新入社員に教えるべきビジネスメールのマナーと書き方を解説

01ビジネスメールの書き方

この章では、ビジネスメールの書き方を紹介します。ビジネスメールでは、件名は簡潔で内容がわかるように書き、宛先には相手の名前や役職を正確に記載します。本文は敬語を使い、要件を明確に伝えます。分かりやすく伝わりやすいメールの作成ができるよう心がけましょう。

件名

ビジネスメールの「件名」は、メールを受け取る相手が内容を一目で理解しやすくするために重要です。適切な件名を付けることで、メールの目的や重要度を簡潔に伝えることができます。例えば、依頼や報告、通知など、メールの目的を明確に表すことで、相手がメールを確認する際にスムーズに内容を把握できるようになります。

また、件名は短すぎず、簡潔でわかりやすくすることが大切です。長すぎると相手が読む際に負担になり、逆に短すぎるとメールの内容が伝わりにくくなります。例えば、「○○の件でご連絡」よりも「○○プロジェクトの進捗報告のお願い」といった具体的な表現を心がけると、メールを受け取る側にとっても内容が理解しやすくなります。適切な件名を付けることで、相手とのコミュニケーションをスムーズに進めることができます。

宛先

ビジネスメールの「宛先」を正確に記載することは、相手に対する礼儀やメールの信頼性に直結します。宛先に注意を払うことで、適切なコミュニケーションができ、メールの内容が誤解なく伝わります。

まず、相手の役職や名前を正確に記載することが重要です。メールを受け取る相手の正式な名前や役職を間違えると、失礼に当たるため、誤字脱字には十分注意しましょう。「株式会社〇〇　田中〇〇様」といった形で、相手の名前や役職を丁寧に記載することが大切です。また、相手が複数の場合は、適切な呼び方を使い分ける必要があります。例えば、部署名も省略せず、役職を正確に書くことで、相手に対する敬意を示すことができます。

次に、複数人にメールを送る場合は、CCやBCCを適切に使い分ける必要があります。CCは、メールの主宛先に加えて関係者にも同時に知らせる際に使います。CCに入れた相手は、メール内容を知ることができ、返信する権限はありません。一方、BCCは、宛先に記載された人以外には、誰に送ったかがわからないようにする機能です。情報共有を一部の人に限定したい場合に利用します。これらを適切に使い分けることで、情報の共有範囲を適切にコントロールすることができます。

さらに、宛先を記載する際には、相手に対する敬意を忘れずに示すことも大切です。目上の人や取引先とのメールでは、丁寧な表現を心がけましょう。例えば、「〇〇部長」や「〇〇担当者」などの役職や肩書きを適切に使用し、失礼のない言葉遣いをするようにしましょう。また、敬称をつけることで、相手に対する礼儀を示すことができます。 宛先の記載は、誤字や脱字を避け、役職や名前を省略せずにしっかりと入力することが重要です。間違った宛先にメールを送ると、相手に失礼が伝わるだけでなく、重要な情報が正確に伝わらないリスクもあります。誤字や脱字を避け、曖昧な表現を避けることで、信頼性を高めることができます。

以上のように、ビジネスメールにおいて「宛先」を適切に記載することは、信頼性を高めるために欠かせません。相手の名前や役職を尊重し、適切な宛先を使うことで、コミュニケーションの質が向上します。

挨拶と書き出し

ビジネスメールの宛先を正確に記載する際には、相手に対する礼儀を忘れず、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。まず、メールの冒頭では、挨拶を添えることが一般的です。挨拶を通じて相手に対する礼儀を示し、メールを送った理由や目的を自然な形で伝えることができます。例えば、「いつもお世話になっております」「〇〇部の〇〇でございます」といった表現を用いると、相手に対する敬意が伝わりやすくなります。

次に、メールを送る自身の所属や氏名を記載することも重要です。相手がメールを受け取った際に、誰からの連絡であるのかがすぐにわかるようにするためです。所属部署名や役職、氏名を明記することで、相手に安心感を与えることができます。「〇〇株式会社　〇〇部　田中〇〇」などのように、自身の所属や役職、名前を省略せずに記載しましょう。これにより、メールの信頼性が高まり、相手にとっても内容を確認しやすくなります。

本文

ビジネスメールの本文を書く際には、相手に伝わりやすいように、内容を整理して丁寧に表現することが重要です。まず、箇条書きを使うなどして、情報を整理することで、読者が内容を把握しやすくなります。段落ごとに分けて重要なポイントを明確にし、内容が一目でわかるように心掛けましょう。例えば、「〜するためには〇〇が必要です」といった形式で、順を追って説明することで、相手にとって読みやすく、内容が理解しやすくなります。

また、重要な情報は適切に強調しましょう。太字やイタリック、アンダーラインを使ってポイントとなる部分を目立たせることで、相手がその情報をすぐに認識しやすくなります。しかし、使いすぎると逆効果になるため、必要な部分に限って適切に使用することがポイントです。

