コミュニケーションマネジメントとは？プロジェクト管理における役割や成功ポイントを紹介
プロジェクトやチームの成果を左右する要素の一つが、円滑な情報伝達を実現する「コミュニケーションマネジメント」です。近年リモートワークなどの柔軟な働き方や、チャットなどコミュニケーション手法が多様化していることもあり、スムーズな情報共有の重要性はますます高まっています。本記事では、コミュニケーションマネジメントの基本的な定義から、プロジェクトにおける役割や失敗のリスク、成功のためのポイント、スキル向上に役立つ講座まで紹介します。
01コミュニケーションマネジメントとは？
コミュニケーションマネジメントとは、プロジェクトや組織内での情報を体系的に扱うプロセスです。コミュニケーションと言っても、対話や会議に関わるものだけを扱うのではありません。情報の収集、作成、配布、保管、検索、管理、廃棄など、情報を流通させるための一連の流れを整理して、もっとも効果的に情報連携ができるためのマネジメントを指します。
またコミュニケーションマネジメントは、プロジェクトのスムーズな運営にあたってとても重要な要素であることから、プロジェクト管理の知識をまとめた世界標準のガイドブック「PMBOK」内において、主要な知識エリアの1つとして設定されています。
Schoo授業『プロジェクトマネジメントの全体像』に登壇するマナビジネス しゅう先生によると、具体的には「情報をどうやって共有するのか」「どこに情報を保管するのか」「どんなツールを使うのか」「会議体をどうするのか」などのルールを決めることであると解説されています。
ステークホルダーマネジメントとの違い
コミュニケーションマネジメントと関係の深い概念として、利害関係者の管理を行う「ステークホルダーマネジメント」があります。仕事やプロジェクトを進めるにあたっては、決裁者やプロジェクトオーナー、実務担当者、外部の業務委託先など、さまざまな関係者が存在します。コミュニケーションマネジメントが「誰に・何を・いつ・どう伝えるか」といった情報の流れや伝達手段の管理に重点を置く一方で、ステークホルダーマネジメントは、「関係者の期待や関心を把握し、合意形成や巻き込みを通じて、関係性を適切に構築・維持すること」に主眼を置きます。 上でご紹介した授業内では、ステークホルダーマネジメントの知識領域は、かつてPMBOKにおいてコミュニケーションマネジメントの一部と位置づけられていたものの、その後独立した分野になったことが解説されています。
プロジェクトにコミュニケーションマネジメントが不可欠な理由
コミュニケーションマネジメントは、プロジェクトや組織運営において不可欠な要素です。そのためプロジェクトマネジメントに関わる人の間では「プロジェクトマネジメントの仕事の9割はコミュニケーションである」と言われることもあります。
またプロジェクトマネジメントの業務に関わらず、複数人で仕事を進めるほとんど全ての環境において、コミュニケーションは円滑な進行に欠かせない要素と言えるでしょう。情報の伝達が遅れたことで誤った意思決定が行われたり、コミュニケーションの齟齬によって仕事の効率が落ちたりした経験がある方も少なくないかもしれません。さらに近年、テレワークの増加や働き方の多様化が進む中で、対面でのコミュニケーションだけでなく、オンラインでのやり取りが増加し、その重要性はさらに高まっています。
「研修をしてもその場限り」「社員が受け身で学ばない」を解決！
研修と自己啓発で学び続ける組織を作るスクーの資料をダウンロードする
■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など
02コミュニケーションマネジメントを失敗するとどうなる？
コミュニケーションマネジメントに失敗すると、対人間のトラブルや情報の錯綜による混乱が生じやすくなります。結果として作業効率が低下し、重大な問題発生、ひいてはプロジェクトの遅延や失敗に繋がります。ここでは具体的な失敗の例を解説します。
要件の誤解や認識齟齬による手戻り・進捗遅延
