個人情報保護研修とは？実施のメリットや研修形式を解説

01個人情報保護と研修の必要性

企業経営における資源は「人材・物・金」と言われてきましたが、昨今では「情報」も重要な役割を持ちます。「情報」の活用でビジネスチャンスが広がる一方、管理を誤った場合の経営リスクはついて回るものです。 個人情報保護研修の目的は、従業員が正しい情報管理を学び、こうしたリスクを回避することにあります。

個人情報とは

個人情報保護法第2条1項によると、個人情報とは「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などによって特定の個人を識別できるもの」とされています。 つまり、個人情報の条件は「個人に関する情報である」「特定の個人を識別できる」の2点です。 企業の場合、顧客の氏名や住所、メールアドレスや購入履歴が個人情報に該当します。

個人情報保護法改正との関連性

個人情報保護法は、平成27年の改正で「すべての企業」が対象となりました。現行法においては、個人情報保護法のルールに沿った情報管理がすべての企業の義務となっています。 また令和2年の改正では、個人情報の第三者提供に関する制限や罰則の強化が行われました。 このように、個人情報に関する規制は年々厳しくなっているのが現状です。そのため、研修では最新の法規を理解しておく必要があります。

個人情報保護研修の必要性

個人情報保護研修は、情報管理の重要性やリスクを従業員が学ぶための研修です。 情報漏洩に対する世間の目は年々厳しさを増していて、情報管理を一度誤ってしまえば社会的信頼を失うおそれがあります。また、行政からの処分や賠償金の支払いなど、情報漏洩によって企業は多くの痛手を負いかねません。 こうした事態を回避するためには、全従業員が情報漏洩のリスクや適切な情報管理を理解しておくことが重要です。

02個人情報保護研修の対象となる従業員

顧客や取引先に関する情報は、どの部門でも取り扱う可能性があります。そのため、研修の対象は幅広く設定するのが望ましいです。情報管理の担当者をはじめ、新入社員や営業部門など、さまざまな立場の従業員に参加してもらうようにしてください。

新入社員

社会人経験が乏しい新入社員は、情報管理についてほとんど知識や理解がありません。新入社員向けの研修では、個人情報の定義や情報管理の重要性など、基本的な知識からスタートしてください。 また、情報漏洩のリスクを解説し、自分の何気ない行動で企業を揺るがす事態になりかねないことを理解してもらいます。

経営企画部や総務部などの管理部門

経営企画部や総務部は、企業活動の根幹に関わるケースが多いものです。個人情報管理は企業全体で取り組むべき事項であるため、これら管理部門の従業員も研修対象とします。 事業戦略や社内のルール策定において、どのような点に注意すれば適切な個人情報管理を実現できるかを学ぶようにしてください。

各部署の個人情報管理担当者

各部署に個人情報の管理を担当する従業員がいる場合、研修対象とします。個人情報管理担当者は情報管理が主要業務となるため、一般の従業員よりも実践的な知識や理解を求められます。 そのため研修では、情報管理に関わるケーススタディや漏洩事故発生時の対処法を学ぶようにしてください。

営業部門

営業部門は日々顧客と接するため、氏名や取引履歴などさまざまな個人情報を扱うものです。営業担当が出先で情報漏洩を起こさないために、日常業務での適切な情報管理が求められます。研修では実際の業務における情報管理の注意点やグループワークなど、実践的な内容を取り入れるようにしてください。

03個人情報保護研修のメリット

個人情報保護研修には、適切な情報管理の実現といった直接的なメリットがあります。その他にも、帰属意識の向上やコンプライアンスの遵守など、間接的なメリットが存在しています。 ここでは、個人情報保護研修のメリットを3点解説します。

コンプライアンス遵守により社会的信用が増す

コンプライアンスは、企業が法令を守ることを指します。個人情報保護法の遵守には、適切な情報管理が欠かせません。従業員が研修で正しい情報管理を学ぶことで、コンプライアンスが実現し、社会からの信頼も向上するはずです。

顧客情報の適切な管理が実現する

顧客情報の重要性を理解していても、情報を適切に管理できていない従業員もいます。 研修で正しい情報管理方法を学べば、日々の業務で顧客情報の適切な管理が実現するはずです。その結果、顧客に好印象を与えられて、ビジネスチャンスの獲得につながります。

自社への帰属意識を高める

個人情報管理においては、従業員一人ひとりの行動が企業全体に大きな影響を与えかねません。研修を通してこうした点を理解できれば、自社への責任感や帰属意識が高まる可能性があります。その結果、従業員は企業の利益を考慮した行動を選択できるようになるでしょう。

04個人情報保護研修で学ぶ内容

個人情報保護研修では、法律や情報管理の重要性、業務上の対処法など幅広い分野を扱います。また、実際に起こった漏洩事件の例や業務上起こり得るケーススタディも学びます。 それでは、個人情報保護研修では具体的にどのような内容を学ぶのでしょうか。それぞれの詳細について解説します。

個人情報保護法の理解

個人情報管理は、個人情報保護法のルールに則って行うことになります。個人情報保護法には、個人情報の定義や企業に求められる義務、違反時の罰則などが記載されています。こうした内容を体系的に学び、法令への理解を深める点が目的のひとつです。

