行う中で、頭の中に複数のタスクが混在している状態が一番疲弊します。GTDを使うことで自分が抱えている仕事やタスクなどを効率よく管理し、常に自分の頭の中を整理することができるので、目の前のやるべきことにのみ集中できるようになります。また、個人単位だけでなく会社内の大きなプロジェクトでもGTDは活用できます。プロジェクトの各要素を分解して完了まで導く道しるべにもなるため、多くの会社で注目されています。

02GTDの基本となる5ステップ

GTDには、基本となる5つのステップがあります。情報を収集する・タスクを適切に処理する・整理する・レビュー・実行です。この5つのステップについて詳しく解説していきます。

1.収集（capture）

最初に、自分の頭の中にあるすべてのタスクを可視化させます。「取り掛かろうと思っていたこと」「いつかやろうとしていること」「検討中のもの」「毎日のルーティーン」など考えていること全てを書き出します。業務に関わることだけでなく、「レストランの予約」「子供のお迎え」などプライベートなタスクも書き出しましょう。

GTDのタスクを書き出すテクニックとして、達成すべき目標・価値観などからタスクに落とし込むトップダウン型手法と、現在抱えているタスクを物理的に整理整頓しながら拾い上げるボトムアップ型手法という二つの手法があります。両者の視点からリストを作ることで、網羅的にタスクを収集することができます。また、トリガーリストという手法もあります。「現在抱えているタスクは何か」「部下にやってほしいことは何か」などの質問をトリガーとして書き出す方法です。タスク出しに行き詰まった時に効果的です。書き出す際、パソコンのメモ帳やToDoリストに打ち込む、手帳やカレンダーなどへ手で書くなど自分のやりやすい方法で問題ありません。

すべて書き出すことが重要

一番重要なことは、自分の頭の中で起こっている思考のすべてを書き出すことです。「いつかやりたいけど、今ではない」「少し気になっている」などの漠然としたタスクも書き出してみましょう。全てを書き出せているかどうかで、GTDシステムの完成度が大きく左右します。初めてのGDTを行う場合は、手間と時間をかけて丁寧に行ってください。

ここで書き出して収集した（リスト化した）タスクは、すべて同じ場所に保存しましょう。今後GTDを行う際も同じ場所に保存することで、データを確実に蓄積できます。パソコン内で管理する場合なら、専用のフォルダーなどを作る・同じリストに書き出す、手書きで管理する場合には、ボックスやトレー、ファイリングなどがおすすめです。

2.明確化（clarify）

一つ目のステップで行った「さまざまなタスクの収集」の結果を分析し、アクションを明確化することが次のステップです。このタイミングで、後に説明するタスクの優先度や緊急度の振り分ける他、そのタスクを自分でするのか・人に任せるのかなどの判断も行います。後回しにできるタスクは保留とし、別リストにまとめておきます。2分以内に処理できるタスクは、その場で処理しリストから削除してしまいましょう。また、この時タスクのアクションは、後で見返したときに考えずに動けるレベルに具体化しておくことが推奨されます。

3.整理（organize）

取り掛かるべきタスクを処理した後、「手段の整理」をしていきましょう。パソコンを使って資料を作るタスク、メールや電話で人とコミュニケーションをとる必要があるタスク、複数のタスクが関係する大型のプロジェクトなど、片っ端から書き出したタスクを分類し整理していきます。

もし、どこに分けていいかわからないタスクがある場合は、タスク内容を言い換えてみましょう。例えば、「顧客に連絡する」というタスクを「A社の担当者に見積もりをメールで送る」など内容を具体的にすることで整理がしやすくなります。

ステージ分け

それぞれのタスクをビジネスとプライベートなど行う状況に合わせて整理します。同じ期日の重要なタスクでも、「プレゼン資料の作成」「請求書の作成」といったビジネス上のタスクと、「公共料金を支払う」といったプライベートなタスクが混ざっている場合、自分が今行うべきタスクが見えなくなってしまいます。ビジネスとプライベートで分類する。そして、ビジネスの中で、プロジェクトごと・顧客ごとにまとめ直すなど、管理しやすい方法で行ってください。

4.レビュー（review）

GTDは、PDCAのように一定のサイクルでまわす必要があります。一定期間過ぎたら、対応したタスクや未処理のタスクを再度見直す作業が必要です。また、一度整理したタスクもずっと同じ状況に置かれているとは限りません。定期的にタスクのレビューを行い、最新の課題を常に把握できるようにしておきましょう。そして、GTDの一つ目のステップで書き出した情報を更新すれば、GTDの内部は常にすっきりするでしょう。その際、不要なタスクはいつか取り組むかもと考えず、消去しましょう。

5.実行（engage）

GTDの最後のステップは、優先順位の高いものから着実に実行していきましょう。今までのステップでやるべきことを明確に把握したので、タスクを減らすために行動するのみです。GTDで頭の中が整理された状態のため、ストレスフリーの状態で仕事に取り組むことができるでしょう。

03タスク処理に有効な4つのマトリクスとは？

GTDのステップにも含まれるタスク処理については、4つのマトリクスを利用することが便利です。アメリカ第34代大統領であるアイゼンハワーが活用したことで有名になった時間管理のマトリクス「アイゼンハワー・マトリクス」は、緊急度と重要度に応じてタスクを整理し、優先順位を付けるタスクマネジメント手法です。

重要と緊急の定義について

緊急と重要の意味合いは似ていますが、アイゼンハワー・マトリクスで物事を分析する際、この2つの違いを理解しておくことは非常に重要です。緊急タスクとは、早急な対処が必要とされるタスクです。顧客対応や期日があるタスクなど、今すぐ対応する必要があり、タスクを完了できなかった場合明確な影響が出るもののことを指します。重要タスクとは、早急な対応は必要ないが、長期的な目標達成につながるタスクのことを指します。

