研修管理システムを活用するメリットとは？機能やメリットについて解説する

01研修管理システムとは

研修管理システムとは、どのようなシステムなのでしょうか。最初に研修管理システムの概要について、解説していきます。研修管理システムがどのようなシステムであるかを確認していき、研修管理システムに関するイメージを作っていきましょう。

eラーニング学習や集合研修の管理が可能

研修管理システムの最大の特徴は、研修情報の管理を一元管理できることです。研修情報の管理は、参加型研修だけではなく、登録を行うことでeラーニングを始めスキルアップの研修を含めて管理できます。また、人材育成計画をもとにあらかじめ研修予定などを登録しておくことで、いつどのような研修へ参加するべきかの予定管理まで可能です。詳細な機能については、研修管理システムにより異なりますが、研修受講管理については基本機能として備わっている場合が多く、一元管理できることでのメリットは高くなります。

研修に関する事務作業の効率化が可能

従来では、手動で管理をするしかなかった研修への出欠管理や課題提出管理も研修管理システムで一元管理することが可能です。これらの管理を一元化できること、課題の未定提出の追いかけなどができることは、人事部門担当者の負荷を大幅に削減できます。事務作業の効率化がはかれることで人事部門は、人材育成に関する企画などの業務に集中することが可能となり、より社内の人材育成を促進するメリットをうむことが可能になります。

02研修を実施する上での課題とは

人事部門において、研修を実施していくことの課題とはどのような課題があるのでしょうか。次に、研修を実施する際に出てくる課題について解説していきます。研修を取り巻く課題について理解し、人事部門としての負荷軽減の手法について確認します。人事部門で行う研修の役割についても整理していきますので、合わせて確認していきましょう。

研修管理における事務処理の負荷が大きい

従業員別、研修の種類別に研修管理を行うことは、手動では事務処理負担が大きい課題があります。また、専門的なスキルを必要としている職種の場合には、資格の更新タイミングや業務経験の年数の管理までを行う必要性があり、より管理は複雑化します。こうした負荷を軽減し、チェック漏れなどの精度向上には、研修管理システムを導入し簡易なオペレーションで個人の研修履歴、更新情報などを管理できる必要があります。

得意・不得意を把握するための分析が難しい

研修の受講結果（確認テストなど）をもとに得意、不得意の傾向分析を行うことは手動では難しく人事部門での負荷となっています。これらは、確認テストの結果や講師評価をもとに手動で集計したとしても、同様の研修でなければ比較できないなどの問題もおきます。しかし、研修管理システムを導入すると、グラフ化などを自動で行い、従業員一人一人の個別の動向や組織単位での傾向を簡易に集計することが可能です。

学習状況や理解度を元にした個別フォローの負担が大きい

個人単位の学習状況や理解度を確認し、個別単位でのフォローを行うには過去の受講履歴などを参考に分析を行う必要があります。また、理解度の平均との比較などを手動で行っていると、その工数は多く負荷となってしまうでしょう。こうした場合にも、研修管理システムがあることで、組織内での平均と比較する、グラフ化するなどが自動化できるため負荷の軽減に役立ちます。

03研修管理システムの基本機能とは

次に、研修管理システムが持つ基本機能について解説していきます。さまざまな研修管理システムが展開されていますが、ここでご紹介する4つの機能は、概ねどのシステムにも搭載されている機能です。

研修の予約・キャンセル

研修管理システムでは、参加者が希望する研修プログラムに参加するための予約を行う機能が基本機能として搭載されています。参加者の予約状況をリアルタイムで管理し、空き状況や定員に応じて予約を受け付けたり、キャンセル処理を行ったりすることが可能です。

研修の出欠管理

研修管理システムにおける基本機能が研修の出欠管理をする機能です。誰がいつ、どの研修に参加しているかを管理する機能となり、過去の参加履歴、未来の参加予定も管理できます。この機能を利用することで、従業員一人一人の研修参加履歴を一元管理することが可能です。研修直前には、研修参加を促すメールを送ったり、研修受講票をメールするなども可能となっており、従来より手対応を行っていた処理を自動化することができます。

習熟度テストや評価の管理

研修の受講した結果について登録することができるのが、研修受講管理機能です。研修受講後に行われる確認テストの結果や、講師からの評価なども管理することができれば得意、不得意分野の分析にも有効なデータを蓄積することが可能になります。その他にも、組織の平均点などを算出することも容易となり手動で行っていた分析工数を大幅に削減可能です。従業員一人一人の研修参加履歴を残すことも可能となっており、人材育成計画に準じた研修の受講ができているかも確認可能になります。

研修提出物などの管理

研修に関しては、事前課題の提出が必要な場合もあります。こうした研修での提出管理も一元管理が可能です。未提出の場合には、提出の案内を行う機能も充実しており研修課題の未提出を抑制できる点での利便性も高くなっています。研修の事前課題の受講状況も把握することができるため、事前課題をせず研修に参加し理解度が低下することを防ぐことができます。

04研修管理システム導入のメリットとは

研修管理システムを導入することで得られるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。次に、研修管理システムを導入することで、人事部門、受講生の両側面でのメリットについて主なものをご紹介します。導入メリットを理解することで、自社において研修管理システムを導入するかの判断に利用していきましょう。

事務処理の効率化

人事部門の管理工数、事務処理工数の削減と効率化がもっとも大きなメリットです。従来より手動で管理していた工数を大幅に削減できるとともに、従来では分析できなった項目の分析も可能になります。人材育成計画をもとに研修への参加を促していく中で、事務処理工数が減ることは、人材育成計画立案への注力をはじめ他業務への集中ができるメリットを生んでいきます。