関係者間で共有すべき情報の言語化が不足していたり、情報連携が不十分だったりすると、プロジェクト要件の理解にズレが生じやすくなります。その結果、認識の齟齬によって成果物が求められた内容と異なるなど、手戻りが発生しやすくなります。こうした修正が重なるとスケジュール全体に遅れが発生し、納期遅延やコスト増加といった問題を招きかねません。特に初期段階での誤解は、後工程での修正が大きくなるため、進捗遅延のリスクが高まります。
関係者との信頼関係が悪化する
業務連携について「言った・言わない」が起きたり、一部の人が必要な情報にアクセスできなかったりすると、関係者間の信頼関係が損なわれます。特にコミュニケーションの行き違いによってスケジュールや品質のトラブルが発生すると、関わるメンバーはトラブルの解消に追加の労力を割くことになり、物理的な負荷のみならず、心理的なストレスも蓄積しやすくなります。また、メンバーに情報が降りてこない、意見が何も反映されない環境ではモチベーションが低下し、組織としての一体感も失われてしまいます。円滑な関係性を維持するためにも、適切なコミュニケーション設計は不可欠です。
重要な意思決定の遅延と機会損失
必要な情報がタイムリーに伝達されなければ、経営やプロジェクトにおける意思決定が遅れ、場合によっては誤った判断がされることにもつながります。特に状況の変化や現場で起きたトラブルについての情報は、迅速に報告される必要があります。これが上申されない、あるいは報告が遅延すると、問題への対応が後手に回り、状況が深刻化する恐れがあります。また、市場の変化に迅速に対応できず、ビジネスチャンスを逃すリスクも高まります。機会損失を防ぐためにも、正確でタイムリーな情報共有体制の構築が不可欠です。
03コミュニケーションマネジメントの阻害要因
コミュニケーションマネジメントにおける注意点や、トラブルが発生しやすいポイントは状況によってさまざまです。ここでは、どのようなときにコミュニケーションマネジメントの難易度が上がり、設計にあたってはどのような点に気をつけるべきなのかを把握できるように、阻害要因について整理します。
プロジェクト規模が大きく関係者が多い
プロジェクトに関わる人数が増えるほど、コミュニケーション経路数が増え、情報連携の難易度は上がります。例えば2人のプロジェクトであれば1対1の会話で済みますが、それが10人になれば45通り（10×9÷2）ものコミュニケーション経路ができることになります。人数が増えると情報伝達の複雑性が飛躍的に高まり、調整にかかる手間と時間が大幅に増加するため、円滑な情報共有が困難になります。コミュニケーションマネジメントの難易度が大きく上昇し、情報伝達ミスも起こりやすくなるため、意図的なコミュニケーション設計が重要になるのです。
心理的な安全性が低い職場環境
心理的安全性とは、チーム内において自分の率直な考えや懸念を伝えても、むやみに否定されたり不利益を受けたりしないと感じられる状態のことです。心理的安全性が低いと、メンバーは発言を控える傾向が強まり、特に進行に関する懸念やトラブルなどネガティブな情報が迅速に共有されなくなる可能性があります。結果として、問題の早期発見や改善提案が出にくくなり、プロジェクト全体のリスクが高まります。
コミュニケーションスキルの個人差
コミュニケーションスキルには個人差があり、人によって得意なスタイルも異なります。例えば、口頭でのやり取りが得意で「まず話して進めたい」人がいる一方で、文字で整理しないと理解しづらい人もいます。このようにスタイルが噛み合わないと、情報の伝わり方にムラが生まれ、認識のズレや手戻りにつながりやすくなります。そのためコミュニケーションマネジメントを行う際には、関係者それぞれのコミュニケーションスキルの傾向やレベルを的確に捉えたうえで、共有手段やルールを設計することが求められます。
ステークホルダー間の利害対立
