研修管理システムを活用するメリットとは？機能や比較ポイントを解説
研修の企画・運営・管理にかかる業務負荷は決して小さくありません。研修管理システムを活用することで、煩雑な事務作業を効率化しながら、データに基づいた効果的な人材育成の仕組みを構築することができます。本記事では、研修管理システムの概要や機能、導入メリット、選定時の比較ポイントについて解説します。
- 01.研修管理システムとは
- 02.研修を実施する上での課題とは
- 03.研修管理システム導入のメリット
- 04.研修管理システムの機能
- 05.研修管理システムを導入する際の比較ポイント
- 06.研修管理ができるSchoo for Businessとは
- 07.まとめ
01研修管理システムとは
研修管理システムは、社員研修に関する情報を一元的に管理するためのシステムです。矢野経済研究所の調査によると、2024年度の企業向け研修サービス市場規模は事業者売上高ベースで前年度比4.6％増の5,858億円と推計されています。人的資本経営に取り組む企業の増加とともに、教育投資を拡充する動きが続いていることがうかがえます。
教育投資の拡大に伴い、研修施策をより効果的に運用することへの関心も高まっています。多くの受講者の進捗状況を把握したり、研修効果を測定・改善したりするためには、受講者情報や研修データを一元的に管理できる仕組みを整えることが有効です。こうした背景から、研修管理システムの活用は、研修運営の効率化や人材育成施策の改善を進めるうえで重要な選択肢となっています。以下では、研修管理システムの概要と主な機能について解説します。
▼参考：企業向け研修サービス市場に関する調査を実施（2025年）｜株式会社矢野経済研究所
eラーニング学習や集合研修の管理が可能
研修管理システムの特徴の一つは、さまざまな形式の研修情報をひとつのシステムで一元管理できることです。対象となる研修は、会場に集まって実施する集合研修（参加型研修）だけにとどまりません。eラーニングをはじめとするオンライン形式の研修もシステムに登録して管理できます。
また、人材育成計画に基づいてあらかじめ研修スケジュールを登録しておくことで、「誰が・いつ・どの研修を受講すべきか」という予定管理も可能です。具体的に搭載されている機能はシステムによって異なりますが、受講管理は多くの製品で標準機能として提供されています。関連情報を一元管理することで、手作業による確認や集計の負担を減らし、研修運営の効率化につなげることができます。
研修に関する事務作業の効率化が可能
研修管理システムを導入することで、従来は手作業で行っていた出欠確認や課題の提出状況の管理をシステム上で一元的に行えるようになります。未提出者へのリマインドなどのフォローアップもシステム内で完結するため、人事・教育担当者の事務負荷を軽減することが可能です。
事務作業が効率化されることで、担当者はルーティン業務から解放され、研修の企画立案や効果検証といった本質的な業務に注力しやすくなります。結果として、より戦略的な人材育成の推進につながる可能性があります。
02研修を実施する上での課題とは
人材育成は多くの企業で重視されていますが、一方で教育体系の設計や運用に十分なリソースを割けない企業は少なくありません。ここでは研修を運営するにあたって、企業が直面しやすい代表的な課題を確認していきましょう。
指導する人材・時間が不足している
社員研修を継続的に実施するためには、指導できる人材と時間の確保が欠かせません。しかし、企業規模が小さいほどこの課題は深刻になる傾向があります。
労働政策研究・研修機構の調査によると、2023年度にOFF-JT（通常業務を一時的に離れた教育訓練・研修）を実施した企業の割合は全体で約3分の1（31.6%）にとどまっています。規模別にみると、従業員9人以下の企業では16.2%に過ぎず、企業規模が小さくなるほど研修の実施率が低くなることがわかります。
また、調査では特に中小零細企業において、時間や予算、人材育成ノウハウが不十分であることから、人材育成・能力開発の制約を受けるケースが少なくないことが指摘されています。研修の企画・運営・フォローアップを担う人事・教育担当者のリソース不足は、研修の質と量の両面に直接影響する課題だと言えます。
▼参考：人材育成と能力開発の現状と課題に関する調査（企業調査）｜独立行政法人 労働政策研究・研修機構
研修に投じられる費用・予算が少ない
ESRI政策フォーラム「新しいDSGEモデルによる将来展望」内の資料『無形資産、人への投資の課題』によると、人的資本投資額のGDP比は、日本が2000年代で0.36％、2010年代で0.28％にとどまり、比較対象であるドイツ、フランス、イタリア、英国、米国の中で最も低い水準となっています。