1.「重要かつ緊急」

1つ目の領域は「すぐに実行する」の領域です。緊急かつ重要なタスク、つまり最優先タスクを配置します。すでに期日が決まっているタスクやストレスになっているタスクがこの領域に該当します。

2.「重要だが緊急でない」

2つ目の領域は「次の予定」の領域です。緊急ではないものの重要なタスクを配置します。この領域に分類されるタスクは、長期的な目標に影響を与える可能性が大きいが、今すぐ取り掛かる必要がないものです。1つ目の領域のタスクが終わったらすぐにこの領域のタスクに取りかかります。

3.「重要でないが緊急」

3つ目の領域は「任せる」の領域です。緊急ではあるものの重要ではないタスクを配置します。この領域に分類されるタスクは、完了するのに特別なスキルが必要な可能性も低いため、チームの他のメンバーや部下に任せることも検討しましょう。

4.「重要でなく緊急でない」

4つ目の領域は「消去する」の領域です。緊急ではなく重要でもないタスクを配置します。この領域に分類されるタスクは、目標達成の妨げになるため、全て消去しましょう。

04GTDの注意点について

GTDを実践するなかで最も大切なことは「集中力が切れたら作業を中断する」ということです。GTDの各ステップは、それぞれ時間と手間をかけて取り組まなければいけないものばかりです。最初は集中して行っていたとしても、注意力が散漫になったと感じた場合は作業をいったんストップしてください。少し時間を置いてリフレッシュした頭で再度GTDに取り掛かれば、きっと精度の高いタスク管理が実現できます。

05タスク管理力を向上させるSchooのオンライン研修

Schoo for Businessは、国内最大級8,000本以上の講座から、自由に研修カリキュラムを組むことができるオンライン研修サービスです。導入企業数は2,700社以上、新入社員研修や管理職研修はもちろん、DX研修から自律学習促進まで幅広くご支援させていただいております。

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Schoo for Businessの特長

Schoo for Businessには主に3つの特長があります。

【１】国内最大級8,000本以上の講座数
 【２】研修設定・管理が簡単
 【３】カスタマーサクセスのサポートが充実

タスク管理力を向上させるSchooの講座を紹介

Schooは汎用的なビジネススキルからDXやAIのような最先端のスキルまで、8,000本以上の講座を取り揃えております。この章では、タスク管理力を向上させる授業を紹介いたします。

時間を生み出す「タスク管理」

今回の授業では、時間を生み出す「タスク管理」をテーマに授業を行います。リモートワークが進められ、リーダー職においては、部下へのコーチングに加えて、自分の業務や上司・社内への進捗共有などタスク管理が成果に大きく影響を与えています。そこで、今回は、いまのリーダーに必要な「タスク管理」をご紹介いたします。タスクの優先順位を決めることで必要なタスクを棚卸しができ客観的に振り返る環境が整います。そして、タスク管理をすることで余剰時間が生まれ、より必要な業務に注力することができます。授業では、理論や調査データを基に、"わかる"から"できる"「タスク管理」をご紹介いたします。授業を通して、トップ5%リーダーに共通するタスクマネジメントを知り、現場でも実践してみましょう。

担当講師：越川慎司先生

株式会社クロスリバー社長株式会社キャスター執行役員

国内および外資系通信会社に勤務、ITベンチャーの起業を経て、2005年に米マイクロソフト本社に入社。業務執行役員としてパワポなどの責任者を経て独立。 2017年にクロスリバーを設立し、メンバー全員が週休3日・リモートワーク・複業。国内外の700社以上にコンサル提供。ムダな時間を削減し社員の働きがいを上げながら利益を上げていく「稼ぎ方改革」の実行を支援。

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※研修・人材育成担当者限定 10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。

「かたづけ思考」でタスク整理

日本初の「かたづけ士」小松易先生に、整理と整頓に基づく考え方「かたづけ思考」を教わる授業です。仕事のタスクや頭の中の片付け…どこから手をつけたら良いかわからない方も多いのではないでしょうか？目に見えないものの片付けも、物の片付けも基本的な考え方は同じです。まずは目に見えるデスク周りの片づけに取り組みながら「かたづけ思考」の考え方を身につけ、様々な場面で応用しましょう。毎回かたづけ思考の応用の考え方を学び、受講生の皆さんとセルフマネジメントについて考えます。

担当講師：小松易先生

日本初の「かたづけ士」スッキリ・ラボ　代表

大学在学中にアイルランドへ留学し、トランク１つで生活できたことに衝撃を受けて帰国。物を持たない自由と幸せを実感し、自然とかたづけに意識が向くようになる。大学卒業後は建設会社に入社し、現場でかたづけの重要性を学ぶ。その経験から、プライベートで知人にかたづけを教え、かたづけのさらなる可能性を実感する。 2005年9月に『かたづけを通じて人生を変えるコンサルティング』「スッキリ・ラボ」を開業。経営者・企業向けに“かたづけ”のコンサルティング、セミナー活動を行う。今まで延べ2万人以上にかたづけ講演・研修を行っている。著書はシリーズ累計47万部『たった１分で人生が変わる片づけの習慣』（KADOKAWA /中経出版）、『「すぐやる人」になる１分片づけ術』（日経ビジネス人文庫）ほか多数。最新刊は、『「かたづけ思考」こそ最強の問題解決』（PHP研究所）。テレビ出演に『ガイアの夜明け』（テレビ東京）、『めざせ！会社の星』（NHK教育）、『助けて！きわめびと』（NHK総合）など。スッキリ・ラボＨＰ　http://sukkirilab.com/ YouTubeチャンネル『かたづけ士小松やすしのかたづけやっちゃんねる』

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