コミュニケーションマネジメントを行うにあたっては、業務やプロジェクトにかかわるステークホルダーと、それぞれの関係性にも目を向ける必要があります。たとえ同じプロジェクトを担当していたとしても、それぞれの立場によって違う期待や目的を持っていることは少なくありません。たとえば、営業部門はスピードを重視し、品質管理部門は安全性を重視するなど、求めるものが食い違う場面が多々あります。こうした利害の違いがあると、情報の優先順位や伝え方を調整する必要があり、コミュニケーションが複雑になります。その結果、合意を得るのに時間がかかり、意思決定の遅れや対立が生じるリスクが高まります。
「研修をしてもその場限り」「社員が受け身で学ばない」を解決！
研修と自己啓発で学び続ける組織を作るスクーの資料をダウンロードする
■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など
04コミュニケーションマネジメントのプロセス
効果的なコミュニケーションマネジメントは、計画、実行、監視、改善という段階を経て進められます。ここでは、各プロセスの具体的な内容とポイントを見ていきましょう。
コミュニケーションマネジメントの計画
計画の段階では、プロジェクトにおける「誰が、何を、いつ、どのように伝えるか」といったコミュニケーションの要件を明確にします。関係者の情報ニーズや関心度を分析し、適切な伝達手段や頻度、形式を定義することがポイントです。たとえば、週次の会議で口頭報告する内容、メールで共有すべき資料、記録を保管するツールなどを具体的に整理し、関係者全体にとって最適な情報の流れを設計します。
コミュニケーションマネジメントの実行
策定した計画に基づき、実際に情報を作成・配布・保管し、関係者とのやり取りを進めます。資料の作成や共有フォルダを用いた共有、会議の開催など、さまざまな手段で情報が関係者に届けられます。ここで重要なのは、関係者の理解度や状況に応じて伝え方を工夫することです。また、記録を残すことや、誰が何を把握しているかを管理することも、後工程のトラブルを防ぐ鍵となります。
コミュニケーションの監視と管理
計画したコミュニケーション活動が実行され、効果を発揮しているかどうかを継続的に監視・改善します。関係者が情報を正しく理解しているか、重要な意思決定に必要な情報が遅れなく共有されているかを確認します。トラブルや認識のズレが発生した場合は、原因を特定し、伝達手段や内容の見直しを行います。これにより、プロジェクト全体の進行を円滑に保てます。
05コミュニケーションマネジメント計画の立て方
コミュニケーションマネジメントを成功させるには、「計画」の質がとても重要です。ここでは、関係者のニーズ把握から、情報伝達の方法や頻度の設定まで、計画段階で押さえるべきポイントを説明します。
関係者とニーズを把握する
コミュニケーションマネジメント計画では、まずステークホルダーを整理したうえで、それぞれが「どの情報を、いつ、どのタイミングで、どの手段で必要としているか」という情報・コミュニケーションニーズを把握します。関係者には、プロジェクト内部のメンバーだけでなく、顧客やベンダーといった外部関係者も含まれます。
ここで利害関係やニーズが正確に把握できていないと、必要なタイミングで然るべき人に情報が届かない、といったトラブルが生じます。ニーズの把握には、それぞれの関係者の立場や業務内容を踏まえて対話を行い、理解をすり合わせることが大切です。
コミュニケーションの担当者（責任者）を決める
関係者のニーズが把握できたら、それをもとに「誰が、誰に対して情報を発信するのか」、「その情報発信の責任を誰が持つのか」を定めます。情報の流通経路や責任の所在が曖昧になっていると、なにかあったときに連携が漏れやすくなるだけでなく、関係者間の不信感を招き、関係性の悪化にもつながる可能性もあります。また誰に最終確認や報告をすればよいかが不明確になり、無駄なやり取りや情報の錯綜を招きやすくなります。
誰に何を伝えるかルールを決める
情報の流通経路（誰が誰に対して）と責任の所在を明確にしたら、次はそれをより具体的にルール化し、「誰に、何を、どのように伝えるか」を明確にしていきます。プロジェクト関係者ごとに必要な情報の種類や粒度は異なります。そのため、役職や責任範囲、ニーズに応じて情報伝達の内容や優先順位を定義します。例えば、経営層には全体進捗やリスク状況、実務担当者には具体的な作業内容やスケジュールを共有するなど、情報の流れを明確化することが混乱を防ぐ鍵となります。