こうした傾向は、国内企業における教育訓練費用の支出状況にも表れています。 厚生労働省「令和6年度 能力開発基本調査」によると、OFF-JTに支出した費用の労働者1人当たり平均額は、令和5年度に費用を支出した企業の平均で1.5万円でした。また、OFF-JTまたは自己啓発支援のいずれにも費用を支出していない企業は45.1％にのぼります。
このように、日本の人的資本投資は国際的にみて低い水準にあり、国内でもOff-JTや自己啓発支援に費用を支出していない企業が一定数存在します。限られた予算のなかでいかに効果的な研修を実施するかは、企業の人材育成における重要な課題といえます。
▼参考：ESRI政策フォーラム「新しいDSGEモデルによる将来展望」無形資産、人への投資の課題（滝澤美帆_学習院大学）2024年10月31日｜経済社会総合研究所 内閣府
研修効果の測定・可視化が難しい
研修を実施していても、その効果を適切に測定・評価できていない企業は少なくありません。人事・教育担当者を対象にしたジェイックの調査では、社員研修の実施・運営上の課題として「効果測定ができていない」が全体で1位となっており、企業規模を問わず共通の悩みとして挙げられています。
研修効果の測定が難しい背景の一つは、受講者のスキル習得状況や業務への定着度を定量的に把握するための仕組みが整っていないことがあります。研修後のアンケートや試験結果を個別に管理しているだけでは、部門横断的な傾向の把握や経年変化の追跡は困難です。
また同調査では、「履歴の可視化ができていない」という課題も複数の企業から挙げられています。誰がどの研修を受講し、どのような成果につながったかを体系的に記録・活用できていなければ、研修後のフォローや次年度以降の研修計画に活用しにくくなります。研修を単発の施策で終わらせないためにも、受講履歴や効果測定の結果を継続的に管理する仕組みが重要です。
03研修管理システム導入のメリット
研修管理システムの導入は、人事部門の運用負担を軽減するとともに、受講者にとっても受講しやすい環境づくりにつながります。ここでは、主なメリットを紹介します。
事務処理の効率化
人事部門の管理業務や事務処理の効率化を実現しやすくなることは、研修管理システムの導入による大きなメリットの一つです。申込受付、受講者管理、受講履歴の記録、案内メールの送信、実施結果の集計といった業務を一元化しやすくなり、手作業にかかる負担の軽減が期待できます。加えて、従来は把握しにくかった受講状況や履歴も確認しやすくなるため、人材育成計画の見直しや改善にも役立ちます。事務作業の負担が減ることで、人事部門は施策設計や育成計画の立案といった、より重要な業務に注力しやすくなるでしょう。
受講忘れの防止
研修開始の1週間前や3日前などに案内メールを自動送信できるようにすると、受講忘れや参加漏れの防止に役立ちます。申し込んだ研修に参加できない状況は、研修コストが十分に活かされないだけでなく、従業員にとっても学習機会の損失になります。こうした事態を防ぐためにも、リマインド機能を活用し、計画に沿って受講を促していくことが重要です。
受講の促進
研修情報をメールなどで対象者に案内することで、受講機会を周知しやすくなります。人事部門には多くの研修情報が集まりますが、それらが必ずしも全従業員に十分共有されているとは限りません。業務内容や役割に関連する研修情報を対象者へ適切に届けることで、必要な学習機会を認識してもらいやすくなり、受講の後押しにつながります。
育成プログラムの進捗管理強化
研修管理システムを人材育成計画と連動させることで、研修受講を含む育成プログラム全体の進捗を把握しやすくなります。部門別・個人別の進捗状況を確認できれば、計画どおりに育成施策が進んでいるかを点検でき、必要に応じたフォローも行いやすくなります。結果として、育成施策を継続的に改善しながら、組織全体の人材育成を着実に前進させることができるでしょう。
04研修管理システムの機能
研修管理システムには、多くの製品に共通する基本機能に加え、自社のニーズに合わせてカスタマイズできるものもあります。以下では、代表的な機能をいくつか紹介します。
研修概要の登録・管理
研修の基本情報をシステム上に登録・管理する機能です。研修名や目的、開催日時、会場、担当講師、対象者、定員などをまとめて登録できます。情報を一元管理することで、担当者間での認識のずれを防ぎ、研修計画全体を見渡しやすくなります。
受講者管理
受講者の申込受付から承認、キャンセル対応までを一括して管理する機能です。受講条件の設定や部門・グループ別の管理にも対応しており、対象者の絞り込みや定員調整をスムーズに行えます。手作業によるリスト管理と比べて、抜け漏れや二重登録といったミスを減らしやすくなります。