さらに、誤解を招かないように配慮し、必要な説明を加えることも重要です。曖昧な表現を避け、具体的な内容を明確に伝えるよう心掛けましょう。例えば、「〇〇についてご確認をお願いします」とだけ伝えるのではなく、「〇〇についてご確認いただけますでしょうか？」「〇〇の期限は〜までとなっております」など、細かな部分まで説明を補足することで、相手が誤解することを防ぐことができます。

これらを抜け漏れなく実践することで、ビジネスメールの本文が丁寧かつ分かりやすい内容となり、円滑なコミュニケーションが実現できます。

結び

ビジネスメールの結び部分では、感謝の意を伝え、相手に対する配慮を示しましょう。まず、メールを送った相手に感謝の気持ちを伝えることで、丁寧な印象を与えることができます。「お忙しい中恐れ入りますが」「お手数をおかけして申し訳ありませんが」など、相手の時間や労力に配慮する言葉を添えることで、礼儀正しい印象を与えることができます。

また、次に取るべきアクションについても明確に示すと、相手がどのように対応すればよいかがわかりやすくなります。「ご確認のほどよろしくお願いいたします」「何かご不明点がございましたら、ご連絡ください」など、適切な言葉を使い、相手がスムーズに対応できるよう配慮しましょう。

署名

ビジネスメールの署名部分は、相手に自分の所属や連絡先を明確に伝えるために非常に重要です。一般的には、企業名、部署名、役職、自分の名前、メールアドレス、電話番号などを記載しておくことが望ましいです。これにより、相手が必要な時にすぐに連絡を取ることができ、信頼感を持ってもらうことができます。

また、プライバシー保護の観点から、プライバシーポリシーや個人情報の取り扱いに関するリンクなども一緒に記載する場合があります。このように、署名部分に必要な情報を丁寧に記載することで、相手に対する信頼感を高め、効率的なコミュニケーションを促すことができます。

02ビジネスメールの注意点

ビジネスメールを送る際の細かな注意点があります。具体的にはCCとBCCの違いや返信・全員に返信・転送のルール、添付ファイルについてです。どれも抑えておくことで、メールでのやり取りにおけるミスを防ぐことができるので、ここで詳しく解説します。

CCとBCC

CCとBCCの違いを理解していない人も、たまに見かけることがあります。新入社員にビジネスメールを教える際は、CCとBCCの違いについても教えておきましょう。

CC

CCは、カーボンコピー(Carbon Copy)の略称です。Toに記載した相手と同時にCCを含めた人にもメールが同時に送られるため、情報共有をしたい時に使うことがほとんどです。

BCC

BCCはブラインド・カーボンコピー(Blind Carbon Copy)の略称です。CCと同様にToに送ったメールが、BCCに含めた人にも送信されます。一方で、ToやCCに含められた人はBCCに指定された人を見ることはできません。また、BCCで送られている人同士も、誰に送られているかを確認することはできません。

基本は全員に返信

ビジネスメールに返信するときには、基本的に「全員に返信」を用います。「全員に返信」であればCCに含められた人にも返信することができるので、状況報告や進捗把握も楽になります。特に意図がない場合は、基本的に「全員に返信」で返信することを癖づけておきましょう。

転送

「転送」は基本的に社内限定の情報共有が目的で使用されます。ToやCCに含まれていた人には転送したことが知られることはありません。転送すると、件名の冒頭に「Fw：」という文字が自動で付与されます。

添付ファイル

メールにファイルを添付する際は、ファイルの容量に注意しなければなりません。 相手が大容量の添付ファイルを受け取れない設定になっていたり、セキュリティの観点でファイル転送サービスを使うのが社内ルールとなっている企業もあります。ファイルを添付する際のルールが社内にあるかをまず確認し、なければ上司や先輩がどのような対応をとっているか確認しましょう。

敬語や言葉遣い

ビジネスメールや文書での敬語や言葉遣いにおいては、文字で表現するため、その場で修正や補足ができないという点に注意が必要です。特に敬語を誤って使うと、相手に不快な印象を与えたり、意図が伝わりにくくなる可能性があります。例えば、過度に堅苦しい言葉を使うことで、逆に距離を感じさせることもあります。メールや文書は一度送信すると変更ができないため、言葉遣いを慎重に選ぶことが重要です。

誤送信の防止

ビジネスメールを送る際に気をつけるべき点として誤送信があげられます。メールの誤送信によって、機密情報が漏洩するなどのリスクが発生し、 会社の信用の失墜に繋がりかねません。機密情報を含むメールを送信する場合は、何度も内容や宛先を確認してから送信しましょう。

03新入社員のビジネスメールを添削する際のコツ

ここまでメール作成における注意点や書き方を紹介しました。本章では、新入社員に対してメール添削する際のコツを紹介します。新入社員のビジネスメール添削のコツは、以下の３つです。