情報を共有する場所と方法を整える
情報の伝達手段や共有場所を整備することも、円滑なコミュニケーションの土台です。たとえば、ドキュメント類はGoogleドライブやSharePointなどの共有ストレージに集約し、日々の進捗報告はチャットツールを通じて実施するなど、コミュニケーション手段と場所をルール化することで情報の見落としや伝達ミスを防ぎやすくできます。また、急ぎの連絡にはチャット、正式な通知には文書を使うなど、目的に応じて使い分けるルールづくりも重要です。
また、Schoo授業『「プロジェクト失敗あるある」の傾向と対策』に登壇する講師の橋本将功先生は、情報の流通を絞るとメンバーの連帯感が損なわれるケースがあることを紹介しています。そのため、コミュニケーションラインや内容のルールは明確にする一方、プロジェクトに関わる情報をオープンにして、メンバーが必要に応じてアクセスできる状態を作っておくことも大切です。
コミュニケーションの頻度を決める
どのくらいの頻度で情報共有を行うかの設計も、コミュニケーションマネジメントをする上で大切な要素です。たとえば、実務者間の進捗確認は日次、リーダー層への報告は週次、経営層への報告は月次など、情報の重要度や緊急度に応じて設定します。頻度が低すぎると問題の早期発見が難しくなり、逆に高すぎると負担になりかねません。またトラブル対応などの不安定な局面では一時的に連携頻度を上げるなど、柔軟に運用することも重要です。バランスの取れたスケジュール設定で情報が適切なタイミングで行き届く体制を整えましょう。
「研修をしてもその場限り」「社員が受け身で学ばない」を解決！
研修と自己啓発で学び続ける組織を作るスクーの資料をダウンロードする
■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など
06コミュニケーションで注意すべき「5C」とは
「コミュニケーションで注意すべき『5C』」とは、コミュニケーションマネジメントを実践する際に意識すべき5つの原則を指します。以下の5つの頭文字「C」で始まるキーワードは、情報が正確に、誤解なく伝わるための基本です。
Clear（明確さ）
伝える内容はあいまいにせず、明確で具体的に表現することが重要です。抽象的な表現や回りくどい言い回しは避け、相手がすぐに理解できる言葉で伝えましょう。
Concise（簡潔さ）
情報は必要な要素に絞り、冗長にならないようにします。長く複雑な説明は、相手の理解を妨げる原因となります。
Correct（正確さ）
事実に基づき、誤りのない内容を伝えることは信頼の基本です。数字や日程、用語などの誤情報は後々のトラブルにつながります。
Complete（完全性）
必要な情報がすべて含まれていることも大切です。相手が行動を取るのに必要な背景、目的、手段、締切などを漏れなく伝えることで、認識のズレを防ぎます。
Courteous（礼儀正しさ）
相手への敬意を持って丁寧に伝える姿勢が、良好な関係を築く基盤となります。トーンや言葉遣いひとつで、受け取り手の印象は大きく変わります。
「5C」を意識して情報を設計・伝達することで、業務上の誤解やストレスを減らし、円滑で信頼あるコミュニケーションを実現できます。
07コミュニケーションマネジメントを成功させるポイント
コミュニケーションマネジメントを効果的に機能させるためには、計画を立てるだけでなく、実践の中での工夫と柔軟な対応が欠かせません。リーダーが模範を示し、適切なツールを使いこなすこと、記録や振り返りの仕組みを整えることで組織全体の情報共有と連携の質が大きく向上します。
リーダーが率先してコミュニケーションの模範となる