個人情報漏洩のリスクと主な原因

適切な個人情報を実現するには、絶対に漏洩事件を起こさないという意識が必要です。そのため研修では、個人情報漏洩のリスクや原因を学び、従業員のマインドセットを図ります。 行政からの罰則や賠償金だけではなく、ビジネスチャンスの損失など、情報漏洩には多大なリスクが潜んでいることを理解してもらいます。

個人情報漏洩が起きた時の対応

情報漏洩が起こった場合、迅速かつ適切に対処できれば、企業への影響を最小限に抑えられます。研修では個人情報漏洩が起きた時の対応を学び、実際に起こってしまった時に対処できるようにしてください。 また、正しい対処法を知らない場合、従業員によって隠ぺいが起こる恐れもあります。情報漏洩の隠ぺいという人的災害を起こさないためにも、情報漏洩の対処法を学ぶことが重要です。

個人情報に関するケーススタディや裁判例

研修では、個人情報漏洩に関する裁判例や、業務上起こり得るシーンを想定したケーススタディを取り入れてください。 実際の裁判例を学ぶと、情報漏洩の重大さや取ってはならない行動がわかります。また、ケーススタディをこなすことで、日々の業務で実践できる努力を自ずと理解できるはずです。

05個人情報保護研修の実施形式

個人情報保護研修の形式は、社外の会場で受けるタイプをはじめ、オンラインで受講するタイプなど多岐にわたります。ここではそれぞれの実施形式について詳しく解説するとともに、メリットや特徴を紹介していきます。

公開型講座

公開型講座では、研修会社が用意した会場に参加者が赴いて受講します。社内研修とは異なり、他の企業の従業員も参加する点が特徴です。 メリットは、費用が比較的安い点と、他の参加者と交流が図れる点です。普段は接点がない異業種の人の話を聞くことで、知見が広がってコミュニケーションスキルが向上する可能性があります。

講師派遣型講座

講師派遣型講座は、専門の講師を招いて研修を行う形式です。講師の主な例には、研修会社に所属する専門講師や弁護士が挙げられます。 メリットは、法律に精通したプロから質の高い講習を受けられる点です。また、最新の法令も学べるため、研修の習熟度はより高くなります。

社内研修

社内研修では、一定のスキルを有する社内の従業員が講師を担当します。メリットは特別な費用がかからない点と、講師を担当する従業員のスキルもブラッシュアップできる点です。また、社内事例を盛り込んだ実践的な内容にできる点も魅力的です。

eラーニング

個人情報保護研修の実施形式で人気が高いのが、eラーニングです。eラーニングでは、受講者がそれぞれのタイミングでインターネット上の動画を視聴します。 メリットは、費用が安く抑えられる点と、時間や場所を選ばずに受講できる点です。個人情報保護研修はできるだけ多くの従業員が受講するのが望ましいと考えられるため、それぞれのタイミングと場所で受講可能なeラーニングが最適です。

▼eラーニングについて詳しく知りたい方はこちらから▼
【関連記事】eラーニングとは？意味・メリットデメリット・実施方法について解説

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06個人情報保護研修ならSchooビジネスプランがおすすめ

Schooビジネスプランでは約6000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

Schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約6000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.自発的に学ぶ人材を育成できるSchooの講座

上記でも説明したように、Schooでは約6000本もの動画を用意している上に、毎日新しいトピックに関する動画が配信されるため、研修に加えて自ら学び、成長する人材の育成が可能です。近年の社会のグローバル化やテクノロジーの進化などにより、企業を取り巻く環境が刻々と変化しています。それに伴い、社員の業務内容や求められるスキルも早いスパンで変化しています。このような予測のつかない時代の中で会社の競争力を維持するためには、社員一人一人が自発的に学び、成長させ続けることができる環境、いわば「学び続ける組織」になることが必要です。

Schooビジネスプランの講座では、体系的な社員研修だけでなく、自己啓発を通じて自発的に学び、成長できる人材を育成することが可能です。この記事でも解説したスクラムマスターに必要なスキルを養える研修もご用意しています。

ここでは、個人情報保護研修におすすめのSchooビジネスプランの講座をご紹介します。

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3.受講者の学習状況を把握し、人材育成に役立てることができる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、受講者がどんな内容の講座をどれくらいの長さ見ていたのかも把握することができるため、社員のキャリアプランの傾向を掴むことも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面では受講者それぞれの総受講時間を管理者が確認できるようになっており、いつ見たのか、いくつの講座を見たのか、どのくらいの時間見たのか、ということが一目でわかるようになっています。

さらに、受講履歴からは受講者がどのような分野の動画を頻繁に見ているかが簡単にわかるようになっており、受講者の興味のある分野を可視化することが可能です。これにより、社員がどのようなキャリアプランを持っているのかを把握できるだけでなく、社員のモチベーションを高めながら人材育成するためのヒントを得ることができます。

さらに、社員に自己啓発を目的として受講してもらっている場合、社員がどのような内容の授業を受講する傾向があるのかを把握できるため、社員のキャリアプランを把握することができます。

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07まとめ

法律の改正やインターネットの普及によって、個人情報管理を取り巻く環境は年々厳しさを増しています。情報漏洩を未然に防ぐには、従業員一人ひとりが正しい情報管理を行う取り組みが欠かせません。 個人情報保護研修で情報管理の重要性やリスクを学ぶことで、企業の情報リテラシーを底上げしてみてはいかがでしょうか。