ビジネスメールは書けば、書くほど上手になっていきます。しかし、伝わりやすいメールを作成するためには、添削してもらい、どこを改善すればいいか理解することが大切です。

1.指摘すべき事項を明確にする

新入社員のメールを読んでみると、多数の指摘事項が見えてしまうかもしれません。しかし、毎回すべてを指摘すると、指摘事項が多すぎて混乱します。また、新入社員のやる気をそぐことになりかねません。今回伝えるポイントを絞り、指摘すべき事項を明確にしましょう。指摘すべき事項を絞り、明確にすれば次回以降メールを作成したときにチェックもしやすくなります。

2.具体的にアドバイスをする

新入社員は、改善すべき箇所が分かっても、具体的にどう改善すればいいか分からないこともあります。例えば、「言葉遣いに気をつけて」と指示しても、どう気をつければいいか分からないため、結局行動に移せないということも考えられます。最初のうちは、どのように改善すべきか具体的に伝えてあげましょう。

3.視覚的にわかりやすく伝える

言葉で伝えるだけではなく、実際のメールを利用し、視覚的にわかりやすく伝えてあげましょう。記号や箇条書きを使って視覚的に分かりやすくする、新入社員のメール文章を引用し、改善点を書くなどの方法があります

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法　など

04ビジネスマナー研修｜Schoo for Business

Schoo for Businessでは、約8000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。ビジネスマナー研修はもちろんのこと、新入社員に必要なマインドセットやコミュニケーション、ExcelやWordなどのスキルに関しても追加費用なしで、研修を実施することができます。

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ビジネスマナー研修のコンテンツ一覧

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ビジネスマナー研修のカリキュラム例

Schooには9,000本以上の動画コンテンツがあります。この章では、ビジネスマナー研修で利用できる「仕事がデキると思われるビジネスマナーの基本【2023年版】」というコンテンツを詳しく紹介します。

こちらのコンテンツは、全5回・計5時間でビジネスマナーを網羅的に学ぶことができます。電話、メール、チャットなどのコミュニケーション方法から、身だしなみまで、ビジネスマナーの基本を学んでいきます。近年、オンラインでの仕事も増えてきていることから、オフライン・オンラインにおけるポイントなどもご紹介していきます。

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Schooのビジネスマナー研修の特徴

Schooの特徴は9,000本以上の動画によるコンテンツの網羅性です。ビジネスマナー研修においても基本的なマナーから実践的なものまで学ぶことができます。

1.ビジネスマナーの基本を全て身につけられる

Schooでは、社会人として身につけておくべき基本的なビジネスマナーに関する授業が揃っています。身だしなみやあいさつなどの第一印象、電話応対や報連相などの社内マナー、訪問や名刺交換などの社外マナーのほか、プレゼンやクレーム時のマナーなど、新入社員研修に必要なビジネスマナーを網羅的にSchooでは学ぶことができます。

2.実践で活用できるビジネスマナーが身に付く

Schooの授業は、ケーススタディを通して学べるものも多くあります。例えば、適切な敬語についてケーススタディを通じて学んだり、名刺交換について実演を見ながら学んだりと、活用場面をイメージしたり実際の振る舞い方を見て学ぶことができるので吸収しやすい上に、実践で使える力を習得できます。

3.オンラインで効果的に学べる

Schoo for Businessは、アーカイブされた授業を試聴する形式のオンライン研修です。1.5倍速や2倍速で試聴することも可能なので、隙間時間に受講することもできます。また、何度受講しても費用は変わらないので、理解が足りない部分を再度試聴するといったように復習も、社員が自由にすることができます。

4.テレワークにおけるビジネスマナーも学べる

最近ではリモートワークの企業も増え、オンライン上でのビジネスマナーも重要視され始めています。Schooでは9,000本以上のアーカイブに加えて月に50本以上の新しい動画を公開しており、テレワークにおけるビジネスマナーなどこれからの時代に必要なスキルについても学ぶことができます。

5.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schoo for Businessには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。

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導入実績

Schoo for Businessは、大企業から中小企業まで4,000社以上に導入いただいております。利用用途も各社さまざまで、階層別研修やDX研修としての利用もあれば、自律学習としての利用もあり、キャリア開発の目的で導入いただくこともあります。

導入事例も掲載しているので、ご興味のあるものがあれば一読いただけますと幸いです。以下から資料請求いただくことで導入事例集もプレゼントしております。そちらも併せて参考にいただけますと幸いです。

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05まとめ

この記事では、新入社員がビジネスメールを学ぶ有用性、新入社員にビジネスメールを教える方法、新入社員ビジネスメール研修のポイント、ビジネスメール添削のコツをご紹介しました。 現代では、ビジネスにおいてメールはなくてはならないコミュニケーションツールになっています。メール１つで会社の信用を左右することもあります。ぜひ、早い段階で新入社員に身に付けさせましょう。