出欠管理
研修当日の出席状況や遅刻・欠席をシステム上で記録する機能です。集合研修では出欠の入力・集計を効率化でき、オンライン研修では参加ログの取得により、実際の受講状況を客観的なデータとして残せます。記録はそのまま受講履歴や修了判定にも活用できます。
課題・テスト・アンケート管理
研修後の理解度チェックや満足度アンケートを配信・回収・集計する機能です。提出状況をリアルタイムで確認でき、未提出者へのフォローも容易になります。回収したデータは自動で集計されるため、研修担当者が手作業で集計する手間を省き、結果の分析にすぐ着手できます。
進捗・履歴管理
受講者ごとの受講状況、テスト成績、修了状況、過去の受講履歴を一元管理する機能です。誰がどの研修をいつ受講し、どのような結果だったかを時系列で把握できます。個人の育成状況を継続的に追跡できるため、次のステップとなる研修の選定や、キャリア開発の計画立案にも役立てられます。
通知・リマインド
申込確認や開催前の案内、課題・アンケートの提出催促などを自動で送信する機能です。担当者が個別にメールを送る必要がなくなるため、連絡業務にかかる工数削減につながります。受講者側も適切なタイミングで通知を受け取れるため、申込忘れや事前準備の漏れを防ぐ効果があります。
レポート・効果測定
受講率やテスト結果などのデータを集計し、研修効果を可視化する機能です。研修ごとの達成状況や部門別の受講傾向をレポートとして出力でき、次回の研修改善や人材育成計画の見直しに活用できます。データに基づいた意思決定を支援することで、研修施策のPDCAを継続的に回す土台となります。
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■資料内容抜粋
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・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など
05研修管理システムを導入する際の比較ポイント
研修管理システムを導入する際は、機能だけでなく、自社の運用との相性や使いやすさ、サポート体制、セキュリティ、コストまで含めて比較することが重要です。ここでは、導入前に確認したい主な比較ポイントを解説します。
機能
研修管理システムを選ぶうえで、システムが備える機能が自社のニーズや研修プログラムの要件を満たしているかどうかは、最初に確認すべき点です。予約管理、出欠管理、理解度テスト、評価管理など、運用に必要な機能が一通り揃っているかを確認しましょう。
自社運用における相性
機能が充実していても、自社の研修体制で無理なく使えるかどうかは別の問題です。集合研修を中心に運用しているのか、eラーニングと組み合わせるハイブリッド型なのかによって、必要な機能は異なります。また、階層別・職種別に研修を管理する必要がある場合は、対象者の絞り込みやグループ管理に対応しているかも確認が必要です。導入前に自社の研修形態や運用フローを整理したうえで、システムとの適合性を見極めるようにしましょう。
使いやすさ
管理者にとって設定や集計がしやすいか、受講者にとって申込・受講・提出操作がわかりやすいかを確認しましょう。操作が複雑だと現場への定着が進みにくくなるおそれがあります。実際の画面を見ながら操作感を確かめられる無料トライアルやデモを活用することも有効です。
サポート体制
導入後に問題が生じた際に、迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかは、安定運用の観点から重要です。問い合わせへの初回回答時間や障害時の対応範囲、導入時の支援内容などをあらかじめ確認しておきましょう。
セキュリティ
研修管理システムは、受講者の個人情報や受講履歴といった機密性の高いデータを扱います。暗号化やアクセス制御、ログ管理の有無に加え、個人データの取り扱いに関する責任分担や安全管理措置が契約上明確になっているかも確認しましょう。
コスト
初期導入費用だけでなく、月額・年額の運用費用、カスタマイズ費用、サポート料金など、総保有コストを踏まえての比較が求められます。また、何が費用に含まれているかをベンダーに確認したうえで、自社の予算規模と利用価値のバランスを検討しましょう。
06研修管理ができるSchoo for Businessとは
Schooでは、研修から自発学習までを段階的にサポートする「Schooビジネスプラン」を提供しており、契約企業の管理者の方には管理ツールも利用いただけます。主な機能は次の通りです。
- ・研修設定機能（テンプレート研修、オリジナル研修）
- ・利用者管理
- ・学習分析ツール（利用者別・職種別の受講データなど）