コミュニケーションマネジメントはルールを決めて終わりではなく、メンバーそれぞれがルールに則った運用を行うことではじめて成立します。一方で、特にプロジェクトの初期段階は情報量が多く混乱しやすいため、会議外で決定が進んだり、共有先がばらついたりと、ルール外のやり取りが起こることもあります。組織内におけるコミュニケーションルールの浸透は、リーダーがその中心的な役割を担います。情報発信の責任者を明確にすることはもちろん、リーダー自身が模範的に行動することでチーム全体のコミュニケーション文化を醸成できます。その積み重ねが、チーム内の信頼関係の構築にも寄与します。
コミュニケーションツールを戦略的に活用する
コミュニケーションの質と効率を最大化するには、状況に応じて最適な手段・ツールを選ぶことが重要です。たとえば対面会議は非言語情報も伝えられる利点がある一方で、Web会議は場所の制約をなくしコストを抑えられるなど、それぞれメリット・デメリットが異なります。その他、チャットとメールを使い分けるなど、情報の内容や緊急性、関係者の特性によって手段を選定しましょう。また、重要な口頭でのやり取りは後から確認できるよう記録に残す工夫も必要です。Web会議では近年、生成AIによる自動文字起こしのツールもあるため、積極的に活用すると良いでしょう。
計画だけでなく柔軟な対応を心がける
コミュニケーションマネジメント計画は一度作成したら終わりではありません。ステークホルダーの状況変化やプロジェクトの段階移行に応じて、随時見直しを行う必要があります。コミュニケーション活動が計画通りに進んでいるか、効果的に機能しているかを継続的に監視・評価し、必要に応じて修正や改善策を検討することが重要です。例えば、プロジェクトメンバーのスキルや経験に応じて情報共有の頻度を調整するなど、変化に合わせた柔軟な対応が、コミュニケーションの効率とプロジェクトのパフォーマンス向上に直結します。
コミュニケーション内容を記録に残す
特に口頭でのやりとりは「言った・言わない」のトラブルが発生しやすいため、やり取りした内容を記録に残すことが不可欠です。議事録やメモ、チャットのログなどを保管してアクセスできるようにすることで、事実関係を明らかにし、認識のズレを修正できます。これらの記録は関係者が情報を再確認したい時や、異動や引き継ぎが発生した際にも役立ちます。重要な決定事項や対応履歴を正確に記録しておくことは、プロジェクト全体の透明性と信頼性の向上にもつながります。
08コミュニケーションマネジメントスキルを高めるためにおすすめの講座
ここではコミュニケーションマネジメントスキルを向上させるSchooのおすすめ講座をご紹介します。講座ごとに学べる内容や特徴を解説していますので、参考にしてみてください。
関わる人が幸せなプロジェクト進行
本コースは、「炎上する」「思い通りにならない」といったプロジェクト進行の悩みに対応し、「関わる人が幸せ」と感じられるプロジェクトの進め方を学ぶことを目指します。どんなに優れた計画があっても、実際にプロジェクトを動かすのはチームメンバーであるという視点から、メンバーの個性や強みを理解し、人を大事にしたマネジメントを行うことで、「このプロジェクトに関わってよかった」「楽しかった」と思ってもらえるような進行方法を解説します。クリエイティブテックスタジオ代表の人見悠大先生が、金融システム開発のSEから最年少PMとして高利益率プロジェクトを手がけ、ハイスキルな人材育成にも貢献してきた経験に基づき、不幸なプロジェクトに巻き込まれる人を減らすための実践的マネジメントを提供することが特徴です。
-
株式会社クリエイティブテックスタジオ代表取締役
新卒でシンプレクス株式会社にて金融トレーディングシステムの開発にSEとして参画した後、最年少でPMに昇格。PMとして数多くの高利益率のプロジェクトを運営し、大手金融機関のITコンサルティングも兼任。ハイスキルな人材を育て、不幸なプロジェクトに巻き込まれる人を減らしたいという思いから2021年5月にCreative Tech Studioを創業しPM / PMO事業を運営。法人向けにPM育成のための研修提供も行っている。
※研修・人材育成担当者限定 10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。
プロジェクトマネジメント - 周囲を上手に巻き込む仕事術