受講忘れの防止

研修開始の一週間前、3日前などに受講案内をメールなどで送ることで、受講忘れや受講開始時間に遅刻をする率を低下させることができます。申し込んでいた研修に参加しないことは、無駄なコストになる場合や育成や成長の機会損失になります。こうしたことを防ぎ、人材育成計画にのっとった人材育成をはかれるように機能を活用していくと良いでしょう。

受講の促進

研修の案内をメール等を利用して従業員に送ることで、研修受講の促進を行うことができます。人事部門に届く研修の案内は多く、それらすべてを従業員が知っている訳ではありません。業務に関連性のある研修案内がきた場合には、対象者へ案内を送ることで研修の機会を知ることができ、積極的に参加していくことで人材育成のスピードを向上させることが可能になります。

育成プログラムの進捗管理強化

人材育成計画と連動させることで、研修への参加などを含む育成プログラムの進捗管理を行うことができます。この機能を活用することで、育成プログラム全体での進捗、部門単位や個人単位での進捗を管理することができ、進捗管理を強化することが可能です。進捗管理が強化されることで、人材育成スピードを向上させることもでき、社内における人材育成の底上げが可能になります。

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05研修管理システム導入時の注意点

研修管理システム導入時の注意点として、次の3つが挙げられます。

研修管理システムを導入する際には、これらの注意点を考慮しながら、慎重な計画と選定プロセスが重要です。ここでは上記のそれぞれについて具体的に解説していきます。

導入・運用コストがかかる

研修管理システムの導入には、システムの開発・導入コスト、カスタマイズやトレーニングのコスト、そしてシステムの運用・保守にかかるコストが必要です。特に大規模なシステムでは、導入から運用までにかなりの費用がかかる場合があります。そのため、コスト面をよく検討し、予算内での導入を計画する必要があります。

選定が難しい

研修管理システムは、さまざまな機能やニーズに対応するために多岐にわたるため、適切なシステムを選定することが難しい場合があります。機能の比較や要件の把握、ベンダーとの交渉など、時間と労力を要する作業が必要です。また、導入後にシステムが要件を満たさなかったり、使い勝手が悪かったりするリスクもあります。

セキュリティやプライバシーの管理が必要

研修管理システムには、参加者や組織の個人情報や機密情報が含まれる場合があります。そのため、システムのセキュリティやプライバシーの管理が非常に重要です。適切なアクセス制御、データの暗号化、セキュリティポリシーの策定など、セキュリティ対策を十分に考慮する必要があります。また、個人情報保護法や関連する規制に準拠することも必要です。

06研修管理システムを導入する際の比較ポイント

研修管理システムを導入する際に比較するポイントとして、次が挙げられます。

これらのポイントを比較し、組織のニーズや要件に最も適した研修管理システムを選択することが重要です。ここではそれぞれで比較するべきポイントについて解説していきます。

機能

研修管理システムを導入する際に比較するポイントとして、システムが搭載する機能が、組織のニーズや研修プログラムの要件を満たしているかどうかが重要です。予約管理、出欠管理、習熟度テスト、評価管理など、必要な機能が適切に提供されているかを確認しましょう。

カスタマイズ性

組織固有のニーズや研修プログラムの特性に合わせて、システムをカスタマイズできるかどうかも研修管理システムを導入する際に重要なポイントの1つです。特定の機能の追加や変更、レポートのカスタマイズなどが可能かどうかを確認します。

使いやすさ

研修管理システムは、インターフェースや操作性が使いやすいかどうかも重要なポイントです。システムの使い勝手やユーザビリティを評価し、ユーザーがストレスなく操作できるかどうかを確認しましょう。

サポート体制

導入後のトラブルシューティングやサポート体制がしっかりと整っているかどうかが重要です。ベンダーからのサポートやユーザーサポートの品質やレスポンスまでのリードタイムを確認するようにしましょう。

セキュリティ

研修管理システムは、受講者の個人情報や受講状況などプライバシーに関わるデータを保有する場合があります。そのため、システムが適切なセキュリティ対策を備えているかどうかが重要です。データの暗号化、アクセス制御、セキュリティポリシーの遵守など、セキュリティ面の対策を確認するようにしましょう。

コスト

研修管理システムは費用が発生するため、システムの導入コストや運用コスト、カスタマイズ費用、サポート料金など、総費用を考慮しましょう。コストと利用価値のバランスを検討し、組織の予算に合わせて適切なシステムを選択していきましょう。

07研修管理ができるSchooとは

研修管理システムと研修運営がセットになることで、人事部門の負荷はより軽減されます。次に、研修運営会社でありながら充実した研修管理システムを展開しているSchooについてご紹介していきます。

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Schooは無料コンテンツが豊富に提供されている

月額制980円でありながら、8000以上の動画を自由にみることができるSchooは、今注目の研修コンテンツサービスです。従来の研修形態では、決まった時間でのみ研修を受講することができませんでした。しかし、Schooでは時間も場所も選びません。また、豊富なコンテンツが展開されているため、幅広い知識習得が可能です。関連性のあるテーマでの研修コンテンツを視聴することで、より深い理解と知識習得に期待ができます。 例としてSchooで提供中の研修を一部ご紹介します。

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研修受講だけではなく研修管理機能も充実している

Schoo for Businessには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

まず、Schoo for Businessの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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08まとめ

本記事では、研修管理システムをテーマに導入するメリットや効果について解説しています。研修管理システムを導入することで人事部門の負荷を軽減するだけではなく、従業員の利便性も向上させることが可能です。ぜひ、本記事を参考に研修管理システム導入を検討していきましょう。