- ・研修対象者へのメール配信
- ・受講管理
- ・自社ナレッジ（資料や動画など）のアップロード、共有
- ・オンライン集合学習（動画の同時視聴）
- ・確認テスト機能（※所定のパッケージが対象）
次では、Schoo for Businessの特徴についてご紹介します。
豊富な研修コンテンツ
Schoo for Businessは、「オンライン研修と自己啓発学習の掛け算で学び続ける組織を作る」をコンセプトに掲げた法人向けオンライン学習サービスです。ビジネスマナーや思考法といった基礎スキルから、DX・AI・プログラミング・リベラルアーツまで全20カテゴリにわたる9,000本以上の動画コンテンツを定額で利用できます。
すべてのコンテンツは自社で学びやすさにこだわって制作しており、毎月新しい授業も追加されています。また、各業界の最前線で活躍する現役のビジネスパーソン3,500人以上が講師として登壇しており、実務に直結するスキルや知識を学べる点も特徴です。以下に、Schooで提供中の研修を一部ご紹介します。
新入社員向け研修パッケージ
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新社会人のためのビジネスマナーの基本を学ぶカリキュラムです。第一印象の磨き方（身だしなみ・挨拶・敬語）や、社内マナー（ホウレンソウ・名刺交換・電話応対など）について解説しています。 -
社会人としてのマインドセットを習得するためのカリキュラムです。「思考」「実行」の2つの視点で、すぐに現場で実践できるビジネスに必要な力を学びます。 -
見やすいグラフやスライド資料の作成方法を学ぶカリキュラムです。独学で悩みがちの本テーマを、具体例や実践例を交えながらお伝えします。 -
若手社員向けのロジカルシンキングに必要な思考法について学ぶカリキュラムです。論理性を高めて業務を遂行していく際に必要な思考法について解説していきます。
管理職向け研修パッケージ
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マネージャー向けの交渉力向上を目的としたカリキュラムです。 -
マネージャー向けの経営数字力強化を目的としたカリキュラムです。 -
部下の力を引き出すOJTとメンタリングの方法など、マネージャー向けの部下育成を学べるカリキュラムです。
研修受講だけではなく研修管理機能も充実している
Schoo for Businessには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。
まず、Schoo for Businessの管理画面を開き、「研修を作成する」というページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。
この、学習分析ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。
研修におけるSchoo for Businessの効果的な使い方
※引用：『これでわかる研修の目的設定とSchooの使い方』
研修にSchoo for Businessを活用する際のポイントは、研修目的を明確にすることです。研修はあくまで手段の一つであり、まず「組織として達成したいビジネス上のゴール」と「そのために社員にどのような行動を起こしてほしいか」を明らかにしたうえで、Schooのコンテンツをどう組み込むかを設計することが、効果的な活用につながります。
また、一口に「研修で利用する」といっても、さまざまな活用の方法が考えられます。Schooを研修に関わらせると効果的な場面は、大きく以下の4つです。
- ・研修のメインコンテンツとして
- ・研修の補助コンテンツとして
- ・研修前の事前学習として
- ・研修後の実践フォローとして
例えば、集合研修の事前課題としてSchooの動画を視聴する「反転学習」を取り入れ、集合研修ではディスカッションやロールプレイによる実践を行い、その後のフォローアップに再度Schooのコンテンツを活用するといった、段階的な組み合わせによって学習効果を高めることができます。
07まとめ
研修管理システムは、受講者管理や出欠管理、効果測定といった研修に関わる業務を一元化できるシステムです。アナログな管理では対応が難しかった受講履歴の蓄積や研修効果の可視化も、システムを活用することで実現しやすくなります。導入にあたっては、機能や自社運用との相性、コストなど複数の観点から自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。担当者が本質的な人材育成業務に集中できる環境づくりの第一歩として、研修管理システムの導入を検討してみてください。