本コースは、周囲を巻き込めず業務が滞りがちな方に向けて、プロジェクトマネジメントの基本を身近なテーマに置き換えて解説します。これにより、プロジェクトマネージャーでなくとも、プロジェクトマネジメントの考え方やノウハウを活用し、周囲の人との連携を円滑に進め、個人の仕事からチームでの仕事へと視点を切り替える方法を学べます。ゴール設定術、プロジェクト計画の立て方、そして「プロジェクト失敗あるある」の傾向と対策も含まれます。IT業界で24年、PM歴23年の経験を持つ橋本将功先生が、500件以上のプロジェクトリード実績に基づく実践的な知識を提供し、締め切り前の業務集中解消や、初めてチームで仕事に取り組む方、連携方法に悩む方に特におすすめです。
-
パラダイスウェア株式会社 代表取締役
早稲田大学第一文学部卒業。文学修士(MA)。IT 業界24年目、PM歴23年目、経営歴13年目、父親歴9年目。Webサイト/Web ツール/業務システム/アプリ/組織改革など、500 件以上のプロジェクトのリードとサポートを実施。世界中のプロジェクトの成功率を上げて人類をよりハッピーにすることが人生のミッション。人材育成や研修も多く実施。著書に『プロジェクトマネジメントの基本が全部わかる本』(翔泳社、2022)、『プロジェクトマネジメントの本物の実力がつく本』(翔泳社、2023)。
プロジェクトマネジメント - 周囲を上手に巻き込む仕事術を詳しく見る
※研修・人材育成担当者限定 10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。
チームをまとめて関係性を高めるマネジメント術
本コースは、周囲を巻き込めず業務が滞りがちな方に向けて、プロジェクトマネジメントの基本を身近なテーマに置き換えて解説します。これにより、プロジェクトマネージャーでなくとも、プロジェクトマネジメントの考え方やノウハウを活用し、周囲の人との連携を円滑に進め、個人の仕事からチームでの仕事へと視点を切り替える方法を学べます。ゴール設定術、プロジェクト計画の立て方、そして「プロジェクト失敗あるある」の傾向と対策も含まれます。IT業界で24年、PM歴23年の経験を持つ橋本将功先生が、500件以上のプロジェクトリード実績に基づく実践的な知識を提供し、締め切り前の業務集中解消や、初めてチームで仕事に取り組む方、連携方法に悩む方に特におすすめです。
-
株式会社WARA-L 代表取締役
株式会社WARA-L 代表取締役 一般社団法人 レストランテック協会 顧問 NPO法人 居酒屋甲子園 アドバイザー 自称『サービスオタク』 株式会社グローバルダイニング、株式会社プレジャーカンパニーと飲食業界の現場で20年以上接客と教育に携わり、2020年11月【株式会社LEAD LIVE COMPANY】を経て、2024年3月【株式会社WARA-L】設立 『見えない接客の見える化』『誰でもわかる！すぐできる！』をテーマに、飲食企業や飲食サポート企業の他、専門学校の臨時講師、大手通信企業接客研修、ホテル、建設業界など、業界・業種を超え、研修やセミナーを年間２００件以上のペースで発信 接客・教育・チームビルディング・コミュニケーション・リーダーシップ・理念・行動指針・評価制度・マネジメント・マーケティング・オペレーションなど、あらゆる視点から学びを共有 著書に【サービスのチカラ 店長マネジメント編】【サービスのチカラ 今からできる！笑顔のアクション接客編】がある
※研修・人材育成担当者限定 10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。
09まとめ
コミュニケーションマネジメントは、組織で仕事を進めるうえでパフォーマンスに影響する大切な要素です。正確な情報が、必要なタイミングで然るべき人に伝わる状態を作ることで、意思決定の質が向上します。そのためには、事前のコミュニケーション設計と柔軟な実行、関係性と信頼の構築が重要です。本記事で紹介したポイントや講座を活用し、自身やチームのコミュニケーションマネジメント力を高めていくことで、プロジェクト運営が円滑に進められるでしょう。
